Google サイトでのWebフォームの公開

Google サイトでのWebフォームの公開

Zoho CRMのWebフォームを、Google サイトで作成したWebサイト上で公開することが可能です。これにより、Google サイトで作成したWebサイトへの訪問者の情報を簡単に取得してZoho CRMに自動的に登録できます。Webサイトを通じた見込み客の獲得や、既存顧客への対応を効率化できます。なお、Zoho CRMのWebフォーム機能では、技術的な知識を必要とせず、ドラッグ＆ドロップの簡単な操作でWebフォームを作成できます。

Zoho CRMのWebフォームの設定には、次の留意事項をご確認ください。

  • フォーム送信時の自動返信用のメールテンプレートをあらかじめ作成しておく必要があります。
  • フォームを通じて送信されたデータを管理者以外の特定のユーザーに割り当てる場合は、割り当てルールを作成する必要があります。初期設定では、フォームを通じて登録されたデータは、Zoho CRMの管理者に割り当てられます。
  • フォームへの項目の追加など、要件に応じたカスタマイズが必要です。
利用条件
必要な権限：
Webフォームの権限を持つGoogle Workspaceユーザーが、この機能を利用できます。

 Webフォームの作成とGoogle サイトでの公開

Zoho CRMでWebフォームを作成するには

  1. ［設定］→［開発者向け情報］→［Webフォーム］の順に移動します。
  2. Webフォームの一覧ページで、上部のドロップダウンからデータの取得対象のタブを選択します。なお、対象となるタブは、見込み客、連絡先、問い合わせ、カスタムタブです。
    該当のタブ用に作成した既存のWebフォームが一覧に表示されます。
  3. 一覧の右上にある［新しいフォーム］ボタンをクリックします。
  4. ［フォーム名］を入力し、［作成する］をクリックします。
    Webフォームの作成画面で、次の手順を実行します（各手順の詳細は、次の章をご参照ください）。
    • フォームの作成 
      • 項目の追加
      • 不正送信の防止用の設定（CAPTCHA／認証用画像の挿入）
      • ファイルのアップロード項目の追加
      • 必須項目の設定
      • 非表示項目の設定
      • 項目入力用の案内（メッセージやリンク）の追加
      • フォントとレイアウトの設定
      • ボタンの表示名の変更
    • Webフォームの詳細設定
      • フォームの詳細の追加（フォームを設置するURL、移動先のページのURL）
      • 担当者の割り当てルールの設定
      • メール通知の設定
    • Webフォームの埋め込み用コードの取得と設置 
      • Webフォームの埋め込み用のコードの取得（コードの形式の選択、コードのコピー）
        Google サイト内の対象ページにおけるコードの設置
    • Webフォームのテスト

 手順1：Webフォームの作成

Webフォームの作成画面で、各種項目をドラッグ＆ドロップの操作で追加して詳細を設定することで、Webフォームを簡単に作成できます。 

 項目の追加

Webフォームには対象タブの必須項目があらかじめ追加されています。それ以外に必要な項目を左側の一覧から選択し、ドラッグ＆ドロップ操作でフォーム内に追加します。また、必要に応じて、フォントのスタイルやサイズ、背景色、項目の配置などの設定を変更します。

項目を追加し、フォームのフォントやレイアウトを設定するには

  1. フォームの作成画面で、左側にある項目の一覧から対象の項目を選択し、ドラッグ＆ドロップ操作で移動して右側のフォーム内に追加します。
  2. 必要に応じて、項目のフォント、背景色、項目ラベルの配置、フォームの幅を変更します。

 必須項目の設定

項目を必須項目として設定することで、名前、メールアドレス、携帯電話番号などの重要な情報を確実に取得できます。

必須項目を設定するには

  1. 必須項目として設定する項目にカーソルを合わせます。
  2. 歯車（設定）アイコンをクリックします。
  3. 項目の詳細画面で、［必須項目にする］のチェックボックスを選択して有効にします。
  4. ［保存する］をクリックします。

 非表示項目の設定

Webフォームに追加した項目を非表示項目（隠し項目）として設定することで、Webフォームを入力する訪問者に見せないように設定することが可能です。なお、非表示項目の値もWebフォームのデータとしてZoho CRMに登録されます。たとえば、Webサイト内の複数のページに同じWebフォームを設置している場合、非表示項目を設定してページごとに異なる値を項目の初期値として設定することで、Webフォームを通じて登録されたデータがどのWebページに配置されたWebフォームを使用して訪問者が送信したものかを簡単に把握できます。

項目を非表示にするには

  1. Webフォーム内で非表示にする項目にカーソルを合わせます。
  2. 歯車（設定）アイコンをクリックします。
  3. 項目の詳細画面で、 ［非表示の項目にする］のチェックボックスを選択して有効にします。
  4. 項目の値を入力し、［保存する］をクリックします。

 手順2：Webフォームの詳細設定

  1. 項目を追加した後、［次へ］をクリックして進み、Webフォームの詳細設定を行います。
  2. ［移動先ページのURL］を入力します。こちらで指定したページが、訪問者がWebフォームを通じてデータを送信した直後に表示されます。http://」または「https://」から始まるURLを指定する必要があります。
    URLの文字数の上限は255文字です（例：https://www.zillum.com/thank-you.html)。
  3. ［フォームを設置するURL］を入力します。Webフォームを設置するWebページのURLを指定します。「http://」または「https://」から始まるURLを指定する必要があります（例：https://www.zillum.com/contact-us.html）。
    Webフォームを複数のWebサイトに設置する場合、または、Webフォームを設置する場所が未定である場合は、「*」と入力します。［フォームを設置するURL］を指定することで、指定したURLに設置されたWebフォームを通じて送信されたデータだけを有効な情報としてZoho CRMで取得するように制限し、不正なデータ送信を防止できます。

  4. Webフォームを通じて送信されたデータの担当者の割り当て方法を、次のいずれかから選択して設定します。
    • ユーザーを選択する：特定のユーザーを選択して、直接設定します。指定したユーザーに対して、Webフォームを通じて作成されたすべてのデータが割り当てられます。
    • 割り当てルールを選択／作成する：既存の割り当てルールを選択するか、新しい割り当てルールを作成します。指定したルールに基づいて、データの担当者が割り当てられます。割り当てルールでは、担当者の割り当てにラウンドロビン（順繰り）方式を設定できます。 
  • 必要な通知設定のチェックボックスを選択して有効にします。
    • データの担当者に通知する：Webフォームを通じてデータが送信された時に担当者に通知します。システムからの通知メールを選択するか、使用するメールテンプレートを選択します。
      自動返信：Webフォームを通じてデータが送信された時に、訪問者（Webフォームの送信者）に対して返信メールを自動的に送信します。なお、返信時に使用するメールテンプレートについては、特定のテンプレートを共通的に使用するだけでなく、自動返信ルールの条件に応じてテンプレートを切り替えることも可能です。
    • なお、Webフォームを通じて送信されたデータが自動返信ルールの条件を満たしていない場合、初期設定として選択したメールテンプレートを使用して自動返信メールが送信されます。
  • Webフォームを通じて送信されたデータをそのまま登録せず、確認と承認を行ってから正式に登録する場合、登録の承認のチェックボックスを選択して有効にします（関連情報：データの承認）。
    データを承認できるのは、Webフォームの承認権限を持つユーザーのみですのでご注意ください。
  • ［保存する］をクリックします。
Notes
メモ：
  • 登録の承認設定は、Webフォームを通じて送信されたデータの内容を個別にチェックし、適切であることを確認できてから登録するようにするのに役立ちます。この設定を有効にしていない場合、Webフォームを通じて送信されたデータがその内容にかかわらずすべて直接追加されます。
  • フォームを設置するURL内のドメインが、実際にWebフォームが設置された場所と異なる場合は、データは登録されません。ただし、移動先ページのURL項目に「*」と入力して、他のドメインや複数のドメインからデータを送信できるようにすることもできます。

 手順3：Webフォームの組み込み用コードの取得と設置

Webフォームのコードは、ソース、埋め込み、iframeの3種類の形式で取得できます。Webフォームのコードは、WordPress、Facebook、Google サイト、Joomlaなどの外部サービスサイトにもそのまま設置できます。なお、埋め込み、iframeの形式のコードを取得するには、有料プランの購入が必要です。

  1. コードの取得用のメニューをクリックすると、該当のコードが表示されます。 

  2. コードをコピーして、Webフォームを設置するページに貼り付けます。
  3. ［完了する］をクリックします。


Notesメモ：
  • 不正なプログラム（ボット等）によるWebフォームの自動入力を防止するために、作成したWebフォーム（フォームを公開するページのHTMLファイル）を有効なWebサーバー上に保存して公開する必要があります。
  • Webサーバーで公開されているページ内のフォームから送信されたデータのみ、Zoho CRMに登録されます。ローカルのコンピューター上に保存されているHTMLファイルを読み込んでWebフォームを表示させてデータを送信しても、該当のデータはZoho CRMに登録されません。
  • WebフォームのHTML形式のコードには、システムで使用するための非表示項目のタグが含まれています。非表示項目のタグを削除すると、Webフォームは機能しなくなりますのでご注意ください。Webフォームのコードから削除すると問題が発生するタグの例は、次のとおりです。
    <input type="hidden" name="xnQsjsdp" value="" /> <input type="hidden" name="xmIwtLD" value="" /> <input type="hidden" name="actionType" value="" />

 手順4：Webフォームのテスト

Webフォームを公開して実際の運用を開始する前に、すべてのブラウザーでWebフォームをテストすることをお勧めします。Webフォーム内の項目が7件を超える場合は、次の点にご注意ください。

  • Internet Explorerブラウザーでは、Webフォームを適切に表示できません。
  • Webフォーム内を移動するには、Tabキーを使用する必要があります。
  1. 公開済みのWebフォームで詳細を設定します。

  2. Webフォームを通じてデータの詳細を送信します。詳細はZoho CRMアカウントで確認できます。
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