ウィザード
ウィザードとは？
ウィザードとは、Zoho CRMへのデータ入力を進めやすくするための機能です。ウィザードを使用すると、データ入力用のフォームを複数の画面に分割し、段階的に入力項目を表示することができます。特に、入力項目が多い場合に役立ちます。入力の途中で下書きとして保存し、後から入力を再開できるように設定することも可能です。入力時の負荷を軽減し、誤ったデータが入力される可能性を減らすことができます。
また、Zoho CRMユーザー以外の人（例：顧客、販売代理店、仕入先、協力会社など）に向けて、作成したウィザードをポータルに埋め込むことも可能です。権限に応じて異なる入力項目を表示するように設定したり、ポータル上でデータを確認するための画面としてウィザードを作成したりすることもできます。
ウィザードは、次のような場合に特に役立ちます。
- 特定の手順に沿ってデータを入力するようにしたい
- フォームの入力完了までに複数の手順がある
- 入力内容を下書き保存できるようにしたい
利用可能なプラン
必要な権限
使用例
1つの画面内でさまざまな種類の情報を入力する必要がある場合、どこに何を入力してよいかが分かりづらく、入力ミスにつながる可能性もあります。このような場合に、ウィザード機能が役立ちます。入力フォームを複数の画面に分けて表示することで、入力時の負担を軽減することができます。また、ボタンなどを通じて画面間を簡単に移動できるようにすることで、入力者が情報をスムーズに入力できるようになります。
ウィザード機能は、入力内容が広範囲に及び、内容や状況に応じて入力を適宜スキップする必要があるような場合に特に役立ちます。以下では、ウィザード機能の使用例について説明します。
契約内容の管理： 契約に必要な情報はたくさんありますが、入力フォームを分割することで、入力項目をわかりやすくシンプルに表示することができます。また、ウィザードを使用して入力フォームを作成する際には、ウィジェットを使用することもできます。ウィジェットとは、表示内容のカスタマイズやデータの入力補助に役立つ機能です。ウィジェットを使用することで、入力画面から関連データを直接参照できるように設定することが可能です。たとえば、保険への申し込みフォームを入力している担当者が、対象の顧客について、他の保険への加入状況や、過去の審査結果、謝絶理由などを入力画面から確認できるようにすることができます。
また、契約の種類、例として医療保険の契約と自動車保険の契約では、入力が必要な情報が異なります。保険の新規契約時と契約更新時においても同様です。ウィザードでは、商品や契約、業種など、入力内容の種類に応じて専用の入力画面を作成することができます。入力時の負荷を軽減し、誤ったデータが入力される可能性を減らすことが可能です。
さらに、ウィザードでは、契約者向けにポータル上でデータを確認するための画面を作成することもできます。 契約内容や支払い状況を確認するための専用画面を作成することが可能です。
入会／入学希望者の登録： ウィザードを使用することで、入会／入学希望者の情報の登録フォームをわかりやすく整理できます。基本的な入力項目に加えて、追加情報や特記事項などのその他の入力項目を段階的に表示することが可能です。また、ウィジェット（表示内容のカスタマイズやデータの入力補助に役立つ機能）を使用し、関連データを入力項目に自動挿入することもできます。たとえば、情報がすでに一部登録済みの希望者については、メールアドレスが入力された際に、データベースに登録済みの情報がフォームに自動で入力されるように設定することが可能です。
商品の発注： 複数の異なる商品を発注するにあたって1つのフォームを使用している場合、ウィザードを使用することで、商品ごとに入力画面が表示されるようにフォームを分割することができます。発注する商品の入力項目のみをフォームに表示することで、発注業務の効率化を図ることが可能です。さらに、関連ドキュメントへのリンクを開くためのボタンを配置することも可能です。たとえば、配送サービスに関するドキュメントへのリンクをフォーム内に配置できます。対象地域で商品の配送サービスを利用できるかどうかなどを、フォームを入力しながらすぐに確認できるようになります。
事務手続き： 提供する商品やサービスにより、各種手続きにおいて必要な情報は異なります。ウィザードを使用して各種手続きに応じた専用のフォームを作成することで、入力者が情報をスムーズに入力できるようになります。
対象地域としての該当有無の確認： ウィザードを使用して、フォームで郵便番号が入力された際に、商品の配送やサービスの提供の対象地域かどうかメッセージを表示することができます。該当有無のメッセージを表示するにあたって、フォーム内の項目に表示したり、ポップアップ画面で表示したりすることが可能です。
施設の利用受け付け： ウィザードを使用して、施設の利用者向けのポータルで、利用時の受け付け処理をモバイルから実行できるようにフォームを作成することができます。たとえば、宿泊施設の利用者がチェックインするためのフォームを用意することが可能です。また、宿泊者が予約内容の確認や要望事項の連絡を行うための専用画面を作成することも可能です。
予約： ウィザードを使用することで、予約フォームを作成してわかりやすく表示することができます。たとえば、病院の予約用のフォームを作成し、過去に通院したことがある患者については、名前や電話番号をもとに登録済みの情報がフォームに自動で入力されるように設定することが可能です。初めて通院する患者に対しては、入力が必要な項目を別途表示することができます。
ウィザードの要素
Zoho CRMのウィザード機能を使用すると、データ入力用のフォームを複数の画面に分割し、段階的に入力項目を表示することができます。複数の画面に分割するにあたって、［次へ］や［保存する］などのボタンを追加し、画面間の移動を促すことが可能です。ウィザードは、標準タブとカスタムタブの両方で作成できます。また、さまざまなレイアウトをもとにウィザードを作成することが可能です。ウィザードを作成する際に追加可能なレイアウトは、 4件 までです。
ウィザードの編集画面では、各画面に表示する項目を選択／追加したり、ボタンに表示する文字やデザインを変更したりできます。以下では、ウィザードの作成時に使用できる項目や要素について説明します。
項目
表示要素
ボタン
カスタムボタン
項目
こちらの欄には、レイアウトに追加されている項目、セクション、サブフォームがすべて表示されます。対象の内容をウィザードに追加するには、画面左側のメニューから編集画面にドラッグ＆ドロップします。切り替えボタンを操作し、データの画像をウィザードに追加することもできます。
編集画面から新しい項目を作成することはできませんのでご注意ください。
表示要素
こちらの欄では、テキスト、ウィジェット、検索欄をウィザードに追加できます。ウィザードに追加可能な各表示要素の上限は、テキストの要素が5件、ウィジェットが1件、検索欄が1件です。
- テキスト：ウィザードの画面上に任意のテキストを表示できます（例：補足情報、注意事項）。なお、差し込み項目を使用することで、入力されたデータをテキスト内に挿入することもできます。たとえば、顧客の住所の入力後に確認メッセージを表示したいとします。この場合、差し込み項目を使用することで、確認メッセージ内に住所情報を挿入して表示することが可能です。以下の画像は、差し込み項目を使用したウィザード画面の作成例です。
- ウィジェット：ウィジェットとは、表示内容を細かにカスタマイズしたり入力を補助したりするための拡張機能です。ウィジェットを使用することで、ウィザード上での表示／入力内容をより柔軟にカスタマイズすることが可能です。たとえば、ウィジェットを通じて、ウィザード上に表示する項目に、特定の値を挿入することが可能です。以下は、ウィジェットの設定内容の凡例です。
ZOHO.CRM.WIZARD.:Post(data) [挿入する値を指定したJSONオブジェクト].
data=
{
項目名: 値
}
例：以下のAPIを使用すると、ウィジェットを通じて、ウィザード上の項目に顧客の姓、名を挿入して表示できます。
ZOHO.CRM.WIZARD.Post(
{
"姓": "川根",
"名": "太郎",
");
-
検索欄：検索欄とは、画面内でのデータの入力をより円滑に行うための機能です。検索欄に値を入力し、対象の項目の値について検索を行ったうえで、特定の処理を実行することが可能です。
検索欄は、検索パラメータと事前にセットされた比較演算子を持つ検索項目として動作し、その後、現在のタブまたは関連タブの項目と照合されます。
検索欄では、さまざまな処理を設定することが可能です。設定可能な処理の例は、以下のとおりです。 -
検索結果の一覧からデータを選択して、ルックアップ項目に反映する
-
別の画面に移動する
-
画面にウィジェットを表示する
-
ポップアップでメッセージを表示する
-
表示要素（テキスト）にメッセージを表示する
-
項目上にメッセージを表示する
- 1件の画面内に追加できる検索欄は、1件のみです。また、1件のウィザードに追加できる検索欄は、5件までです。
- 1件のタブに対して作成可能な検索欄は、3件までです。
- ウィザード内の画面ごとに追加できる検索欄は、1件のみです。
- セクション：セクションとは、複数の項目やサブエリアを1件の画面にまとめるための要素です。ドラッグ＆ドロップの操作で自由に配置できます。項目、テキストの要素、ウィジェット、サブフォームなどの異なる要素を整理、分類するのに役立ちます。セクションの内容がわかりやすくなるように、ラベルを任意で設定することも可能です（例：保険の詳細）。
- 条件処理ルール：ユーザーの入力した内容に基づいて、セクションの表示／非表示を切り替えることができます。ユーザーによって表示する内容を柔軟に変更することが可能です。
- セクションの削除／空のセクション：
システムの必須項目やサブフォームのみを含むセクションの場合、削除することはできません。 - 1件の画面に追加できるセクションの上限は、10件です。
- 条件処理ルールで「セクションの表示」を使用し、セクション全体の表示／非表示を指定できます。
- セクションにシステムの必須項目が含まれている場合、該当のセクションを削除したり、「セクションの表示」の処理で使用したりすることはできません。
検索条件に該当するデータがない場合、対象のタブ（またはその関連タブ）にデータを新しく作成することもできます。
なお、検索後に処理を実行する対象のデータを絞り込むための条件を指定することも可能です。
なお、検索後に処理を実行する対象のデータを絞り込むための条件を指定することも可能です。
同じタブのウィザード内で設定されている要素については、異なるウィザードの間で再利用することができます。再利用する際には、処理の内容を変更することができます。ただし、対象項目や実行条件を変更することはできません。
メモ：
セクションをウィザードに追加することで、ウィザード上に表示する内容を整理し、必要のある情報のみをユーザーに対して表示できます。
メモ
ボタン
入力したデータを保存したり、別の画面に移動したりするためのボタンを追加できます。1件の画面に追加できるボタンは、10件までです。1件のボタンに対して、指定できる移動先の画面は1件のみです。ボタンの名前は、実行する処理に応じて分かりやすいように自由に設定できます（例：［保存する］、［編集する］、［次の手順に移動する］、［商品ABCを発注する］、［マニュアルを開く］）。なお、ボタンの設定において［このボタンを使用してデータを保存する］の欄にチェックを入れると、ボタンを押した際に入力データが保存されるようになります。たとえば、ボタン名を［完了する］、［送信する］、［保存する］などにし、［このボタンを使用してデータを保存する］の欄にチェックを入れると、入力者が対象のボタンを押した際に入力データが保存されます。
［概要を表示する］の欄にチェックを入れると、複数の画面に入力したデータをまとめて1か所で確認できるようになります。入力者は、画面を移動せずにウィザードの各画面で入力した内容を確認することが可能です。概要は、データの作成、編集またはその両方において表示できます。
以下の動画のように、［概要を表示する］の欄にチェックを入れると、ウィザードの複数の画面で入力した内容が概要ページにまとめて表示されます。概要ページにおいて、特定の画面について［編集する］をクリックすると、該当の画面で入力した内容を、データを保存する前に編集することができます。
以下の動画は、概要の表示機能を説明したものです
メモ：カスタムボタンの設定において、［このボタンを使用してデータを保存する］と［概要を表示する］の両方の設定が有効になっている場合、対象のボタンをクリックしたときには概要ページがはじめに表示されます。その後、概要ページで［保存する］ボタンをクリックすると、カスタムボタンに設定している処理が実行されます。
［確認メッセージを表示する］の設定を有効にすると、入力者が［保存する］などのボタンを押した際に、［本当に保存しますか？］などの確認メッセージを表示できます。なお、確認メッセージ内で差し込み項目を使用すると、入力内容をメッセージ内に反映できます。
また、ボタンの表示設定（常に表示／非表示／無効）、ボタンのスタイル（色や形）、ボタンのクリック時に実行する処理の内容を設定することもできます。
- 表示設定
ボタンの表示に関する設定が可能です（常に表示する／ボタンを隠す／ボタンを無効にする）。［ボタンを隠す］、［ボタンを無効にする］の表示設定は、入力必須の項目がある場合に役立ちます。たとえば、住所とメールアドレスの項目が未入力の場合に、［保存する］や［次に進む］のボタンを非表示にしたり、押せないようにしたりすることが可能です。 - スタイル
ボタンの形や色を選択できます。ボタンの形には、［標準］、［曲線］、［円］のいずれかを指定可能です。色を選択する際には、標準の色から選択することも、独自の色を指定することもできます。 - 処理
ボタンのクリック時の処理を設定できます。［メール通知］、［Web通知］、［指定した処理］のいずれかを選択可能です。たとえば、［メール通知］では、［送信する］ボタンがクリックされた際に、担当者に対してメール通知を送信するように設定できます。［Web通知］や［指定した処理］では、データを加工して保存したり、他のシステムと連携したりなど、より高度な処理を設定できます。たとえば、施設見学の希望者の入力フォームが送信された際に、入館システムに対して、希望者の情報を送信するといった連携処理が可能です。
カスタムボタン
独自のボタンを追加し、ボタンをクリックしたときに、Zoho CRMのタブ、その他のZohoアプリ、外部アプリからデータを取得して特定の処理を実行できます。さまざまなアプリと連携した処理を設定したい場合に役立ちます。カスタムボタンを使用した処理の例は、以下のとおりです。
- ウィザードでデータを作成／編集する際に、企業情報を提供するAPIサービスを利用して、取引先に関する詳細情報を取得する。
- 入力された顧客に関する情報をもとに、他のサービスや自社システムから該当の顧客に関する詳細情報を取得し、Zoho CRMの項目に自動入力する。
- 入力されたデータをZoho CRMから別のアプリに送信して、追加の処理を実行する。たとえば、顧客から提出された文書を外部アプリに送信して、外部アプリで別の処理を行う（ウィザードで［送信する］ボタンがクリックされた際に、入力フォームにアップロードされた文書を外部アプリに送信する）。
メモ：
- ウィザードに差し込み項目として挿入できるのは、対象のレイアウトに登録されている項目のみです。
- ウィザードに差し込み項目として追加した項目が、元のレイアウトから削除されると、該当の項目にはデータが自動で入力されなくなります（${使用できない項目}として表示されます）。
- 項目の値が空であるか、削除されている場合、確認メッセージ内のテキスト要素に含まれる差し込み項目には、データは入力されません（空白の値が適用されます）。
カスタムボタンに関する留意事項
- カスタムボタンは、入力されたデータを保存するためにも使用できます。
- カスタムボタンに対して、特定の画面へのリンクを設定することはできません。
- 既存のカスタムボタンを使用することもできます。ただし、カスタムボタンの作成時に［ボタンを表示する場所］で［ウィザード］が選択されていない場合は、ウィザードで使用できません。 詳細はこちら
- ユーザーの権限に基づいて、カスタムボタンの表示／非表示を設定できます。たとえば、外部アプリから顧客の詳細情報を取得し、表示するためのカスタムボタンがあるとします。そして、営業部の担当者に対してのみ、このカスタムボタンを表示したいとします。この場合、カスタムボタンを表示する対象の権限として営業部の担当者のみを選択することで、営業部の担当者に対してのみこのカスタムボタンを表示することが可能です。他の権限のユーザーに対しては、該当のカスタムボタンは表示されなくなります。ただし、ウィザード自体やウィザード内のその他のボタンは、各ユーザーの権限に応じて表示されます。
- 通常のボタンと同様に、カスタムボタンにおいても表示設定やボタンのスタイルを設定できます。
ただし、通常のボタンで設定できる処理（例：メール通知、Web通知など）を、カスタムボタンで設定することはできません。 -
カスタムボタンの処理には、［カスタム関数］または［指定した処理］のいずれかを選択できます。［カスタム関数］では、既存の関数を使用したり、新しい関数を作成したりすることが可能です。［指定した処理］では、特定のURLやWebタブを開くように設定することができます。
-
設定のコピー機能（他のCRMアカウントに同じ設定をコピーして適用する機能）では、カスタムボタンの設定は適用対象外です。データを保存するためのカスタムボタンが設定されている場合において、設定のコピー機能を利用すると、該当のカスタムボタンは通常のボタンに変更されます。他の処理が設定されているカスタムボタンの場合、該当のカスタムボタンはウィザードから削除され、ウィザードも無効になります。ただし、ウィザードは再度有効にすることができます。
-
カスタムボタンの処理で関数を作成するにあたって、以下の4つのパラメーター（キー）を使用できます。
-
reloadRecord - カスタムボタンを通じてデータが変更された場合に、Zoho CRMの画面を再読み込みするのに使用します。
-
message - カスタムボタンが押されたときに、ユーザーに対してメッセージを表示するのに使用します。たとえば、処理の成功／失敗を示すポップアップ通知を表示したい際に使用できます。
-
status - カスタムボタンによってエラーが発生したことを通知するのに使用します。データが誤って保存されるのを防ぐことができます。
-
isCascadeEnabled - あるカスタムボタンから別のカスタムボタンにデータを受け渡すのに使用します。カスタムボタンが2つ登録されている場合に、このパラメーター（キー）が設定されていると、最初のボタンから次のボタンに入力内容や処理結果などのデータを渡すことができます。データの内容は、「cascadedResponse」というパラメーター（キー）を通じて取得できます。
ヒント
エラーを防止するには、ウィザードの作成時に、次の点に留意してください。
- 画面のループの回避 ：画面の表示順を設定する際に、同じ画面が繰り返し表示される（ループする）ように設定した場合、ウィザードを保存することはできません（例：画面1→画面2→画面3→画面4→画面2）。繰り返し同じ順番で画面が表示され続けてしまうためです。このようなループを回避するには、同じ画面が2回以上表示されないように設定する必要があります。
- 項目の繰り返しの回避 ：ある画面に追加された項目は、次の画面に使用することはできません。入力者が同じ項目を何度も入力しなくて済むようにするためです。たとえば、［画面1］で［取引先名］の項目を追加した場合、［画面2］でもう一度［取引先名］の項目を追加することはできません。ただし、入力者が同じ項目を何度も入力しなくて済むように画面の表示順が設定されている場合には、同じ項目を複数回使用できます。たとえば、［画面1］のボタンを押すことによって［画面3］に移動する場合、［画面2］に配置した［取引先名］の項目はユーザーに対して表示されないため、［画面3］に同じ［取引先名］の項目を追加することができます。
ウィザードの作成
ウィザードを作成するにあたって、最初からウィザードを作成したり、項目やセクションを指定して画面を自動で作成したりできます。ウィザードを作成するには、以下の手順を実施します。
- ［設定］→［カスタマイズ］→［ウィザード］の順に移動します。
-
［ウィザードを作成する］をクリックします。
- ウィザードの作成ページで［ウィザード名］を入力し、［タブ］と［レイアウト］を選択します。
- ［ウィザードの作成方法］で、ウィザードを最初から作成する場合は［はじめから作成する］を選択します。項目やセクションを選択してウィザードを自動で作成する場合は、［自動生成する］を選択します。
- ［次へ］をクリックします。
選択したウィザードの作成方法に応じて、以下のいずれかの手順を実施します。
はじめから作成する
自動生成する
はじめから作成する
- ウィザードの設計画面で、任意の場所をダブルクリックします。
ウィザードの編集画面が開きます。 - ウィザードの編集画面で、以下の手順を実行します。
- 画面名を入力します。
- 件名を入力します。
- ［項目］タブで、以下の操作を実施します。
- 切り替えボタンを操作し、データの画像をウィザードに追加します。
- 画面左側のメニューから、画面に追加する内容をドラッグ＆ドロップします。
- セグメントの［設定］アイコンをクリックし、［Tab］キーによる移動順を設定します。［Tab］キーを押した際に、左から右、または上から下に移動するかを指定することができます。
- 画面にテキストを追加する場合、画面左側のメニューで［表示要素］タブをクリックして、［テキスト］をドラッグ＆ドロップします。編集画面のテキスト欄に内容を入力します。
- 画面にウィジェットを追加する場合、画面左側のメニューで［表示要素］タブをクリックして、［ウィジェット］をドラッグ＆ドロップします。
- 編集画面のテキスト欄に内容を入力します。
- 一覧からウィジェットを選択し、［インストールする］をクリックします。新しいウィジェットを作成することもできます。
- ボタン／カスタムボタンを追加する場合、［+ ボタン］をクリックし、［ボタン］または［カスタムボタン］を選択します。
- 画面名を入力します。
自動生成する
- 次の画面で、［すべてのセクション］または［選択したセクション］のいずれかを選択します。
- すべてのセクション：レイアウト内のすべてのセクションと項目が選択されます。
- 選択したセクション：対象のセクションや項目を手動で選択できます。［すべて選択する］または［すべての選択を解除する］のボタンをクリックし、すべてのセクションと項目を選択したり、選択を解除したりすることも可能です。
- ［生成する］をクリックします。
選択したセクションや項目に基づいて、複数の画面が作成されます。最後の画面には、［保存する］ボタンが設定されます。必要に応じて各画面をクリックし、内容を編集できます。
画面と項目の設定の完了後、以下の手順を実施します。
- ボタン／カスタムボタンを追加する場合、 ［+ ボタン］ をクリックし、［ボタン］または［カスタムボタン］を選択します。
- ［ボタン］を選択した場合は、以下の手順を実行します。
- ボタン名 を入力します。
- ボタンの配置を変更したい場合、ドラッグ＆ドロップで移動します。
- ボタンをクリックすることでデータが保存されるようにしたい場合、 ［このボタンを使用してデータを保存する］ のチェックボックスを選択します。
- ［表示設定］ タブで、 ［常に表示する］ 、 ［ボタンを隠す］ 、 ［ボタンを無効にする］ のいずれかを選択します。［ボタンを隠す］または［ボタンを無効にする］を選択した場合、適用条件を設定します。
- ［スタイル］タブで、ボタンの形や色を選択します。［処理］タブで、ボタンがクリックされた際に実行する処理を選択します。
- ［完了する］ をクリックします。
ウィザードの設計画面に移動します。必要に応じて、画面をさらに追加できます。 - ウィザードの設計画面で、特定のボタンからカーソルをドラッグ＆ドロップすると、別の画面を追加できます。
また、ボタン上に表示される ［画面に関連付ける］ をクリックすることでも、別の画面を追加できます。 - ［カスタムボタン］を選択した場合、以下の手順を実行します。
- ［+ カスタムボタン］ をクリックして、新しいカスタムボタンを作成します。
既存のカスタムボタンから選択することもできます。
- カスタムボタンの作成画面 で、以下の操作を実行します。
［ボタン名］と［説明］を入力します。
- カスタムボタンがクリックされた際に実行する処理を選択します。［カスタム関数］または［指定した処理］のいずれかを選択できます。
-
［カスタム関数］を選択した場合、既存の関数を使用するか、新しい関数を作成します。既存の関数を使用する場合は、必要に応じて設定内容を変更できます。
-
新しい関数を作成する場合は、新しい関数の作成画面で［関数名］、［表示名］、［詳細情報］を入力します。［作成する］をクリックします。関数の設計画面に移動します。こちらから、関数を記述できます。
-
完了後、［保存する］をクリックします。
-
カスタムボタンがウィザードの編集画面に表示されます。
-
編集画面上でカスタムボタンをクリックすると、画面右側にカスタムボタンの 詳細 が表示されます。必要に応じて、こちらから ボタン名 や 説明 を編集できます。
-
ボタンをクリックすることでデータが保存されるようにしたい場合、 ［このボタンを使用してデータを保存する］ のチェックボックスを選択します。
-
［表示設定］ タブで、 ［常に表示する］ 、 ［ボタンを隠す］ 、 ［ボタンを無効にする］ のいずれかを選択します。［ボタンを隠す］または［ボタンを無効にする］を選択した場合、適用条件を設定します。
［スタイル］ タブで、ボタンの形や色を選択します。
-
カスタムボタンの処理に［指定した処理］を選択した場合、［URLを開く］または［Webタブを開く］のいずれかを選択します。詳細情報を入力して、［保存する］をクリックします。
- 画面に項目やボタンをさらに追加するには、上記の手順を繰り返します。
- ［ウィザードを保存する］をクリックします。
条件処理ルールの設定
条件処理ルールを設定すると、入力された内容に基づいて、フォームに表示する内容を変更できます。条件処理ルールを設定するにあたって、適用する条件と実行する処理を指定します。条件欄では、条件として指定する項目と値を選択します。
処理欄では、条件を満たした場合に実行する処理を設定します。設定できる内容は、以下のとおりです。
- ルールの適用対象： ウィザードの画面において、条件処理ルールを適用する操作内容を選択できます。［作成と編集］、［作成］、［編集］のいずれかを選択することが可能です。
- 処理を実行する条件の設定：条件の設定欄で、条件に使用する項目を選択し、条件の詳細を指定します。なお、条件に使用する項目としては、同じ画面内の項目に加えて他の画面内の項目も選択可能です。ただし、処理を実行する対象は、条件処理ルールの適用対象の画面のみです。
- 表示する項目の設定：指定した条件に一致した際に画面に表示する項目を選択できます。
- 必須項目の設定： 入力を必須にする項目を選択できます。
- 値の設定： 項目の初期値を設定できます。
注：標準の必須項目に対して初期値を設定することはできません。 - 項目のロック： 条件に一致した際に、値を編集できないようする項目を選択できます。データを特定するための各種IDや番号など、毎回編集する必要がない項目がある場合に役立ちます。
特定の権限を持つユーザーに対してのみ、項目の編集を許可することも可能です。許可するには、ロックする項目を選択した後に、編集を許可する権限を選択します。 - サブフォーム ／ テキスト要素 ／ ウィジェットの表示 ：特定の画面において、サブフォーム／テキスト要素／ウィジェットを表示できます。テキスト要素には件名を設定することも可能です。
以下では、条件処理ルールの設定例について説明します。
- 商品や契約の種類に応じて、異なる質問項目を表示する
1件のフォームで複数の種類の契約を管理したいとします。この場合、ウィザードを作成して条件処理ルールを設定することで、契約の種類に応じて表示する項目を切り替えることができます。たとえば、フォーム内で選択された保険の種類に基づいて、続きの質問項目を変更することが可能です（商品Aを選択した場合には商品A用の内容を、商品Bを選択した場合には商品B用の内容を表示できます）。 - 地域の項目の選択内容に応じて、異なる配送方法を表示する
すべての拠点で、共通の受注フォームを使用しているとします。一方、顧客の地域によって選択できる配送方法が異なるとします。 この場合、［地域］の項目で選択された内容に応じて、異なる配送方法を表示するように条件処理ルールを設定できます。たとえば、地域として［北海道］が選択されたときに、フォーム内に北海道向けの配送方法の一覧を表示することが可能です。 - 同伴者用のサブフォームを別途表示する
イベント／セミナーの参加者を登録するためのフォームがあるとします。また、参加者には、1人で参加する人と、同じ会社から同伴者を連れて複数人で参加する人がいるとします。この場合、同伴者がいるときにのみ、一緒に参加する同伴者を登録するためのサブフォームを表示することができます。たとえば、フォーム内において、［同伴者を追加する］の項目のチェックボックスが選択された場合にのみ、［同伴者の詳細情報］のサブフォームを表示するように条件処理ルールを設定することが可能です。 - フォーム内の項目が更新された際に、特定の項目の値を変更する
見込み客のデータを登録／管理するためのフォームがあるとします。既存の見込み客の項目が更新された場合に、特定の項目を自動で変更するように条件処理ルールを設定することが可能です。たとえば、既存の見込み客の住所関連の項目が更新された際に、［住所の最終変更日］の項目の値を変更したり、［備考］の項目に［変更理由について要確認］のメッセージを表示したりすることが可能です。 - 出張の種類に応じて、入力が必要なフォームを別途表示する
従業員の出張を申請するためのフォームがあるとします。この場合、従業員が［出張の種類］の項目で［海外］を選択した際に、ビザの申請に必要な情報を記載するためのサブフォームが表示されるように条件処理ルールを設定することが可能です。
条件処理ルールを設定するには
- ウィザードの設計画面に移動します。
- ウィザードの編集画面を開きます。
- ［条件処理ルールを作成する］をクリックします。
- 条件処理ルール の作成画面で、以下の操作を実行します。
- 条件処理ルールの適用対象として、［作成と編集］、［作成］、［編集］のいずれかを選択します。
- 条件を満たした場合に実行する処理を設定します。
- 表示する項目を選択します。
- 入力必須にする項目を選択します。
- 特定の項目において、初期値を設定します。
- ロックする（編集できないようにする）項目を選択します。
- 必要に応じて、編集を許可する権限を選択します。
- 表示するサブフォームを選択します。
- 表示するテキスト要素を選択します。
- 表示するウィジェットを選択します。
- ［保存する］ をクリックします。
メモ ：
- 条件処理ルールの設定画面で選択できる項目は、対象のウィザードの画面に含まれる項目のみです。
- 条件処理ルールは、ウィザードの画面を通じてデータが作成または編集された際に適用されます。
- 設定できる条件処理ルールの件数や条件処理ルールの内容は、利用中のプランによって異なります。
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アルティメットプラン |
エンタープライズプラン |
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条件処理ルールの件数（画面1件あたりの上限） |
20件 |
10件 |
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設定可能な条件（ルール1件あたりの上限） |
25件 |
25件 |
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表示する項目 （ルール1件あたりの上限） |
25件 |
15件 |
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必須項目（ルール1件あたりの上限） |
25件 |
15件 |
|
サブフォーム（ルール1件あたりの上限） |
5件 |
2件 |
|
初期値（ルール1件あたりの上限） |
20件 |
10件 |
|
ロックする項目（ルール1件あたりの上限） |
20件 |
10件 |
|
テキスト要素（ルール1件あたりの上限） |
15件 |
5件 |
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ウィジェット（ルール1件あたりの上限） |
1件 |
1件 |
留意事項
-
項目にすでに値が設定されている場合に条件処理ルールが適用されると、既存の値が上書きされます。
-
必須項目が設定されており、かつ該当の項目がロックされている条件処理ルールにおいて、該当の項目に値が設定されていない場合、入力者は画面でデータを保存したり、次の画面に移動したりできなくなります（必須項目が入力されていないと識別されます）。
-
条件処理ルールの条件で使用されている項目が、表示する項目、初期値を設定する項目としても使用されている場合、条件に該当すると、項目が表示されたうえで初期値が挿入されます。
-
ある項目がロックされている場合に、該当の項目に対して初期値を入力するように他の条件処理ルールが実行されても、該当の項目に初期値は入力されません（例外として処理されます）。
-
依存関係が設定されている項目でも、条件処理ルールによって上書きされます。
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項目の更新方法 |
説明 |
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インポート |
新しいデータのインポート、または既存のデータの上書きの際に項目が更新されます |
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ワークフロールール |
ワークフローの自動処理の結果として項目が更新されます |
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承認プロセス |
設定されている初期値にかかわらず、承認プロセスによって項目が更新されます |
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API |
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一括更新 |
条件処理ルールで設定されている条件が、一括更新処理による値で満たされても、条件処理ルールは適用されません。 |
ウィザードへのアクセス権限の管理
特定の権限を持つユーザーに対して、指定したウィザードへのアクセス権限を付与できます。ただし、ウィザードへのアクセス権限の設定よりも、レイアウトに対する権限が優先されますのでご注意ください。たとえば、レイアウトAのウィザードにアクセスする権限があったとしても、レイアウトAにアクセスする権限がない場合、該当のユーザーに対してレイアウトAは表示されず、ウィザードも表示されません。したがって、ウィザードへのアクセス権限を付与する場合、対象のレイアウトへの権限も有効になっていることをご確認ください。
ウィザードへのアクセス権限を管理するには
- ウィザードの設計画面で、画面右上の ［権限］ をクリックします。
- 権限を選択して、 ［完了する］ をクリックします。
後から権限を追加／削除することもできます。
ウィザードの一覧画面では、特定のウィザードへのアクセス権限が設定されているユーザーの権限を確認できます。
標準レイアウトとしてのウィザードの設定
作成したウィザードがデータ入力時に標準で表示されるように設定できます。また、権限に応じて表示するウィザードを指定することも可能です。
たとえば、［見込み客］タブで営業担当者がデータを入力しようとした際に、入力専用のウィザードを標準で表示するように設定することが可能です（該当のウィザードを、営業担当者に対する標準レイアウトとして選択できます）。
特定の権限を持つユーザーに対して、複数のレイアウトを割り当てることもできます。この場合、該当の権限を持つユーザーがデータの入力画面に移動すると選択リストが表示され、一覧からレイアウトを選択できるようになります。
ウィザードを標準レイアウトとして設定するには
1. ［設定］ → ［カスタマイズ］ → ［タブと項目］ の順に移動して、対象のタブを選択します。
2. ［…］ （その他）アイコンをクリックし、 ［レイアウト］ を選択します。
3. レイアウト の設定ページで、 ［レイアウトの種類の設定］ をクリックします。
4.各レイアウトについて、 ［レイアウトの種類を設定］ の項目で、ドロップダウンから 通常レイアウト または 対象のウィザード名 を選択します。
5.標準レイアウトを変更する場合、対象のレイアウトの項目で、 ［標準に設定する］ のラジオボタンにチェックを入れます。
留意事項
- ウィザードに対応しているタブは、以下のとおりです。
見込み客連絡先取引先商談価格表仕入先見積書 受注書請求書発注書問い合わせソリューションキャンペーンカスタムタブ---また、各種拡張機能やプラグインによって作成されたタブにも対応しています。 - 検索欄に項目名を入力すると、項目をすばやく見つけることができます。
- 初期設定では、最初に作成した画面がホーム画面としてみなされます（ホームアイコンが画面に追加されます）。ただし、別の画面で3点マークのアイコン（…）をクリックして、ホーム画面に設定することもできます。また、同じメニューから画面を削除することも可能です。
- ウィザードを保存する際にエラーの発生を防止するため、次の点を必ずご確認ください。
- すべての必須項目（システム設定またはユーザー設定による必須項目）は、［項目］タブの下に一覧表示されます。ウィザードを保存する前に、これらの必須項目が画面に追加されていることを確認してください。
- 関連付けられていない画面やボタンがないかどうかをご確認ください。すべての画面とボタンを関連付ける必要があります（ボタンを保存ボタンとして使用している場合を除きます）。
- 保存ボタン（データを保存するためのボタン）を必ず追加してください。
- ［変更を破棄する］ をクリックすると、対象のウィザードに関するすべての設定が破棄され、最初から設定をやりなおす必要があります。
- ウィザードの一覧画面では、フィルター条件を適用して、作成先のタブやウィザードのステータス（有効／無効）ごとにウィザードを抽出できます。
- 項目に対して 入力規則 が適用されていると、ウィザードの入力画面でも同様に適用されます。たとえば、以下の画面では、携帯電話の項目に入力規則が適用されています。入力者は、携帯電話に指定の形式で値を入力しない限り、データを保存することはできません。入力規則の作成に関する詳細については、 こちら をご参照ください。
- 設定のコピー機能（他のCRMアカウントに同じ設定をコピーして適用する機能）では、ウィザードの設定も適用対象です。ただし、カスタムボタンの設定は対象外です。
- ウィザードでは、複数選択ルックアップとユーザールックアップの項目は使用できません。
ウィザードを通じたデータの作成
ウィザードおよびウィザードに関連するレイアウトの両方に対してアクセス権限のあるユーザーは、ウィザードを通じてデータを作成できます。入力者は、データの入力画面で対象のウィザードを選択すると、ウィザードを通じてデータの詳細を入力できるようになります。
以下の画像は、学生／受講者のデータを登録する画面の例です。
入力者は、データの登録に使用するウィザードとレイアウトを選択します。選択後、画面の表示内容に沿ってデータを入力します。
ウィザードを通じたデータの作成
ウィザードを通じたデータの編集
ウィザードを通じて作成されたデータは、ウィザードの画面から編集できます。たとえば、保険の加入希望者に関するデータをウィザード上で作成した場合、その加入希望者のデータは、同じウィザードの画面から編集することが可能です。
データの下書き保存
入力の途中で下書きとして保存し、後から入力を再開できるように設定できます。下書き保存したデータにアクセスするには、該当のタブに移動し、画面右側のその他アイコン ［…］ をクリックします。 下書き保存後に入力を終えたデータが保存されると、下書きのデータは削除されます。データが下書きとして保存される前に、処理が設定されているボタンが画面に表示されていた場合、ボタンに設定されている処理は実行されます。
下書きの一覧では、条件を指定して下書きを抽出することもできます。
画面内においてボタンにメール通知、Web通知、カスタム関数が設定されている場合にも、下書きのデータは保存されますのでご注意ください。たとえば、ボタンにメール通知の処理が設定されている場合、ボタンが表示されている画面までの内容が下書きとして保存されます。下書きのデータは、監査ログ（操作履歴）からも確認できます。
ウィザードの削除と無効化
ウィザードは、必要に応じて削除したり無効にしたりできます。なお、削除／無効化の前に、以下の点をご確認ください。
- ウィザードを削除すると、設定および関連する下書きデータも削除されます。削除／無効化の後、元に戻すことはできません。
- ウィザードを無効にすると、関連する下書きデータはすべて削除されます。必要に応じて、ウィザードをもう一度有効にすることもできます。
エラーメッセージの一覧
ウィザード作成時に発生する可能性のある主なエラーメッセージは、以下のとおりです。
- 画面が孤立しています ：画面が、他のどの画面にも関連付けられていない場合に表示されます。
- 保存ボタンが無効です ：入力必須とされているすべての項目が追加されていないまま、画面に保存用のボタンが設定されている場合に表示されます。
- ボタンが無効です：保存ボタンが設定されていないか、ボタンが別の画面に関連付けられていないまま、ウィザードを保存しようとしている場合に表示されます。
- 画面に保存ボタンがありません ：画面に保存ボタンが設定されていない場合に表示されます。
- ループ処理は許可されていません ：処理の最初と最後に同じ画面を設定するなどして、ループ（繰り返し同じ画面が表示され続ける状態）が発生している場合に表示されます。たとえば、［画面1］→［画面2］→［画面3］→［画面1］の順番で画面が設定されている場合、最初と最後に同じ画面が設定されているため、ループが発生します。
- ウィザードに保存ボタンがありません ：保存ボタンが設定されていないまま、ウィザードを保存しようとしている場合に表示されます。
- ウィザードが空です ：ウィザードに画面が追加されていない場合に表示されます。
- ウィザード名が重複しています ：入力したウィザード名がすでに登録されている場合に表示されます。
- 必須項目が不足しています ：画面にすべての必須項目が追加されていない場合に表示されます。
- 保存または遷移が設定されていません ： 画面設定が無効です。画面に対して保存ボタンまたは画面遷移の経路が設定されていない場合に表示されます。
- （項目名）が繰り返し使用されています： ウィザードで同じ項目が繰り返し使用されているため、入力者がウィザードで同じ項目を複数回入力しなければならなくなっている場合に表示されます。たとえば、ウィザードの画面が［画面1］→［画面2］→［画面3］→［画面4］の順で進み、［画面2］と［画面4］に同じ項目が繰り返し表示されている場合などが該当します。
エラー解決のヒント
- 画面が孤立しています：画面が、他のどの画面にも関連付けられていない場合に表示されます。一覧から対象の画面を選択し、削除することでエラーを解決できます。
- ボタンが無効です：保存ボタンが設定されていないか、ボタンが別の画面に関連付けられていないまま、ウィザードを保存しようとしている場合に表示されます。
- データを保存するための処理が設定されていません：保存ボタンに関するエラーを解決することで、このエラーを解決することができます。解決するには、以下のいずれかの手順を実施します。
- ウィザードを保存するためのボタンを作成します。作成するにあたって、標準の［OK］ボタンを使用するか、独自のボタンを作成します。
- 処理が割り当てられていない既存のボタンを選択し、データの保存用に使用します。
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