ワークフローにおけるトピック管理

ワークフローにおけるトピック管理

トピック管理機能を利用すると、受信者に対して、希望した内容（トピック）に関するメールを配信できるようになります。トピックに受信者（連絡先）を関連付けて、受信者の興味や関心に合う内容（トピック）のメールを配信することで、受信者からの積極的な反応を得やすくなります。
たとえば、事業で取り扱っている商品が複数あり、受信者は、そのうちの一部の商品にしか興味がないとします。このような場合、受信者が、興味のある商品に関するメールのみを受信できるようにするには、各商品についてのトピックを設定し、もっと知りたいと思う商品（トピック）を受信者に選択してもらうようにします。このようにして、受信者（連絡先）をトピックに関連付けることによって、より効果的なメール配信が可能となります。
Notes
メモ：組織で複数のトピックが設定されている場合、メールキャンペーンを配信するにはトピックの設定が必須です。また、メール配信のワークフローにおいて、どのトピックにも関連付けられていない連絡先はスキップされ、メール配信の処理は適用されません。 
トピックの設定方法についてはこちらを、連絡先に対するトピックの関連付け方法についてはこちらをご参照ください。 

ワークフローにおけるトピック管理

以下では、ワークフロー内で連絡先をトピックに関連付ける方法と活用例をご紹介します。
ワークフローで連絡先をトピックに関連付けるには、［登録管理］の要素を利用します。ワークフローで［登録管理］を利用して、連絡先をトピックに登録する方法は、以下の通りです。
  1. 左側のメニューから［自動化］を選択し、［ワークフロー］をクリックします。
  2. 画面右上にある ［ワークフローの作成］をクリックします 。
  3. ワークフローのテンプレートを選択して、［テンプレートの使用］をクリックするか、オリジナルのワークフローを作成する場合には［カスタムワークフロー］をクリックします。
  4. 左側の画面からトリガーをドラッグ＆ドロップの操作でキャンバス（編集欄）に移動します。移動したら、トリガーを設定します。
  5. 左側のメニューで［処理］→［生産性向上］に移動し、［登録管理］をドラッグ＆ドロップの操作でキャンバスに移動します。移動したら、［設定］をクリックします。


  6. 標準のトピック（マーケティング対象）のみ指定する場合： 連絡先のトピックの登録設定を選択します。マーケティング対象／マーケティング対象外／登録解除として設定できます。

  7. 複数のトピックを指定する場合：連絡先のトピックの登録設定を選択します。連絡先をトピックに追加したり、トピックから連絡先の登録を解除したりできます。また、連絡先をマーケティング対象／対象外として設定したり、すべてのトピックから連絡先の登録を解除したりすることも可能です。
  8. 連絡先をトピックに追加する場合、対象のトピックを選択します。
  9. ［完了］をクリックします。
Notes
メモ：
メール配信を行うワークフローでは、どのトピックにも関連付けられていない連絡先を特定のトピックに関連付ける機能を有効にすると、連絡先がすでに他のトピックに関連付けられている場合、連絡先は該当のトピックに関連付けられなくなります。結果として、すでに他のトピックに関連付けられていた連絡先は、スキップされ、メールの配信処理が適用されません。
  


以上のような事態を回避するには、メール配信を行うワークフローにおいて、まず［登録管理］の要素（部品）を用いて、配信リスト内の連絡先を特定のトピックに登録してから、対象のトピックに関するメールを配信するようにします。

配信リスト内の連絡先を同一のトピックに登録してから、対象のトピックに関するメールを配信する方法

配信リストに登録されている連絡先を同一のトピックに登録してから、対象のトピックに関するメールを配信する場合、トピックに連絡先を追加する［登録管理］の処理を、メール配信の要素の前に設定します。
たとえば、配信リストの連絡先を特定のトピックに登録して、同じトピックに登録された連絡先に［メールの配信］の要素を利用してメールを配信するとします。この場合、まず、［登録管理］の要素（部品）を利用して、連絡先をトピックに登録し、次に、［メール配信］の処理を設定して、対象のトピックに関するメールを配信するよう設定します。
配信リストの連絡先を同じトピックに登録して、対象のトピックに関するメールを配信するワークフローの作成手順は以下のとおりです：
  1. 左側のメニューから［自動化］を選択し、［ワークフロー］をクリックします。
  2. 画面右上にある ［ワークフローの作成］をクリックします 。
  3. ワークフローのテンプレートを選択して、［テンプレートの使用］をクリックするか、オリジナルのワークフローを作成する場合には［カスタムワークフロー］をクリックします。
  4. 左側のメニューからリスト登録のトリガー（リストに連絡先が追加されるとワークフローが開始される設定）をドラッグ＆ドロップの操作でキャンバス（編集欄）に移動します。移動したら、配信リストを選択します。
  5. 左側のメニューで［処理］→［生産性向上］に移動し、［登録管理］をドラッグ＆ドロップの操作でキャンバスに移動します。移動したら、［設定］をクリックします。


  6. ［マーケティング対象のトピックに登録設定を追加する］を選択して、トピックを選択します。選択したら、［完了］をクリックします。



  7. ［メールの配信］の要素をドラッグ＆ドロップの操作でキャンバスに移動し、トピックに登録されている連絡先向けの内容を作成します。



  8. 以上の画像のように、［メールの配信］の前に［登録管理］の要素（部品）が配置されるようにしてワークフローを設定します。

配信リスト内の連絡先を複数のトピックに登録してから、各トピックに関するメールを配信する方法

配信リストに登録されている連絡先を複数のトピックに登録し、各トピックに関するメールを配信する場合、［登録管理］の処理をトピックごとに設定することで、ワークフローの処理において連絡先の取りこぼしやスキップを防止できます。
たとえば、配信リストの連絡先を複数のトピックに登録して、［メールの配信］の要素を利用して各トピックに宛てたメールを配信するとします。この場合、メールを配信するすべての連絡先について、トピックごとに［登録管理］の処理（合計3つ）を作成し、［メールの配信］の要素の前に配置するようにします。
配信リストの連絡先を複数のトピックに登録して、各トピックに関するメールを配信するワークフローの作成手順は以下のとおりです：
  1. 左側のメニューから［自動化］を選択し、［ワークフロー］をクリックします。
  2. 画面右上にある ［ワークフローの作成］をクリックします 。
  3. ワークフローのテンプレートを選択して、［テンプレートの使用］をクリックするか、オリジナルのワークフローを作成する場合には［カスタムワークフロー］をクリックします。
  4. 左側のメニューからリスト登録トリガー（リストに連絡先が追加されるとワークフローが開始される設定）をドラッグ＆ドロップの操作でキャンバス（編集欄）に移動します。移動したら、配信リストを選択します。
  5. 左側のメニューで［処理］→［生産性向上］にある［登録管理］をドラッグ＆ドロップの操作でキャンバスに移動して、［設定］をクリックします。


  6. ［マーケティング対象のトピックに登録設定を追加する］を選択して、1つ目のトピックを選択したら、［完了］をクリックします。



  7. ［メールの配信］の要素をドラッグ＆ドロップの操作でキャンバスに移動し、最初のトピックに登録された連絡先向けの内容を作成します。



  8. 手順5と手順6を2つ目のトピックにも実行し、［完了］をクリックします。



  9. ［メールの配信］の要素をドラッグ＆ドロップの操作でキャンバスに移動し、2つ目のトピックに登録された連絡先向けの内容を作成します。



  10. 手順5と手順6を3つ目のトピックにも実行し、［完了］をクリックします。



  11. ［メールの配信］の要素をドラッグ＆ドロップの操作でキャンバスに移動し、3つ目のトピックに登録された連絡先向けの内容を作成します。
  12. 以下の画像のように、［登録管理］の要素が［メールの配信］の要素の前に配置されるようにしてワークフローを設定します。