Audit Trailを使った月末監査の実施方法
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要件
Zoho Creator の監査ログ（Audit Trail）機能を使用して、ハードウェア会社の通常の月末監査を実施します。
ユースケース
ハードウェア会社のすべての購買および売上は、Zoho Creator の営業管理アプリで管理されています。顧客が注文を行うとSales_Orderフォームにデータが作成され、Mode_of_Payment と Payment_Receipt 項目は、支払いが完了したときにのみPOS 担当者によって編集されます。ここでは、毎月末に会計チームが、売上データに改ざんされた／領収書なしのものがないか、または重要なデータが削除されていないかを調査したいとします。監査ログ（Audit Trail）機能を使用すると、調査チームは更新を行ったユーザーやデータを削除したユーザーの履歴を追跡できます。
手順
1. 次の詳細でフォームを 2 つ作成します。
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フォーム |
フォームリンク名 |
項目タイプ |
項目名 |
項目リンク名 |
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商品 |
商品 |
ドロップダウン |
商品グループ |
Product_Group
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一行テキスト |
商品名 |
Product_Name |
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一行テキスト |
商品コード |
Product_Code |
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通貨 |
単価 |
Unit_Price |
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売上注文 |
Sales_Order |
数値 |
注文 ID |
Order_ID |
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ユーザー |
営業担当者 |
Sales_Owner |
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サブフォーム
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営業商品
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Sales_Item
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ドロップダウン
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支払い方法 |
Mode_of_Payment |
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ファイルアップロード |
支払い領収書 |
Payment_Receipt |
メモ: 商品グループが多すぎる場合は、それらを保存する専用フォームを作成し、商品フォームにルックアップ項目として追加できます。
では、今回のユースケースに必要な基本的なカスタマイズを設定しましょう。
2. 次の詳細でワークフローを作成し、営業担当者項目を無効化して自動入力します。
3. Deluge エディターで、次のスクリプトを貼り付けて、Sales_Owner項目を自動入力し、無効化します。
- input。Sales_Owner = Zoho。loginuser;
- 無効にする Sales_Owner;
4. 次の詳細で別のワークフローを作成します。
- row。Retail_Price = row。商品。Unit_Price;
5. 今回のユースケースでは、すべてのユーザーによる編集および削除の履歴を、毎月末にAudit Trailを使用して確認します。ここではデモとして、営業順番フォームでいくつかのデータを追加・編集・削除し、Audit Trailでどのように追跡されるかを確認します。
6. Operationsの下でAudit Trailを選択し、Audit Trail を表示をクリックします。
7。営業 Managementアプリケーションから営業順番フォームを選択し、表示をクリックします。
8. 選択したフォームの監査ログがここに表示されます。
動作を確認する
注意点
- 監査ログはエクスポートすることもできます。エクスポートするには、CSV としてエクスポートボタンをクリックします。
- このチュートリアルでは、編集および削除ログの取得方法を説明しました。加えて、Audit Trail機能を使用すると、指定したフォームに基づくエクスポートおよび印刷のログも取得できます。