Zoho Books連携用Zoho Bookings拡張機能
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概要
Zoho Bookings を Zoho Books と連携すると、予約に対する請求書を手動で作成・送信できます。未払いの予約については、Zoho Books から直接支払い状況を追跡・回収でき、支払いステータスは両方のサービス間で常に同期されます。
1. 概要
Zoho Books は、請求書、支払い、財務記録を管理できるオンライン会計プラットフォームです。Zoho Books と Zoho Bookings を連携すると、Zoho Bookings の外部で予約の支払いを管理・追跡しながら、両方のサービス間で支払いステータスを同期したままにできます。この連携は、予約ページ上の決済ゲートウェイで直接支払いを受け付けるのではなく、顧客に対して手動で請求書を発行したいビジネスに最適です。Zoho Books から請求書を作成して顧客と共有し、Zoho Books で支払いが記録されると、Zoho Bookings 上の該当する予約は自動的に支払い済みとしてマークされます。
メモ:この連携では請求書は自動作成されません。すべての請求書は、Zoho Bookings の予約に基づいて Zoho Books で手動作成する必要があります。
2.ユースケース
プロフェッショナルな請求と会計管理
あるトレーニングセンターでは、Zoho Bookings を使ってマンツーマンのコーチングセッションを予約しています。Bookings に決済ゲートウェイを設定する代わりに、管理者は Zoho Books からプロフェッショナルな請求書を送信し、請求書の形式を統一し、支払い条件をカスタマイズし、会計目的で財務記録を 1 か所に集約しておきたいと考えています。予約が確定したら、管理者は Zoho Books で請求書を作成して顧客に送信します。支払いの回収と追跡は Zoho Books 上で行われ、その更新内容は Bookings の該当予約にも自動的に同期されます。
複雑な支払い条件への対応
あるコンサルティング会社では、Zoho Bookings を通じてプロジェクト単位のアドバイザリーセッションを予約しています。一部の顧客には支払い期限の延長や分割払いの合意があり、銀行振込などのオフライン決済が必要な場合もあります。これらのケースに対応するため、同社は柔軟な設定がしやすい Zoho Books で支払いを一元管理しています。これにより、支払い処理自体は Zoho Bookings の外で行われますが、Bookings 上の予約レコードにはシームレスな同期を通じて正確な支払いステータスが反映されます。
3. Zoho Books と Zoho Bookings を連携する手順
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画面右上の管理センター
アイコンをクリックし、連携の下にある 会計と請求書をクリックします。
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[インストール] をクリックすると、 Zoho Books のセットアップ画面にリダイレクトされます。
接続が完了すると、次のセクションで説明する手順に従って、Zoho Books から予約に対する請求書を手動で作成できるようになります。
メモ: Zoho Books アカウントがすでに支払い組織にリンクされている場合は、同じ組織に Zoho Bookings を接続するために support@zohobookings.com までお問い合わせください。Zoho Bookings で支払い組織がまだ設定されていない場合は、そのまま連携を有効にできます。ただし、Bookings は Zoho Books アカウントにすでに関連付けられている支払い組織としか連携できません。
4. Zoho Books で請求書を作成する手順
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Zoho Books アカウントにログインします。
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左側メニューの Sales（売上） セクションで、Invoices（請求書） をクリックします。
- 請求書の Item Table（品目表） で、Add from Bookings を選択します。
これにより、Bookings からの Unpaid Appointments（未払いの予約） と Paid Services（支払い済みサービス） が一覧表示されます。 - Unpaid Appointments（未払いの予約） の場合:
- フィルターオプションを使用して、必要に応じて予約を整理・表示します。
- 対象の予約を選択し、Add to Invoice をクリックします。
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顧客が請求書の支払いを完了すると、Zoho Bookings の予約概要セクションに、請求書へのリンクが生成されて表示されます。
- Paid Services（支払い済みサービス） の場合:
- 対象のサービスを選択し、Add to Invoice をクリックします。
- 請求書は、対応する予約にリンクされます。
- この予約については、支払いは Zoho Books で管理されるため、予約ページでの支払いステップはスキップされます。
5. 連携後にできること
- 請求書の作成: Bookings の予約に対して、Zoho Books で請求書を作成できます。請求書は自動では作成されないため、各予約ごとに手動で作成する必要があります。
- 支払いの回収: 顧客には Zoho Books で作成した請求書が送信されます。支払いが完了すると、Zoho Bookings 上の該当予約は自動的に「支払い済み」としてマークされます。
- 予約概要ビュー: Zoho Bookings の予約概要セクションに、Zoho Books の請求書へのリンクが表示され、支払い状況を直接確認できます。
- Bookings での支払いステップのスキップ: 予約が請求書にリンクされている場合、その予約の Bookings ページでは支払いステップがスキップされます。支払いは Zoho Books を通じて外部で処理されることが想定されており 、連携により支払いステータスは自動的に同期されます。
- 「支払い済みにする」の制限: Zoho Books で支払いが記録されると、その予約については Zoho Bookings 側の「支払い済みにする」オプションは無効になります。
- 同期と消込: Zoho Books で行われた支払いは自動的に Bookings に反映され、両方のサービス間でステータスが同期されます。
6. 注意事項
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この連携では、Zoho Books 内で請求書や取引が自動作成されることはありません。 すべての請求書作成は、Zoho Books 上で手動で行う必要があります。
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Zoho Books から同期された支払いステータスは、Zoho Bookings 側で手動編集することはできません。
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請求書の表示設定は、管理者が参照できるよう、予約概要内の項目として提供されます。
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支払いは、Zoho Books と接続されている同じ組織にのみリンクできます。どの組織にも接続されていない場合は、管理者が支払い用の組織を選択できます。
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すでに Zoho Books アカウントが支払い組織にリンクされている場合は、セットアップ完了のため support@zohobookings.com までお問い合わせください。