ワークフロー機能によって、営業、マーケティング、サポートなどの幅広い業務における定型作業を自動化できます。設定した条件に基づいて、タスクをユーザーに自動的に割り当てたり、特定の項目を更新したりすることが可能です。  ワークフローの設定内容は以下のとおりです。

• ワークフロールール：処理を実行する条件（ルール）を設定できます。
• メール通知：条件に該当した場合に、メールを自動で送信できます。
• タスク：条件に該当した場合に、タスクを自動で割り当てることができます。
• 項目の更新：条件に該当した場合に、特定の項目の値を更新できます。
• Web通知：条件に該当した場合に、Web通知（Webhook）を外部アプリケーションに送信できます。
• カスタム関数：独自の関数（簡単なプログラム／スクリプト）を作成して、条件に該当した場合に、他のアプリケーションからデータを受信したり、Zoho CRMタブの項目の値を更新できます。
  

ワークフロールールは、メール通知／タスク／項目の更新の処理が関連付けられている場合にのみ、有効になります。たとえば、メール通知を自動で送信するには、ワークフロールールにメール通知を関連付ける必要があります。同様に、タスクを自動で割り当てるには、ワークフロールールにタスクを関連付ける必要があります。

ワークフロールールでは、処理を実行する条件を指定することも可能です。たとえば、商談の売上金額と受注確度が指定の値を超えたときに、ワークフロールールを実行し、営業チームの責任者や他のメンバーに通知メールを送信するように設定できます。なお、既存のワークフロールールの設定を、必要に応じて編集することも可能です。

メリット

• メールの送信や項目の更新などの手作業を自動化できます。
• 業務効率を向上できます。
• 業務の進め方を標準化できます。