承認プロセスの設定では、データの承認／却下時に実行する処理を関連付けることができます。処理の種類としては、タスクの割り当て、項目の更新、メール通知の送信、Web通知の実行、関数の実行を設定できます。複数の承認者を設定した場合、各段階の承認時に実行する処理をそれぞれ割り当てることができます。なお、途中の段階での承認後の処理には、タスクの割り当て、項目の更新のみ設定できます。メール通知の送信、Web通知の実行、関数の実行は、設定できません。最終承認後の処理としてのみ設定できます。

却下時に実行する処理には、メール通知の送信、項目の更新、Web通知の実行、関数の実行のみ設定できます。タスクの割り当ては、設定できません。タスクの割り当て設定は、次にデータを承認する必要のある承認者にタスクを割り当てるための機能です。たとえば、「承認待ちのデータを確認する」タスクなどを設定するのに使用します。そのため、データの却下時にはタスクの割り当てを設定できません。

タスクの割り当て

1. 承認プロセスの作成時に、［承認時の処理］の設定で［タスクの割り当て］をクリックします。
   作成済みのタスクがある場合は、一覧に表示されます。既存のタスクを関連付ける場合は、タスクを選択して、手順4に進みます。
   
2. 新しいタスクを作成する場合は、画面の右上にある［新しいタスク］をクリックします。
3. 表示された［タスクの割り当て］の設定画面で、次の手順を実行します。
   • タスクの［件名］を入力します。
   • タスクの［期限］として、承認日からの経過日数を入力します。また、ドロップダウンから［日］または［営業日］のいずれかを選択して、日数の計算方法を設定できます。
   • タスクの［ステータス］と［優先度］を選択します。
   • 必要に応じて、［担当者への通知］のチェックボックスを選択します。
     有効にすると、タスクの割り当てについて知らせる通知メールが、タスクの担当者に送信されます（ただし、認証済みで有効なユーザーのみが対象です）。
   • 必要に応じて、タスクの［詳細情報］を入力します。
4. ［保存して関連付ける］をクリックします。
   

項目の更新

1. 承認プロセスの作成時に、［承認時の処理］／［却下時の処理］の設定で［項目の更新］をクリックします。
2. 表示された［項目の更新］の設定画面で、次の手順を実行します。
   • 更新する項目を選択します。
   • 各段階の承認時に更新する値を入力します。
3. ［完了する］をクリックします。
   

メール通知の送信

1. 承認プロセスの作成時に、［承認時の処理］／［却下時の処理］の設定で、［メール通知］を選択します。
   作成済みのメール通知がある場合は、一覧に表示されます。既存のメール通知を関連付ける場合は、対象のメール通知を選択し、手順4に進みます。
   
2. 新しいメール通知を作成する場合は、画面の右上にある［メール通知を作成する］をクリックします。
3. 表示されたメール通知の設定画面で、次の手順を実行します。
   
   • ［名前］欄に、メール通知の設定名を入力します。
   • メール通知の宛先とするユーザーを検索して選択します。
     宛先としては、承認対象データに関連するデータの担当者や作成者、メールアドレスの項目を選択できます。また、［ユーザー］、［役職］、［役職と部下］、［グループ］のいずれかを選択して、選択内容に該当するユーザーを宛先として指定することも可能です。
     
   • 上記以外に追加の受信者を入力することもできます。
     画面の下部にある［追加の受信者］をクリックすると、直接メールアドレスを入力することで、Zoho CRMのユーザー以外を宛先に設定できます。
   • ［メールテンプレートを選択］のドロップダウンをクリックし、一覧から既存のメールテンプレートを選択するか、一覧の右上にある［テンプレートを作成する］をクリックして、新しいメールテンプレートを作成します。
     メール通知の［差出人］と［返信先］のメールアドレスは、以下から選択できます。
     • 自分のメールアドレス
     • 組織のメールアドレス
     • 現在のユーザーのメールアドレス
     • データの担当者のメールアドレス
     • 組織内の他のユーザーのメールアドレス
       
   • 却下時のメール通知は、notifications@zohocrm.comから自動送信されます。
4. ［保存して関連付ける］をクリックします。
   設定したメール通知は、［設定］→［自動化］→［処理］→［メール通知］の一覧にも表示されます。

Web通知の実行

1. 承認プロセスの作成時に、［承認時の処理］／［却下時の処理］の設定で［Web通知の実行］をクリックします。
   作成済みのWeb通知がある場合は、一覧に表示されます。既存のWeb通知を関連付ける場合は、対象のWeb通知を選択して、手順4に進みます。
   
2. 新しいWeb通知を関連付ける場合は、画面の右上にある［新しいWeb通知］をクリックします。
3. Web通知の実行画面で、次の手順を実行します  （関連項目：Web通知（Webhook）の設定）。
   • Web通知の［名前］を入力し、必要に応じて、［詳細情報］にWeb通知の説明文や補足情報などを入力します。
   • ［通知先のURL］の入力欄に、データの送信先となる外部アプリケーションのREST APIのURLを入力します。
   • ［メソッド］（データの送信形式）の種類として、［GET］または［POST］を選択します。
     
   • ［GET］メソッドを選択した場合、［ヘッダー］の設定で、［パラメーターを追加する］リンクをクリックし、次の手順を実行します。
     • タブのパラメーターを追加する場合、［パラメーター名］を入力し、［パラメーターの種類］（タブ／組織／ユーザー）と［パラメーターの値］（項目）を選択します。
       選択した項目の値が、Web通知の実行時にパラメーターとして外部アプリケーションに送信されます。
     • 独自のパラメーターを追加する場合、［パラメーター名］と、対応する［値の詳細］を入力します。 
   • ［POST］メソッドを選択した場合、［本文］の設定で、次の手順を実行します。
     • ［種類］のドロップダウンから、［生データ］を選択して入力欄に自由に記述するか、［フォームデータ］を選択して［パラメーター名］と［パラメーターの値］を入力します。なお、入力欄で「#」と入力すると、差し込み項目を挿入することも可能です。 
   • ［URLのプレビュー］で、設定内容を確認します。 
     
4. ［保存して関連付ける］をクリックします。
   設定したWeb通知は、［設定］→［自動化］→［処理］→［Web通知］の一覧にも表示されます。
   

関数の実行

1. 承認プロセスの作成時に、［承認時の処理］／［却下時の処理］の設定で［関数の実行］をクリックします。
   作成済みの関数がある場合は、一覧に表示されます。既存の関数を選択して関連付けることもできます。
2. 新しい関数を作成して承認プロセスに関連付ける場合は、関数の設定手順をご参照ください。
   設定した関数は、［設定］→［自動化］［処理］ →［カスタム関数］の一覧にも表示されます。

メモ：

• データの承認を申請すると、システムで自動生成された通知メールが承認者に送信されます。
• データが承認されると、承認プロセスで設定されているメール通知が、データの担当者（承認を申請したユーザー）に送信されます。データの担当者宛てのメール通知が設定されていない場合、システムで自動生成されたメール通知が送信されます。
• 複数の承認者が設定されている場合、各承認者による承認時にタスクの割り当てや、項目の更新の処理を実行できます。
• メール通知の送信、Web通知の実行、関数の実行の処理は、それぞれ1件ずつ関連付けることができます。ただし、複数の承認者が設定されている場合は、これらの処理は最終承認時にのみ実行されます。 
• メール通知の送信、Web通知の実行、関数の実行の処理を追加する際、既存の処理の一覧には、ワークフロールール用に作成した処理も表示されます。これらの処理も、承認プロセスに関連付けることが可能です。また、承認プロセス用に作成した処理を、ワークフローに関連付けることもできます。

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