設定のコピー機能の使用

設定のコピー機能の使用

この記事では、Zoho CRMで提供される設定のコピー機能の具体的な使用方法を説明します。

この機能の概要については、こちらの記事をご参照ください。

Zoho CRMの設定のコピーは、追加費用なし、コーディングなしで、Zoho CRMの設定を他のアカウントにコピーできる機能です。この機能を使用することで、最適にカスタマイズしたアカウントの設定を、面倒な手間を掛けることなく別のアカウントにコピーできます。なお、設定のコピー機能では、別のZoho CRMアカウントに保存されているデータをコピーすることはできません（コピーできるのは設定情報のみです）。Zoho CRMのアカウント（組織）間でデータをコピーする方法については、「Zoho CRMアカウント間でのデータの移行」をご参照ください。

この機能に関連する権限
この機能を利用できるプランと制限事項
用語の説明
この機能に関連する権限
管理者権限を持つユーザーが、設定のコピー機能を使用できます。
この機能を利用できるプランと制限事項
プラン
  1. この機能を利用できるZoho CRMのプランは、スタンダード、プロフェッショナル、エンタープライズ、アルティメットです。
  2. Zoho OneまたはZoho CRM Plus（Zoho CRMをはじめとする複数のZohoサービスをまとめて利用できるパッケージ）を利用している場合は、他のアカウントに設定情報を送信することが可能です。他のZoho CRMアカウントから設定情報を受信するには、すべての連携機能を無効にする必要があります。
  3. 試用版：利用できます。
  4. 開発者向けプラン：利用できます。
その他
Zoho CRMのモバイルアプリでこの機能を利用することはできません。
テスト環境（サンドボックス）は、この機能に対応していません。

制限事項
  1. 1つのZoho CRMアカウントにおいて、その利用期間中に、3回まで設定情報を受信できます。
  2. 設定のコピー機能では、連携機能または拡張機能を利用しているアカウントに設定をコピーすることはできません。
  3. コピー先アカウントとして設定情報を受信することができるのは、データが10万件未満のアカウントのみです。

用語の説明
  1. CRMの設定全体／設定済みのCRM環境：Zoho CRM内でカスタマイズした機能の設定一式。Zoho CRM内に保存されているデータは含まれません。
  2. コピー先アカウント：設定のコピー先（受信側）となるCRMアカウント。これからカスタマイズをするために、設定情報を受け取るアカウントです。通常、コピー先となるのは、新しいCRMアカウントか、まだあまりカスタマイズをしていないアカウントです。
  3. コピー元アカウント：設定のコピー元（送信側）となるCRMアカウント。このアカウントの設定を、コピー先アカウントに送信してコピーします。通常、コピー元となるのは、社内の管理者あるいは導入支援サービスの提供企業（例：Zoho CRMの販売パートナー企業）によってカスタマイズが行われたアカウントです。
  4. 設定コピー用キー：コピー先アカウントを識別するためのキー。コピー先アカウントで生成し、コピー元アカウントに送信します。このキーは、生成後24時間に限り有効です。

 

設定がコピーされる機能とコピーされない機能

設定がコピーされる機能
  1. タブ
  2. タブのグループ
  3. Webタブ
  4. 役職と権限
  5. タブのカスタマイズ
  6. レイアウト
  7. レイアウトのルール
  8. 変換時の関連付け（見込み客／見積書）
  9. 同期における項目の対応関係（関連付け）
  10. 商談のステージ
  11. 問い合わせのエスカレーション
  12. 営業時間、シフト時間、休日
  13. 会計年度
  14. 売上予測の設定
  15. テリトリー
  16. グループ
  17. メールテンプレート
  18. 各種書類テンプレート
  19. レポート
  20. 連絡先の役割
  21. ワークフロールール
  22. ワークフローの処理（すべて）
  23. 承認プロセス
  24. ブループリント
  25. カスタムリンク
  26. データ一覧（独自に作成したもの）
  27. キャンバス表示
  28. スケジュール
  29. データの共有ルール
  30. スコアリングルール
  31. 差し込み文書テンプレート
  32. Deluge関数
  33. ウィジェット
  34. CRM変数
  35. ウィザード
  36. ジャーニー設計
  37. 割り当てルール
  38. カスタムボタン
  39. ダッシュボード
  40. 経路探索
  41. パイプライン
  42. キオスク
  43. セグメンテーション
  44. クライアントスクリプト
  45. 顧客ポータル
  46. ポータルへの登録フォーム
  47. コンプライアンス設定
  48. ケイデンス
  49. 拡張機能

設定がコピーされない機能
  1. 自動メール送信
  2. Webフォーム
  3. 定期レポート
  4. 地域／タイムゾーン
  5. 連携機能
  6. Zia関連の機能
  7. 組織のロゴ
  8. CPQ（見積支援ツール）
  9. 複数通貨の設定

コピーを始める前の注意点

  1. コピー先アカウントで連携機能や拡張機能が設定されている場合は、該当の設定情報を削除する必要があります。
  2. コピー元アカウントで利用されている連携機能の設定は、コピーされません。コピー先アカウントでは、設定のコピー機能でのコピー処理が終わった後、あらためて連携機能や拡張機能の設定を行う必要があります。
  3. コピー先アカウントでカスタムタブまたはカスタム項目にデータを保存していた場合、別のアカウントから設定情報を受信してコピー処理を実行すると、保存していたデータは失われます。
  4. コピー元アカウントのいずれかの機能の設定において特定のユーザーを指定していた場合、その設定はコピー先アカウントの特権管理者を指定する形に置き換えられます。たとえば、コピー元アカウントの割り当てルールにおいて、データを割り当てる対象として特定のユーザーが指定されていたとします。この場合、コピー後の割り当てルールでは、割り当て対象の指定において、該当のユーザーがコピー先アカウントの特権管理者に置き換えられます。
  5. 1つのZoho CRMアカウントにおいて、その利用期間中に、3回まで設定情報を受信できます。この制限は、誤ったコピーを防ぐために設けられています。

設定のコピー機能へのアクセス

  1. ［設定］  をクリックします。
  2. ［データ管理］の［設定のコピー］をクリックします。
  3. ［設定のコピー］画面が開きます。

  4. この画面には、以下の2つのボタンが表示されます。
    1. 設定情報を送信する：自分のZoho CRMアカウントの設定情報を、別のアカウントに送信します。

    2. 設定情報を受信する：別のZoho CRMアカウントから設定情報を受信し、自分のアカウントへのコピーを開始します。

  5. ［設定のコピーの履歴］タブでは、過去に行われた送受信の記録を確認できます。

設定をコピーする手順

設定のコピーは、大まかに以下の3ステップで行います。
  1. コピー先アカウントの管理者がキーを生成し、コピー元アカウントの管理者にそのキーを送信します。
  2. コピー元アカウントの管理者がキーを受信し、それを使って設定情報を送信します。
  3. コピー先アカウントの管理者が設定情報を受信し、コピー処理を開始します。
キーの受け渡しをZoho CRMの画面から直接行うことはできません。メール、チャットなどの方法で相手にキーを渡してください。キーの受け渡し以外の操作（キーの生成、設定の送受信、コピー処理の開始）は、すべてZoho CRMの画面から実行できます。
ステップ1：設定コピー用キーを生成する
  1. コピー先アカウントで、［設定］ アイコンをクリックします。
  2. ［データ管理］の［設定のコピー］をクリックします。
  3. ［設定情報を受信する］をクリックします。
  4. ［設定コピー用キーを生成する］をクリックします。
  5. キーが生成されたら、［コピーする］をクリックします。

  6. 生成したキーをコピー元アカウントに送信します。この送信には、メールやチャットなどの方法を使用します（Zoho CRMの画面から直接送信することはできません）。キーがコピー元アカウントの管理者に届いたら、ステップ2に進み、コピー元アカウントからZoho CRMの設定情報を送信します。送信が完了すると、コピー先アカウントの管理者にメールで通知が送られます。この通知が届いたら、コピー先アカウントでステップ3の手順を行います。





ステップ2：Zoho CRMの設定情報を送信する
コピー元アカウントは、設定情報を送信した後も、コピー先アカウントの管理者がその設定を承認（または却下）するまで、他のコピー依頼を受け付けることはできません。これは、設定情報を送信してからコピー先アカウントがコピー処理を開始するまでの間に、コピー元の環境に変更が加えられるのを防ぐためです。

コピー元アカウントの管理者は、設定コピー用キーをコピー先アカウントの管理者から受け取ったら、以下の手順を行います。
  1. コピー元アカウントで、［設定］ をクリックします。
  2. ［データ管理］の［設定のコピー］をクリックします。
  3. ［設定情報を送信する］をクリックします。

  4. キーを入力し、［設定情報を送信する］をクリックします。

  5. ［続ける］をクリックします。
  6. コピー先アカウントの管理者に、設定情報が送信されたことがメールで通知されます。

ステップ3：設定情報を受信し、コピー処理を開始する
注：
  1. コピー先アカウントは、設定情報を受信した後、その設定情報を承認（または却下）するまで、他の組織に設定情報を送信することはできません。
  2. コピー先アカウントでカスタムタブまたはカスタム項目にデータを保存していた場合、設定情報を受信してコピー処理を実行すると、保存していたデータは失われます。

  1. コピー先アカウントで、［設定］ をクリックします。
  2. ［データ管理］の［設定のコピー］をクリックします。
  3. ［設定情報を受信する］をクリックします。
  4. 受信した設定の反映処理は、コピー先アカウントでまだ何も設定を行っていない場合のみ、実行できます。コピー先アカウントですでに設定を行っている場合は、既存の設定情報を削除してください。

  5. 受信した設定の情報を確認します。コピー元アカウントの名前、管理者の名前、組織ID、受信日時を確認し、間違いがなければ［開始する］をクリックします。

  6. 確認画面が表示されたら、［確定する］をクリックします。このボタンをクリックすると、その時点でのコピー元アカウントの設定が、コピー先アカウントにコピーされます。コピー処理が無事に完了するまで、Zoho CRMの画面はロックされます（操作を行うことはできません）。
  7. コピー処理が完了すると、コピー先アカウントにコピー元アカウントと同様の設定が反映されていることを確認できます。


トラブルシューティング

以下に、設定のコピーが正常に行われない主な原因と、その対応策を説明します。
  1. 設定コピー用キーの有効期限が切れている：もう一度新しいキーを生成してください。新しいキーをコピー元アカウントの管理者に送り、設定情報の送信を依頼してください。
  2. コピー元アカウントの方が上位のプランを使用している：上位のプランを使用しているアカウントから、下位のプランを使用しているアカウントへのコピーはできません。コピー元のすべての設定を確実にコピーするため、上位プランから下位プランへのコピーは許可されていません。下位または同等のプランを使用しているアカウントから設定をコピーするか、コピー先アカウントを上位のプランにアップグレードしてください。
  3. コピー先アカウントに連携機能や拡張機能が設定されている：コピー処理の開始前に設定情報を削除するボタンをクリックしても、連携機能や拡張機能の設定は削除されません。連携機能や拡張機能の設定は手動で削除する必要があります。その削除が終わった後で、コピー処理を開始してください。