予定への参加者の招待
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Zoho Calendarでは、［予定を作成する］、［予定を複製する］、［予定を編集する］タブの［参加者］項目にメールアドレスを入力して、予定の参加者を追加し、招待できます。組織内外の連絡先を招待できます。組織内で会議を開催する際は、最適な時間を選ぶ前に、同僚の予定の有無を確認する必要があります。
予定への招待の要求が参加者に送信され、メールで通知されます。参加者は招待を受け取ったら、予定の出欠確認に回答する必要があります。回答後、主催者に表示されるステータスが更新されます。
参加者に予定への招待を送信する手順
- Zoho Calendarにログインします。
- カレンダーの左枠にある［新しい予定］ボタンをクリックします。
- ［予定を作成する］タブで、［予定の件名］、［日時］を入力します。
- ［参加者］項目に参加者のメールアドレスを入力します。参加者が連絡先に登録されている場合や、組織内のユーザーである場合は、ドロップダウンからメールアドレスを選択できます。
- 組織外の参加者にも招待を送信できます。［参加者］項目に参加者のメールアドレスを省略せずに入力し、Enterキーを押します。
- 組織内の参加者のグループに招待を送信できます。［参加者］項目にグループ名を入力し、一覧からグループを選択します。
- 予定のその他の詳細を入力し、［保存する］をクリックします。
- 予定への招待を送信するポップアップが表示されます。表示される選択肢のいずれかを選択し、［確定する］をクリックします。
予定への招待メールが、組織内外の参加者のメールアドレスやグループのメールアドレスに送信されます。参加者はメールから予定の出欠確認に回答できます。回答後、予定が参加者のカレンダーに追加され、予定の主催者に表示される招待のステータスが更新されます。
注：
- 予定の編集時や複製時に参加者を追加する場合も、上記と同じ手順で操作します。
- ［参加者］項目のメールアドレスの横にあるx記号をクリックすると、参加者一覧から連絡先を削除できます。
- 参加者の予定の有無を確認できるのは、参加者が組織内のユーザーで、カレンダー設定で予定の有無の共有を有効にしている場合に限られます。
過去の予定への招待
過去の日時の予定を作成して参加者を追加しても、参加者に予定への招待は送信されません。このような予定を作成する際は、過去の予定であることを知らせるメッセージが表示されます。