टाइमशीट

टाइमशीट

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टाइमशीट समय लॉग का एक संग्रह है जो समीक्षा और अनुमोदन के लिए एक साथ समूहीकृत होता है। आप एक विशिष्ट समय अवधि के लिए टाइमशीट बना सकते हैं और उसमें समय लॉग जोड़ सकते हैं, या मौजूदा समय लॉग को टाइमशीट में समूहीकृत कर सकते हैं।

टाइमशीट उपलब्ध होती है जब Time Log Approval सक्षम है और Approval Based on को सेट किया गया हो Timesheet में Portal Configuration > Task & Timesheet।

Notes
टाइमशीट 31 दिनों तक की अवधि को कवर कर सकती है।

आपको टाइमशीट का उपयोग कब करना चाहिए?

टाइमशीट का उपयोग तब करें जब आप अनुमोदन के लिए एक साथ कई समय लॉग सबमिट करना चाहते हैं। आप टाइमशीट बना सकते हैं और उसमें समय प्रविष्टियाँ जोड़ सकते हैं, या पहले से रिकॉर्ड किए गए समय लॉग का चयन कर सकते हैं और उन्हें टाइमशीट में समूहीकृत कर सकते हैं।

समय लॉग और टाइमशीट कैसे एक साथ काम करती हैं

समय लॉग किसी उपयोगकर्ता द्वारा Task, समस्या, या सामान्य गतिविधि पर व्यतीत समय को दर्ज करता है। टाइमशीट एक चयनित अवधि के लिए समय लॉग को समूहीकृत करती है ताकि उन्हें एक साथ समीक्षा और अनुमोदन के लिए सबमिट किया जा सके।

टाइमशीट बनाएँ

आप निम्नलिखित तरीकों में से किसी एक तरीके से टाइमशीट बना सकते हैं:

नई टाइमशीट बनाएँ

  1. क्लिक करें टाइमशीट बाएँ नेविगेशन पैनल में।
  2. क्लिक करें Create Timesheet शीर्ष-दाएँ कोने में।
  3. में Create Timesheet फॉर्म में, Time Period को चुनें, Log Users को चुनें, और एक या अधिक Projects को टाइमशीट में शामिल करने के लिए चुनें। आप Customer और Billing Type।
    1. Multi-project Timesheet: विभिन्न प्रोजेक्ट से समय लॉग को एक ही टाइमशीट में शामिल करने के लिए कई प्रोजेक्ट चुनें।
    2. Multi-user Timesheet: उनके समय लॉग को एक ही टाइमशीट में शामिल करने के लिए कई लॉग उपयोगकर्ता चुनें। कई लॉग उपयोगकर्ता को तभी चुना जा सकता है जब Portal Configuration > Task & Timesheet में Multi-user Timesheet सक्षम हो।
  4. एक या अधिक Projects को टाइमशीट में शामिल करने के लिए चुनें। आप Customer और Billing Type।
    Info
    Multi User Timesheet और Multi Project Timesheet केवल Ultimate Plan में उपलब्ध है।
    प्रति टाइमशीट अधिकतम 50 उपयोगकर्ता जोड़े जा सकते हैं।
    आप कई लॉग उपयोगकर्ता को तभी चुन सकते हैं जब Multi-user Timesheet  सेटिंग सक्षम हो।
  1. क्लिक करें बनाएँ। एक ड्राफ्ट टाइमशीट चयनित समय अवधि, उपयोगकर्ता, और प्रोजेक्ट के साथ बनाई जाती है।
  2. एक Timesheet Name।
  3. को चुनें Project और User, और प्रत्येक दिन के लिए दर्ज घंटे दर्ज करें।
    1. ऐसे समय के लिए जो किसी विशिष्ट Task या समस्या से संबंधित नहीं है, आप एक सामान्य प्रविष्टि जोड़ सकते हैं। सामान्य प्रविष्टि विकल्प पर क्लिक करें ( ) ड्रॉप-डाउन फ़ील्ड में, सामान्य लॉग नाम दर्ज करें, और प्रत्येक दिन के लिए समय दर्ज करें।

    2. क्लिक करें Add Row और अधिक प्रविष्टियाँ जोड़ने के लिए।
  4. क्लिक करें Save as Draft को बाद में परिवर्तन के लिए सहेजने के लिए, या क्लिक करें Send for Approval इसे सबमिट करने के लिए।
जमा करने के बाद, Timesheet कॉन्फ़िगर किए गए अनुमोदन प्रक्रिया।

या

मौजूदा Time Logs को Timesheet में समूहित करें

इस विकल्प का उपयोग तब करें जब आप पहले से ही उन समय लॉग को रिकॉर्ड कर चुके हों जिन्हें आप एक साथ जमा करना चाहते हैं।
  1. क्लिक करें Time Logs को बाईं ओर की नेविगेशन पैनल में देखें।
  2. दृश्य ड्रॉप-डाउन से, List को चुनें।
  3. उन समय लॉग को चुनें जिन्हें आप Timesheet में शामिल करना चाहते हैं।
  4. क्लिक करें Timesheet बनाएँ।
  5. चयनित समय लॉग के साथ एक ड्राफ़्ट Timesheet बनाया जाता है।
  6. एक Timesheet Name।
  7. क्लिक करें ड्राफ़्ट के रूप में सहेजें इसे बाद के परिवर्तनों के लिए सहेजने के लिए, या अनुमोदन के लिए भेजें इसे जमा करने के लिए क्लिक करें।

Timesheet कॉन्फ़िगर किए गए अनुमोदन प्रक्रिया को जमा करने के बाद अनुसरण करता है।

Timesheet अनुमतियाँ

Timesheet क्रियाओं को आपकी उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल को निर्दिष्ट की गई अनुमतियों द्वारा नियंत्रित किया जाता है।

Timesheet अनुमतियों में शामिल हैं View, Add, Edit, Delete, और Approve। अनुमति के आधार पर, पहुंच केवल उन Timesheets तक सीमित की जा सकती है जिन्हें उपयोगकर्ता के पास हो।

उदाहरण के लिए, एक उपयोगकर्ता को सभी Timesheets को देखने की अनुमति दी जा सकती है लेकिन केवल अपने स्वयं के Timesheets को संपादित या हटाने की अनुमति दी जा सकती है।
Notes
जिन उपयोगकर्ताओं के पास Timesheet Approval अनुमति है, वे अनुमोदन-संबंधित विकल्पों तक पहुंच सकते हैं।
Notes
कोई क्रिया करने की आपकी क्षमता Timesheet की स्थिति पर भी निर्भर करती है। उदाहरण के लिए, एक निर्माता Timesheet को संपादित नहीं कर सकता जब यह एक ऐसी स्थिति तक पहुंच गया हो जो संपादन की अनुमति नहीं देती।


Timesheet संपादित करें

आप Timesheet को संपादित कर सकते हैं यदि:

  • आप Timesheet के निर्माता हैं।
  • Timesheet निम्नलिखित में है Draft, Rejected, या Recalled स्थिति।
  1. क्लिक करें Timesheets को बाईं ओर की नेविगेशन पैनल में देखें।
  2. इसके विवरण पृष्ठ को खोलने के लिए Timesheet पर क्लिक करें।
  3. आवश्यक परिवर्तन करें।
  4. क्लिक करें ड्राफ़्ट के रूप में सहेजें या अनुमोदन के लिए भेजें।

अनुमोदक के रूप में समय लॉग संपादित करें

  1. यदि आप वर्तमान अनुमोदक हैं और Allow Approver to Edit Time Logs सक्षम है, तो आप Timesheet की समीक्षा करते समय समय लॉग को संपादित कर सकते हैं।
  1. एक अनुमोदक के रूप में, आप समय लॉग को संपादित कर सकते हैं लेकिन Timesheet के विवरण जैसे कि Timesheet Name, Project, Customer, Time Period, और Billing Type।

Timesheet को स्वीकृति दें

अनुमोदक Timesheets अनुभाग या My Approvals से Timesheets की समीक्षा कर सकते हैं और स्वीकृति दे सकते हैं।
  1. क्लिक करें Timesheets या My Approvals को बाईं ओर की नेविगेशन पैनल में देखें।
  2. इसके विवरण पृष्ठ को खोलने के लिए Timesheet पर क्लिक करें और फिर Approve।
या
  1. सूची में Timesheet पर माउस ले जाएँ और More > Approve।
  2. Timesheet को कॉन्फ़िगर किए गए अनुमोदन नियम के अनुसार संसाधित किया जाता है। यदि अनुमोदन के कई स्तर कॉन्फ़िगर किए गए हैं, तो यह अनुमोदन प्रक्रिया के आधार पर उन स्तरों के माध्यम से आगे बढ़ता है।
Notes
जिन उपयोगकर्ताओं के पास Timesheet Approval अनुमति है, वे इस टैब तक पहुंच सकते हैं।


Timesheet को अस्वीकार करना

Approver Timesheet को अस्वीकार कर सकते हैं जब परिवर्तन की आवश्यकता हो या दर्ज किए गए समय को सही किया जाना हो। केवल निर्दिष्ट Approver ही Timesheet को अस्वीकार कर सकता है।
  1. क्लिक करें Timesheets या My Approvals बाईं नेविगेशन पैनल में।
  2. विवरण पृष्ठ खोलने के लिए Timesheet पर क्लिक करें और Reject।
    या
  3. Timesheet के ऊपर माउस ले जाएँ और क्लिक करें > Reject।
  4. अस्वीकार करने का कारण समझाते हुए अपनी टिप्पणियाँ दर्ज करें।
  5. क्लिक करें Reject पुष्टि करने के लिए।
निर्माता तब अस्वीकृत Timesheet को संपादित कर सकता है, आवश्यक सुधार कर सकता है, और इसे पुनः अनुमोदन के लिए प्रस्तुत कर सकता है।

Timesheet को वापस लेना

उपयोगकर्ता केवल Pending स्थिति में है ऐसे Timesheet को वापस ले सकते हैं ताकि सुधार किए जा सकें और इसे दुबारा प्रस्तुत किया जा सके। केवल वह उपयोगकर्ता जिसने Timesheet बनाया है, इसे वापस ले सकता है।
  1. क्लिक करें Timesheets बाईं नेविगेशन पैनल में।
  2. विवरण पृष्ठ खोलने के लिए Pending Timesheet पर क्लिक करें।
  3. क्लिक करें Recall Timesheet पृष्ठ के निचले भाग में।
  4. उपयोगकर्ता तब Timesheet को संपादित कर सकता है, इसे ड्राफ़्ट के रूप में सहेज सकता है, या इसे पुनः अनुमोदन के लिए भेज सकता है।
Info
यदि Notify Approvers on Recalling Timesheets सक्षम है, तो लागू Approver को सूचित किया जाता है जब Timesheet को वापस लिया जाता है।

Timesheet को फ़िल्टर करना

Timesheet विवरणों के आधार पर Timesheet खोजने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करें।
  1. क्लिक करें Timesheets बाईं नेविगेशन पैनल में।
  2. फ़िल्टर आइकन पर क्लिक करें और फ़िल्टर शर्तें चुनें।
  3. क्लिक करें खोजें।
    1. फ़िल्टर हटाने के लिए, क्लिक करें Clear Filter।

Timesheet को एक्सपोर्ट करना

आप Timesheet को XLSX प्रारूप में एक्सपोर्ट कर सकते हैं ताकि इसके दर्ज किए गए समय और Timesheet विवरणों को दूसरों के साथ साझा किया जा सके।
  1. टीमों में साझा करने के लिए Timesheet को एक फ़ाइल के रूप में एक्सपोर्ट करें।
  2. क्लिक करें Timesheets बाईं नेविगेशन पैनल में।
  3. विवरण पृष्ठ खोलने के लिए Timesheet पर क्लिक करें।
  4. क्लिक करें ऊपर दाईं ओर के कोने में > Export Timesheet।

Timesheet को प्रबंधित करना

  1. क्लिक करें Timesheets बाईं नेविगेशन पैनल में।
  2. ऊपर बाईं ओर के ड्रॉप-डाउन का उपयोग करके निम्नलिखित जैसी श्रेणियों के आधार पर Timesheet देखें All Timesheets, Pending Approval, Approved, Rejected, और Drafts।
  3. इसके विवरण देखने के लिए Timesheet पर क्लिक करें।
    या
  4. Timesheet पर दाईं ओर क्लिक करें और चुनें View Details।
  5. अनुमोदन प्रवाह देखने के लिए, " " आइकन Timesheet के आगे पर क्लिक करें।

Timesheet को हटाना

हटाए गए Timesheet स्थायी रूप से हटा दिए जाते हैं और पुनः प्राप्त नहीं किए जा सकते।
  1. पर जाएँ Timesheets बाईं नेविगेशन पैनल में।
  2. Timesheet पर दाईं ओर क्लिक करें और चुनें Delete।
    या
  3. Timesheet के ऊपर माउस ले जाएँ और " पर क्लिक करें > हटाएं।
  4. हटाने की पुष्टि करें।
Notes
Timesheet को हटाने से उसमें मौजूद time log नहीं हटते हैं। Time log को Timesheet से अलग कर दिया जाता है।