Utiliser des champs personnalisés

Utiliser des champs personnalisés

Dans Zoho CRM, vous pouvez ajouter de nouveaux champs en fonction de vos besoins. Ces champs seront disponibles pour tous les utilisateurs ajoutés au compte CRM de votre organisation.

  • Personnaliser les champs définis par Zoho : vous pouvez modifier, supprimer ou masquer certains champs définis par Zoho. Cependant, notez qu'il existe des champs que vous ne pouvez pas supprimer, effacer, renommer ou modifier à cause de paramètres obligatoires. Ces champs définis par Zoho sont obligatoires dans Zoho CRM. Par exemple, le champ Nom de famille pour les leads, le champ Sujet pour les tâches, etc.
  • Définir des autorisations d'accès: vous pouvez masquer les champs pour des utilisateurs appartenant à un profil spécifique ou marquer les champs en lecture seule.
Disponibilité
Autorisation requise
 : les utilisateurs ayant l'autorisation Personnaliser Zoho CRM dans leur profil peuvent accéder à cette fonctionnalité.

Remarque
  1. Le nombre maximum de champs que vous pouvez créer dans chaque édition varie. De même, il existe une limite maximale pour chaque type de champ que vous créez. Voir également Limites de champs personnalisés
  2. Vous pouvez renommer les champs personnalisés, mais vous ne pouvez pas modifier le type de champ (par exemple, Texte, Entier, Date, etc.) des champs personnalisés.
    Par exemple, si vous créez un champ Texte, vous ne pouvez pas le remplacer par un champ Entier.

Champs personnalisés

Pour presque tous les champs que vous créez, vous devez fournir les informations suivantes :

  • Étiquette : indiquez un nom pour le champ.
  • Propriétés de champ : définissez les propriétés des champs, tels que la description, les valeurs de champ, etc.

Autres spécifications nécessaires pour chaque type de champ :

Type de champ
 Autres détails
Texte
 Longueur : 255 caractères autorisés au maximum.
Nombre entier
 Longueur : 9 chiffres autorisés au maximum.
Décimal
 Longueur : 16 chiffres (y compris les décimales) autorisés au maximum.
Pourcentage
 Étiquette : spécifiez le nom du champ
Devise
 Longueur : 16 chiffres autorisés au maximum. Choix de l'arrondi : indiquez le choix de l'arrondi Nombre de décimales : indiquez le nombre de décimales Précision : spécifiez la précision de l'arrondi
Date
 Format : AAAA/MM/JJ Remarque : le format de la date change selon les paramètres de fuseau horaire de l'utilisateur.
Date et heure
 Format : AAAA/MM/JJ HH:MM Remarque : le format de la date change selon les paramètres du fuseau horaire de l'utilisateur.
E-mail
 Indiquer une adresse e-mail valide
Téléphone
 Indiquer un numéro de téléphone valide
Liste de sélection
 Valeurs de la liste déroulante : indiquer les valeurs de la liste déroulante
Liste déroulante à sélection multiple
 Valeurs de la liste déroulante : indiquer les valeurs de la liste déroulante
URL
 –
Zone de texte
 Spécifiez la limite de caractères : Petite pour 2 000 caractères, Grande pour 32 000 caractères.
La zone de texte Grande n'est pas disponible lors de l'ajout de critères dans toutes les fonctionnalités.
Les zones de texte grandes et petites ne peuvent pas être utilisées pour trier les enregistrements dans l'ordre croissant ou décroissant.
Case à cocher
 –
Numérotation automatique
 Préfixe : indiquer le préfixe de la séquence de numérotation automatique Numéro de démarrage : indiquer le numéro de démarrage de la séquence Suffixe : spécifier le suffixe de la séquence de numérotation automatique Enregistrements existants : cocher cette case pour appliquer la numérotation automatique aux enregistrements existants.
Rechercher
 Type de recherche : sélectionner le module pour lequel vous souhaitez établir des relations Étiquette de liste associée : nom que vous donnez à l'entité qui sera créée sous les détails de l'enregistrement. Par exemple, pièces jointes, rôles du contact etc. (disponible dans les éditions payantes de Zoho CRM, à l'exception de l'édition Standard)
Nombre entier long
 18 caractères autorisés au maximum (disponible dans les éditions payantes de Zoho CRM, à l'exception de l'édition Standard)

Limites des champs personnalisés

Le nombre total de champs que vous pouvez créer dans votre compte est limité, ainsi que le type de champs que vous créez. Cela dépend de votre édition Zoho CRM. Reportez-vous au lien suivant pour vérifier les limites de champs : Limites de champs personnalisés

Remarque
  1. Les champs personnalisés ne sont pas disponibles dans l'édition gratuite de Zoho CRM.
  2. Les champs Recherche et Formule ne sont pas disponibles dans l'édition Standard de Zoho CRM.

Paramètres des champs personnalisés

Lors de l'ajout ou de la modification d'un champ personnalisé, vous pouvez effectuer un ensemble d'actions sur ce champ. Par exemple, vous pouvez modifier les propriétés de base d'un champ, le marquer comme obligatoire, le rendre unique, etc. Voici les différents paramètres de champs personnalisés disponibles dans Zoho CRM.

  • Ajouter des champs personnalisés
  • Modifier des champs personnalisés
  • Définir une autorisation de champ
  • Marquer un champ comme obligatoire
  • Marquer un champ comme Unique
  • Définir un champ externe
  • Retirer/supprimer les champs personnalisés
  • Mapper les dépendances de champs

Ajouter des champs personnalisés

Dans chaque module, vous pouvez ajouter des champs personnalisés pour enregistrer des données importantes spécifiques aux besoins de votre entreprise en indiquant certaines informations relatives au champ.

Pour créer de nouveaux champs personnalisés

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
  2. Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et Champs.
    Le module fait référence aux onglets Leads, Comptes, Contacts, etc.
  3. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de disposition.
  4. Dans la barre Nouveaux champs sur la gauche, glissez-déposez le type de champ requis dans la section de module désirée sur la droite.
  5. Nommez le champ et définissez les Propriétés du champ que nécessite le champ.
  6. Cliquez sur Enregistrer la disposition.
Remarque
  1. Le champ Nom du [Module] d'un module personnalisé peut être renommé alors que le champ Nom du [Module] d'un module prédéfini ne peut pas être renommé.
  2. Dans le cas d'un champ Nom pour un module personnalisé, l'utilisateur peut choisir entre les types de champ Texte et Numérotation automatique. Une fois choisi, le type de champ par défaut Nom ne peut pas être modifié.

    De même, si le champ Nom du module personnalisé est un champ de Numéro automatique, le module correspondant ne peut pas avoir d'autre champ de Numéro automatique, car un seul champ de Numéro automatique est autorisé par module personnalisé.
    Les modules personnalisés existants ne peuvent pas avoir le champ Numéro automatique comme Nom par défaut. Une solution consiste à créer un nouveau module personnalisé et à choisir Numéro automatique en tant que type de champ Nom , puis à importer les enregistrements existants.
  3. Une fois le champ créé, vous ne pouvez pas modifier le type de données du champ. Par exemple, il est impossible redéfinir un champ Entier en champ Devise.
  4. Vous pouvez modifier les champs personnalisés pour changer la longueur des types de champs suivants : Devise, Texte, Nombre entier, Décimal, Téléphone, Nombre entier long et URL.
  5. Vous ne pouvez pas ajouter de champs personnalisés dans la page Consigner un appel . Toutefois, vous pouvez personnaliser les champs existants à l'aide de la personnalisation de la mise en page.
  6. L'option Créer aussi pour Comptes, Contact et Transactions est disponible uniquement lors de la création de champs pour Leads.
  7. L'option Créer également pour Commandes clients, Factures est disponible uniquement lors de la création de champs pour Devis.
  8. Dans le type de champ de liste déroulante, vous pouvez activer le suivi de l'historique d'un champ spécifique. Voir aussi : Historique de suivi de liste déroulante
  9. Si la valeur de champ de la liste déroulante est traduite, vous pouvez utiliser les valeurs de référence pour définir les fonctions personnalisées, les champs fusionnés, les champs de formule, etc. Pour en savoir plus sur les valeurs de référence, reportez-vous à Traductions.
  10. Dans le champ Liste déroulante du module Réunions, vous pouvez associer une couleur à chaque valeur de liste déroulante. Ces couleurs seront affichées dans le calendrier, les listes associées, les rappels, la page d'accueil, l'affichage Liste, etc. En savoir plus sur les Champs de liste déroulante

Modifier des champs personnalisés

Pour modifier des champs personnalisés

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
  2. Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et Champs.
    Le module fait référence aux onglets Leads, Comptes, Contacts, etc.
  3. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de disposition.
  4. Accédez au champ que vous souhaitez modifier et renommez le champ ou modifiez les Propriétés du champ.
  5. Cliquez sur Enregistrer la disposition.


Définir une autorisation de champ

Vous pouvez définir les différentes autorisations de champ pour différents utilisateurs lorsque vous créez un champ, ou même plus tard.

Pour définir une autorisation de champ

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
  2. Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et Champs.
    Le module fait référence aux onglets Leads, Comptes, Contacts, etc.
  3. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de disposition.
  4. Accédez au champ obligatoire, cliquez sur l'icône Paramètres et sélectionnez Définir l'autorisation. 
  5. Dans la fenêtre contextuelle Définir l'autorisation , définissez les autorisations pour chaque profil.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
  7. Cliquez sur Enregistrer la disposition.

Marquer un champ comme obligatoire

Pour marquer un champ comme obligatoire

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
  2. Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et Champs.
    Le module fait référence aux onglets Leads, Comptes, Contacts, etc.
  3. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de disposition.
  4. Accédez au champ que vous souhaitez modifier, cliquez sur l'icône Paramètres et sélectionnez Marquer comme obligatoire. 

Marquer un champ comme Unique

Un champ unique est le champ d'un enregistrement dont la valeur rend l'enregistrement unique. Les adresses e-mail des personnes sont de bons exemples de champs uniques car, de toute évidence, deux personnes ne peuvent avoir la même adresse e-mail. Il s'agit d'un attribut absolument unique. C'est également le cas des numéros de sécurité sociale, des numéros de passeport, des codes de produits, etc. Dans Zoho CRM, vous pouvez marquer un champ de n'importe quel module comme « Unique ». Une fois marqués comme « Unique », ces champs jouent un rôle essentiel dans la gestion des enregistrements en double dans Zoho CRM dans diverses circonstances, y compris la création manuelle d'enregistrements, ainsi que les enregistrements créés via l'importation, les API ou la conversion de leads/ventes et de commandes client/devis.

Marquer un champ comme unique

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
  2. Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et Champs.
    Le module fait référence aux onglets Leads, Comptes, Contacts, etc.
  3. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de disposition.
  4. Cliquez sur l'icône Paramètres du champ que vous souhaitez marquer comme unique.
  5. Sélectionnez l'option Ne pas autoriser les valeurs en double dans la liste déroulante Paramètres .
    Cette option s'applique si le champ que vous souhaitez marquer comme unique est un champ prédéfini.
    Le fait de marquer le champ Adresse électronique principale du module Leads/Contacts comme unique garantit la vérification de la duplication des e-mails pour le module sélectionné.

    Si le champ que vous souhaitez marquer comme unique est un champ personnalisé, sélectionnez Propriétés du champ dans la liste déroulante Paramètres .
    Dans la fenêtre contextuelle Propriétés du champ , cochez la case Ne pas autoriser les valeurs dupliquées .
  6. Cliquez sur Enregistrer la disposition.

Dans la page Affichage de la liste de champ , sous la colonne Type de données , le champ pour lequel vous avez sélectionné l'option Ne pas autoriser les valeurs dupliquées est indiqué comme champ Unique  Par exemple, Texte (Unique).

Remarque
  1. La fonctionnalité Champs uniques est uniquement disponible dans les éditions payantes de Zoho CRM.
  2. Seuls les utilisateurs qui disposent de l'autorisation Personnaliser Zoho CRM dans leurs profils peuvent marquer un champ comme unique.
  3. Dans Zoho CRM, un module peut disposer de deux champs uniques. Voici ci-dessous des exceptions à cette condition, car trois champs uniques sont possibles.
  4. Modules Leads/Contacts/Personnalisé (adresse e-mail + 2 champs)
  5. Module Produits (code de produit + 2 champs).
  6. Seuls les champs Texte, E-mail, Téléphone, Nombre entier, Nombre entier long et URL peuvent être marqués comme uniques pour tous les modules. Le champ Twitter peut être marqué comme unique pour les modules Leads et Contacts.
  7. Les champs uniques ne sont PAS sensibles à la casse. Ainsi, si la valeur entrante du champ unique est « ABC » et que la valeur dans l'enregistrement existant est « abc », Zoho CRM continuera de les identifier comme des valeurs correspondantes.
  8. Lorsqu'un champ est marqué comme unique, cela peut prendre un peu de temps pour que Zoho CRM indexe ce changement dans la base de données. Ainsi, après avoir marqué un champ comme unique, si vous créez immédiatement un enregistrement dans le module avec la même valeur, Zoho CRM peut ne pas reconnaître la valeur de champ unique. Il autorisera peut-être la création du doublon, car le changement n'a pas encore été indexé. Dans ce cas, veuillez essayer après quelques minutes.
  9. Les modules Tâches, Appels et Réunions (Activités) ne peuvent pas avoir de champ unique.
  10. Dans Zoho CRM, les champs uniques sont pris en charge pour les enregistrements créés manuellement et via les importations, les API et la conversion de leads/devis/commandes clients).
  11. Les champs uniques ne sont pas pris en charge pour les enregistrements créés via la migration CRM, la synchronisation MS Outlook et Google et la restauration depuis la corbeille.
  12. Les champs uniques ne sont pas pris en charge pour les enregistrements contenus dans l'affichage Zoho Sheet.
  13. Si vous marquez un champ comme unique dans le module Leads, une option permettant d'activer la vérification de duplication pour les leads convertis s'affiche également.
    Envisagez le scénario suivant. Vous avez effectué le suivi d'un lead converti qui se prénomme James. James est désormais enregistré dans le module Contacts. Un autre représentant commercial dans votre équipe ajoute le même lead (James), sans savoir qu'il est déjà pris en charge. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire que James soit à nouveau ajouté en tant que lead, car cela crée simplement une double entrée.
    Dans ce cas, vous pouvez empêcher la création d'un même lead en activant la vérification de duplication pour les leads convertis. Lorsque vous avez activé cette option, chaque fois qu'une entrée en double est ajoutée dans Leads, CRM vérifie les leads existants ainsi que les leads convertis pour rechercher des correspondances.. 

    Pour activer la Vérification de duplication pour les leads convertis, cliquez sur le lien Modifier les préférences qui apparaît lorsque vous sélectionnez un champ comme unique. Dans le menu contextuel Préférence de vérification des doublons , sélectionnez la case Vérifier également les doublons de Leads convertiset cliquez sur Enregistrer. Vous pourrez toujours modifier ce paramètre ultérieurement. 
    Vous pouvez également activer la vérification de duplication à partir de Paramètres > Configuration > Personnalisation > Modules > Leads. Cliquez sur l'icône Plus dans Leads > Préférence de vérification des doublons. 

Définir un champ externe

Un champ personnalisé sur une seule ligne peut être marqué comme un champ externe dans lequel les informations relatives aux enregistrements d'une application tierce peuvent être stockées. Lorsque vous intégrez une application à CRM, vous pouvez utiliser l'appel API pour rechercher, créer ou mettre à jour et supprimer des enregistrements à l'aide de l'ID externe.
Par exemple, si les ID des patients sont stockés dans une base de données externe, vous pouvez les utiliser dans le champ externe pour consulter, mettre à jour ou supprimer des détails dans CRM.
De même, vous pouvez utiliser d'autres champs qui font également référence aux enregistrements des patients.
Il existe deux types de champs externes :
  1. Basé sur l'utilisateur : un ID externe différent sera généré pour chaque utilisateur. Par exemple, si un contact est géré par deux utilisateurs différents dans l'organisation, chacun aura son propre ID externe pour le même contact.  
  2. Basé sur l'organisation : tous les utilisateurs de l'organisation auront un ID externe commun.  
Définir un champ externe ou créer un ID externe
  1. Dans le générateur de module, faites glisser et déposez le champ à une seule ligne.
  2. Cliquez sur Modifier les propriétés et sélectionnez Définir le champ externe.
  3. Dans Type de champ externe, sélectionnez Organisation ou Utilisateur.
  4. Définissez la Visibilité du champ sur Afficher ou Masquer.
  5. Cliquez sur Terminé.
      
 Remarque
  1. Lors de l'exécution de l'action Rechercher et fusionner, l'ID externe de l'enregistrement principal est conservé. Par conséquent, l'ID externe des autres enregistrements doublons sera écrasé.
  2. Lorsqu'un enregistrement est cloné, l'ID externe n'est pas copié dans le nouvel enregistrement. Vous pouvez ensuite mettre à jour la valeur dans le champ (ID externe) via l'API.
  3. Lors de la conversion d'un enregistrement tel qu'un lead, des commandes, des devis, etc., vous serez autorisé à mapper un champ externe uniquement avec un autre champ externe présent dans le module suivant.
  4. Lors de l'importation des données, tout champ présent dans le fichier .CSV peut être mappé avec un champ externe présent dans le module CRM. La valeur du champ ID externe ne peut être mise à jour que via l'API.

Retirer/supprimer les champs personnalisés

Les champs que vous avez créés peuvent être retirés si vous n'en avez pas besoin. Lorsque vous retirez un champ personnalisé, il est déplacé vers la section Champs inutilisés. Cela signifie qu'il est uniquement supprimé de la mise en page et non du CRM lui-même.
Pour supprimer définitivement le champ du CRM, vous devez le supprimer à nouveau de la section Champs inutilisés .

Pour retirer des champs personnalisés de la disposition

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
  2. Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et Champs.
    Le module fait référence aux onglets Leads, Comptes, Contacts, etc.
  3. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de disposition.
  4. Cliquez sur l'icône Plus et sélectionnez Retirer le champ.
  5. Assurez-vous de lire les instructions dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur Oui, déplacer vers les champs inutilisés pour supprimer le champ.
    Les champs supprimés sont transférés vers la section Champs inutilisés .
Remarque
  1. Lorsqu'un champ personnalisé est déplacé vers la section Champs inutilisés , il est uniquement retiré de la disposition du module et pas de Zoho CRM. Tant que le champ retiré se trouve dans la section Champs inutilisés , vous pouvez le restaurer en le déposant à nouveau dans la section voulue.
  2. Lorsque vous restaurez un champ de la section Champs inutilisés , ses données associées sont également restaurées.
  3. Lorsqu'un champ retiré se trouve dans la section Champs inutilisés , il fait encore partie de la base de données. Par conséquent, le nombre total de champs autorisés par votre édition Zoho CRM Edition inclut les champs de la section Champs inutilisés .
  4. Pour supprimer le champ personnalisé de façon permanente de Zoho CRM, vous devez le supprimer de la section Champs inutilisés .
  5. Une fois supprimé de la section Champs inutilisés , vous ne pouvez plus rétablir le champ personnalisé et les données associées.
  6. Les champs standard qui sont fournis dans Zoho CRM par défaut peuvent être déplacés vers la section Champs inutilisés , mais ne peuvent pas être supprimés de façon permanente.

Mapper les dépendances de champs

La fonction Mapper les dépendances est disponible pour les champs de la liste de sélection présents également dans les sous-formulaires. 
Les valeurs de certains champs dépendent de la valeur d'un autre champ. Cela peut être défini en tant que relation parent-enfant. Par exemple, admettons que votre module Leads comporte deux champs (Pays et État). Les valeurs du champ État dépendront du pays que vous sélectionnez dans le champ Pays. De même, les valeurs du champ Sous-services dépendront du champ Service que vous sélectionnez. Ce genre de relation est établi par le mappage des dépendances de champ. Vous pouvez définir les valeurs qui apparaîtront dans le champ Enfant lorsqu'une valeur est définie dans le champ Parent.

Remarque : les champs parent et enfant affichent tous les champs de la liste de sélection présents dans la disposition et le sous-formulaire. 

Pour mapper les dépendances de champs

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
  2. Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et Champs.
    Le module fait référence aux onglets Leads, Comptes, Contacts, etc.
  3. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de disposition.
  4. Cliquez sur l'icône Paramètres et sélectionnez Mapper les dépendances de champs.
  5. Dans la page Mapper les dépendances de champs du module sélectionné, cliquez sur Nouveau.
    • Sélectionnez le champ Parent dans la liste déroulante.
    • Sélectionnez le champ Enfant dans la liste déroulante.
    • Cliquez sur Suivant.
    • Sélectionnez les valeurs de chaque valeur de champ parent.
    • Par exemple, si le champ parent est Domaine d'étude, sélectionnez les Cours pertinents pour le cursus sélectionné.
    • Cliquez sur les liens Précédent ou Suivant , le cas échéant, pour mapper toutes les valeurs du champ parent aux valeurs du champ enfant.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
    Désormais, lorsque vous créez un nouvel enregistrement dans le module, les valeurs du champ enfant diffèrent en fonction de la valeur choisie pour le champ parent.

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