Zoho CRMのデータモデルの設計とカスタマイズ
Zoho CRMには、営業活動を円滑に行うための標準タブが用意されています。これらのタブを通じて、組織の業務のデータモデルを設計、カスタマイズすることができます。以下では、組織の業務のデータモデルの設計方法やカスタマイズ方法について説明します。
主要なタブ
Zoho CRMには、［見込み客］、［取引先］、［連絡先］、［商談］、［売上予測］などの標準タブが用意されています。また、独自のタブを作成することもできます。これらの各種タブをもとに、組織の業務のデータモデルを設計します。
各タブの概要
［見込み客］：Webフォーム、展示会、キャンペーン、手動入力などによって収集した顧客の候補のデータです。見込み客の精査後、連絡先、取引先、商談の各データに変換されます。見込み客のデータは、項目の関連付けを通じて変換後のデータに引き継がれます。
［連絡先］：見込み客から変換された顧客や、直接登録された顧客のデータです。連絡先のデータは、取引先に関連付けられます。1件の連絡先に対して、複数の商談を関連付けることもできます。
［取引先］：連絡先の所属する会社や組織のデータです。取引先の関連リストでは、関連付けられている連絡先、商談、活動、メールなどの情報をひと目で確認できます。
［商談］：営業活動の一連の流れをまとめたデータです。ステージの遷移、パイプラインの予測、自動化処理、AIによるスコアリングなど、商談に関する情報を管理したり、各種機能を設定したりできます。
［活動］：データに関する通話、タスク、予定などのデータです。こちらのタブでは、ユーザーに関して登録されている活動のデータや、他の関連項目のデータを確認できます。
［売上予測］：Ziaを通じて予測された売上の値、目標値との差分、検出された異常値などのデータを確認できます。
データモデルの見える化
Zoho CRMのデータモデル機能では、Zoho CRMのデータ構造を見える化できます。
データモデル機能を通じて、Zoho CRMの各要素の参照関係をわかりやすく確認することが可能です。たとえば、タブとサブフォームの関連付けを確認したり、各要素における項目と値の一覧を確認したりできます。
Zoho CRM内の各要素がそれぞれどのように関連付けられているか把握するのに役立ちます。要素には、タブ、カスタムタブ、サブフォーム、関連付けタブ、選択リストなどが挙げられます。要素をクリックすると、他の要素との参照関係が表示されます。
開発者モードでは、Zoho CRMのデータ構造についてより詳細に把握することが可能です。タブや項目のAPI名やデータの種類について、同じデータ一覧内から直接確認できます。
データモデルのカスタマイズ
Zoho CRMでは、データモデルをカスタマイズできます。データ構造を拡張したり、検証処理、ワークフロー、連携機能を追加したりすることが可能です。Zoho CRMの利用者は、要件に合わせた方法でモデルをカスタマイズすることができます。
ノーコード
Zoho CRMには、営業、マーケティング、サポート、請求事務（帳票管理）などの業務に応じた10件以上の標準タブが用意されています。標準タブには、標準の項目とレイアウトがあらかじめ設定されています。要件に合わせて、項目やレイアウトなどをカスタマイズできます。
Zoho CRMの標準タブが、常にすべての要件を満たすとは限りません。Zoho CRMでは、要件に合わせてカスタムタブを作成できます。カスタムタブは、Zoho CRMの標準機能を使用して簡単に作成できます。作成するにあたって、プログラミングコードを記述する必要はありません。作成したカスタムタブは、Zoho CRMの標準タブに連携することが可能です。
ローコード
Zohoには、Delugeと呼ばれるスクリプト言語が用意されています。Delugeを使用して、カスタム関数を作成したり、自動化処理を設定したり、複数のプロセスからなるキオスクのフローを設計したりできます。また、キャンバスを作成し、各チームに応じたデータの表示画面を作成することも可能です。
プロコード
Zohoには、Zoho CRMの機能を拡張して外部のデータと連携するためのサービスであるZoho MCPが用意されています。開発者は、Zoho MCPやREST APIをもとに、カスタムオブジェクト、ブループリント、ワークフローを作成、設定できます。また、APIのエンドポイントを通じて、AIによって生成された値をZoho CRMに出力することも可能です。
マーケットプレイス
Zoho Marketplaceには、営業、マーケティング、顧客サポート、分析などのさまざま分野の拡張機能が2,500件以上用意されています。Zoho CRMの利用者は、複雑な設定を行わずにZoho CRMの機能を追加、カスタマイズすることができます。
機能のカスタマイズにおけるデータの完全性の確保
機能をカスタマイズするにあたって、データ管理は必要不可欠です。Zoho CRMでは、さまざまなレベルにおいてデータの完全性の確保が行われます。
検証メカニズム：管理者は、フォームの項目の入力を必須に設定できます。重要な情報を必ず入力するように促すことが可能です。また、項目の値の文字数の上限を設定したり、親の項目の選択内容に応じて子の項目の値が更新されるように項目の参照関係を設定したりできます。また、手動での承認時にデータを自動で送信するように設定することも可能です。
見込み客の変換の関連付け：［見込み客］タブのデータを、複数のタブのデータに変換できます。見込み客を変換することで、［見込み客］タブのデータを他のタブのデータに移行することが可能です。見込み客が変換されると、［見込み客］タブのデータの項目は［連絡先］、［取引先］、［商談］の各タブのデータの項目に自動で関連付けられます。
権限に応じた操作：管理者権限を持つユーザーのみ、Zoho CRMの各要素や参照関係を表示／変更したり、新しい項目を追加したりできます。データモデル機能を利用するには、拡張機能の管理、タブのカスタマイズの権限が必要です。権限を持つユーザーのみがこれらの操作を行えるように、制限することが可能です。データ構造が誤って変更されるのを防ぐことができます。
データのセキュリティ管理
データの種類にかかわらず、すべてのデータにおいて一貫したセキュリティモデルが適用されます。
顧客の個人情報を保護するにあたって、Zoho CRMではAES暗号化方式をもとにデータの暗号化と復号が行われます。また、アプリではAES-256暗号化方式も使用されます。すべてのサーバーにおいて重要なファイルを保護し、データの漏えいを防ぎます。
これらの暗号化方式は、カスタム項目やカスタマイズしたデータにも適用されます。データの暗号化は、［見込み客］、［取引先］、［連絡先］、［商談］、［関連付けタブ］、［ユーザー］の各タブや、カスタムタブに対応しています。
項目単位の暗号化の場合、エージェントに対してDEK（データ暗号化キー）が送信され、AES-256暗号化方式をもとにデータの暗号化と復号が行われます。データは暗号化された後、Zoho CRMに保存されます。
役職別のアクセス権限の管理では、表示、作成、編集、削除などのユーザーが行える操作を、タブ、項目、データ単位で設定できます。これらの設定は、新しいカスタムタブや項目に自動で適用されます。新しくカスタマイズするデータモデルに対しても、既存のデータモデルと同様の設定を適用することが可能です。
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