वर्कलोड रिपोर्ट

वर्कलोड रिपोर्ट

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किसी भी प्रोजेक्ट प्रबंधन के लिए वर्कलोड का प्रबंधन महत्वपूर्ण है क्योंकि यह काम का सर्वोत्तम आवंटन सुनिश्चित करता है, प्रक्रिया दक्षता में सुधार करता है और बर्नआउट को कम करता है। Zoho Projects उपयोगकर्ताओं को एक वर्कलोड रिपोर्ट प्रदान करता है, जो प्रत्येक उपयोगकर्ता को आवंटित काम की मात्रा प्रदर्शित करता है। किसी उपयोगकर्ता के कार्य घंटे और छुट्टियों की गणना संबंधित व्यावसायिक घंटेके आधार पर की जाएगी। चार्ट पर रंग-कोडित विज्ञापन दर्शाते हैं कि उपयोगकर्ता अनआवंटित हैं, कम आवंटित हैं, अत्यधिक आवंटित हैं या इष्टतम रूप से आवंटित हैं।

सुविधा उपलब्धता
  1. ग्लोबल वर्कलोड रिपोर्ट: Enterprise और Ultimate प्लान
  2. प्रोजेक्ट वर्कलोड रिपोर्ट: Premium, Enterprise और Ultimate प्लान

उपयोग के मामले

निर्माण: यदि एक टीम सदस्य को किसी विशेष सप्ताह के दौरान कई Tasks निर्दिष्ट किए जाते हैं, तो रिपोर्ट एक दृश्य आवंटन प्रदर्शित करेगी। रिपोर्ट के आधार पर, प्रबंधक वर्कलोड रिपोर्ट से सीधे कम आवंटित टीम सदस्यों को Tasks निर्दिष्ट कर सकते हैं। 

सॉफ्टवेयर विकास/ IT: एक सपोर्ट प्रबंधक ग्राहकों द्वारा उठाए गए मुद्दों को गुणवत्ता विश्लेषक को निर्दिष्ट करता है ताकि मुद्दे की पहचान की जा सके। निर्दिष्ट करते समय, प्रबंधक जांच सकते हैं कि QA के पास कितना लोड है और उसके अनुसार उन्हें मुद्दे निर्दिष्ट कर सकते हैं।
 
ईवेंट प्लानर: आयोजक ईवेंट शुरू होने से पहले किए जाने वाले Tasks को निर्दिष्ट करते हैं। जब एक कार्यकर्ता अत्यधिक भरा हुआ होता है, तो काम समय पर पूरा नहीं किया जा सकता। इस वर्कलोड रिपोर्ट के साथ, आयोजक कार्यकर्ताओं को समान रूप से Tasks निर्दिष्ट कर सकते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि वे काम से अत्यधिक भरे न हों।

लाभ

  1. उपयोगकर्ता के वर्कलोड को दृष्टि से ट्रैक करें।
  2. रिपोर्ट से अन्य उपयोगकर्ताओं को Tasks आवंटित करके वर्कलोड को पुनः संतुलित करें।
  3. टाइमलाइन दृश्य से प्रारंभ और समाप्ति तारीख बदलें।
  4. Task के लिए कार्य घंटों को संपादित करें ताकि रिपोर्ट से आवंटन को अनुकूलित किया जा सके।
  5. रिपोर्ट से सीधे नए Tasks जोड़ें।

ग्लोबल वर्कलोड रिपोर्ट

  1. क्लिक करें Reports को बाएं नेविगेशन पैनल में।
  2. रिपोर्ट सिलेक्टर से चुनें।वर्कलोड रिपोर्ट
  3. रिपोर्ट को दिनों, सप्ताहों, या महीनोंके द्वारा देखने के लिए कैलेंडर पर क्लिक करें।
  4. Task Owner, Associated Teams, Profiles, या Roles के द्वारा वर्कलोड देखने के लिए एक विकल्प चुनें। Task पुनरावंटन केवल तब किया जा सकता है जब रिपोर्ट Task Owner के द्वारा समूहीकृत हो।

प्रोजेक्ट वर्कलोड रिपोर्ट

  1. एक प्रोजेक्ट पर जाएं और Reports को शीर्ष नेविगेशन बैंड में क्लिक करें।
  2. यदि Report टैब दृश्यमान नहीं है, तो More Tab आइकन () को क्लिक करें ताकि Reports तक पहुंचा जा सके।
  3. रिपोर्ट सिलेक्टर से चुनें।वर्कलोड रिपोर्ट को रिपोर्ट सिलेक्टर से चुनें।
  4. रिपोर्ट को दिनों, सप्ताहों, या महीनोंके द्वारा देखने के लिए कैलेंडर पर क्लिक करें।
  5. Task Owner, Associated Teams, Profiles, या Roles के द्वारा वर्कलोड देखने के लिए एक विकल्प चुनें।
    1. Task पुनरावंटन केवल तब किया जा सकता है जब रिपोर्ट Task Owner के द्वारा समूहीकृत हो।

कस्टम वर्कलोड रिपोर्ट

उपयोगकर्ता अपनी डेटा आवश्यकता से मेल खाने वाली रिपोर्ट देखने के लिए कस्टम वर्कलोड रिपोर्ट बना सकते हैं। कस्टम वर्कलोड रिपोर्ट मानदंड, समय अवधि, समूहीकरण और रिपोर्ट वरीयता के आधार पर बनाई जा सकती है।

Idea
एक संसाधन प्रबंधक जो 3 समवर्ती उत्पाद लॉन्च की देखरेख कर रहा है, उसे यह स्पष्ट चित्र चाहिए कि कार्य टीमों में कैसे वितरित है, लेकिन डिफ़ॉल्ट वर्कलोड दृश्य प्रबंधक द्वारा आवश्यक से अधिक डेटा खींचता है।
वह उत्पाद टीम के लिए फ़िल्टर किया गया एक कस्टम वर्कलोड रिपोर्ट बनाते हैं, जिसे वर्तमान समय अवधि के लिए सेट किया गया है, और निर्दिष्ट के द्वारा समूहीकृत है। फिर वह दृश्य को टीमों के बीच तुलना को जल्दी करने के लिए सेट करते हैं और इसे सहेजते हैं।


हर सप्ताह, अनुकूलित वर्कलोड रिपोर्ट बिल्कुल दिखाती है कि कौन अत्यधिक भरा हुआ है, किसके पास क्षमता है, और Task वितरण को कहां समायोजन की आवश्यकता है, बिना ऐसे डेटा को स्कैन किए जो उसकी टीम से संबंधित नहीं है। जब एक नया प्रोजेक्ट जोड़ा जाता है, तो वह रिपोर्ट को डुप्लिकेट करते हैं, मानदंड को समायोजित करते हैं, और मैनुअल फ़िल्टरिंग या शुरुआत से रिपोर्ट को दोबारा बनाए बिना कुछ मिनटों में एक कार्यशील दृश्य प्राप्त करते हैं।

ग्लोबल कस्टम वर्कलोड रिपोर्ट बनाएं

  1. बाएं नेविगेशन पैनल में "Reports" पर जाएं और Workload Report टैब चुनें।
  2. दृश्य ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें और दृश्य ड्रॉप-डाउन के निचले भाग पर Create Workload Report बटन चुनें।
  3. नाम और विवरण जैसे विवरण दर्ज करें।
  4. Custom View का प्रकार/ शैली चुनें।
  5. मानदंड, समय अवधि, समूहीकरण और रिपोर्ट वरीयता जोड़ें।
  6. कस्टम वर्कलोड रिपोर्ट को सभी या विशेष उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करने के लिए Share Workload Report with others Users बॉक्स को चेक करें।
  7. कस्टम रिपोर्ट के लिए एक्सेसिबिलिटी चुनें और Saveके द्वारा देखने के लिए कैलेंडर पर क्लिक करें।

प्रोजेक्ट कस्टम रिपोर्ट बनाएं

  1. अपने प्रोजेक्ट > Reports टैब पर जाएं।
  2. दृश्य ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें और दृश्य ड्रॉप-डाउन के निचले भाग पर Create Workload Report बटन चुनें।
  3. नाम और विवरण जैसे विवरण दर्ज करें।
  4. Custom View का प्रकार/ शैली चुनें।
  5. मानदंड, समय अवधि, समूहीकरण और रिपोर्ट वरीयता जोड़ें।
  6. कस्टम वर्कलोड रिपोर्ट को सभी या विशेष उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करने के लिए Share Workload Report with others Users बॉक्स को चेक करें।
  7. कस्टम रिपोर्ट के लिए एक्सेसिबिलिटी चुनें और Save पर क्लिक करें।

Workload Report View को प्रबंधित करें

  1. Workload Report को देखने के लिए Predefined Views, My Custom Views और Shared view (आपके साथ साझा किया गया कस्टम view) में से चुनें।
  2. क्लिक करें view के नाम के बगल में और Set as default view चुनें ताकि आप हर बार workload report देखते समय इस पर पहुंचें।
  3. क्लिक करें view के नाम के बगल में इसे favorite views में जोड़ने के लिए और इसे view सूची के शीर्ष पर ले जाने के लिए। Favorite view, view drop-down के शीर्ष पर दिखाई देता है जो आसान दृश्यता और तेजी से एक्सेस में मदद करता है।
  4. क्लिक करें Group By और अपने report view को चुने गए मान के अनुसार समूहित करने के लिए drop-down से फील्ड चुनें।

Edit

  1. view drop-down में कस्टम workload report के ऊपर होवर करें और क्लिक करें ।
  2. चुनें Edit।
  3. फॉर्म में view के लिए परिवर्तन करें और क्लिक करें Save।
  4. क्लिक करें Save as new एक नई कस्टम workload report बनाने के लिए।

Delete

  1. view drop-down में कस्टम workload report के ऊपर होवर करें और क्लिक करें ।
  2. चुनें Delete।
  3. अपनी कार्रवाई की पुष्टि करें और क्लिक करें Delete।

Clone

  1. view drop-down में उस कस्टम workload report के ऊपर होवर करें जिसे आप क्लोन करना चाहते हैं और क्लिक करें ।
  2. चुनें Clone।
  3. यदि आवश्यक हो तो विवरण अपडेट करें और क्लिक करें Save।

Workload Charts

Workload को Bar, Heatmap या Timeline के रूप में देखा जा सकता है।


Workload Bar View

Bar view समय सारणी के साथ बार के रूप में आवंटन को प्रदर्शित करता है।
  1. एक प्रोजेक्ट पर जाएं और शीर्ष नेविगेशन पट्टी में Reports पर क्लिक करें।
    1. यदि Report tab दिखाई नहीं दे रहा है, तो More Tab icon पर क्लिक करें () Reports को एक्सेस करने के लिए।
  2. चुनें Workload Report report selector से।
  3. चार्ट का प्रकार चुनें Bar।
  4. आवंटन देखने के लिए बार के ऊपर होवर करें।
  5. उपयोगकर्ता के बगल में बार के ऊपर होवर करें और एक नया Task बनाने और निर्दिष्ट करने के लिए + चिह्न पर क्लिक करें।
  6. व्यक्तिगत Tasks और उनके आवंटन को विस्तारित करने के लिए किसी उपयोगकर्ता पर क्लिक करें।
  7. Task के ऊपर होवर करें और क्लिक करें एक उपयोगकर्ता को निर्दिष्ट करने के लिए।
  8. Task के ऊपर होवर करें और क्लिक करें , फिर assignee को अपडेट करने के लिए Task को दूसरे उपयोगकर्ता पर खींचें और छोड़ें।
  9. Task के अंत के ऊपर होवर करें और अनुसूची को बढ़ाने के लिए Task बार पर तीर को खींचें।
    1. Task अनुसूची में परिवर्तन केवल Days view में किए जा सकते हैं।
  10. Task अनुसूची को बदलने के लिए Task बार को किसी भी तारीख पर खींचें और छोड़ें।
  11. क्लिक करें चार्ट को पूर्ण स्क्रीन में खोलने के लिए।
  12. क्लिक करें विभिन्न प्रारूपों में Tasks को देखने के विकल्प दिखाने और चुनने के लिए Display Options।
    1. Task Expanded View Style
      1. Gantt: किसी उपयोगकर्ता पर क्लिक करने पर व्यक्तिगत Tasks को Gantt के रूप में प्रदर्शित करता है
      2. Timeline: किसी उपयोगकर्ता पर क्लिक करने पर व्यक्तिगत Tasks को timeline के रूप में प्रदर्शित करता है
    2. Show Options
      1. Title: timeline विस्तारित view में Task title को देखें
      2. Project Name: timeline विस्तारित view में प्रोजेक्ट का नाम देखें
    3. डेटा लेबल
      1. कोई लेजेंड नहीं: चार्ट पर कोई संख्यात्मक डेटा प्रदर्शित नहीं होता है
      2. आवंटित घंटे: चार्ट पर आवंटित घंटे प्रदर्शित करता है
      3. आवंटित प्रतिशत: चार्ट पर आवंटन प्रतिशत प्रदर्शित करता है
      4. उपलब्ध घंटे: किसी उपयोगकर्ता के लिए उपलब्ध घंटे प्रदर्शित करता है
      5. उपलब्ध प्रतिशत: उपयोगकर्ता की उपलब्धता को प्रतिशत के रूप में प्रदर्शित करता है
  13. क्लिक करें चार्ट के लिए लेजेंड देखने के लिए।

वर्कलोड हीटमैप

यह दृश्य वर्कलोड को हीटमैप के रूप में प्रदर्शित करता है।
  1. किसी प्रोजेक्ट पर जाएं और शीर्ष नेविगेशन बैंड में Reports पर क्लिक करें।
    1. यदि Report टैब दृश्यमान नहीं है, तो More Tab आइकन () पर क्लिक करें Reports तक पहुंचने के लिए।
  2. चुनें Workload Report रिपोर्ट सिलेक्टर से।
  3. इस पर नेविगेट करें Workload Report जैसा कि ऊपर के चरणों में बताया गया है।
  4. चार्ट प्रकार को इस रूप में चुनें Heatmap।
  5. वर्कलोड का एक समेकित दृश्य देखें।
  6. आवंटन देखने के लिए बार के ऊपर माउस ले जाएं।
  7. उपयोगकर्ता के आगे बार पर माउस ले जाएं और एक नया Task बनाने और निर्दिष्ट करने के लिए + चिह्न पर क्लिक करें।
  8. Task के अंत पर माउस ले जाएं और शेड्यूल को बढ़ाने के लिए Task बार पर तीर को खींचें।
  9. Task शेड्यूल बदलने के लिए Task बार को किसी भी तारीख पर खींचकर छोड़ें।
    1. Task शेड्यूल में परिवर्तन केवल Days दृश्य में किए जा सकते हैं।
  10. व्यक्तिगत Tasks और उनके आवंटन को देखने के लिए किसी उपयोगकर्ता पर क्लिक करें।
  11. Task पर माउस ले जाएं और क्लिक करें , फिर Task को किसी अन्य उपयोगकर्ता पर खींचकर छोड़ें निर्दिष्ट करने वाले को अपडेट करने के लिए।
  12. Task पर माउस ले जाएं और क्लिक करें किसी उपयोगकर्ता को निर्दिष्ट करने के लिए।
  13. क्लिक करें चार्ट को पूर्ण स्क्रीन में खोलने के लिए।
  14. क्लिक करें Tasks को विभिन्न प्रारूपों में देखने और प्रदर्शन विकल्पों को चुनने के विकल्पों को दिखाने के लिए।
    1. Task विस्तारित दृश्य शैली
      1. Gantt: किसी उपयोगकर्ता पर क्लिक करने पर व्यक्तिगत Tasks को Gantt के रूप में प्रदर्शित करता है
      2. Timeline: किसी उपयोगकर्ता पर क्लिक करने पर व्यक्तिगत Tasks को टाइमलाइन के रूप में प्रदर्शित करता है
    2. विकल्प दिखाएं
      1. शीर्षक: टाइमलाइन विस्तारित दृश्य में Task शीर्षक देखें
      2. प्रोजेक्ट का नाम: टाइमलाइन विस्तारित दृश्य में प्रोजेक्ट का नाम देखें

    3. डेटा लेबल
      1. कोई लेजेंड नहीं: चार्ट पर कोई संख्यात्मक डेटा प्रदर्शित नहीं होता है
      2. आवंटित घंटे: चार्ट पर आवंटित घंटे प्रदर्शित करता है
      3. आवंटित प्रतिशत: चार्ट पर आवंटन प्रतिशत प्रदर्शित करता है
      4. उपलब्ध घंटे: किसी उपयोगकर्ता के लिए उपलब्ध घंटे प्रदर्शित करता है
      5. उपलब्ध प्रतिशत: उपयोगकर्ता की उपलब्धता को प्रतिशत के रूप में प्रदर्शित करता है
  15. क्लिक करें चार्ट के लिए लेजेंड देखने के लिए।

वर्कलोड टाइमलाइन

चार्ट पर वर्कलोड को टाइमलाइन के रूप में देखें।
  1. किसी प्रोजेक्ट पर जाएं और शीर्ष नेविगेशन बैंड में Reports पर क्लिक करें।
    1. यदि Report टैब दृश्यमान नहीं है, तो More Tab आइकन () पर क्लिक करें Reports तक पहुंचने के लिए।
  2. चुनें Workload Report रिपोर्ट सिलेक्टर से।
  3. इस पर नेविगेट करें Workload Report जैसा कि ऊपर के चरणों में बताया गया है।
  4. चार्ट प्रकार को इस रूप में चुनें टाइमलाइन।

  5. उपयोगकर्ता के नाम के विरुद्ध सभी Tasks को टाइमलाइन के रूप में देखें।
  6. Task पर माउस ले जाएं और क्लिक करें , फिर Task को किसी अन्य उपयोगकर्ता पर खींचकर छोड़ें निर्दिष्ट करने वाले को अपडेट करने के लिए।
  7. Task पर माउस ले जाएं और क्लिक करें किसी उपयोगकर्ता को निर्दिष्ट करने के लिए।
  8. Task के अंत के किसी भी ओर पर माउस ले जाएं और शेड्यूल को समायोजित करने के लिए Task बार पर तीर को खींचें।
  9. Task शेड्यूल बदलने के लिए Task बार को किसी भी तारीख पर खींचकर छोड़ें।
    1. Task शेड्यूल में परिवर्तन केवल Days दृश्य में किए जा सकते हैं।
  10. Task विवरण पृष्ठ तक पहुंचने और कार्य घंटों को संपादित करने के लिए Task की टाइमलाइन पर माउस ले जाएं।
  11. क्लिक करें चार्ट को पूर्ण स्क्रीन में खोलने के लिए।
  12. क्लिक करें विभिन्न प्रारूपों में Task को देखने के विकल्पों को दिखाने और प्रदर्शन विकल्पों को चुनने के लिए।
    1. विकल्पों को दिखाएं
      1. शीर्षक: टाइमलाइन विस्तारित दृश्य में Task का शीर्षक देखें
      2. प्रोजेक्ट का नाम: टाइमलाइन विस्तारित दृश्य में प्रोजेक्ट का नाम देखें

फ़िल्टर

Workload रिपोर्ट को सभी दृश्यों से सटीक और प्रासंगिक डेटा देखने के लिए फ़िल्टर किया जा सकता है।
  1. किसी प्रोजेक्ट पर जाएं और शीर्ष नेविगेशन बैंड में Reports पर क्लिक करें।
    1. यदि Report टैब दृश्यमान नहीं है, तो More Tab आइकन पर क्लिक करें () Reports तक पहुंचने के लिए।
  2. चुनें Workload Report रिपोर्ट चयनकर्ता से।
  3. फ़िल्टर आइकन पर क्लिक करें ऊपरी दाएं कोने में।
  4. प्रासंगिक फ़िल्टर चुनें, फिर क्लिक करें खोजें।
  5. रिपोर्ट डेटा को फ़िल्टर करेगी और प्रासंगिक जानकारी प्रदर्शित करेगी।

निर्यात करें

  1. पर जाएं Workload Report और क्लिक करें ऊपरी दाएं कोने में।
  2. क्लिक करें PDF में निर्यात करें।
  3. फ़ाइल को एन्क्रिप्ट करना है या नहीं, यह चुनें।
  4. यदि आप फ़ाइल को एन्क्रिप्ट करना चुनते हैं, तो अपना पासवर्ड दर्ज करें और क्लिक करें ठीक है।
अन्य जानकारी
Portal स्तर की रिपोर्टें
प्रोजेक्ट स्तर की रिपोर्टें