Zoho Books向けZoho Bookings拡張機能
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ひと目でわかる概要
Zoho BookingsとZoho Booksを連携すると、手動で予約の請求書を作成して送信できます。未払いの予約に対する支払いをZoho Booksから直接追跡、回収でき、両サービス間で支払い状況も同期されます。
1. 概要
Zoho Booksは、請求書の発行、支払い、財務記録を企業が管理できるオンライン会計サービスです。Zoho BooksとZoho Bookingsを連携すると、Zoho Bookings以外で予約の支払いを管理、追跡しながら、両サービス間で支払い状況を同期できます。この連携は、予約ページの決済サービスを通じて直接支払いを回収する代わりに、顧客へ手動で請求書を発行する企業に適しています。Zoho Booksで請求書を作成して顧客と共有できます。Zoho Booksに支払いが記録されると、Zoho Bookingsの対応する予約には自動的に支払い済みと表示されます。
メモ：この連携では、請求書は自動作成されません。Zoho Bookingsの予約に基づき、すべての請求書をZoho Booksで手動作成する必要があります。
2.利用例
プロフェッショナルな請求書発行と会計管理
ある研修センターでは、Zoho Bookingsを使用してマンツーマンのコーチングセッションを予約しています。管理者はZoho Bookingsに決済サービスを設定する代わりに、統一された請求書形式の維持、支払条件のカスタマイズ、会計処理に必要なすべての財務記録の一元管理を目的として、Zoho Booksから正式な請求書を送信しています。予約の確定後、管理者はZoho Booksで請求書を作成し、顧客に送信します。支払いの回収と追跡はZoho Booksで直接行われ、更新内容はZoho Bookingsの対応する予約に自動的に同期されます。
複雑な支払条件への対応
あるコンサルティング会社では、Zoho Bookingsを通じてプロジェクト単位のアドバイザリーセッションを受け付けています。一部の顧客には、支払期限の延長や分割払いの取り決めがあり、銀行振込などのオフライン決済が必要になる場合もあります。こうした状況に対応するため、柔軟な設定が可能なZoho Booksですべての支払いを管理しています。これにより、Zoho Bookings以外で支払いを処理する場合でも、シームレスな同期によってZoho Bookingsの予約に正確な支払い状況が反映されます。
3. Zoho BooksとZoho Bookingsを連携する手順
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右上の［管理センター］
アイコンをクリックし、続いて［会計と請求書］（［連携］内）をクリックします。
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［インストール］をクリックすると、設定を行うため、［Zoho Books］設定画面に移動します。
接続が完了すると、Zoho Booksから予約の請求書を手動で作成できます（次のセクションで説明します）。
メモ：Zoho Booksアカウントがすでに決済組織に関連付けられている場合、Zoho Bookingsを同じ組織に接続するには、support@zohobookings.comまでお問い合わせください。Zoho Bookingsに決済組織が設定されていない場合は、連携を直接有効にできます。ただし、Zoho Bookingsは、Zoho Booksアカウントにすでに関連付けられている決済組織とのみ連携できます。
4. Zoho Booksで請求書を作成する手順
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Zoho Booksアカウントにログインします。
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左側のメニューで、［請求書］を、［売上］セクションでクリックします。
- ［Bookingsから追加］を、商品テーブルの下から選択します。
Bookingsの未払いの予約と支払い済みサービスが一覧表示されます。 - 未払いの予約の場合。
- 必要に応じてフィルターを使用し、予約を整理して表示します。
- 対象の予約を選択し、［請求書に追加］をクリックします。
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顧客が請求書の支払いを完了すると、Zoho Bookingsの予約概要セクションにリンクが生成されます。
- 支払い済みサービスの場合。
- 対象のサービスを選択し、［請求書に追加］をクリックします。
- 請求書が該当する予約に関連付けられます。
- 支払いはZoho Booksで管理されるため、その予約のページでは支払い手順が省略されます。
5. 連携後の動作
- 請求書の作成：Bookingsの予約に対する請求書をZoho Booksで作成できます。請求書は自動作成されないため、予約ごとに手動で作成する必要があります。
- 支払いの受領：顧客にはZoho Booksで作成された請求書が送信されます。支払いが完了すると、Zoho Bookingsの予約は自動的に支払い済みになります。
- 予約概要での表示：Zoho Bookingsの予約概要セクションにZoho Booksの請求書へのリンクが表示され、支払い状況を直接確認できます。
- Bookingsでの支払いをスキップ：予約が請求書に関連付けられている場合、Bookingsページでは支払い手順が省略されます。これは、 Zoho Booksを通じて外部で支払いが処理されるためです。連携により、支払い状況は自動的に同期されます。
- 支払い済みにする操作の制限：Zoho Booksで支払いが記録されると、Zoho Bookingsではその予約の［支払い済みにする］オプションが無効になります。
- 同期と照合：Zoho Booksで行われた支払いはBookingsに自動的に反映され、両方のサービスが同期されます。
6. 注意事項
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この連携では、Zoho Booksに請求書や記録が自動的に作成されることはありません。すべての請求書は、Zoho Booksで手動で作成する必要があります。
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Zoho Booksから同期された支払い状況は、Zoho Bookingsで手動編集できません。
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管理者が参照できるよう、予約概要の項目に請求書が表示されます。
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支払いは、Zoho Booksに接続されている組織にのみ関連付けることができます。組織が接続されていない場合、管理者は支払い組織を選択できます。
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Booksアカウントがすでに支払い組織に関連付けられている場合は、設定を完了するためにsupport@zohobookings.comまでお問い合わせください。