チームタブにおける自動化機能の利用

チームタブにおける自動化機能の利用


この記事では、自動化機能を利用して、チームタブにおける業務を自動化する方法について説明します。

CRM for Everyoneでは、組織の管理者から各チームの管理者に設定の管理権限を分散させることができるようになっています。この一貫として、チームタブでは、チームタブの管理者が、Zoho CRMの自動化機能を利用して、チームタブにおける定型業務を自動化できます。チームタブで業務を自動化すると、業務スピードをアップしたり、より重要度の高い業務に集中したりすることが可能です。

また、自動化に関する管理権限が分散されていることにより、チームタブの管理者は、組織の管理者に依頼しなくても、チームのニーズに応じて、迅速な設定や設定変更を行うことが可能です。同時に、組織の管理者の負担を軽減することもできます。

チームタブの管理者がチームタブで設定可能な自動化機能は、以下のとおりです。
割り当てルール
ワークフロールール
ブループリント
承認プロセス
割り当てルール
割り当てルールを設定すると、ルールに基づいて、チームタブのデータを担当者に自動で割り当てることがきます。たとえば、［会社規模］の項目の値が［大企業］である事例データは、マーケティング部のマネージャーに自動で割り当てるといったことが可能です。


ワークフロールール
ワークフロールールを設定すると、チームタブのデータが特定の条件を満たした場合に、特定の処理を自動で実行することが可能です。たとえば、事例データのステータスが［完了］に変更されたら、申請者に対して自動でメール通知を送信するように設定できます。

ブループリント
ブループリントを利用すると、チームタブ内のデータに関して、特定の業務プロセスを徹底させることが可能です。たとえば、マーケティングチームのチームタブである［事例］タブでは、各事例データにおいては、特定の処理が特定の順番で実行される必要があるとします（例：担当者への割り当て、作業状況に応じたステータスの変更、承認依頼の送信、承認者による承認または却下など）。ブループリントを利用すると、このような特定の手順に従ったデータ処理を徹底させつつ、効率よく業務を進めることが可能です。

担当者への割り当て、ステータスの変更、承認依頼の送信、承認者による承認などの作業手順を定めたブループリント



遷移の担当者は、遷移に必要な操作（例：ステータスの変更、データの承認／却下など）を実行した場合にのみ、データを次の状態に遷移させることができます。
承認プロセス
承認プロセスを設定すると、チームタブで特定の条件を満たすデータが作成／編集された場合に、承認者に対して承認依頼を自動で送信できます（承認者が承認／却下するまでデータの利用や変更が制限されます）。たとえば、マーケティングチームの［事例］タブにおいては、事例資料の作成が完了したら、マネージャーに対して承認依頼が自動で送信されるように設定できます。


 チームタブの管理者は、上記の自動化機能を、自分が管理しているチームタブに対してのみ設定できます。チームタブの管理者によって設定された自動処理が、対象のチームタブ以外のタブ（組織タブやチームタブ）のデータに影響することはありません。一方、組織の管理者は、上記の自動化機能をすべてのタブに対して設定できます。
チームタブの管理者は、上記の自動化機能によって、自分が管理していないタブにおける処理や、別のアプリとの連携による処理を自動化したい場合、組織の管理者または自動化に関する管理権限を持つユーザーに設定を依頼する必要があります。たとえば、以下のような場合です。
  1. 商談タブ（組織タブ）で商談のステージが［受注］に変更されたときに、営業事務チームのチームタブに申請を自動で作成したいとします。この場合、この処理に必要なワークフロールールを、組織の管理者は設定できますが、営業事務チームのチームタブの管理者は設定できません。
  2. マーケティングチームの［事例］タブで事例データのステータスが［作成完了］に変更されたときに、外部のチャットアプリに対して通知を送信したいとします。この場合も、この処理に必要なワークフロールールを、組織の管理者は設定できますが、［事例］タブの管理者は設定できません。
注
ただし、チームタブの管理者は、自分が管理権限を持たないタブに関して、以下の操作は実行できます。
  1. ブループリントにおいて、チームタブに所属しないユーザーを遷移の担当者に設定する。
  2. ワークフロールールやブループリントにおいて、別のチームタブにデータを作成する処理を設定する。
  3. 対象のデータに関連付けられているすべてのメールアドレスに対して、メール通知を送信する処理を設定する（メール通知の宛先には、チーム内外のユーザーや顧客のメールアドレスを指定可能です）。

チームタブで自動化の設定を管理できるユーザー

チームタブで自動化の設定を管理できるユーザーには、以下の4種類があります。こちらの項目では、これらの各種類のユーザーが持つ権限の詳細について説明します。
組織の管理者
自動化に関する管理権限を持つユーザー
割り当てルールに関する管理権限を持つユーザー
チームタブの管理者
組織の管理者
組織の管理者は、すべてのタブ（組織タブ／チームタブ）で、以下の自動化機能の設定を作成し、管理できます。なお、組織の管理者とは、Zoho CRMで［管理者］権限を持つユーザーです（この［管理者］権限とは、Zoho CRMのシステムによってあらかじめ用意されている権限です）。
  1. 割り当てルール
  2. ワークフロールール
  3. 承認プロセス
  4. ブループリント
組織の管理者は、上記の自動化機能を利用して、すべての組織タブとチームタブで自動化の設定を管理できます。組織全体にかかわる処理や、外部のアプリとの連携による処理など、チームタブの管理者が設定権限を持たない処理も自動化することが可能です。
自動化機能
設定可能なタブ
チームタブのユーザーやデータに関して設定可能な内容
割り当てルール
すべての組織タブ
すべてのチームタブ*

  1. チームタブ内のユーザーまたは役職に対して、データを自動で割り当てる処理を設定できます（ただし、［申請者］の役職に対して、データを自動で割り当てる処理は設定できません）。
  2. チームタブのユーザーに対して、フォローアップタスク（割り当て対象のデータに関連するタスク）を自動で割り当てる処理を設定できます。
ワークフロールール
すべての組織タブ
すべてのチームタブ*

  1. 対象のチームタブの項目だけでなく、ルックアップ項目によって関連付けられているすべてのタブ（組織タブ／チームタブ）の項目値を自動で更新する処理を設定できます。
  2. データに関連付けられているZoho CRMユーザーや顧客に対して、メール通知を自動送信する処理を設定できます。
  3. 対象のチームタブのデータだけでなく、ルックアップ項目によって関連付けられているすべてのタブ（組織タブ／チームタブ）のデータを担当者に自動で割り当てる処理を設定できます。
  4. チームタブのユーザーに対して、タスク／予定／通話を自動で割り当てる処理を設定できます。
  5. 別のタブ（組織タブ／チームタブ）にデータを自動で作成する処理を設定できます。
  6. Webhook、カスタム関数、Zoho Flowによる自動処理を設定できます。
ブループリント
すべての組織タブ
すべてのチームタブ*
  1. 遷移前：
    遷移の担当者として、チームタブのユーザーまたは役職を指定できます。

  2. 遷移中：
    必須の処理として、メモの追加、添付ファイルの追加、タグの追加、項目値の入力、メッセージの確認、チェックリストの選択、ウィジェットでのデータ入力、関連データの追加を設定できます。
    項目値の入力を必須に設定する場合、対象の項目として、対象のデータの項目だけでなく、ルックアップ項目によって関連付けられている別のタブ（組織タブ／チームタブ）の項目も選択できます。
    関連データの追加を必須に設定する場合、追加対象のタブとして、対象のデータに関連付けられているすべてのタブ（組織タブ／チームタブ）を選択可能です。

  3. 遷移後：
    データに関連付けられているZoho CRMユーザーや顧客に対して、メール通知を自動送信する処理を設定できます。
    タスクや予定を、チームタブのユーザーに自動で割り当てる処理を設定できます。
    対象のチームタブの項目だけでなく、ルックアップ項目によって関連付けられているすべてのタブ（組織タブ／チームタブ）の項目値を自動で更新する処理を設定できます。
    別のタブ（組織タブ／チームタブ）にデータを自動で作成する処理を設定できます。
    Webhookやカスタム関数による自動処理を設定できます。
承認プロセス
すべての組織タブ
すべてのチームタブ*

  1. データの承認者として、チームタブのユーザーまたは役職を指定できます。
* 組織の管理者は、自分自身が所属していないチームタブにおける自動化の設定も管理できます。

自動化に関する管理権限を持つユーザー
自動化に関する管理権限を持つユーザーは、ワークフロールール、ブループリント、承認プロセスの各機能を利用して、すべての組織タブとチームタブで自動化の設定を管理できます（これらの自動化機能の設定において、組織の管理者と同等の管理権限を持ちます）。
自動化機能
設定可能なタブ
チームタブのユーザーやデータに関して設定可能な内容
ワークフロールール
すべての組織タブ
すべてのチームタブ*

  1. 対象のチームタブの項目だけでなく、ルックアップ項目によって関連付けられているすべてのタブ（組織タブ／チームタブ）の項目値を自動で更新する処理を設定できます。
  2. データに関連付けられているZoho CRMユーザーや顧客に対して、メール通知を自動送信する処理を設定できます。
  3. 対象のチームタブのデータだけでなく、ルックアップ項目によって関連付けられているすべてのタブ（組織タブ／チームタブ）のデータを担当者に自動で割り当てる処理を設定できます。
  4. チームタブのユーザーに対して、タスク／予定／通話を自動で割り当てる処理を設定できます。
  5. 別のタブ（組織タブ／チームタブ）にデータを自動で作成する処理を設定できます。
  6. Webhook、カスタム関数、Zoho Flowによる自動処理を設定できます。
ブループリント
すべての組織タブ
すべてのチームタブ*
  1. 遷移前：
    遷移の担当者として、チームタブのユーザーまたは役職を指定できます。

  2. 遷移中：
    必須の処理として、メモの追加、添付ファイルの追加、タグの追加、項目値の入力、メッセージの確認、チェックリストの選択、ウィジェットでのデータ入力、関連データの追加を設定できます。
    項目値の入力を必須に設定する場合、対象の項目として、対象のデータの項目だけでなく、ルックアップ項目によって関連付けられている別のタブ（組織タブ／チームタブ）の項目も選択できます。
    関連データの追加を必須に設定する場合、追加対象のタブとして、対象のデータに関連付けられているすべてのタブ（組織タブ／チームタブ）を選択可能です。

  3. 遷移後：
    データに関連付けられているZoho CRMユーザーや顧客に対して、メール通知を自動送信する処理を設定できます。
    タスクや予定を、チームタブのユーザーに自動で割り当てる処理を設定できます。
    対象のチームタブの項目だけでなく、ルックアップ項目によって関連付けられているすべてのタブ（組織タブ／チームタブ）の項目値を自動で更新する処理を設定できます。
    別のタブ（組織タブ／チームタブ）にデータを自動で作成する処理を設定できます。
    Webhookやカスタム関数による自動処理を設定できます。
承認プロセス
すべての組織タブ
すべてのチームタブ*

  1. データの承認者として、チームタブのユーザーまたは役職を指定できます。
割り当てルールに関する管理権限を持つユーザー
割り当てルールに関する管理権限を持つユーザー（［割り当てルールと上限］の権限を持つユーザー）は、以下のタブで割り当てルールの設定を作成し、管理できます。
  1. 組織タブ：自分が［割り当てルールと上限］の権限を持っている組織タブ。
  2. チームタブ：自分が管理しているチームタブ。
なお、［割り当てルールと上限］の権限だけでは、組織タブでワークフロールール、ブループリント、承認プロセスの設定の設定を管理することはできませんので、ご注意ください（組織タブでワークフロールール、ブループリント、承認プロセスの設定を管理できるのは、組織の管理者または自動化に関する管理権限を持つユーザーのみです）。
チームタブの管理者
チームタブの管理者は、自分が管理しているチームタブで、割り当てルール、ワークフロールール、ブループリント、承認プロセスの設定を管理できます。ただし、開発者向けの機能（例：Webhook、カスタム関数）による処理を作成することはできません。また、別のチームタブにデータを作成する処理は設定できますが、別のタブ（組織タブやチームタブ）に関するそれ以外の処理を自動化することはできません。
自動化機能
設定可能なタブ
チームタブのユーザーやデータに関して設定可能な内容
割り当てルール
自分自身が管理しているチームタブのみ

  1. チームタブ内のユーザーまたは役職に対して、データを自動で割り当てる処理を設定できます（ただし、［申請者］の役職に対して、データを自動で割り当てる処理は設定できません）。
  2. チームタブのユーザーに対して、フォローアップタスク（割り当て対象のデータに関連するタスク）を自動で割り当てる処理を設定できます。
ワークフロールール
自分自身が管理しているチームタブのみ

  1. 対象のチームタブの項目だけでなく、ルックアップ項目によって関連付けられているすべてのチームタブの項目値を自動で更新する処理を設定できます。
  2. データに関連付けられているZoho CRMユーザーや顧客に対して、メール通知を自動送信する処理を設定できます。
  3. 対象のチームタブのデータだけでなく、ルックアップ項目によって関連付けられているすべてのチームタブのデータを担当者に自動で割り当てる処理を設定できます。
  4. チームタブのユーザーに対して、タスク／予定／通話を自動で割り当てる処理を設定できます。
  5. 別のチームタブにデータを自動で作成する処理を設定できます。
  6. Webhook、カスタム関数、Zoho Flowによる処理を作成することはできません（ただし、これらの機能による既存の処理を自動化の設定に関連付けたり、設定した関連付けを解除したりすることは可能です）。
ブループリント
自分自身が管理しているチームタブのみ
  1. 遷移前：
    遷移の担当者として、チームタブのユーザーまたは役職を指定できます。

  2. 遷移中：
    必須の処理として、メモの追加、添付ファイルの追加、タグの追加、項目値の入力、メッセージの確認、チェックリストの選択、ウィジェットでのデータ入力、関連データの追加を設定できます。
    項目値の入力を必須に設定する場合、対象の項目として、ルックアップ項目によって関連付けられている別のチームタブの項目を選択できます。
    関連データの追加を必須に設定する場合、追加対象のタブとして、関連付けられているすべてのチームタブを選択可能です。

  3. 遷移後：
    データに関連付けられているすべてのZoho CRMユーザーと顧客に対して、メール通知を自動送信する処理を設定できます。
    タスクや予定を、チームタブのユーザーに自動で割り当てる処理を設定できます。
    対象のチームタブの項目だけでなく、ルックアップ項目によって関連付けられているすべてのチームタブの項目値を自動で更新する処理を設定できます。
    別のチームタブにデータを自動で作成する処理を設定できます。
    Webhookやカスタム関数による自動処理を作成することはできません（ただし、これらの機能による既存の処理を自動化の設定に関連付けたり、設定した関連付けを解除したりすることは可能です）。
承認プロセス
自分自身が管理しているチームタブのみ

  1. データの承認者として、チームタブのユーザーまたは役職を指定できます。

チームタブで自動化を設定するには

  1. メインのメニューで、タブアイコンをクリックします。
  2. サブのメニューで、対象のチームタブにカーソルを重ね、［…］（その他）アイコンをクリックします。
  3. 設定する自動化機能を選択し、必要な設定を行います。
チームタブにおける自動化の設定は、Zoho CRMの設定画面からも設定できます。設定画面から設定する場合は、設定対象の自動化機能に応じて、以下の順に移動します。
  1. 割り当てルール：［設定］→［自動化］→［割り当てルール］
  2. ワークフロールール：［設定］→［自動化］→［ワークフロールール］
  3. ブループリント：［設定］→［プロセス管理］→［ブループリント］
  4. 承認プロセス：［設定］→［プロセス管理］→［承認プロセス］
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