承認プロセスにおけるデータの操作

承認プロセスが進行中のデータ

データの承認プロセスが開始されると、承認申請の送信から、内容の確認、承認／却下の判断まで、明確に定義されたステップが順番に実施されていきます。このため、承認／却下の判断がされるまでデータはロックされ編集不可の状態になります。

データが承認待ちの間は、承認待ちであることを示すアイコンがデータの一覧ページと詳細ページに表示されます。

承認申請が送信されたデータについては、データの詳細ページで承認者全員の一覧を確認できます。この一覧には、各段階において誰が内容を確認して承認を行うのかが明確に示されます。

承認申請の取り下げ

承認待ちの状態にあるデータについては、その承認申請を取り下げることが可能です。

以下の表に、誰が申請を取り下げることができるのかと、その方法をまとめます。

承認申請を取り下げることができるユーザー	取り下げる方法
データの担当者、承認申請の送信者	データの詳細ページで承認者の一覧を表示し、その下部に表示される［取り下げる］ボタンをクリックします。
管理者	［処理待ち］タブで［承認プロセス］を表示します。［他のユーザーの承認待ちのデータを表示する］をクリックします。目的のデータの［取り下げる］を選択します。

取り下げたデータに対する操作

メモ

承認申請の取り下げ機能は、現在、早期アクセスの形式で提供されています。このため、ご要望のあった組織のユーザーに限って利用が開始されています。利用をご希望の場合は、Zoho CRMのサポート窓口にご連絡ください。なお、ご連絡の際は組織IDをお知らせください。

サポート窓口へのご連絡方法については、こちらの説明を参照するか、こちらからお問い合わせを送信してください。

データの承認

データの「承認」とは、承認者がそのデータや申請の内容に同意し、データを次のステップに進めることを意味します。

データの却下

データが却下されると、承認プロセスはそこで停止します。データは承認申請の送信者に差し戻されるか、［却下済み］のステータスのまま保存されます。

承認権限の委任

承認者として指定されたユーザーは、自身の承認権限を他のユーザーに委任できます。

［処理待ち］タブ内の［承認プロセス］

［承認プロセス］で、承認が必要なデータを管理します。特定の個人から正式に承認をもらう必要のある業務プロセスの管理を一元化できます。

ここでは、以下が可能です。

承認作業の集中管理：［処理待ち］タブ内の［承認プロセス］では、自分が承認者として指定されているすべてのデータをまとめて確認できます。承認するデータの内容を表示したり、承認処理の状況を確認したりすることも簡単に行えます。
承認待ちデータの一覧表示：［承認プロセス］には、自分の判断を待っているデータの一覧が表示されます。ここに表示されているデータに対して、承認／却下するか、他の人に委任します。
データの詳細ページの表示：一覧内のデータをクリックすると、そのデータの詳細ページが開きます。このため、データの内容を詳しく確認したうえで判断を下すことができます。以下のような情報を確認できます。

進行中のデータのロック：承認者がデータの内容を確認している間、通常、そのデータはロックされています。そのため、データの編集、変換、削除などの操作は、データの承認プロセスが完了するまで（承認／却下の判断が下されるまで）実行できません。
承認履歴の表示：承認履歴を確認できます。履歴の一覧には、承認申請が送信されたすべてのデータについて、操作の記録が時系列に表示されます。各操作によるステータスの変化（申請済み、承認済み、却下済み、委任済み）を確認できます。履歴の一覧にはフィルターを適用できます。フィルターの条件には、タブ、ユーザー、操作、期間を指定できます。
管理者権限による操作：管理者権限を持つユーザーは、組織全体のすべての承認データを表示して管理できます。管理者は、データの承認者に指定されていない場合でも、そのデータの承認プロセスを管理できます。

詳細については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。