Zoho Books向けZoho Bookings拡張機能
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ひと目でわかる概要
Zoho BookingsとZoho Booksを連携すると、予約の請求書を手動で作成し、送信できます。未払いの予約に対する決済の追跡と回収をZoho Booksで直接行いながら、両方のサービス間で決済の状況を同期できます。
1. 概要
Zoho Booksは、企業が請求書、決済、財務記録を管理できるオンライン会計サービスです。Zoho BooksとZoho Bookingsを連携すると、予約に関する決済をZoho Bookings外で管理、追跡しながら、両方のサービス間で決済の状況を同期できます。この連携は、予約ページの決済サービスを通じて決済を直接回収する代わりに、顧客へ請求書を手動で発行したい企業に適しています。Zoho Booksで請求書を作成して顧客と共有すると、Zoho Booksに決済が記録された時点で、Zoho Bookingsの該当する予約が自動的に支払い済みとして処理されます。
メモ：この連携では、請求書は自動作成されません。Zoho Bookingsの予約に基づき、すべての請求書をZoho Booksで手動で作成する必要があります。
2.利用例
請求書発行と会計の一元管理
あるトレーニングセンターでは、Zoho Bookingsを使用して個別対応のコーチングセッションを予約しています。管理者は、Bookingsに決済サービスを設定する代わりに、Zoho Booksから正式な請求書を送信することで、請求書の形式を統一し、独自の支払い条件を適用して、会計処理に必要なすべての財務記録を一元管理しています。予約が確認済みになると、管理者はZoho Booksで請求書を作成し、顧客に送信します。決済の回収と追跡はZoho Booksで直接行われ、更新内容はBookingsの該当する予約に自動的に同期されます。
複雑な支払い条件への対応
あるコンサルティング会社では、Zoho Bookingsを通じてプロジェクト単位のアドバイザリーセッションを提供しています。一部の顧客には、支払期限の延長や一部支払いの契約が適用されるほか、銀行振込などのオフライン決済が必要になる場合があります。このような状況に対応するため、柔軟な設定が可能なZoho Booksですべての決済を管理しています。これにより、Zoho Bookings外で決済を処理する場合でも、シームレスな同期を通じて、Bookingsの予約記録に正確な決済の状況が反映されます。
3. Zoho BooksとZohoBookingsを連携する手順
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画面右上の［管理センター］
アイコンをクリックし、［会計と請求書］を［連携］でクリックします。
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［インストール］をクリックすると、Zoho Books の設定画面に移動します。
連携が完了すると、Zoho Booksで予約の請求書を手動で作成できるようになります（次のセクションで説明します）。
メモ：Zoho Booksアカウントがすでに決済組織に関連付けられている場合、Zoho Bookingsを同じ組織に連携するには、support@zohobookings.comにお問い合わせください。Zoho Bookingsに決済組織が設定されていない場合は、この連携を直接有効にできます。ただし、Bookingsで連携できるのは、Zoho Booksアカウントにすでに関連付けられている決済組織のみです。
4. Zoho Booksで請求書を作成する手順
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Zoho Booksアカウントにログインします。
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左側のメニューで、［請求書］を［売上］セクション内でクリックします。
- ［Bookingsから追加］を［明細テーブル］で選択します。
Bookingsの［未払いの予約］と［有料サービス］が一覧表示されます。 - ［未払いの予約］の場合。
- フィルター設定を使用して、必要に応じて予約を整理し、表示します。
- 対象の予約を選択し、［請求書に追加］をクリックします。
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顧客が請求書を支払うと、Zoho Bookingsの予約の概要セクションに請求書へのリンクが生成されます。
- ［有料サービス］の場合。
- 対象のサービスを選択し、［請求書に追加］をクリックします。
- 請求書が対応する予約に関連付けられます。
- 決済はZoho Booksで管理されるため、その予約の予約ページでは決済手順がスキップされます。
5. 連携後の動作
- 請求書の作成：Bookingsから、予約の請求書をZoho Booksで作成できます。請求書は自動作成されないため、予約ごとに手動で作成する必要があります。
- 決済の回収：顧客には、Zoho Booksで作成された請求書が送信されます。決済が完了すると、Zoho Bookingsの予約は自動的に支払い済みになります。
- 予約の概要の表示：Zoho Bookingsの予約の概要セクションにZoho Booksの請求書へのリンクが表示され、決済の状況を直接確認できます。
- 決済手順のスキップ：予約が請求書に関連付けられている場合、Bookingsページで決済手順がスキップされるのは、決済がZoho Booksを介して外部で処理されるためであり、連携によって決済の状況は自動的に同期されます。
- 支払い済みにするオプションの制限：Zoho Booksで決済が記録されると、その予約に対するZoho Bookingsの［支払い済みにする］オプションは無効になります。
- 同期と照合：Zoho Booksを介して行われた決済はBookingsに自動的に反映され、両方のプラットフォームで同期されます。
6. 注意事項
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この連携では、Zoho Booksに請求書やデータが自動的に作成されることはありません。すべての請求書は、Zoho Booksで手動で作成する必要があります。
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Zoho Booksから同期された決済の状況を、Zoho Bookingsで手動編集することはできません。
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管理者が参照できるよう、予約の概要に請求書を表示する項目が用意されています。
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決済を関連付けられるのは、Zoho Booksと連携済みの同じ組織のみですが、組織が関連付けられていない場合は、管理者が決済用の組織を選択できます。
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Booksアカウントがすでに決済用の組織に関連付けられている場合は、設定を完了するためにsupport@zohobookings.comにお問い合わせください。