Zoho CRMのワークフロールール機能は、さまざまな業務を自動化するのに役立ちます。このページでは、2つの利用     例をご紹介します。

ワークフロールールの利用例1：タスクの割り当てを自動化する

たとえば、商談の担当者が商談を受注するたびに、担当者にタスクを自動的に割り当てるとします。また、タスクを割り当ててから1週間後に、タスクについてのフォローアップメールを担当者に送信するとします。Zoho CRMのワークフロールール機能を使用すると、このような業務を簡単に自動化できます。

1. 基本情報：タブを選択します。この場合、 ［商談］タブを選択します。ワークフロールールの名前と詳細を入力します。
   
2. ワークフロールールの実行タイミングの設定：データの［操作］時を選択します。この例の場合、ステージが［受注］の商談が新しく作成されるたび、または、既存商談のステージが［受注］に更新されるたびに処理を実行します。このため、ワークフロールールの実行タイミングとして、データの［作成／編集］時を設定するのが適切です。
   
3. ワークフロールール実行条件の設定：実行条件には、商談の［ステージ］［が次の値と等しい］［受注］と設定する必要があります。［商談が編集されるたびに、このワークフローを繰り返し実行する］の設定が無効になっていることをご確認ください。このチェックボックスが無効になっている場合は、条件が初めて満たされたときのみ、ワークフロールールが実行されます。この利用例では、無効にする設定が適切です。
   
4. 処理：この利用例では、すぐに実行する処理だけではなく、時間基準の処理も実行する必要があります。
   
   • すぐに実行する処理：ワークフロールールのすぐに実行する処理として、タスクの割り当て処理を関連付けます（必要な処理を新しく作成するか、既存の処理を選択します）。
     
   • 時間基準の処理：時間基準の処理としてメール通知の処理を関連付けます。また、ワークフロールールの条件が満たされた5日後に処理を実行する（メールを送信する）ように設定します。
     

このようにワークフロールールを設定することで、商談を受注するたびに、商談の担当者にタスクを自動で割り当て、その5日後にフォローアップメールを自動送信できます。

ワークフロールールの利用例2：顧客に対するリマインダー通知をメールで自動送信する

たとえば、顧客に対してメールでライセンスに関するリマインダー通知を自動送信し、期限の2日前にライセンスを更新するように依頼するとします。次のように、Zoho CRMで簡単に設定できます。

1. 基本情報：タブを選択します。この場合、［連絡先］タブを選択します。ワークフロールールの名前と詳細を入力します。
   
2. ワークフロールールの実行タイミングの設定：［指定した日時］を選択します。ワークフロールールの実行タイミングの基準にする日付項目を選択します。この場合は、［ライセンス更新日］です（カスタム項目として独自に追加した項目）。必要に応じて、［実行日］、［実行時刻］、［繰り返し］の間隔を設定します。この場合は、［ライセンス更新日］（期限）の日付の［2日前］を選択します。
   
3. ワークフロールールの実行条件の設定：ワークフロールールを特定のデータのみに適用する場合、［条件に一致する見込み客］を選択して、抽出条件を設定します。データを限定しない場合は、［すべてのデータ］を選択します。この場合、ワークフロールールは［連絡先］タブ内のすべてのデータに適用されます。
   
4. 処理：この利用例では、すぐに実行する処理が実行されます。実行タイミングに［指定した日時］を設定したワークフロールールでは、時間基準の処理を設定できませんのでご注意ください。このワークフロールールのすぐに実行する処理として、メール通知の送信処理を関連付けます。
   

このようにワークフロールールを設定することで、ライセンス期限の2日前に、すべての連絡先にメールでリマインダー通知を自動送信できます。