項目の更新処理の利用例
利用例：
大企業の見込み客を、確実にフォローアップしたいとします。
そこで、以下のように、ワークフロールールを作成して項目の更新処理を関連付けます。
- ワークフロールールの設定：見込み客データの作成時に、［企業規模］項目が［大企業］、かつ、［見込み客のステータス］項目が［未連絡］である場合は処理を実行する
- 処理（項目の更新）の設定：［見込み客のステータス］項目を［至急連絡］に更新する
項目の更新の設定
ワークフロールールに項目の更新の処理を関連付けると、あらかじめ指定した条件が満たされたときに、対象のデータ内の特定の項目の値を自動で更新できます。
利用条件
必要な権限
項目の更新の処理を設定するには
- ［設定］
→［自動化］→［処理］→［項目の更新］タブの順に移動します。
- 項目の更新処理の一覧画面で、右上にある［項目の更新の設定］をクリックします。
-
新しい項目の更新画面で、次の手順を実行します。
- 項目の更新処理の［名前］を入力します。
- ドロップダウンから、処理対象のタブ（データの種類）を選択します。
ワークフロールールを適用するタブ内のデータだけでなく、対象データに関連付けられているデータの項目の値も更新できます（例：［連絡先］タブに対するワークフロールールを作成する際に、連絡先に関連付けられている取引先データの項目も更新するように設定できます）。
- ［更新対象］のドロップダウンから、値を更新する項目を選択します。
- 更新後の項目の値を入力します。
- ［保存する］をクリックします。
- 項目の更新処理の［名前］を入力します。
メモ：
- 項目の更新の処理は、ワークフロールールの実行タイミングを［データの操作］→［削除］にした場合、関連付けることはできません。
- 各ワークフロールールの処理（すぐに実行する処理／時間基準処理）として、項目の更新を5件まで、関連付けることができます。
- また、テキスト項目と日時項目を空の値で更新して、空白にすることもできます。
- 選択リスト項目も、必須項目ではない場合は、［なし」（空白）に更新することが可能です。
- ワークフロールールの項目の更新処理を使用して、データの担当者の項目を更新することもできます。ただし、割り当てるユーザーが無効または未認証の場合、ワークフロールールの項目の更新処理は実行されません。
-
ワークフロールールの項目の更新処理を使用して、対象データに関連付けられている親データの項目を更新することもできます。
データの種類 更新可能な親データ 連絡先 取引先、仕入先 商談 取引先、キャンペーン、連絡先 問い合わせ 取引先、連絡先、商談、商品 ソリューション 商品 商品 仕入先 見積書 取引先、連絡先、商談 受注書 取引先、連絡先、商談、見積書 発注書 連絡先、仕入先 請求書 取引先、連絡先、受注書
項目の更新処理の利用例
利用例：
まず、以下の手順で、ワークフローの項目の更新処理を設定します。
- ［設定］
→［自動化］→［処理］→［項目の更新］タブの順に移動します。
- 項目の更新の一覧ページで、右上にある［項目の更新の設定］をクリックします。
- 新しいの項目の更新の設定画面で、項目の更新処理の［名前］を入力します。
- ［タブ］のドロップダウンから、処理を適用するタブを選択します。
- ［更新対象］のドロップダウンから、［見込み客のステータス］=［至急連絡］と設定します。
-
［保存する］をクリックします。
これで、項目の更新処理の設定が完了しました。次に、以下の内容でワークフロールールを作成します。
- 対象タブ：見込み客
- 実行タイミング：［データの操作］→［作成］
- 条件：［見込み客のステータス］項目が［未連絡］と等しい、かつ、［企業規模］項目が［大企業］と等しい
- すぐに実行する処理：項目の更新（上記の手順で作成した項目の更新処理を選択します）
- 対象タブ：見込み客
これで、［企業規模］が［大企業］で、かつ、［見込み客のステータス］が［未連絡］の見込み客データを作成すると、［見込み客のステータス］項目が［至急連絡］に自動更新されるようになります。