承認プロセスに関するよくある質問（FAQ）
Zoho CRMにおける承認プロセスとは？
Zoho CRMの承認プロセスは、組織におけるさまざまな申請と承認に関する一連の作業を自動化するのに役立つ機能です。
組織では、担当者が書類や予算を作成して進める際には、あらかじめ上司に確認してもらい承認を得る必要があることがはよくあります。
また、直属の上司だけでなくさらにその上の上司、関連部署の部長など、複数の承認者による承認が必要になる場合もよくあります。
たとえば、営業担当者が見積書を作成したり割引を提案したりする際に事前に営業マネージャーの承認を得る必要がある場合や、マーケティング担当者が販促イベントを計画して実施する際にマーケティング部長だけでなく経理部長の承認も得る必要がある場合などです。 このような場合に、承認プロセス機能が役立ちます。承認者への承認申請の送信や承認／却下時の処理を自動化することで、一連の作業を効率化できます。承認プロセスを作成することで、組織の階層や規定が確実に反映された形で申請承認の手続きを進めることができます。
初期設定では、承認プロセスはどのような順番で実行されますか？
設定画面では、承認プロセスは作成日時の時系列順に一覧表示されており、この表示順で実行されます。
どのようなユーザーを承認者として指定できますか？
どのZoho CRMユーザーでも、承認者として設定できます。承認プロセスの設定では、権限に関係なく承認者として指定することが可能です。具体的には、任意のユーザー、役職、グループ、段階、直属の上司、データの担当者のいずれかを選択できます。ただし、［直属の上司］を選択できるのは、組織の［階層設定］で［直属の上司による階層］が有効になっている場合のみです。組織の［階層設定］で［役職による階層］が有効になっている場合は［直属の上司］の代わりに［マネージャー］を選択できます。［マネージャー］を選択すると、1段階上位の役職に該当する最初のユーザーが承認者として自動で指定されます。［段階］を選択した場合、役職による階層の数に基づいて、段階の数の選択肢が表示されます。これにより、何段階上の上司までを承認者とするかを選択できます。また、初期設定では、承認者の設定に関わらず、 ［管理者の権限］ を持つユーザーは、［処理待ち］ タブで承認対象のデータを確認できます。こちらで、データを承認／却下することも可能です。
また、承認者として特定のユーザーを指定することもできます。この場合、指定されたユーザーが承認できるようにするために、該当の役職に対して承認プロセスの権限を許可する必要があります。
承認プロセスの権限を有効にするには：
- ［設定］→［セキュリティ管理］→［権限］の順に移動します。
- 権限の一覧から、対象の権限名をクリックします。
- 権限の詳細ページで、 ［設定の権限］→［自動化］→［承認］の順に移動します。
- 切り替えボタンをクリックして、有効にします。
ヒント：
- 承認プロセスを設定する前に、承認者として指定しようとしているユーザーの権限を確認することをお勧めします。
- 初期設定では、あらかじめ設定されている標準の権限の内容は変更できません。
アクセス権限のないデータについても承認できますか？
はい、できます。承認プロセスで承認者に指定されたユーザーは、アクセス権限を持っていないデータについても承認できます。
また、管理者権限を持つユーザーは、自身に割り当てられていないデータについても、［処理待ち］タブから承認することが可能です。手順としては、［他のユーザーの承認待ちのデータを表示する］をクリックして、承認できます。
承認待ちのデータはどこで確認できますか？
承認待ちのデータは、 ［処理待ち］タブの［承認プロセス］タブに一覧表示されます。こちらで、データを承認／却下できます。また、承認者は、必要に応じて、データの承認を他のユーザーに委任することも可能です。
メモ：承認対象のデータは、承認者によって承認されるまで、変換／編集／削除できません。
Zoho CRMアカウントの管理者は、他の承認者のデータも表示できます。
［処理待ち］タブでのデータの承認／却下についての 詳細はこちらをご確認ください。