Les heures d'ouverture définissent les heures de travail d'une organisation, elles sont généralement fondées sur l'emplacement de l'entreprise. Toutefois, si votre organisation dispose de bureaux dans différents pays, les heures d'ouverture prévues pour le siège ne sont peut-être pas adaptées pour les bureaux des autres fuseaux horaires. Pour résoudre ce problème, Zoho CRM vous permet de créer des heures de décalage pour les différents fuseaux horaires.

Par exemple, votre organisation est située aux États-Unis et les bureaux sont ouverts de 9 h à 17 h pour le fuseau horaire américain ; maintenant, si votre entreprise étend ses services à d'autres régions comme l'Europe, le Japon ou l'Inde, vous pouvez créer des heures de décalage pour ces fuseaux horaires précis. De même, si les employés de votre organisation travaillent à des horaires différents (équipe d'après-midi, équipe du matin), vous pouvez créer des décalages pour leurs horaires de travail. Vous pouvez également créer des listes de jours fériés pour différents emplacements et les associer à des décalages.

Définir des heures d'ouverture

Utilisez les heures d'ouverture pour définir les heures de travail de votre organisation. En fonction des heures de travail de votre organisation, vous pouvez choisir des heures d'ouverture 24 h/24, 7 j/7 ou 24 h/24, 5 j/7. De plus, si votre organisation dispose d'horaires différents pour chaque jour ou est ouverte le week-end, vous pouvez personnaliser les heures d'ouverture en fonction de vos besoins.

Définir des heures d'ouverture

1. Accédez à  Configuration > Général > Informations sur l'entreprise > Heures d'ouverture.
   
2. Sur la page Heures d'ouverture, cliquez sur Créer une heure d'ouverture.
   
3. Sélectionnez une Heure d'ouverture dans la liste qui suit.
   
   a)  24 heures x 7 jours  : sélectionnez cette option si votre entreprise fonctionne 24 h/24, 7 j/7. b)  24 heures x 5 jours  : sélectionnez cette option si votre entreprise fonctionne 24 h/24, 5 j/7.
   
   
   
   c) Heures personnalisées : sélectionnez cette option si vous souhaitez personnaliser les jours ou heures d'ouverture.
   
   • Mêmes heures tous les jours :  sélectionnez cette option si les heures d'ouverture de l'organisation sont identiques tous les jours et choisissez les horaires dans la liste déroulante.
     
   • Heures différentes tous les jours : sélectionnez cette option si les heures d'ouverture de l'organisation varient chaque jour et choisissez les horaires dans la liste déroulante.
     
4. Cliquez sur Enregistrer.
   

Créer des périodes de travail et les attribuer aux utilisateurs

Vous pouvez créer des décalages pour les utilisateurs travaillant selon différents horaires ou fuseaux horaires. Par exemple, si un utilisateur travaille pour des clients basés aux États-Unis, vous pouvez créer un décalage pour le fuseau horaire américain et l'affecter à l'utilisateur. De même, en fonction des exigences commerciales, vous pouvez transférer un utilisateur d'un décalage à un autre. Lors du transfert, vous pouvez choisir de transférer l'utilisateur immédiatement ou à une date ultérieure. Si un transfert est planifié pour une date ultérieure, vous pouvez choisir une date dans les 6 mois.

A)  Pour créer des décalages

1. Accédez à  Configuration> Informations sur l'entreprise > Heures d'ouverture.
   
2. Cliquez sur  Créer des horaires décalés.
   
3. Dans la page  Créer des horaires décalés, saisissez le  Nom du décalage.
   
4. Sélectionnez le fuseau horaire dans la liste déroulante.
   
5. Dans Horaires décalés,
   
   a)  Mêmes heures tous les jours  : sélectionnez cette option si les horaires décalés sont identiques tous les jours et choisissez les horaires dans la liste déroulante.
   
   b)  Heures différentes tous les jours  : sélectionnez cette option si les horaires décalés varient chaque jour et choisissez les horaires dans la liste déroulante.
   
6. Cliquez sur Enregistrer.
   

B)  Pour attribuer un décalage

1. Modifiez le décalage que vous avez créé.
   
2. Sélectionnez les utilisateurs dans la liste déroulante Attribuer à.
   
3. Cliquez sur Terminé, puis sur Enregistrer.
   

Ajouter des heures de pause

Vous pouvez inclure les heures de pause pour chaque équipe, ce qui vous aidera à connaître l'indisponibilité des utilisateurs pendant une période de travail particulière. Cela vous aidera à planifier les réunions en fonction de la disponibilité des utilisateurs. De plus, si une réunion est créée pendant les heures de pause, une alerte est envoyée pour signaler l'indisponibilité des utilisateurs.

Comme pour les heures de travail, vous pouvez choisir des heures de pause identiques ou différentes pour chaque jour de la semaine. Vous trouverez ci-dessous quelques points importants à prendre en compte avant de définir les heures de pause :

• Une équipe peut compter deux heures de pause maximum.
  
• Les heures de pause doivent correspondre aux heures de travail.
  

Pour ajouter des heures de pause

1. Après avoir défini les heures de travail, accédez aux Heures de pause.
      
   
2. Sélectionnez  Mêmes heures chaque jour ou Heures différentes chaque jour  dans la liste déroulante.
      
   
3. Sélectionnez les heures dans la liste déroulante.
   
4. Cliquez sur  Terminé  et  Enregistrer.
   

Créer des listes de jours fériés

Dans Zoho CRM, vous pouvez créer une liste de jours fériés en fonction de différents emplacements. Chaque décalage peut être associé à une seule liste de jours fériés par année à un moment donné. Vous pouvez créer une liste de jours fériés pour l'année en cours comme pour l'année à venir.

Les jours fériés sont communs à tous les employés de l'organisation. Par exemple, pour les utilisateurs travaillant dans différentes équipes, aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Allemagne, etc., les jours fériés s'appliqueront à tous les utilisateurs, quelle que soit leur équipe. 

B) Pour modifier une liste de jours fériés

1. Sur la page Informations sur les jours fériés, cliquez sur le bouton Modifier en regard de la liste des jours fériés.
   
2. Ajoutez/supprimez des jours fériés ou modifiez les détails des jours fériés existants.
   
3. Modifiez la liste déroulante Appliquer à si vous le souhaitez
   
4. Cliquez sur Enregistrer.
   
   
   

1. Sur la page Informations sur les jours fériés, cliquez sur le bouton Cloner en regard de la liste des jours fériés.
   
2. Ajoutez/supprimez des jours fériés ou modifiez les détails des jours fériés existants.
   
3. Modifiez les listes déroulantes Sélectionner l'année et Appliquer à si vous le souhaitez.
   
4. Cliquez sur Enregistrer.
   

Marquer comme indisponible dans le calendrier

Vous pouvez vous marquer comme indisponible pendant une période donnée de la journée, dans le calendrier Zoho CRM. Cela permet d'informer l'utilisateur de votre indisponibilité si une réunion est créée pour cette période. Notez également que les jours fériés et les congés par équipe créés seront automatiquement affichés comme indisponibles si une réunion est créée pendant ces périodes.

Pour vous marquer comme indisponible

1. Cliquez sur l'icône du Calendrier dans le panneau principal.
   
2. Choisissez  Date > Créer.
   
   Vous pouvez également faire un clic droit sur la date précise.
   
3. Sélectionnez  Marquer comme indisponible.
   
4. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez les Date et heure.
   
5. Saisissez des  Commentaires si nécessaire.
   
6. Cliquez sur Enregistrer.
   

Comment les heures d'ouverture, les jours fériés et les congés par équipe influencent les autres fonctions CRM

Attribution des réunions

Vous pouvez affecter une réunion à l'utilisateur en fonction de sa disponibilité. Si une réunion est attribuée à une date qui est marquée comme indisponible ou qui n'est pas un jour de travail de l'utilisateur, il vous sera demandé de replanifier la réunion sur un autre jour. Vous pouvez replanifier la réunion ou l'attribuer malgré tout, sans tenir compte des disponibilités de l'utilisateur. 

Définition d'une date d'échéance pour des réunions répétées

Si une réunion dans votre organisation se répète à intervalles réguliers, vous pouvez ignorer les week-ends et les jours fériés. Pour les réunions qui se répètent tous les jours, vous pouvez ignorer les week-ends et les jours fériés. Si la réunion se répète tous les mois ou tous les ans, vous pouvez éviter qu'elle ne se répète sur un jour non ouvrable pour l'utilisateur.

Pour ignorer les réunions planifiées sur des jours non ouvrables,

1. sélectionnez le  Type de répétition  dans la liste déroulante et procédez comme suit :
   
   a) Chaque jour : cliquez sur  Sauf les week-ends et les jours fériés.
   
   b) Personnalisé : sélectionnez  Mensuel/Annuel  dans la liste déroulante.
   
   c) Cochez la case Replanifier les réunions sur le jour ouvrable suivant si le jour sélectionné n'est pas un jour ouvrable.
   
2. Cliquez sur  Terminé.
   

Définition d'une date d'échéance pour des tâches répétées

Si une tâche est répétée tous les jours, vous pouvez ignorer les week-ends et les jours fériés ; de même, si une tâche se répète chaque année ou chaque mois, vous pouvez ignorer le jour non ouvrable de l'utilisateur.

Pour ignorer des tâches pendant les jours non ouvrables,

1. sélectionnez le  Type de répétition  dans la liste déroulante et procédez comme suit :
   
   a) Chaque jour : cliquez sur Sauf les week-ends et les jours fériés.
   
   b) Personnalisé : sélectionnez  Mensuel/Annuel  dans la liste déroulante.
   
   c) Cochez la case  Définir la date d'échéance sur le jour ouvrable suivant si le jour sélectionné n'est pas un jour ouvrable.
   
2. Cliquez sur Terminé.
   

Règles de workflow

Déclenchement basé sur la Date/Date et heure

 Vous pouvez définir la règle de workflow pour se déclencher après ou avant « n » jours/heures ouvrables afin d'ignorer le jour non-ouvrable de l'utilisateur.

Pour sélectionner la date/l'heure,

1. Dans  Règles de workflow, sélectionnez  Critères de règle>Quand voulez-vous exécuter cette règle ?
   
2. Sélectionnez  À une Date/Date et heure.
   
3. Dans Exécuter, saisissez le Nombre de jours/d'heures.
   
4. Sélectionnez  Heure(s) d'ouverture/Jour(s) ouvrable(s)  dans la liste déroulante.
   
5. Cliquez sur Suivant.
   

Actions instantanées

En créant des tâches sous forme d'action instantanée, vous pouvez choisir la date d'échéance afin d'ignorer les jours non-ouvrables.

Pour ignorer les jours non-ouvrables,

1. Dans Action instantanée, sélectionnez Tâche.
   
2. Dans la fenêtre contextuelle Attribuer une tâche, sélectionnez Jours ouvrables dans la liste déroulante.
   

Actions planifiées

Vous pouvez planifier des actions pour qu'elles se déclenchent après « n » jours ouvrables / heures d'ouverture, afin d'ignorer le jour non-ouvrable de l'utilisateur.

Pour ignorer les jours non-ouvrables,

1. Cliquez sur Actions planifiées.
   
2. Dans Exécuter, saisissez le nombre de jours.
   
3. Sélectionnez  Heure(s) d'ouverture/Jour(s) ouvrable(s)  dans la liste déroulante. 
   

Tâches dans la transition Blueprint

Lors de la définition d'une tâche dans les transitions Blueprint, vous pouvez ignorer le jour non-ouvrable de l'utilisateur pour vous assurer que la date d'échéance est planifiée lorsque l'utilisateur est disponible.

Pour ignorer les jours non-ouvrables,

1. Dans l'option Transitions Blueprint, cliquez sur Après.
   
2. Sélectionnez Tâche, puis saisissez le nombre de jours dans Date d'échéance.
   
3. Sélectionnez Jours ouvrables dans la liste déroulante.
   
4. Cliquez sur Enregistrer.