Créer des transactions

Créer des transactions

Cette page a été traduite à l'aide d'outils d'IA et peut contenir des erreurs. Pour obtenir les informations les plus précises et à jour, veuillez consulter la version anglaise originale.
Dans Zoho CRM, vous pouvez créer des transactions de la manière suivante :
  • Saisie de données dans le formulaire de détails de la transaction: Vous pouvez remplir manuellement les détails de la transaction collectés à partir de diverses sources externes.
  • Importation de transactions à partir de sources externes : Vous pouvez collecter des données à partir de diverses sources et importer les fichiers CSV et XLS dans Zoho CRM.
  • Conversion d'un lead en transaction : Lors de la conversion d'un lead, des contacts, des comptes et des transactions peuvent être créés.
Notes
Remarque
  1. Certains champs standard peuvent ne pas être visibles ou modifiables selon le processus métier de votre organisation et les paramètres de sécurité au niveau des champs.
  2. Si vous souhaitez ajouter ou modifier des champs ou obtenir plus de détails sur l'utilisation des champs, veuillez contacter votre administrateur système.

Pour comprendre la liste des champs standard définis par Zoho pour les transactions, cliquez ici .

Mapper les valeurs des étapes et des probabilités

Le mappage des probabilités d'étapes vous permet de définir les diverses étapes par lesquelles une transaction progresse dans un cycle de vente. Les quatre facteurs importants du mappage des probabilités d'étapes sont : les étapes de la transaction, la probabilité, la catégorie de transaction et la catégorie de prévision.
  1. Étapes de la transaction : Quelques étapes de transaction définies par le système telles que la qualification, l'analyse des besoins, la négociation, gagné, perdu, etc., qui sont utilisées pour définir un processus de vente typique. Vous pouvez également créer des étapes personnalisées selon votre processus métier.
  2. Probabilité : Associez des valeurs de probabilité à chaque étape pour déterminer la probabilité de clore une transaction avec succès. Cela sera également utilisé pour calculer le revenu prévu de la transaction en fonction du montant de la transaction.
  3. Catégorie de transaction : Associez une catégorie à chaque étape pour définir l'état global d'une transaction. Il existe trois catégories : ouvert, gagné, perdu pour chaque étape afin de définir l'état global d'une transaction.
    1. Ouvert : représente que la transaction est toujours dans le cycle de vente.
    2. Gagné : cela indique que la transaction est gagnée et est en dehors du cycle de vente.
    3. Perdu : à cet état, la transaction est perdue et n'est donc plus présente dans le cycle de vente.
Info
La catégorie de transaction aide au calcul des objectifs de prévision basés sur le nombre de transactions gagnées ou perdues à un moment donné. Toutes les transactions de la catégorie « gagné » seront comptabilisées dans l'objectif quel que soit l'étape de vente auquel elles appartiennent. Par exemple, considérez l'étape « proposition acceptée » comme une étape importante pour l'entreprise, à ce stade une transaction peut être considérée comme gagnée. Par conséquent, cette étape peut être catégorisée comme gagnée. Ainsi, lors du calcul des objectifs réalisés d'une personne, toutes les transactions gagnées seront ajoutées indépendamment de l'étape de vente.
4. Catégorie de prévision : La catégorie de prévision aide à calculer l'objectif de prévision des individus ou de l'organisation en fonction de l'étape de la transaction dans le cycle de vente. Par exemple, si votre prévision de ventes concerne le revenu total généré par les transactions gagnées, seules les transactions gagnées seront prises en compte. Il existe trois catégories de prévision : Pipeline, fermé et omis.
  1. Pipeline : indique que la transaction est toujours en pipeline et doit être finalisée. Ces transactions seront comptabilisées lors du calcul d'une prévision pour les transactions ouvertes.
  2. Fermé : indique que la transaction est gagnée et sera prise en compte pour la prévision des transactions gagnées.
  3. Omis : indique que la transaction est perdue et ne sera donc pas prise en compte dans le calcul de la prévision.
Mappage de la prévision et de la catégorie de transaction
La catégorie de prévision est automatiquement mappée avec la catégorie de transaction pour faciliter des estimations précises.
Les catégories de transaction : ouvert, gagné, perdu sont mappées avec les catégories de prévision suivantes : pipeline, fermé et omis respectivement.
Notes
Remarque
  1. Pour une meilleure analyse du pipeline de ventes, attribuez différentes probabilités aux valeurs des étapes de vente.
  2. Pour chaque étape, attribuez une probabilité comprise entre 0 et 100.
  3. Vous pouvez envisager d'utiliser une valeur de probabilité de 100 quand la transaction est gagnée et 0 pour la transaction perdue.
Pour mapper les étapes et les valeurs de probabilité
  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Allez à Configuration > Personnalisation > Modules et champs.
  3. Cliquez sur l'icône Plus en regard du module Transactions et sélectionnez Mappage des étapes et des probabilités.

    Vous pouvez également sélectionner Mappage des étapes et des probabilités en cliquant sur l'icône Plus en regard de la présentation appropriée dans le module Transactions.

    Vous pouvez également ouvrir la présentation et cliquer sur Paramètres > Mappage des étapes et des probabilités.
  4. Sur la page Mappage des étapes et des probabilités, effectuez les actions suivantes :
    1. Sélectionnez la présentation dans la liste déroulante.
    2. Spécifiez l'étape (les étapes) avec la probabilité correspondante, la catégorie de transaction et la catégorie de prévision à partir de la liste déroulante.
    3. Cliquez sur Ajouter pour ajouter d'autres étapes.
    4. Supprimez l'étape (les étapes) de vente et attribuez la probabilité existante à une autre valeur d'étape en cliquant sur Supprimer .
Pour modifier les noms des étapes et réorganiser les étapes
  1. Double-cliquez sur l'étape souhaitée et entrez le nouveau nom.
  2. Cliquez et glissez les lignes pour réorganiser l'ordre des étapes.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Créer des transactions individuellement

Vous pouvez créer des transactions individuellement de la manière suivante :

  • Remplissage des détails dans le formulaire de création de transaction.
  • Clonage de la transaction avec quelques modifications des détails de transaction existants

Pour créer des transactions individuellement

  1. Dans le module Transactions, cliquez sur Nouvelle transaction.
  2. Dans la Créer une transaction page, entrez les détails de la transaction.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
Notes
Remarque
  1. Lors de la sélection d'un compte ou de contacts dans la fenêtre contextuelle du champ Lookup, vous avez également la possibilité de créer un compte ou un contact.
  2. Vous pouvez utiliser cette option pour créer rapidement un compte ou un contact en fournissant certaines informations obligatoires. Vous avez deux options :
    1. Cliquez sur Enregistrer. L'enregistrement sera enregistré et figurera avec les autres comptes ou contacts. Vous pouvez le sélectionner pour l'associer à la transaction que vous créiez.
    2. Cliquez sur Enregistrer & Associer pour enregistrer le nouvel enregistrement et l'associer également à la transaction que vous créiez.

Pour dupliquer une transaction

  1. Dans la Transactions onglet, cliquez sur la transaction particulière à dupliquer.
  2. Dans la Détails de la transaction page, cliquez sur Plus icône > Dupliquer.
  3. Dans la Dupliquer la transaction page, modifiez les détails requis.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Basculer entre les vues Transactions

Le module Transactions propose deux types de vues : la vue Liste et la vue Phase. Tandis que la vue Liste affiche toutes les transactions les unes après les autres dans l'ordre que vous avez défini, la vue Phase catégorise les transactions en fonction de la Phase de la transaction.

 Vue Liste

La vue Liste des transactions affiche les transactions les unes après les autres en lignes et colonnes. La vue Liste est utile quand vous souhaitez voir le maximum de détails sur vos transactions d'un coup d'œil. Par exemple, si vous souhaitez voir les transactions, le propriétaire de la transaction, le montant, la date de clôture, la phase, la source du prospect, etc., vous pouvez personnaliser les colonnes de la vue Liste et afficher toutes les transactions et leurs détails sur une seule page, les unes après les autres.


Vue Phase

La vue Phase est utile quand vous souhaitez spécifiquement voir les transactions catégorisées par leurs phases. Un coup d'œil à la vue Phase vous indique quelles transactions sont à la phase Conclue gagnée, combien à la phase Conclue perdue, à la phase Négociation/Révision, et ainsi de suite. Cette vue s'applique également quand vous personnalisez les Phases de transaction.


Les transactions sous chaque phase présentent les informations suivantes :

  • Nom de la transaction
  • Montant de la transaction
  • Compte
  • Date de clôture
  • Propriétaire de la transaction (au survol de la souris)
  • Activité ouverte associée à la transaction

Identification des phases gagnées et perdues

Dans chaque entreprise, il y a une probabilité plus élevée de remporter une transaction aux phases autres que la phase Conclue gagnée. Par exemple, la probabilité que l'entreprise perde le projet diminue après la divulgation d'un devis. Ces phases de transaction peuvent être considérées comme des phases Conclues gagnées dans ces circonstances. De même, il y aura des phases du processus de vente où il y a une plus grande chance de perdre la transaction. Ces phases pourraient entrer dans la catégorie des transactions Conclues perdues.
Les phases libellées comme Conclues gagnées et Conclues perdues seront listées sous les groupes gagnés et perdus sur la page des détails de l'enregistrement avec une icône pour une identification plus facile. Les phases gagnées sont affichées par une icône pouce vers le haut verte, tandis que les phases perdues sont indiquées par une icône pouce vers le bas rouge.

Vérifier les détails :
Une fenêtre contextuelle apparaît chaque fois que vous sélectionnez une phase marquée comme Conclue gagnée. Vous devez fournir certaines informations dans la fenêtre contextuelle « Vérifier les détails » afin de clôturer la transaction, gagnée ou perdue. Les détails incluant le montant, la date de clôture et la phase sont inclus dans la fenêtre contextuelle pour les victoires closes.
De plus, la fenêtre contextuelle pour la phase Conclue perdue inclut un champ appelé « Raison de la perte » où vous pouvez choisir pourquoi la transaction a été enregistrée comme une perte.


Seules les phases « Conclue perdue » contiennent le champ Raison de la perte. Dans la catégorie de transaction, « Conclue perdue face à la concurrence » et « Conclue perdue » sont les deux seules phases qui sont par défaut associées à « Conclue perdue » dans la catégorie de transaction. Les phases et le mappage peuvent être modifiés pour répondre à vos exigences spécifiques.
Considérez maintenant le fait de faire progresser un client à travers les phases de Conclue perdue vers les phases gagnées si un client qui a perdu une transaction souhaite réessayer. Pendant les phases gagnées, le champ raison de la perte restera masqué. Les données précédemment choisies pour la raison de la perte ne seront pas affichées si la transaction du client est perdue à nouveau. La raison peut changer à chaque fois, vous devez donc la sélectionner à nouveau dans le champ de liste de sélection.

 

Notes
 Remarques
  1. Le temps restant pour clôturer une transaction sera affiché par l'icône de l'horloge sur la page des détails de l'enregistrement. Ce calcul est basé sur la date de clôture de la transaction.
  2. Si vous souhaitez générer un rapport sur les transactions perdues, vous pouvez utiliser ce champ « Raison de la perte » pour générer des rapports plus précis.

Utilisation de la page Détails des transactions

Une fois que vous avez créé une transaction, vous pouvez afficher les détails de la transaction sur la page des détails de l'enregistrement. La page des détails d'une transaction présente les informations liées à la transaction – par exemple, les comptes et les contacts liés à la transaction, les activités, les remarques, les événements, les e-mails, et ainsi de suite – en un seul endroit.

Pour afficher la page des détails des comptes

  1. Cliquez sur le Transactions module.
  2. Cliquez sur la transaction souhaitée à partir de la vue Liste des transactions.
  3. Vous verrez la page des détails de la transaction.

Voici un aperçu rapide de la page des détails de la transaction :

  1. Basculer entre les Infos et Chronologie vues.
  • Infos - Affiche les listes connexes et les liens associés à la transaction
  • Chronologie - Affiche un historique des actions effectuées sur la page des détails de l'opportunité (au cours des six derniers mois).
  • Modifier - Vous permet de modifier l'enregistrement.
  • Icône Plus d'options - Affiche d'autres options que vous pouvez effectuer pour le compte.
  • Vue de carte de visite : Consultez les 5 principaux champs relatifs au compte. Vous pouvez personnaliser la vue de carte de visite  d'une opportunité.
  • Section Listes associées- Accédez à la liste associée souhaitée à partir de cette section. Vous pouvez ajouter une nouvelle liste associée ainsi qu'ajouter de nouvelles entrées à une liste associée existante à partir de cette section.

  • Section Mise à jour rapide de l'étape - Mettez à jour l'étape et la date de clôture d'une opportunité rapidement à l'aide de la section de mise à jour rapide de l'étape.
  • Consultez les informations associées telles que Action suivante et la détails du contact.

Filtrer les opportunités par catégorie

Vous pouvez filtrer les opportunités qui sont en cours, gagnées ou perdues en utilisant des filtres tels que « l'étape est gagnée », « l'étape est perdue » ou « l'étape est en cours » pour les trouver rapidement.

Par exemple, les étapes de négociation/examen et de proposition/devis de prix sont marquées dans la catégorie des opportunités en cours, donc en utilisant « l'étape est en cours », vous pouvez filtrer et voir les opportunités gagnées.



Associer les opportunités à d'autres enregistrements

Vous pouvez créer une vue à 360 degrés de l'opportunité pour afficher tous les détails associés, tels que les activités en cours, l'historique des activités terminées, les contacts, les produits, l'historique des étapes de vente, les pièces jointes et les notes.

Sur la page Détails de l'opportunité, vous pouvez mettre à jour les éléments suivants :

  • Historique des étapes de vente : Pour afficher l'historique de l'étape de vente
  • Concurrents : Pour associer des concurrents
  • Pièces jointes : Pour joindre des documents
  • Notes : Pour ajouter des notes
  • Activités en cours : Pour créer des Task et des événements
  • Activités terminées : Pour afficher les Task et les événements terminés
  • Produits : Pour ajouter des produits
  • Devis : Pour créer un devis pour les opportunités
  • Commandes client : Pour créer des commandes client pour l'opportunité
  • Rôles des contacts : Pour sélectionner les contacts associés
  • E-mails : Pour envoyer des e-mails au contact principal de l'opportunité
  • Dossiers : Pour créer des dossiers
Notes
Remarque
  1. Pour les utilisateurs qui ont activé le module complémentaire Zoho Mail - À partir d'une opportunité, si vous envoyez un e-mail au contact associé, l'e-mail sera associé et listé dans les Listes associées aux e-mails du contact.
  2. De plus, l'e-mail ne sera pas listé dans les E-mails envoyés à partir du CRM. Dans la liste déroulante, vous devez sélectionner le nom de l'utilisateur qui a envoyé les e-mails pour les afficher.
  3. Lorsque vous envoyez un e-mail en masse à partir d'opportunités, l'e-mail ne sera pas associé au contact associé.
  4. Veuillez noter que les prix unitaires des produits inclus dans une opportunité ne seront pas automatiquement additionnés et affichés dans le Montant champ.

    Cependant, vous pouvez créer un résumé de cumul pour le montant de la facture afin d'obtenir le coût total des articles achetés. Cela s'avère particulièrement utile puisque les produits joints peuvent ne pas nécessairement refléter ce qui a été réellement acheté.En savoir plus.

Associer les concurrents à l'opportunité

La plupart des entreprises préfèrent acheter des produits après avoir analysé différents fournisseurs. Si vous travaillez sur un marché très compétitif, où vos concurrents sont en concurrence directe avec vous pour remporter l'opportunité, il est toujours préférable de connaître à l'avance leurs points forts et leurs faiblesses afin de pouvoir proposer votre offre de manière plus efficace.

Cette fonctionnalité vous permet d'ajouter les points forts et les faiblesses du concurrent.

Pour associer des concurrents aux opportunités

  1. Cliquez sur l'onglet Opportunités.
  2. Sur la page Accueil Opportunités page, sélectionnez l'opportunité souhaitée.
  3. Sur la page Détails de l'opportunitépage, les détails des concurrents, le cas échéant, s'affichent.
    • Cliquez sur Nom du concurrent, Site web, Points forts, ou Points faibles pour trier l'ordre d'affichage des enregistrements.
    • Cliquez sur le lien Modifier ou Supprimer pour modifier ou supprimer l'enregistrement respectivement.
  4. Cliquez sur Nouveau et procédez comme suit :
    • Entrez le Nom du concurrent.
    • Entrez le site web.
    • Entrez le Points forts et les points faibles du concurrent dans les champs de texte respectifs.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Mapper les rôles des contacts

Lors de la prospection, vous devrez peut-être contacter différentes personnes (contacts) pour finaliser l'accord de vente. Il est toujours préférable de connaître le rôle du contact dans votre organisation prospect, afin d'avoir toujours la discussion appropriée avec la bonne personne. Par exemple, expliquer le prix et les remises du produit est toujours mieux avec le Responsable financier, tandis qu'expliquer les caractéristiques du produit est mieux avec le Responsable produit. Cette approche vous aide à négocier avec l'organisation prospect de manière plus efficace et à réduire le délai de vente.

Pour mapper les rôles des contacts

  1. Cliquez sur l'onglet Transactions.
  2. Dans la page d'accueil Transactions, sélectionnez la transaction requise.
  3. Dans la page Détails de la transaction , les détails des contacts, le cas échéant, s'affichent sous la section Rôles des contacts .
    • Cliquez sur Nom du contact , Téléphone , E-mail , ou Nom du rôle pour trier l'ordre d'affichage des enregistrements.
    • Cliquez sur le lien Supprimer pour supprimer l'enregistrement.
  4. Cliquez sur Ajouter un rôle de contact.
  5. Dans la Mapping des rôles des contacts page, pour chaque contact, sélectionnez le rôle dans la liste déroulante Rôle du contact.
  6. Cochez la ou les cases des contacts que vous souhaitez ajouter.
    Pour associer tous les contacts, cochez la case Sélectionner tout.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Configurer l'alerte Big Deal

Vous pouvez utiliser l'alerte Big Deal pour informer votre direction ou vos collègues d'une opportunité de conclure une grosse transaction que vous aimeriez partager avec eux. Parfois, les membres de la direction exécutive peuvent souhaiter connaître toutes les informations relatives à la grosse transaction bien à l'avance. Vous pouvez envoyer l'alerte Big Deal comme une notification par e-mail à tous les utilisateurs de Zoho CRM ou à des utilisateurs sélectionnés et à des collègues non enregistrés en tant qu'utilisateurs de Zoho CRM. Par défaut, une alerte Big Deal existe dans Zoho CRM que vous pouvez modifier et utiliser.

Configurer l'alerte de grosse affaire

  1. Cliquez sur Paramètres > Configuration > Automatisation > Workflow Rules.
  2. Dans la page Workflow Rules, sélectionnez Affaires dans la Liste des règles liste déroulante.
  3. Cliquez sur Règle de grosse affaire dans la liste des règles.
  4. Dans la Détails de la règle page, le critère par défaut est « Montant >= 1000 et probabilité = 100 ».
  5. Cliquez sur Modifiez pour modifier les Détails de la règle.
  6. Sous Actions > Actions immédiates les Alertes associées, les Task et les mises à jour de champs sont répertoriées.
    Vous pouvez les modifier selon vos besoins.
  7. Cliquez sur Enregistrez.

Configurer la liste de sélection des étapes commerciales

Pour ajouter ou modifier une valeur de liste de sélection

  1. Cliquez sur Configuration > Personnalisation > Champs > Affaires.
  2. Dans la liste des champs d'affaires, cliquez sur le Modifiez lien correspondant au champ Étape.
  3. Modifiez les détails existants, puis cliquez sur Enregistrez.