प्रोजेक्ट प्रबंधन में संचार की महत्वपूर्ण भूमिका है। व्यावहारिक रूप से प्रभावी संचार के लिए व्यावसायिक दुनिया में ईमेल काफी उपयोगी बन गए हैं। Zoho Projects इस बात को बहुत अच्छी तरह समझता है और यह प्रदान करता है ईमेल टेम्पलेट स्वचालित ईमेल को अपनी आवश्यकता के अनुसार कस्टमाइज़ करने के लिए। ईमेल टेम्पलेट, आप विभिन्न घटनाओं के लिए सूचना ईमेल संरचना को कस्टमाइज़ कर सकते हैं अर्थात जब कोई समस्या बनाई जाती है, अपडेट की जाती है, हटाई जाती है आदि। आप ईमेल टेम्पलेट को किसी भी सूचना घटना या एक SLA से संबद्ध कर सकते हैं।

सुविधा उपलब्धता: Enterprise प्लान

  नया ईमेल टेम्पलेट बनाएं

1. क्लिक करें शीर्ष नेविगेशन पैनल में और Issue Tracker पर क्लिक करें।
   
2. चुनें Email Template।
   
3. ड्रॉप-डाउन से एक प्रोजेक्ट चुनें और क्लिक करें Add Email Template।
   
4. में Add Email Template पृष्ठ पर, सभी फ़ील्ड निर्दिष्ट करें।
   
5. Name और Subject अनिवार्य फ़ील्ड हैं। subject का उपयोग सूचना ईमेल के विषय के रूप में किया जाता है और संपादक में टाइप किया गया संदेश क्रमशः मेल सामग्री के रूप में उपयोग किया जाता है।
   
   
   
6. क्लिक करें Insert Placeholder समस्या से संबंधित मुख्य जानकारी के लिए प्लेसहोल्डर डालने के लिए जैसे Issue Key, Issue Title, Assignee, Escalation Level, आदि,
   
7. आप आवश्यकता पड़ने पर अपनी सामग्री के साथ प्लेसहोल्डर डाल सकते हैं Subject फ़ील्ड और मेल सामग्री पाठ क्षेत्र में।
   
8. जब आप प्लेसहोल्डर डालते हैं तो आप डिफ़ॉल्ट फ़ील्ड या कस्टम फ़ील्ड का उपयोग कर सकते हैं।
   
9. क्लिक करें Save पर क्लिक करके आगे बढ़ें।
   

  एक ईमेल टेम्पलेट को एक समस्या सूचना से संबद्ध करें

1. क्लिक करें शीर्ष नेविगेशन पैनल में क्लिक करें।
   
2. पर जाएं Issue Tracker > Notifications।
   
3. ड्रॉप-डाउन से एक प्रोजेक्ट चुनें।
4. एक सूचना मानदंड चुनें और ड्रॉप-डाउन से मौजूदा ईमेल टेम्पलेट में से एक चुनें। अन्यथा, Create New Email template लिंक पर क्लिक करें ताकि इस घटना के लिए एक नया ईमेल टेम्पलेट बनाया जा सके।
   
5. निर्दिष्ट करें Notify to फ़ील्ड को आवश्यक मानों के साथ।
   
   • आप सूचित करने के लिए एक से अधिक व्यक्ति का चयन कर सकते हैं। अर्थात आप Assignee, Reporter, Project Owner, या Users खंड से प्रोजेक्ट के किसी भी उपयोगकर्ता को चुन सकते हैं, या User Picklists खंड से किसी भी उपयोगकर्ता को चुन सकते हैं।
     
6. क्लिक करें Save पर क्लिक करके आगे बढ़ें। और जानें समस्या सूचनाओं के बारे में।
   

आप एक ईमेल टेम्पलेट को एक SLA से भी संबद्ध कर सकते हैं। और जानें।

  एक ईमेल टेम्पलेट को संपादित करें / हटाएं

1. पर जाएं > Issue Tracker > Email Templates.
   
2. ड्रॉप-डाउन से एक प्रोजेक्ट चुनें
3. आवश्यक Email Template के ऊपर माउस ले जाएं और क्लिक करें .
   
4. चुनें संपादित करें या हटाएं.
   
5. आवश्यक फ़ील्ड अपडेट करें और Save पर क्लिक करें या हटाने की पुष्टि करें।
   

• Email Template की मेल सामग्री अनुमति देती है 32000 वर्ण.
  
• Inline छवियों को मेल सामग्री में अपलोड किया जा सकता है जबकि वीडियो को Email Template में एम्बेड नहीं किया जा सकता है। हालांकि, आप अपने वीडियो को Email Template में लिंक कर सकते हैं।
  
• यदि कोई संबंधित Email Template हटाया जाता है, तो डिफ़ॉल्ट Email Template का उपयोग Issue Notifications और SLAs के लिए किया जाएगा।
  
• यदि किसी हटाए गए Custom Field का placeholder किसी Email Template में मौजूद है, तो वह किसी डिफ़ॉल्ट फ़ील्ड द्वारा प्रतिस्थापित नहीं किया जाएगा।
  
• Action Performer placeholder उस उपयोगकर्ता का प्रतिनिधित्व करता है जो कार्रवाई करता है। अर्थात्, वह व्यक्ति जो समस्या की रिपोर्ट करता है, समस्या की स्थिति अपडेट करता है आदि।
  
• SLA की escalation मेलों में, Action Performer placeholder को प्रोजेक्ट स्वामी के नाम से प्रतिस्थापित किया जाता है।