Types de champs personnalisés

Types de champs personnalisés

Dans Zoho CRM, vous pouvez ajouter différents types de champs personnalisés en fonction de vos besoins. Ces champs seront disponibles pour tous les utilisateurs ajoutés au compte CRM de votre organisation.

  • Personnaliser les champs définis par Zoho : vous pouvez modifier, supprimer ou masquer certains champs définis par Zoho. Cependant, notez qu'il existe des champs que vous ne pouvez pas supprimer, effacer, renommer ou modifier à cause de paramètres obligatoires. Ces champs définis par Zoho sont obligatoires dans Zoho CRM. Par exemple, le champ Nom de famille pour les leads, le champ Sujet pour les tâches, etc.
  • Définir des autorisations d'accès : vous pouvez masquer les champs pour des utilisateurs appartenant à un profil spécifique ou marquer les champs en lecture seule.
Disponibilité
Autorisation requise
Les utilisateurs ayant l'autorisation de profil Personnaliser Zoho CRM peuvent accéder à cette fonctionnalité.

Remarque
  1. Le nombre maximum de champs que vous pouvez créer dans chaque édition varie. De même, il existe une limite maximale pour chaque type de champ que vous créez. Voir également Limites de champs personnalisés
  2. Vous pouvez renommer les champs personnalisés, mais vous ne pouvez pas modifier le type de champ (par exemple, Texte, Entier, Date, etc.) des champs personnalisés.
    Par exemple, si vous créez un champ de type texte, vous ne pouvez pas le définir ensuite sur Entier.

Champs de devise

Le champ de devise vous permet de définir la décimale et les paramètres de précision en fonction de vos paramètres locaux. Quatre options sont disponibles pour arrondir un champ de devise dans Zoho CRM :

Pour créer des champs personnalisés de type de devise

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
  2. Sélectionnez Configuration > Personnalisation > Modules et champs.
    Le module renvoie aux onglets Prospects, Comptes, Contacts, etc.
  3. Cliquez sur le module obligatoire depuis l'affichage Liste du module.
  4. Glissez et déposez le type de champ Devise dans la section [Module] souhaitée sur la droite
  5. Dans la fenêtre contextuelle Propriétés de la devise , procédez comme suit :
    • Saisissez un nom dans le champ Libellé de champ .
    • Sélectionnez la longueur du champ depuis la liste déroulante Nombre maximum de chiffres autorisés. Exemple, 9.
    • Sélectionnez le nombre de décimales nécessaires depuis la liste déroulante Nombre de décimales. Exemple, 2.
    • Sélectionnez le Choix de l'arrondi dans la liste déroulante. Par exemple, Normal.
    • Sélectionnez la case à cocher Obligatoire si vous souhaitez que ce soit un champ obligatoire.
    • S'il s'agit du module Prospects, Contacts, Comptes et Clients potentiels, une option supplémentaire appelée Créer aussi pour s'affiche. Utilisez cette option pour créer le même champ pour trois autres modules d'un seul coup. Cette option n'est pas disponible pour le champ Devise dans les modules personnalisés.
  6. Cliquez sur Terminé.

Champs de la liste de sélection

Ajouter/Renommer les valeurs de liste déroulante

Par défaut, certaines valeurs de liste déroulante standard du secteur sont disponibles dans chaque module. Vous pouvez ajouter de nouvelles valeurs de la liste déroulante en fonction du processus métier de votre organisation ou renommer une valeur existante.

Pour ajouter ou modifier des valeurs de liste déroulante

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
  2. Sélectionnez Configuration > Personnalisation > Modules et champs.
    Le module renvoie aux onglets Prospects, Comptes, Contacts, etc.
  3. Cliquez sur le module obligatoire depuis l'affichage Liste des modules.
  4. Accédez au champ de la liste de sélection requis, cliquez sur l'icône Paramètres et sélectionnez Modifier les propriétés.
  5. Dans la fenêtre contextuelle Propriétés de la liste de sélection , vous pouvez effectuer les actions suivantes :

    • Pour ajouter une nouvelle valeur, cliquez sur l'icône Plus à côté d'une valeur et ajoutez la valeur en dessous.
    • Pour supprimer une valeur, cliquez sur l'icône Moins à côté de la valeur.
    • Pour renommer une valeur existante, il suffit de saisir le nouveau nom à la place de la valeur existante.
    • Pour ajouter les options en une seule fois, cliquez sur Ajouter des options en bloc.
      Dans la zone de texte Ajoutez des options en masse , saisissez les valeurs l'une en dessous de l'autre.
      Cliquez sur Ajouter des choix.
    • Pour trier les valeurs, cliquez sur l'icône Trier .
    • Pour importer les valeurs, cliquez sur l'icône Importer .
    • Pour agrandir le menu contextuel, cliquez sur l'icône Agrandir .
  6. Choisissez une valeur depuis la liste déroulante Sélectionner une valeur par défaut .
    Lorsqu'aucune valeur n'est sélectionnée, la valeur par défaut choisie s'applique à ce champ.
  7. Si vous souhaitez en faire un champ obligatoire, sélectionnez la case à cocher Obligatoire .
  8. Cliquez sur Terminé.
Remarque
  1. Lorsque vous ajoutez/renommez/supprimez la ou les valeurs, elles seront automatiquement mises à jour dans les enregistrements où elles ont déjà été utilisées. Avant d'enregistrer, vous pouvez cliquer sur Annuler pour revenir à la valeur de la liste de sélection d'origine.

  2. Lorsque vous supprimez la valeur d'une liste déroulante, les enregistrements ayant une valeur du champ associée ne seront pas supprimés. Vous pouvez trouver la ou les valeurs de la liste de sélection supprimées en cliquant sur le bouton Valeurs inutilisées .
    La fenêtre contextuelle affiche les champs supprimés que vous pouvez sélectionner et ajouter à nouveau à la liste de sélection ou supprimer définitivement en cliquant sur l'icône Supprimer. Si les mêmes valeurs de liste de sélection sont utilisées dans d'autres dispositions, elles ne peuvent pas être supprimées. Elles resteront dans la catégorie Valeur inutilisée.

  3. Vous pouvez choisir d'activer le suivi de l'historique pour la valeur d'une liste déroulante spécifique. Le suivi de l'historique vous permet de consulter la progression d'un enregistrement sur une période ou à différentes étapes. Voir également Suivi de l'historique de la liste de sélection
  4.  Si vous choisissez de trier les valeurs de la liste déroulante par ordre alphabétique, les valeurs traduites seront affichées dans l'ordre alphabétique de la langue traduite.

Codage couleur des listes de sélection

Les administrateurs peuvent attribuer des couleurs aux différents champs de la liste de sélection dans les modules pour apporter une distinction visuelle et différencier les enregistrements. Les valeurs de couleur s'affichent dans le CRM, telles que les listes associées, les tâches, les mises à jour des champs de workflow, l'affichage Liste, etc. Accédez à cette section pour en savoir plus sur le codage couleur de la liste de sélection.

Remplacer les valeurs de la liste déroulante

Si vous souhaitez modifier les valeurs d'un champ de liste déroulante de façon à ce que le changement se reflète également dans les enregistrements auxquels elles ont été associées, vous pouvez remplacer les valeurs de la liste déroulante.

Remarque
  1. Le remplacement des valeurs de la liste de sélection est différent de l'ajout ou du changement de nom des valeurs de la liste de sélection.
  2. Si vous remplacez la ou les valeurs, la modification sera automatiquement répercutée dans les enregistrements où elles ont été utilisées. Vous n'avez pas besoin de sélectionner individuellement les enregistrements et de mettre à jour le champ de la liste déroulante.
  3. Cependant, lors de l'ajout / du changement de valeurs, les modifications ne sont pas prises en compte dans les enregistrements existants.

Pour remplacer les valeurs de la liste déroulante

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
  2. Sélectionnez Configuration > Personnalisation > Modules et champs.
    Le module renvoie aux onglets Prospects, Comptes, Contacts, etc.
  3. Sélectionnez le module obligatoire depuis l'affichage Liste du module.
  4. Accédez au champ de la liste de sélection obligatoire, cliquez sur l'icône Paramètres et sélectionnez Remplacer les valeurs.

  5. Dans la fenêtre contextuelle Remplacer la liste de sélection , procédez comme suit :
    • Dans le champ Changer la valeur de , sélectionnez une valeur existante (qui doit être remplacée).
    • Dans le champ Remplacer la valeur par , sélectionnez la nouvelle valeur (qui remplace la valeur existante).

      Cliquez sur Remplacer.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
    Vous serez informé quand Zoho CRM aura terminé le remplacement des valeurs dans les enregistrements existants.

Valeurs de la liste déroulante à sélection multiple

Cette option permet de sélectionner plusieurs valeurs lors de la création ou de la modification d'un enregistrement. Par exemple, votre organisation offre peut-être différents services, et certains de vos clients sont peut-être intéressés par plusieurs services. Dans ce cas, vous pouvez utiliser la valeur de la liste déroulante à sélection multiple au lieu de la valeur de la liste déroulante à sélection unique lors de la création d'un client potentiel. De temps à autre, vous pouvez modifier les valeurs de la liste conformément au processus commercial de votre entreprise.

Pour ajouter des valeurs de liste déroulante à sélection multiple

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
  2. Sélectionnez Configuration > Personnalisation > Modules et champs.
    Le module renvoie aux onglets Prospects, Comptes, Contacts, etc.
  3. Sélectionnez le module obligatoire depuis l'affichage Liste du module.
    L'éditeur de disposition s'affiche.
  4. Glissez et déposez le type de champ Sélection multiple dans la barre Nouveaux champs dans la section [Module] souhaitée sur la droite.
  5. Dans la section Propriétés de la liste de sélection, procédez comme suit :
    • Saisissez un nom dans le champ Libellé de champ .

      • Pour ajouter une nouvelle valeur, cliquez sur l'icône Plus à côté d'une valeur et ajoutez la valeur en dessous.
      • Pour supprimer une valeur, cliquez sur l'icône Moins à côté de la valeur.
      • Pour renommer une valeur existante, il suffit de saisir le nouveau nom à la place de la valeur existante.
      • Pour ajouter les options en une seule fois, cliquez sur Ajouter des options en bloc.
        Dans la zone de texte Ajoutez des options en masse , saisissez les valeurs l'une en dessous de l'autre.
        Cliquez sur Ajouter des choix.
      • Pour trier les valeurs, cliquez sur l'icône Trier.
      • Pour importer les valeurs, cliquez sur l'icône Importer.
      • Pour agrandir le menu contextuel, cliquez sur l'icône Agrandir .
  6. Choisissez une valeur depuis la liste déroulante Sélectionner une valeur par défaut .
    Lorsqu'aucune valeur n'est sélectionnée, la valeur par défaut choisie s'applique à ce champ.
  7. Si vous souhaitez en faire un champ obligatoire, sélectionnez la case à cocher Obligatoire .
  8. Cliquez sur Terminé.
Remarque
  1. Lorsque vous supprimez la valeur d'une liste déroulante, les enregistrements ayant une valeur du champ associée ne seront pas supprimés.

Champs de recherche

Le champ de recherche permet d'établir des relations entre les différents modules (en reliant par exemple deux modules différents : Comptes avec Contacts). Par exemple, admettons que certains de vos contacts renvoient plus de leads vers votre entreprise. Vous voulez savoir quel contact vous a recommandé auprès d'un lead. Vous disposez donc d'un champ appelé « Referred By » (Recommandé par) dans votre module Prospects, ce qui vous permet de parcourir et de choisir le bon contact. Cette association est établie lors de la création d'un champ Recherche. Notez que les champs de recherche ne peuvent pas être créés pour des tâches et des événements.

Pour créer un champ Recherche

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
  2. Sélectionnez Configuration > Personnalisation > Modules et champs.
    Le module renvoie aux onglets Leads, Comptes, Contacts, etc.
  3. Sélectionnez le module depuis l'affichage Liste Modules.
    L' Éditeur de disposition s'affiche.
  4. Glissez et déposez le type de champ Recherche dans la barre Nouveaux champs dans la section [Module] requise sur la droite.
  5. Dans la fenêtre contextuelle Propriétés de la recherche , procédez comme suit :
    • Saisissez un nom pour le champ de recherche dans la zone de texte Libellé de champ . (Par exemple, Dans le module Étudiants , créez un champ de recherche appelé Cours. Ce champ sera disponible lors de la création d'un étudiant.)

    • Sélectionnez un module dans la liste déroulante Type de recherche. Les données issues du module sélectionné ici seront répertoriées dans le champ. (Par exemple, Cours. Le champ de recherche répertoriera tous les cours)
    • Renseignez le champ Titre de la liste associée. (Par exemple, Étudiants associés. Une liste associée sera créée pour les enregistrements dans le module Courses [Cours].)
  6. Cliquez sur Terminé.
  7. Cliquez sur Enregistrer la disposition.
    Le champ Recherche de cours s'affichera lors de la création d'étudiants.
    La liste connexe Étudiants associés sera disponible dans toutes les pages de détails des enregistrements du module Cours.

Remarque :
  1. Vous pouvez ajouter jusqu'à 5 champs de recherche dans les critères. Par exemple, dans les règles de workflow, lors de la création de vues personnalisées, de Blueprints, etc.

Champs de recherche à sélection multiple

Le champ Recherche à sélection multiple vous permet d'établir ce que nous appelons une relation plusieurs-à-plusieurs entre deux modules dans CRM.

Ce champ est disponible pour les éditions Entreprise et les versions supérieures.

Prenons l'exemple d'une compagnie d'assurance.

  • Une seule police peut être détenue par un grand nombre de détenteurs de polices.
  • De même, un seul détenteur peut détenir de nombreuses polices.

Si vous disposez de deux modules Polices d'assurance et Détenteur de polices, il faut associer plusieurs enregistrements de chaque module à un autre. C'est impossible avec un champ de recherche normal, car il ne permet qu'une relation un à plusieurs.

Dans ce cas, vous pouvez utiliser le champ Recherche à sélection multiple depuis la barre Nouveaux champs dans l'Éditeur de disposition. Cela vous permettra d'associer plusieurs enregistrements depuis deux modules, établissant ainsi une relation multivoque dans CRM.

Pour en savoir plus sur la relation plusieurs-à-plusieurs et créer un champ de recherche à sélection multiple, cliquez ici.

Champ de recherche à sélection multiple avec référencement automatique

Vous pouvez créer une association entre les enregistrements du même module. Par exemple, dans une base de données d'employés, vous pouvez utiliser un champ de recherche à sélection multiple pour associer d'autres employés en tant que responsables ou subordonnés.  
Dans l'image ci-dessous, vous pouvez voir que Peter, Alice et Kathy sont des employés. Cependant, leur association avec Kathy en tant que responsable et subordonné peut être affichée dans la liste associée.  


Remarque
  1. Vous ne pouvez ajouter que deux champs de recherche à sélection multiple à un module. Sur ces deux champs, un seul champ peut être un champ à référencement automatique.
  2. Une fois qu'un enregistrement est associé, vous ne pouvez plus l'afficher lorsque vous cliquez sur le bouton Attribuer. Les enregistrements déjà associés ne sont pas affichés à nouveau.
  3. De même, une fois qu'un enregistrement est associé, il ne peut pas être associé à un autre élément de liste associé. Par exemple, si Peter est associé en tant que responsable, il ne peut pas être associé en tant que subordonné. 

Champ à numéro automatique

Le champ personnalisé de type numéro automatique permet de classer les enregistrements par numéros uniques et date. Lorsque le champ de numérotation automatique est ajouté au module CRM, le numéro est ajouté de façon séquentielle pour les nouveaux enregistrements. Cela peut également s'avérer utile pour mettre à jour les enregistrements existants. Par exemple, Numéro de facture, Numéro de devis etCommande client. Vous pouvez saisir # ou { et sélectionner un modèle de date, pour que la date et la valeur de numéro automatique soient présentes dans l'enregistrement. Par exemple, si vous choisissez {DD}{MM} - Numéro automatique, la valeur sera renseignée comme suit : code nom-date-mois du produit.


Pour créer des champs de numérotation automatique

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
  2. Sélectionnez Configuration > Personnalisation > Modules et champs.
    Le module renvoie aux onglets Prospects, Comptes, Contacts, etc.
  3. Sélectionnez le module depuis l'affichage Liste Modules.
    L'éditeur de disposition s'affiche.
  4. Glissez et déposez le type de champ Numéro automatique depuis la barre Nouveaux champs 
  5. Dans la fenêtre contextuelle Propriétés du numéro automatique , procédez comme suit :
    • Saisissez un nom dans le champ Libellé de champ .

    • Sous la section Format du numéro automatique , renseignez les champs Préfixe, Numéro de démarrage et Suffixe pour la valeur du numéro automatique.
      Vous pouvez vérifier l'aperçu.
  6. Cliquez sur Terminé.
  7. Cliquez sur Enregistrer la disposition.
 Remarque
  1. Lors de la création d'un enregistrement, un numéro automatique peut être ignoré en raison d'exceptions telles que le délai d'expiration ou une erreur de transaction. 
    Cependant, cela n'entraînera aucune perte de données. 

Champ Utilisateur

Par défaut, tous les enregistrements dans CRM ont un propriétaire d'enregistrement qui est autorisé à exécuter et à superviser toutes les activités qui se produisent au sein d'un enregistrement. Par exemple, la mise à jour d'un champ, l'ajout de nouvelles informations, la modification d'un champ, etc. Cet utilisateur est appelé propriétaire de l'enregistrement principal. Cependant,  il peut arriver qu'un ou plusieurs utilisateurs interviennent. Par exemple, vous pouvez collaborer avec vos pairs pour conclure une transaction à forte valeur ajoutée, ou vous pouvez impliquer votre SME pour obtenir une expertise technique sur un sujet particulier. De même, il peut y avoir plusieurs cas où l'implication de pairs ou d'autres membres de l'équipe dans un enregistrement devient inévitable. 

Dans ce cas, vous pouvez utiliser le champ utilisateur pour fournir la propriété multiple à un enregistrement. En tant que copropriétaires, ces utilisateurs partagent les mêmes privilèges que le propriétaire de l'enregistrement. Ils peuvent mettre à jour, modifier, ajouter ou supprimer des détails sur l'enregistrement et plus encore, selon les besoins. Ils peuvent également envoyer des e-mails à partir de l'enregistrement. 

Disponibilité
Autorisation requise
 les utilisateurs disposant d'un accès à la gestion personnalisée peuvent créer un champ Utilisateur.

Ajout d'un champ Utilisateur

Pour ajouter un champ Utilisateur à une disposition d'enregistrement, il suffit de le faire glisser et de le déposer dans dans l'éditeur de disposition. Zoho CRM propose deux types de champs Utilisateur, que vous pouvez choisir en fonction de vos besoins.

  • Utilisateur unique : vous pouvez ajouter jusqu'à 5 champs Utilisateur unique dans un module.
  • Plusieurs utilisateurs : vous ne pouvez ajouter que 1 champ multi-utilisateurs dans un module pouvant inclure jusqu'à 10 utilisateurs.

Pour configurer le champ d'utilisateur

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur
  2. Sélectionnez Configuration > Personnalisation > Modules et Champs.
    Le module renvoie aux onglets Leads, Comptes, Contacts, etc.
  3. Sélectionnez le module depuis l'affichage Liste Modules.
    L' Éditeur de disposition s'affiche.
  4. Glissez et déposez le champ Utilisateur à partir de la barre Nouveaux champs 

  5. Renseignez le champ Nom du champ. (Par exemple, propriétaire secondaire, cadre commercial, co-propriétaire, etc.)
  6. Choisissez le type de champ : Utilisateur unique ou Multi-utilisateur.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

   
Remarque
  1. Vous pouvez configurer le champ Utilisateur pour tous les modules, à l'exception des modules Tâches, Appel et Réunions (Activités).
  2. Si vous supprimez le champ Utilisateur d'une disposition spécifique, les co-propriétaires ne seront pas en mesure de visualiser l'enregistrement, sauf si le champ est ajouté à nouveau à la disposition.

Réglementez les privilèges d'accès aux enregistrements

Il peut arriver que vous souhaitiez conserver l'utilisateur associé comme point de contact, mais que vous ne souhaitiez pas qu'il accède à l'enregistrement ni fournir la copropriété. Dans ce cas, en tant qu'administrateur, vous pouvez réguler l'accessibilité des enregistrements pour l'utilisateur associé.

Par exemple, dans la plupart des demandes de prêt, l'associé chargé du traitement des prêts est le principal propriétaire de l'enregistrement, tandis que le responsable de la relation client gère les produits du demandeur. Par conséquent, ce responsable peut continuer à être copropriétaire de l'enregistrement pour fournir toute assistance supplémentaire nécessaire et en cas de correspondance avec le client. Toutefois, si vous préférez ne pas partager l'enregistrement et la propriété, les privilèges d'accès aux enregistrements peuvent être révoqués.

Pour ce faire, décochez l'option Autoriser l'accès à l'enregistrement dans le champ Utilisateur. Cette option vous permet de décider si l'utilisateur peut ou non accéder à l'enregistrement. 

Pour révoquer l'accès à un enregistrement

  1. Sélectionnez Configuration> Personnalisation > Modules et Champs.
  2. Dans l'onglet Modules, sélectionnez le module correspondant.
  3. Dans la page Dispositions, sélectionnez la disposition correspondante.
  4. Dans le générateur de disposition, cliquez sur l'icône ellipses (...) près du champ utilisateur et sélectionnez Modifier les propriétés.
  5. Sur la page Propriétés du champ utilisateur, décochez l'option Autoriser l'accessibilité des enregistrements .

Remarques :
  1. Vous pouvez ajouter jusqu'à 5 champs Utilisateur unique et 1 champ Utilisateur multiple dans un module. 
  2. Dans un champ multi-utilisateur, vous pouvez ajouter jusqu'à 10 utilisateurs.
  3. L'option d'accès aux enregistrements s'applique aux champs Utilisateur unique et Multiple.
  4. L'option accès aux enregistrements est cochée par défaut dans les propriétés du champ Utilisateur. Pour révoquer le privilège d'accès aux enregistrements, l'administrateur doit décocher l'option.
  5. Même si un utilisateur est autorisé à accéder à l'enregistrement, les actions qui peuvent être effectuées en tant que copropriétaire dépendent du profil affecté à l'utilisateur associé.

Actions au niveau des enregistrements basées sur l'autorisation de profil

Chaque membre d'une organisation a un rôle différent qui définit l'autorisation de son profil dans le compte Zoho CRM. Par exemple, un responsable commercial peut avoir un profil d'administration, mais un cadre commercial peut avoir un profil standard. Selon le profil, un co-propriétaire sera en mesure d'effectuer des actions dans un enregistrement. Voir également (Autorisations du profil).

Par exemple, Emily Ross est responsable commerciale au sein de Zylker Inc. et dispose des privilèges d'administrateur dans le compte CRM. Par conséquent, elle peut Modifier ou Fermer une tâche dans un enregistrement. dont elle partage la propriété

Le co-propriétaire d'un enregistrement sera en mesure d'afficher la liste associée de l'enregistrement en fonction de son rôle au sein de l'organisation. 

Par exemple, Emily Ross est responsable commerciale au sein de Zylker Inc. Elle peut consulter les activités connexes de son co-propriétaire qu'elle supervise (cadre commercial /Tim Drummond) directement depuis son compte CRM.
Pour afficher les enregistrements associés
  1. Sélectionnez un Module..
  2. Dans la page Enregistrements , affichez la liste des Enregistrements.

Où pouvez-vous utiliser un champ Utilisateur ?

Le champ Utilisateur dans Zoho CRM peut être également associé à d'autres fonctionnalités. Vous trouverez ci-dessous la liste des fonctionnalités vous permettant d'utiliser le champ Utilisateur :

  • Notifications par e-mail relatives au workflow  : dans l'automatisation Zoho CRM, vous pouvez ajouter les co-propriétaires en tant que destinataires des e-mails lors de la création des notifications par e-mail.
  • Affichage liste  : les co-propriétaires peuvent choisir de créer un affichage Liste Co-propriétaire. Par exemple, ils peuvent filtrer les offres en tant que co-propriétaire de transactions.

  • Champs E-mail  : vous pouvez utiliser l'adresse e-mail des co-propriétaires dans le champ à/de dans toutes les fonctionnalités se rapportant aux e-mails de Zoho CRM. Par exemple, lors de l'envoi d'e-mails, vous pouvez choisir d'envoyer un e-mail à partir de l'adresse e-mail d'un co-propriétaire. Le champ de l'utilisateur peut être utilisé pour envoyer des e-mails en masse, exécuter des macros, dans les répondeurs automatiques, dans la règle de réponses automatiques, dans les formulaires Web et dans la planification des e-mails en masse.
  • Filtres et critères  : les enregistrements peuvent être filtrés en utilisant le champ Utilisateur. Vous pouvez choisir le co-propriétaire de filtre depuis le filtre des propriétaires d'enregistrement.

  • Fusionner des champs dans des modèles d'e-mails  : lors de la création d'un modèle d'e-mail, vous pouvez utiliser le champ Utilisateur en tant que champ de fusion.
  • Rapports  : lors de la création de rapports, vous pouvez utiliser le champ Utilisateur dans les colonnes et critères.
  • Importation et migration de données  : vous pouvez mapper des co-propriétaires en tant que propriétaires d'enregistrement lors de l'importation ou de la migration de données depuis ou vers votre compte CRM.
Remarque
  1. Le champ multi-utilisateur ne peut être utilisé que dans les Filtres et les Rapports.

Champ Enregistrer l'image

Dans Zoho CRM, vous pouvez ajouter une image aux enregistrements pour les modules Leads, Contacts, Comptes, Transactions, Produits, Dossiers, Solutions, Fournisseurs et Personnalisé. Cela permettra à vos clients et aux utilisateurs de CRM d'afficher l'enregistrement directement depuis la page de détails. Par exemple, dans le domaine de l'immobilier, l'image de la propriété peut être adressée à la fois par l'acheteur et le représentant commercial. 

Notez que, en tant qu'administrateur Zoho CRM, vous pouvez également choisir de désactiver le champ de l'image de l'enregistrement si besoin.

Pour activer le champ de l'image de l'enregistrement

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
  2. Sélectionnez Configuration > Personnalisation > Modules et Champs.
    Le module renvoie aux onglets Prospects, Comptes, Contacts, etc.
  3. Sélectionnez le Module dans l'affichage Liste Modules .
    L' Éditeur de disposition s'affiche.
  4. Dans la page Éditeur de disposition , basculez sur le bouton Image d'enregistrement .

Remarque
  1. Le champ de l'image d'enregistrement peut être utilisé uniquement lorsque vous choisissez de créer un affichage Canvas pour un module spécifique.
  2. Lors de la création de modèles d'e-mails, vous pouvez utiliser l'image de l'enregistrement en tant que champ de fusion, ce qui permettra de récupérer l'image pertinente dans le résultat de l'e-mail.

Champ Chargement de fichier

Dans Zoho CRM, vous pouvez utiliser le champ de chargement de fichier pour ajouter un fichier ou un document qui est étroitement lié à un enregistrement, directement depuis l'enregistrement. Admettons que votre entreprise vous demande de négocier un « contrat de niveau de service (SLA) », un « état financier » ou une « disposition de propriété » avec votre client. Ces documents sont spécifiques à l'utilisateur et peuvent donc être ajoutés à l'enregistrement du client à l'aide d'un champ de téléchargement de fichier pour référence ultérieure. Vous pouvez télécharger des fichiers vers un enregistrement à partir de n'importe laquelle de ces sources : ordinateur personnel, documents, Zoho Docs ou autres services cloud. En savoir plus sur les fichiers et les notes en pièce jointe. 

Disponibilité
Autorisation requise
Les utilisateurs disposant d'un accès à la gestion personnalisée de leur profil peuvent ajouter un champ de chargement de fichier.

Pour ajouter le champ de chargement de fichier

  1. Sélectionnez Configuration > Personnalisation > Modules et Champs.
    Le module renvoie aux onglets Prospects, Comptes, Contacts, etc.
  2. Sélectionnez le [Module] depuis l'affichage Liste des modules.
    L' Éditeur de disposition s'affiche.
  3. Depuis la barre Nouveau champ , glissez-déposez le champ Chargement de fichier dans la section du module.

  4. Cliquez sur l'icône Plus > Modifier les propriétés pour vous permettre d'ajouter plusieurs fichiers ou d'ajouter le même champ à d'autres modules.
    Si le paramètre Conformité au RGPD est activé, vous pouvez également indiquer si l'information contient des données à caractère personnel.

  5. Cliquez sur Enregistrer.
Remarque
  1. Vous pouvez ajouter jusqu'à 5 champs de chargement de fichier dans un module.
  2. La taille du fichier ne doit pas dépasser 20 Mo.

Champ de chargement d'image

Ce champ peut être utilisé pour charger des images dans un enregistrement. Par exemple, les agents peuvent télécharger des images de propriétés, d'automobiles, de produits, etc. et partager l'enregistrement avec leurs pairs ou leurs clients. De plus, ce champ peut être accessible via les portails, afin que les clients puissent télécharger les images nécessaires dans l'enregistrement auquel ils ont accès. 

Remarque
  1. Les utilisateurs disposant d'une autorisation de personnalisation de module peuvent ajouter jusqu'à 2 champs/module de téléchargement d'images.
Pour ajouter un champ d'image
  1. Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et Champs.
    Le module renvoie aux onglets Leads, Comptes, Contacts, etc.
  2. Sélectionnez le [Module] depuis l'affichage Liste des modules.
  3. L' éditeur de disposition s'affiche.
  4. Depuis la barre Nouveau champ, glissez-déposez le champ Chargement de fichier dans la disposition.

  5. Cliquez sur l'icône Plus et Modifier la propriété du champ ou Définir les autorisations.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Définition d'une autorisation de champ

Vous pouvez définir les restrictions de visibilité et limiter l'accès au champ. 

En modifiant les propriétés des champs, vous pouvez modifier le libellé des champs et ajouter également une info-bulle. Vous pouvez également obtenir un aperçu de l'info-bulle.

À partir de l'option Définir les autorisations , vous pouvez
accorder des autorisations de lecture seule, de lecture/écriture ou de masquage à différents profils.

Chargement d'images dans le champ 

Vous pouvez télécharger jusqu'à 10 images (la taille maximale du fichier est de 20 Mo) aux formats jpg, png, jpeg, gif, bmp simultanément (actuellement, vous pouvez télécharger des images uniquement depuis votre bureau). 

Pour télécharger des images
  1. Rendez-vous sur le module et sélectionnez un enregistrement.
  2. Dans le champ Chargement d'images, cliquez sur Nouvelle image.
  3. Dans la fenêtre Joindre des images , glissez-déposez ou recherchez des images depuis votre bureau.
  4. Cliquez sur Joindre.
  5. Cliquez sur Enregistrer, pour enregistrer l'enregistrement.

Modification et suppression d'images

Vous pouvez modifier et supprimer des images à partir des pages de création d'enregistrement et de détails des enregistrements, en passant la souris sur l'image jointe. Vous pouvez réorganiser les images à partir d'ici en les faisant glisser et en les déposant à la position souhaitée. 

Vous pouvez cliquez sur l'icône  et choisir les options dans le panneau de conception pour rogner, modifier la résolution et faire pivoter l'image. 


 

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