メールテンプレートの作成

新しいテンプレートを作成するには

1. ［設定］ → ［カスタマイズ］ → ［テンプレート］ → ［メール］ タブの順に移動します。
   
2. 左上にある ［+ 新しいテンプレート］ をクリックします。
   
3. メールテンプレートを作成するタブを選択し、 ［次へ］ をクリックすると、 ［テンプレートのギャラリー］ ページが表示されます。
   

続いて、以下の3つの方法のいずれかでメールテンプレートを作成します。

メールテンプレートを最初から作成する

メールテンプレートは簡単な操作ですばやく作成できます。必要な要素をドラッグ＆ドロップで追加するだけです。メールテンプレートの作成画面で、左側にある ［すべての要素］ 欄から、必要な要素を選択し、ドラッグ＆ドロップでメールテンプレートに移動して、追加します。あらかじめ用意された要素を追加するだけで、必要な設定はほとんどありません。

1. ［+ 新しいテンプレート］ をクリックし、対象のタブを選択して ［次へ］ をクリックします。
   
2. テンプレートのギャラリー画面で、 ［白紙］ のテンプレートにカーソルを合わせて ［選択する］ をクリックします。
   
   
   
   
3. 画面左上で、 テンプレート名 と テンプレートの件名 を入力します。
   
4. 続いて、テンプレート作成画面でテンプレートの内容を編集します。左側の ［すべての要素］ 欄から、必要な要素をドラッグ＆ドロップ操作でテンプレートに追加し、必要に応じて各要素の詳細を設定します（ 関連情報： メールテンプレートの作成画面 ）。
   

あらかじめ用意されたメールテンプレートから選択する

メールテンプレートを簡単に作成できるように、テンプレートのギャラリーには、すぐに利用可能なデザインテンプレートがあらかじめ用意されています。

独自に作成したメールテンプレートのHTMLコードを挿入する

1. ［設定］ → ［カスタマイズ］ → ［テンプレート］ の順に移動します。
   
2. ［テンプレートのギャラリー］ 画面で、右上にある ［HTML／テキストを入力する］ ボタンをクリックします。
   
3. ［HTMLを編集］ アイコンをクリックし、編集画面にHTMLコードを貼り付けて、 ［挿入する］ をクリックします。
   
   
   
   
4. 画面右上の ［保存する］ をクリックします。
   

メールの本文表示

メモ

• メールテンプレートには、最大200,000文字を入力できます。
  
• メールテンプレートに動画のリンクを設定できます。メールテンプレートに動画を埋め込むことはできません。
  
• メールテンプレートは、タブ（データの種類）ごとに作成する必要があります。たとえば、［見込み客］タブ用、［連絡先］タブ用に、それぞれのメールテンプレートを作成できます。［見込み客］タブ内のデータに対してメールを送信する場合、［見込み客］タブ用に作成したメールテンプレートのみ使用できます。また、［見込み客］タブ用のメールテンプレートを作成する際には、［見込み客］タブの差し込み項目のみ追加できます。［連絡先］などの別のタブ用の差し込み項目は使用できません。
  
• メールテンプレートの作成画面で、画面右上の［添付］リンクをクリックしてファイルを選択すると、メールテンプレートに 添付ファイル を追加できます。最大10件のファイルを添付できます（合計サイズ3MBまで）。
  
• メールテンプレート名は、75文字以下にする必要があります。
  
• メールテンプレートで設定するメールの件名は、150文字以下にする必要があります。

メールテンプレートの管理

メールテンプレートのプレビュー

メールテンプレートが実際にどのように表示されるかを、プレビュー表示で確認することが可能です。メールテンプレートの一覧から、特定のメールテンプレートを選択すると、［プレビュー］画面でデスクトップ用と携帯電話（モバイル）用の本文表示を確認できます。

メールテンプレートの削除と移動

あまり使用されていない、受信者からの反応が悪い、不要になったなどの理由で、メールテンプレートを削除したい場合があります。このような場合は、対象のテンプレートのチェックボックスを選択して、上部の ごみ箱（削除） アイコンをクリックすると、該当のメールテンプレートを削除できます。

メールテンプレートをあるフォルダーから別のフォルダーに移動できます。これは、メールテンプレートを他のユーザーと共有する必要がある場合に役立ちます。メールテンプレートを特定のフォルダーに移動して、フォルダーごと共有できます。これには、対象のメールテンプレートのチェックボックスを選択し、上部の フォルダー（フォルダーに移動する） アイコンをクリックして、移動先のフォルダーを選択します。新しいフォルダーを作成して、メールテンプレートを移動することも可能です。

メールテンプレートのバージョンと分析

メールテンプレートの［分析］画面では、各メールテンプレートの開封率やクリック率などの送信結果と、バージョン履歴を確認できます。メールテンプレートに変更を加えるたびに、新しいバージョンが記録されます。これにより、メールテンプレートの各バージョンの送信結果を比較して分析し、変更内容の効果を判断するのに役立ちます（ 関連情報： メールの分析 ）。

1. ［設定］  → ［カスタマイズ］ → ［テンプレート］ → ［メール］ タブの順に移動します。
   
2. 対象のメールテンプレートをクリックして詳細画面で ［分析］ タブを選択するか、メールテンプレートの一覧で対象のメールテンプレートの ［統計］ 列の開封率の数字をクリックします。メールテンプレートの送信結果が、グラフで表示されます。
   
   • 画面を切り替えることで、次の情報を確認できます。
     
     • 開封率： 開封率は、メールテンプレートを使用して送信したメールが、受信者によってどの程度開封されたかを示す割合です。
       
     • クリック率： クリック率は、テンプレートを使用して送信したメール内のURLが、受信者によってどの程度クリックされたかを示す割合です。
       
     • バージョン ： ［バージョン］ タブには、メールテンプレートの変更時に作成されたバージョンの一覧が表示されます。各バージョンの開封率、クリック率、作成日時、作成者などの詳細が表示されます。
       
   • ［開封率］／［クリック率］では、上部のドロップダウンで ［割合別］ 、 ［件数別］ 、 ［バージョン別］ を切り替えて、グラフを表示できます。
     
   • ［バージョン］のドロップダウンでは、グラフに表示するバージョンを選択できます。
     
   • 日付の範囲を指定して、グラフを表示することも可能です。
     
     

メールテンプレートの並べ替えと検索

メールテンプレートの一覧では、並べ替え機能を使用して、必要なメールテンプレートを一番上に移動し、簡単にアクセスできるようにすることが可能です。たとえば、直近で使用されたメールテンプレートが一覧の一番上に表示されるように並べ替えることができます。

• 次の2種類の日時に基づいて、メールテンプレートを並べ替えることが可能です。
  ［最終使用日時］ の列をクリックすると、最後に使用した日時に基づいてメールテンプレートを並べ替えることができます。これにより、直近で使用されたメールテンプレートを確認できます。
  ［更新者］ 列をクリックすると、更新した日時に基づいてメールテンプレートを並べ替えることができます。

また並べ替えだけでなく、メールテンプレートの検索や抽出も可能です。

• 一覧の右上にある検索ボックスを使用して、メールテンプレートを名前で検索できます。
  
• ドロップダウンからタブを選択すると、該当のタブに関連するメールテンプレートのみを抽出できます。
  

メールテンプレートの複製

頻繁に使用するメールテンプレートがある場合、メールテンプレート名の前に表示されている星アイコンをクリックして、お気に入りに登録することで、［お気に入り］フォルダーからすばやくアクセスできるようになります。

メールテンプレートの関連付け

メールテンプレートは、ワークフロールール、問い合わせのエスカレーション、マクロなどの自動処理機能の設定に関連付けられる場合があります。一覧の右端の列の［関連設定を表示する］アイコンをクリックすると、該当のメールテンプレートが関連付けられている機能の設定を表示できます。

テンプレートフォルダーの管理

テンプレートフォルダーを使用すると、用途や共有先ごとにメールテンプレートを整理して、管理できます。多数のメールテンプレートを単純な一覧で管理する場合、必要なメールテンプレートを見つけ出すのに手間がかかります。メールテンプレートをフォルダーに整理することで、すばやくアクセスできるようになります。

新しいフォルダーの作成

新しいフォルダーの作成は、新しいメール テンプレートの保存 時と、既存のメールテンプレートの他のフォルダーへの テンプレートの移動 時にのみ、行うことができます。

1. 新しいメールテンプレートを作成します。
   
2. ［保存する］ をクリックします。
   
3. メールテンプレートの保存画面で、［保存先］のドロップダウンをクリックします。下部にある ［+新しいフォルダー］ リンクを選択します。
   
4. 作成するフォルダー名を入力し、フォルダーの共有先を選択します。
   共有先は、自分のみ／すべてのユーザー／特定のユーザーから選択できます。 ［作成する］ をクリックします。
   
5. 新しいフォルダーが作成され、メールテンプレートが自動的に追加されます。

メモ

• 既存のメールテンプレートの移動時に新しいフォルダーを作成するには、メールテンプレートの一覧で、対象のメールテンプレートを選択して、上部の［フォルダーに移動する］アイコンをクリックします。下部にある ［+新しいフォルダー］ リンクを選択し、フォルダー名と共有先を設定して、 ［作成する＆移動する］ をクリックします。
  
• メールテンプレートの一覧には、標準フォルダーがあらかじめ用意されています（すべてのテンプレート／お気に入り／処理関連のテンプレート／自分が作成／自分に共有）。標準フォルダーには、該当のメールテンプレートが自動で追加されます。
  また、標準フォルダーは削除／名前を変更／並べ替えできません。

テンプレートフォルダーの共有

1. テンプレートフォルダーにカーソルを合わせると表示される［…］（詳細）をクリックします。
   
2. メニューから、 ［共有する］ をクリックします。
   
3. フォルダーの共有 画面で、フォルダーの共有先として［自分のみ］、［すべてのユーザー］、［特定のユーザー］のいずれかを選択します。
   ［特定のユーザー］を選択した場合、ドロップダウンから対象の種類（ユーザー／グループ／役職／役職と部下）を選択し、共有する対象の［追加］ボタンをクリックします。最後に［保存］をクリックします。
4. ［完了する］ をクリックします。
   

テンプレートフォルダーの並べ替え

頻繁に利用するテンプレートフォルダーを一覧の上部に配置したい場合、テンプレートフォルダーの一覧の下部にある ［フォルダーの並べ替え］ アイコンをクリックすると、ドラッグ＆ドロップでフォルダーを並べ替えることができます。並べ替えた後、 ［完了する］ をクリックします。

メールテンプレートの使用

メールテンプレートを使用できる機能は、次のとおりです。

• 個別メール送信
  
• 一括メール送信
  
• 一括メール送信の予約
  
• 自動メール送信
  
• マクロ
  
• ワークフロールール
  
• 承認プロセス
  
• 問い合わせのエスカレーション
  
• Webフォーム
  
• 自動返信ルール
  
• ウィザード
  
• ブループリント
  
• コマンドセンター

上記のすべての機能で、メールの送信前に、使用可能なすべてのメールテンプレートの一覧を表示できます。必要に応じて、表示された一覧からメールテンプレートをお気に入りに登録することも可能です。