Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1

Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1



Beste Community leden,

Zoals jullie weten hebben we in Nederland een woningtekort. Een oplossing hiervoor is de hoogbouw. Echter, om de de hoogte in te gaan moet er ook voor de juiste faciliteiten in flats worden gezorgd. Problemen kunnen we allemaal wel bedenken: de afvoer raakt verstopt, de lift is defect of het warme water werkt niet. Om dit op te lossen hebben we verschillende mensen nodig: een elektricien, loodgieter, rioolservice.

We willen natuurlijk dat onze problemen zo snel mogelijk kunnen worden opgelost. Dit kan gemakkelijk gedaan worden door het proces uit te schrijven en dit te automatiseren. Aan de hand van een voorbeeld zullen we jullie uitleggen om het proces te automatiseren met Zoho Desk.

De Zalmhaventoren, het hoogste gebouw van Nederland, bevat maar liefst 256 appartementen. Stel dat de verlichting van verdieping 49 ineens niet meer werkt, je wilt dit zo snel mogelijk melden, zodat het gerepareerd kan worden. Dit kan door bijvoorbeeld op elke verdieping en elke kamer een specifieke QR code op te hangen. Door de QR code te scannen kun je je probleem melden en zal de desbetreffende partij een melding ontvangen, in dit geval de elektricien. De elektricien zal binnen 24 uur langskomen om het probleem op te lossen.

Hoe ziet dit er nou uit in Zoho Desk?
  1. Binnenkomst van probleem en toewijzing naar de juiste afdeling
  2. Melding naar de juiste persoon
  3. 24 uur de tijd om het probleem op te lossen anders een escalatie.
Zoho App Mapping


Vereisten


Aanbevolen applicatie van Zoho

Klacht invoer

Zoho Forms


Toewijzen van agenten en probleem escalatie


Zoho Desk



Deze use case kan worden opgelost door gebruik te maken van Zoho Forms en Zoho Desk, waarbij Zoho Forms kan worden gebruikt om het klachtenformulier te maken en Zoho Desk de verzamelplaats is voor alle klachten als tickets.



Het proces verloopt als volgt:
Een huurder scant de QR-code die beschikbaar is op elke verdieping van het gebouw om toegang te krijgen tot het klachtenformulier (dat is aangemaakt in Zoho Forms), om een klacht in te dienen. Zodra de huurder het formulier indient, wordt een ticket aangemaakt (in Zoho Desk) voor de klacht. Het aangemaakte ticket wordt toegewezen aan één van de medewerkers met behulp van de Round Robin toewijzingsregel. Zodra het ticket is toegewezen, ontvangen zowel de huurder als de medewerker aan wie het ticket is toegewezen een notificatie met relevante details. Vervolgens zal de medewerker het probleem aanpakken door de geschikte technici te sturen om het gemelde probleem op te lossen.


Er kan een eenvoudig formulier met alleen een naam en e-mailadres worden gemaakt of een complex formulier dat meerdere velden bevat om gedetailleerde informatie vast te leggen, zoals de problemen waarmee de huurder wordt geconfronteerd, de prioriteit van het probleem en enkele andere redenen kunnen ook gemakkelijk in Zoho Forms worden gemaakt.

Zoho Forms
Zoho Forms is een eenvoudig te gebruiken tool om formulieren te maken, zonder dat er downloads of installaties nodig zijn. Je kunt een formulier maken, delen en beginnen met het verzamelen van gegevens in slechts enkele minuten. Zoho Forms is toegankelijk vanaf laptops, tablets en mobiele telefoons.

Klachtenformulier maken in Zoho Forms



Met Zoho Forms kun je formulieren maken met een eenvoudige drag-and-drop optie.

- Begin met het geven van een formuliernaam (de gebruiker wordt doorgestuurd naar een formulierbouwpagina).
- Voeg de nodige velden toe om informatie van je huurders te verzamelen.
- Sla het formulier op.

Zoho Forms biedt kant-en-klare formulieren die geschikt zijn voor verschillende gelegenheden. Een nieuw formulier kan binnen enkele seconden worden gemaakt met behulp van deze sjablonen.

Klachtenformulier


Een URL en een QR-code worden gegenereerd voor het aangemaakte formulier onder het tabblad Delen, dat in een png-vorm kan worden gedownload. De gedownloade QR-code kan worden afgedrukt en op alle muren van elke verdieping van het appartement worden geplakt voor de huurders.


De volgende stap is het integreren van Zoho Forms met Zoho Desk. Dit lees je in de volgende Tips & Tricks van Zoho Desk.

    • Sticky Posts

    • Doe mee aan de Zoho Desk Meetup op 7 maart in Antwerpen

      Beste Community leden, Wij nodigen jullie graag uit voor de Community Meetup van Zoho Desk! Op 7 maart komen we bij elkaar in Antwerpen, samen met een klant en de Zoho Experts van Brainsolutions. Onze experts zullen een live demo presenteren en jouw vragen

    • Doe mee aan de Zoho Desk Meetup op 16 Februari in Utrecht

      Beste Community leden, Wij nodigen jullie graag uit voor de Community Meetup voor Zoho Desk! Op 16 februari komen we bij elkaar in Utrecht, samen met Fleetkennis en de Zoho Expert van Mobile XL. Onze experts zullen een live demo presenteren en jouw vragen

    • Wat is er nieuw in Zoho Desk 2023

      Beste Community leden, Hoeveel je ook van je klanten en je werk houdt, als klantenservice medewerker zul je zeker een aantal zware dagen tegenkomen. We hebben het dan over de dagen dat je een paar keer op de snooze-knop drukt, koffie morst op je favoriete

    • Tips & Tricks #10 Automatiseren met Zoho Desk Deel 2

      In deel 1 van het automatiseren met Zoho Desk las je een use case over een probleem in een appartementencomplex en hoe dit door gebruik te maken van Zoho Forms en Zoho Desk kan worden opgelost. In deel 2 lees je meer over het integreren van Zoho Forms

    • Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1

      Beste Community leden, Zoals jullie weten hebben we in Nederland een woningtekort. Een oplossing hiervoor is de hoogbouw. Echter, om de de hoogte in te gaan moet er ook voor de juiste faciliteiten in flats worden gezorgd. Problemen kunnen we allemaal

    • Recent Topics

    • How to display Motivator components in Zoho CRM home page ?

      Hello, I created KPI's, games and so but I want to be able to see my KPI's and my tasks at the same time. Is this possible to display Motivator components in Zoho CRM home page ? Has someone any idea ? Thanks for your help.

    • Introducing Record Summary: smarter insights at your fingertips

      Hello everyone, We’re excited to introduce the Record Summary feature. This powerful addition makes use of Zia to simplify how you interact with your CRM data, providing a seamless, consolidated view of critical record information. Scrolling through the

    • Account in Quick View Filter

      I have a report that I often run against a specific Account. Every time, I have to go into the edit menu and change the Advanced Filter. I would prefer to use the Quick View Filter, but it does not allow me to use the one and only field that makes any

    • Delegates should be able to delete expenses

      I understand the data integrity of this request. It would be nice if there was a toggle switch in the Policy setting that would allow a delegate to delete expenses from their managers account. Some managers here never touch their expense reports, and

    • Function #9: Copy attachments of Sales Order to Purchase Order on conversion

      This week, we have written a custom function that automatically copies the attachments uploaded for a sales order to the corresponding purchase order after you convert it. Here's how to configure it in your Zoho Books organization. Custom Function: Hit

    • Kaizen #8 - Handling Recurrence and Participants in the Events Module via API

      Hello everyone! We are back this week with an exciting post—Handling recurrence and participants in the Events module through API. First things first—What is the Events module? "Events" is a part of the Activities module in Zoho CRM.  An event is an activity that happens at a given place and time. You can find Events on the user's Zoho CRM's home page, Activities home page, Calendar, and in other related records. What are the types of Events? Events are of two types—Recurring and non-recurring events.

    • Marketer’s Space - Get Holiday-Ready with Zoho Campaigns

      Hello marketers, Welcome back to another post in Marketer’s Space! Q4 is packed with opportunities to connect with your audience - from Halloween, Black Friday, and Cyber Monday, to Thanksgiving, Christmas, and New Year. In this post, we’ll look at how

    • Personalized demo

      can I know more about the personalized demo we are construction company and

    • Can I collect email addresses in a form??

      Can I add new subscribers to my email list (hosted in FloDesk) when they check a box and add their email address on a Zoho form?

    • Zoho CRM Android app updates: Kiosk and multiple file upload support for subforms

      Hello everyone, We've rolled out new enhancements to the Zoho CRM Android app to bring better mobile CRM experience and efficiency. Let's take a quick look at what's new: Kiosk Multiple file uploads for subforms Kiosk Kiosk is a no-code tool in Zoho CRM

    • Alerts for mentions in comments

      We are testing the use of Writer internally and found that when a user is mentioned in a comment, there is no email alert for the mention. Is this something that's configurable, and if so, where can we enable this option?

    • Standard Payment Term is not pulled from account to quotation

      Hey Team There seems to be something off. I do have "Net 30" as my default payment term in Zoho Books for my customers. If, from the customer overview or quote section, I create a new Quotation, the payment terms field stays blank and doesn't get the

    • OAuth integration issues

      I'm experiencing persistent OAuth errors when trying to connect Make with Zoho API. I've tried multiple approaches but keep encountering the following issues: First error: 'Invalid Redirect Uri - Redirect URI passed does not match with the one configured'

    • Zoho Mail Android app update: Manage folders

      Hello everyone! In the latest version(v2.9) of the Zoho Mail Android app update, we have brought in support for an option to manage folders. You can now create, edit, and delete folders from within the mobile app. You can also manage folders for the POP

    • validation rules doesn't work in Blueprint when it is validated using function?

      I have tried to create a validation rule in the deal module. it works if I try to create a deal manually or if I try to update the empty field inside a deal. but when I try to update the field via the blueprint mandatory field, it seems the validation

    • Get Zoho Mail API working (including DRE Connector, Oauth Token, ZUID, ZOID & ACCOUNT_ID)

      Disclaimer: I’m not a professional coder! Do you need to use Zoho Mail API? Me too. It lets you do all sorts of things — like reading the complete header of an email, or forwarding an email with its attachments — which is what I wanted to do. But setting

    • Revenue Deferrals

      Does ZOHO books and subscriptions handle Revenue Deferrals?   

    • Can I make a website open inside Zoho whenever I log in?

      Hi Zoho Team, Every day, I check a few websites for updates, for example, Rojgar--result, where I see the latest government job results and notifications. I was wondering if there’s any option in Zoho to make a website like that open inside Zoho whenever

    • Zoho Analytics & SQL Server - Live connect

      Below are the steps I did Created a fresh database and table in my own virtual server Created a new data source connection with live connect I was able to select the tables and created the data source successfully I am getting the error when I try to

    • Kaizen #214 - Workflow APIs - Part 2

      Welcome back to another week of Kaizen! Last week, we discussed how Zylker Cloud Services used the Workflow APIs to discover and audit all the automations in their CRM, listing every workflow, checking triggers, and understanding their automation limits.

    • Playback and Management Enhancements for Zoho Quartz Recordings

      Hello Zoho Team, We hope you're all doing well. We would like to submit a feature request related to Zoho Quartz, the tool used to record and share browser sessions with Zoho Support. 🎯 Current Functionality As of now, Zoho Quartz allows users to record

    • Zoho CRM Community Digest - September P1 | 2025

      Hello Everyone! September's Here! Before we jump into product updates, and community highlights, here's a quick spotlight! Zoho has launched a Professional Sales Rep Certification course on Coursera, tailored for sales professionals to strengthen their

    • Upload my theme.

      Hello. I would like to upload my own theme, this one: https://themeforest.net/item/panagea-travel-and-tours-listings-template/21957086 Is it compatible and where I upload it? If not I will hire a developer, what do I have to ask when I search for one?

    • Product Updates in Zoho Workplace applications | September 2025

      Hello Workplace Community, Let’s take a look at the new features and enhancements that went live across all Workplace applications this September. Zoho Mail Attach email as EML file in Compose Effortlessly attach emails as EML file in Compose by simply

    • Vehicle Tracking

      we have GPS devices that installed on our vehicles, and we would like to know if it's possible to  get vehicle live location data from the GPS device To Zoho Creator App.   Thank You

    • 🤝 Rencontres, partage et inspiration au Zoho Community Meetup de novembre

      Chers utilisateurs, Bonne nouvelle 🎉 : notre Meetup Zoho Community approche, et nous serions ravis de vous y voir ! 📍 Toulouse : le 25 novembre 📍 Lyon : le 27 novembre (🎯 Il ne reste que quelques places !) Que vous soyez débutant ou utilisateur avancé,

    • Need Help Mapping GST Registration Number Field Between Zoho Books & Zoho CRM + Slow Sync Issues

      am facing an issue with field mapping between Zoho Books and Zoho CRM. I want to map the GST Registration Number field from the Customer module in Zoho Books to a custom GST field inside the Accounts module in Zoho CRM. However, I am getting a warning

    • Notification received when self-assigning tickets

      When I assign tickets in Zoho Desk the relevant agent gets a notification email. When assigning myself a ticket in Zoho Desk, I get a notification email. Now, as I am the person who assigned the ticket to myself, getting a notification in this regard

    • Nouveauté dans Zoho Writer - Création de documents et de modèles assistée par l'IA

      Zia, l’assistant IA de Zoho Writer, soutient les utilisateurs dans l’amélioration de leur écriture et la création de contenus : correction orthographique et grammaticale en temps réel, suggestions adaptées au contexte, détection du plagiat, révisions

    • Session Expired

      I constantly get "Session Expired" and need to relogin or close and open the application again. This gets really frustrating during the day. Is this something that can be solved? This really makes me want to leave the app as it is no go to need to reopen

    • Integrate your Outlook/ Office 365 inbox with Zoho CRM via Graph API

      Hello folks, In addition to the existing IMAP and POP options, you can now integrate your Outlook/Office 365 inbox with Zoho CRM via Graph API. Why did we add this option? Microsoft Graph API offers a single endpoint to access data from across Microsoft’s

    • Disable Buttons for Users with Profiles without permission

      Hey, I've noticed that users without permission of setting up things in the marketplace, can still see the icon: On a click, you see this: It would be way better, if they couldn't see this menu icon at all. (Aside from the fact that it completely misplaced

    • Mapping a new Ticket in Zoho Desk to an Account or Deal in Zoho CRM manually

      Is there any way for me to map an existing ticket in Zoho desk to an account or Deal within Zoho CRM? Sometimes people use different email to put in a ticket than the one that we have in the CRM, but it's still the same person. We would like to be able

    • Zoho Analytics - Make text clickable in underlying data

      Hi Community, I have a simple sales report based on a Invoice query table. I have included a link on to each invoice on the table and sent the Invoice number URL to the link. This works find in the query table, but when I click underlying data on the

    • Credit Management: #5 Advanced Refund Policy

      You're subscribed to a well-known SaaS design tool. You've used it to manage your team's projects, create marketing visuals, brochures, and so on. But your needs change over time. Your company may switch to another tool or hire an in-house designer who

    • Exported Slide Image Lacks Portion of the Background Image

      This does not always happen, but when I export (or "download") the rendered image of a slide, it sometimes lacks a portion of the background image. I created a sample slide deck to demonstrate it and shared it with the admins. It is also publicly available

    • How to create a Zoho Mail extension similar to Outlook's OnSend add-in?

      Hi, I want to create a Zoho Mail extension similar to Outlook’s OnSend add-in. The extension should: Let the user select headers and footers from a taskpane while composing an email. When the user clicks Send, the extension should: Automatically insert

    • Effective Inbox Organization: Folders vs Tags in Zoho Mail?

      I'm exploring the best ways to organize a busy inbox, especially when managing multiple clients or project using Zoho Mail. I’d love to know what works best for others: 1. Do you prefer **folders** (possibly with sub-folders) for each client or project?

    • Piss poor service in Support in Domains and email

      Srijith Narayanan B contacted me today. Very pleasant fellow. Just didn't want to tell him how bad your support service is. You help the person, but you leave before we can finish the next stage. Which causes a lot of frustration. It's been 8 days now

    • Zoho Mail android app update: Block & reject future emails, Report phishing, Spam alerts, Suspicious URL detection

      Hello everyone! In the most recent Zoho Mail Android app update, we have brought in support for the following features: Block & reject future emails Report Phishing Spam alerts in the mail details screen. Suspicious URL detection. Block & reject future

    • Next Page