Zoho BookingsとBiginの連携

Zoho BookingsとBiginの連携

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1. 概要

Zoho Bookings と Bigin を連携すると、予約された顧客とその予約情報を Bigin に連携し、すべての顧客情報を Bigin 上で一元管理できます。また、Bigin の予定表で空きスロットの重複を確認して、二重予約を防ぐこともできます。さらに、予約を Bigin の予定として追加できるため、すべてを 1 か所で簡単に管理できます。

2. 機能の提供状況

Idea
  • プレミアムプランで利用できます。
  • ロール
    • スーパー管理者と管理者が、この連携を設定できます。
    • ワークスペース管理者、マネージャー、スタッフは、管理者が連携を有効にした後に、自分の Bigin アカウントを接続できます。

3. 概要

Biginは、中小企業が顧客情報を管理し、商談パイプラインを追跡し、さまざまな営業プロセスを自動化するのに適した顧客関係管理（CRM）ツールです。Zoho Bookings は、予約から多くの新規リードが発生することから、企業にとってリード獲得の重要な役割を担っています。Zoho Bookings の予約フォームでは、幅広い顧客情報を詳細に取得できます。そのため、これら 2 つのツールを連携すると、すべての顧客情報を 1 か所で確認でき、営業プロセスの改善に役立つ有益なインサイトを得られ、より多くのリードを成約へとつなげることができます。
 
この連携の主なメリット
Zoho Bookings と Bigin を連携すると、次のようなメリットがあります。
  • Bookings で予約が作成されると、自動的に Bigin に新しい連絡先が作成されます。既存の連絡先も更新されるため、常に最新の顧客情報を維持できます。
  • 初期設定時に、予約フォームの項目を Bigin の項目に任意でマッピングでき、その後は自動的に同期されるため、顧客情報を正確に連携できます。
  • 予約を Bigin の予定として追加できます。Bookings 側で予約の日時変更やキャンセルが行われた場合も、その予定が自動的に更新されます。
  • Bigin の予定は、Bookings の該当時間枠をブロックします。
  • Bookings で予約を追加する際に、Bigin の顧客情報を参照できます。

4. 連携手順

メモ: この連携を実行できるのは管理者のみです。管理者が連携設定を完了すると、他のユーザーは自分の Bigin アカウントを接続して連携機能を利用できるようになります。 
  1. Bookings のメニューバー右上にある管理センターアイコン をクリックし、CRM & Salesを選択します。



  2. Biginをクリックし、接続をクリックします。



  3. 接続したい Bigin 組織を選択し、送信をクリックします。



  4. 表示される画面で 承認を選択し、接続を許可します。




  5. 顧客情報のマッピング: 予約フォームの項目を Bigin の項目にマッピングできるスライダーが表示されます。最初のスライダー 顧客情報を同期では、Bookings のデフォルト項目である 名前、メール、連絡先番号 を Bigin の 連絡先タブの項目にマッピングできます。
    下図のように、右側のドロップダウンから必要な Bigin 項目を選択します。



Notes

メモ: 名前項目のマッピング

名前項目は、1 つの項目としてマッピングすることも、姓と名に分割してマッピングすることもできます。

-- 名前を 1 つの項目として連携したい場合は、上図に表示されている「Name」のラジオボタンを選択します。

-- 名前を姓と名に分けて連携したい場合は、下図に表示されている「First Name, Last Name」のラジオボタンを選択します。

その後、ドロップダウンメニューから対応する Bigin の項目名を選択します。
  1. 項目のマッピングが完了したら、保存をクリックします。次のスライダーが表示されます。
  2. 次のスライダー 予約情報を同期では、カスタム項目を Bigin の予定タブの項目にマッピングできます。
    まずイベントタイプを選択します。すると、そのイベントタイプに追加されているカスタム項目が表示されます。次に、左側のドロップダウンでカスタム項目を選択し、右側のドロップダウンで対応する Bigin 項目を選択してマッピングします。別のイベントタイプを選択し、そのカスタム項目も同様にマッピングする手順を繰り返します。



  3. 保存をクリックします。これで連携設定は完了です。
Notes
メモ: カスタム項目のマッピングでは、イベントタイプを変更しても、以前に行ったイベントのマッピングは保持されます。複数のイベントタイプを選択し、それぞれのカスタム項目をマッピングできます。

項目をマッピングする際は、以下の一覧にあるように、項目タイプが互換性のある組み合わせである必要があります。

Bookings 項目タイプ

Bigin 項目タイプ

1行テキスト、複数行テキスト

1行テキスト、複数行テキスト

メール

メール

ドロップダウン

選択リスト

日付

日付

チェックボックス

複数選択

ラジオボタン

1行テキストまたは複数行テキスト 

5. その他の設定 

5.1 組織を変更する

この連携では、Bookings の組織をいずれか1つの Bigin 組織に接続します。下図のように、Change Organizationオプションをクリックして、接続先の Bigin 組織を変更できます。
メモ: この操作を行えるのは、この連携を設定した管理者のみです。また、組織を変更した場合は、すべてのマッピングを再設定する必要があります。

 

5.2 Bigin の予定との競合を確認する

デフォルトでは、予約の重複を防ぐために、時間枠は Bigin の予定との競合がないか確認されます。ユーザーが Bigin で特定の時間に予定を持っている場合、その時間枠は Bookings でブロックされます。この設定は、ユーザーごとの好みに応じて変更できます。
競合の確認オプションを設定するには
  1. Bigin 連携で、My Connectionsタブをクリックします。
  2. Check conflicts in Bigin トグルを有効にすると、Bookings の時間枠が Bigin の予定と重なっていないかを確認し、重なっている時間枠を予約不可にします。競合を確認しない場合は、トグルを無効にします。
     

メモ: 自分の予約について Bigin の予定を参照したくない場合は、上記のポップアップでカレンダーの選択を解除してください。

5.3 Bookings を Bigin の予定に追加する 

デフォルトでは、Bookings で予約が確定すると、Bigin に予定として追加されます。この設定は、必要に応じて変更できます。
「Bookings を追加」オプションを設定するには
  1. Bigin 連携で、My Connectionsタブをクリックします。
  2. Add Bookings event to my Bigin calendar トグルを有効にすると、Bookings で確定した予約が Bigin の予定として追加されます。Bigin に予定を追加しない場合は、トグルを無効にします。


     
  3. 予約を Bigin の予定として追加したくない場合は、上記のトグルをオフにします。



  4. Set as default to add invite to customer calendarチェックボックスを有効にすると、Bigin からカレンダー招待が送信されます。デフォルトでは、このチェックボックスはオフになっています。Bigin から招待を送信したい場合はオンにしてください。


    Info: もし、Integration > Calendar > Add Bookings toの［カレンダー連携］で別のカレンダーを選択している場合、カレンダー招待は Bigin と連携カレンダーの両方から送信されます。招待の重複を避けるため、上記のいずれか一方のみを選択することを推奨します。

5.4 拡張機能用の予約ページの選択

このオプションは、Bigin に「Zoho Bookings for Bigin」拡張機能がインストールされている場合にのみ適用されます。ここでは、Bigin の連絡先でNew Eventボタンをクリックしたときに表示する予約ページを選択できます。下図のように、ドロップダウンから予約ページを選択します。

 

5.5 ユーザーはどのように Bigin に接続できますか？

管理者が連携を設定すると、ユーザーは自分の Bigin アカウントを Bookings に接続できます。接続するには、Bookings ユーザーが Bigin のユーザーである必要があります。
手順:
  1. Bookings のメニューバー右上にある管理センター（Admin Center）アイコン をクリックします。
  2. [連携] をクリックします。
  3. [CRM & Sales] セクションで、[Bigin] をクリックします。これにより、ユーザーの Bookings アカウントが Bigin に接続されます。

      

 5.6 Bigin カレンダーをリソースに接続する 

ユーザーの任意のカレンダーをリソースにリンクできます。リソースが予約されている間、そのリソースを担当するスタッフの予定もブロックしたい場合に便利です。[リソース] > 連携 から、任意のユーザーの Bigin カレンダーを選択できます。
 
接続後は、競合の確認および予約の追加先として Bigin カレンダーを選択します。

5.7 暗号化項目

Bookings または Bigin で暗号化としてマークされている項目は、マッピングや同期を行うことができません。初期のマッピング設定後に項目が暗号化としてマークされた場合は、その項目を別の項目にマッピングし直すか、暗号化オプションを解除する必要があります。

6. 連携後にできること

6.1 顧客と連絡先の同期 

連携を設定すると、Bookings の顧客は Bigin の連絡先として追加されます。予約が作成されると、Bigin に新しい連絡先が追加されます。
顧客がすでに Bigin に存在する場合は、該当する連絡先が更新されます。この連携では、メールアドレス、電話番号、氏名の順に一意性を検証することで、重複レコードが追加されないようにしています。


Bookings In-app で予約を追加する際に、Bigin の連絡先を Bookings から参照できます。
 

6.2 予約とイベントの同期

Bigin のイベントは Bookings と同期され、該当する時間枠がブロックされます。また、必要に応じて、Bookings の予約を Bigin のイベントとして追加することもできます。
 

7. 注意事項

  • 接続を連携した管理者のみが、接続が取り消された場合に Bigin との接続を再認証できます。
  • イベントを Bigin に追加したいが、Bigin からカレンダー招待メールを送信したくない場合は、[顧客のカレンダーに招待を追加する既定値として設定 ] チェックボックスを、[Bookings を追加] セクションでオフにします。
     

8. 関連リンク