Zoho CRMには、業務で使用するさまざまなファイルを共有／管理するための［ドキュメント］タブがあります。商品カタログ、価格表、提案書、契約書のひな型など、さまざまな種類のファイルをアップロードできます。組織内で共通で利用するファイルを常に最新の情報に更新しながら、まとめて管理できます。

また、［ドキュメント］タブにアップロードしたファイルは、権限に基づいて他のユーザーと共有できます。

利用条件

必要な権限

［ドキュメント］タブの権限を持つユーザーが、この機能を利用できます。

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初期設定では、 ［管理者］ または ［標準］ の権限をもつユーザーが、この機能を利用できます。管理者は、必要に応じて、他のユーザーに権限を許可する必要があります。

［ドキュメント］タブの権限設定では、他のタブと同様に、 タブ内での操作 に関する権限を個別に指定できます。それらに加え、［ドキュメント］タブ特有のフォルダーに関する権限を指定することも可能です。

• ドキュメントのフォルダーに関する権限： フォルダー管理
• ドキュメントの操作に関する権限： 表示 ／ 作成 ／ 編集 ／ 削除

［ドキュメント］タブのメリット

• ファイル容量を節約できる
  Zoho CRMでは、各データに対して、利用中のコンピューター（ローカルドライブ）やクラウドサービス（Zoho WorkDrive、Google ドライブ、Microsoft OneDriveなど）からファイルを添付できます。同じファイルを複数のデータに添付する場合、添付ファイルごとに、組織アカウントのファイル容量（ストレージ容量）が消費されます。たとえば、10MBのファイルを5件のデータに対してそれぞれアップロードするには、合計50MB（10MB x 5件）の容量が必要になります。そこで、［ドキュメント］タブを利用することで、データごとにファイルを添付する必要がないため、容量を節約できます。
  また、［ドキュメント］タブにアップロードしたファイルは、複数のデータに関連付けることが可能です。たとえば、10MBのファイルを［ドキュメント］タブにアップロードし、5件のデータに関連付けた場合でも、容量は10MBしか消費しません（各データに添付する場合より40MBを節約できます）。
• 簡単に共有できる
  アップロードしたファイルを共有する場合も、［ドキュメント］タブが便利です。たとえば、部署ごとに利用するファイルをまとめて管理できます。ユーザーへの個別共有だけでなく、特定の役職、役職とその部下、グループを指定して、一括で共有することが可能です。
• フォルダーで整理できる
  ［ドキュメント］タブにアップロードしたファイルをフォルダーやサブフォルダーで整理し、参照しやすいように管理できます。
• 最新バージョンを常に参照できる
  複数のユーザーによって編集される共通のファイルを一か所でまとめて管理することで、ファイルがばらばらに更新されて複数のバージョンが作成されることを避け、組織内で常に1つの最新バージョンのファイルを管理できます。
• メールに添付して送信できる
  ［ドキュメント］タブにアップロードしたファイルをメールに添付して、見込み客／連絡先宛てに送信できます。利用中のコンピューター（ローカルドライブ）やクラウドサービス（Zoho WorkDrive、Google ドライブ、Microsoft OneDriveなど）からファイルをメールに添付する以外に、［ドキュメント］タブにアップロードしたファイルもメールに添付して送信することもできます。

  権限の変更

初期設定では、 ［管理者］ または ［標準］ の権限をもつユーザーが、［ドキュメント］タブの機能を利用できます。管理者は、必要に応じて、他のユーザーに権限を許可する必要があります。また、［ドキュメント］タブの権限設定では、ドキュメントの操作とフォルダーの管理に関する、次の権限を指定できます。

• ドキュメントのフォルダーに関する権限： フォルダー管理
• ドキュメントの操作に関する権限： 表示 ／ 作成 ／ 編集 ／ 削除

権限を変更するには

1. 画面の右上にある （設定） アイコンをクリックし、 ［設定］ → ［ユーザーと権限］ → ［セキュリティ設定］ → ［権限］ の順に移動します。
2. 権限 の一覧ページで、設定を変更する 権限名 をクリックします。
3. 権限の詳細 ページで、 ［タブの権限］ → ［基本］ の権限に移動します。 
   
4. ［ドキュメント］ の権限設定の一覧で、必要な権限のチェックボックスをクリックし、有効にします。
   
   

関連情報

ドキュメントのフォルダーの管理

ドキュメントのアップロード、ファイルの作成、その他の機能