Zoho CRMデータソリューション
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Zoho DataPrep による提供
Zoho DataPrep は、CRM 営業データのクレンジング、準備、倉庫化をさまざまな方法でサポートします。DataPrep を CRM ソリューションと組み合わせて使用することで、データのクレンジング（重複データの削除、空データの検索と置換、その他）、およびデータ移行が可能です。また、DataPrep は CRM データのレプリケーションやバックアップにも利用できます。
Zoho DataPrep を活用して CRM の利便性を高める 4 つの方法をご紹介します：
1. データ同期
2. データクレンジング
3. データ移行
4. データのバックアップおよびレプリケーション
データ同期
さまざまなソースからデータを Zoho CRM へ取り込む
CRM データは、データベースの購入、展示会での収集、共同マーケティング、キャンペーンなど、さまざまなソースから収集できます。データソースは Excel や CSV ファイル、データベース、キャンペーンツール、マーケティングツールなど多岐にわたります。ここでは、DataPrep を使ってデータをクリーンアップし、Zoho CRM アカウントへ転送する方法を見ていきましょう。
外部データソース → Zoho DataPrep → Zoho CRM
外部ソースから Zoho CRM へデータをインポートすることは、どの企業においても最も重要なリード作成活動のひとつです。そのためには、クリーンなデータをインポートすることが不可欠です。Zoho DataPrep を使えば、Zoho CRM へ高品質なデータのみをインポートすることが可能です。これにより、顧客データを同期したまま、新規エントリーや過去データの処理も DataPrep で効率的に行えます。
- Zoho DataPrep で50 以上のデータソースからデータを収集できます。
- ニーズに応じて、250 以上の変換機能を使い、データのモデリング、クレンジング、変換、強化が可能です。
- 処理済みデータをZoho CRM コネクターを使用して Zoho CRM アカウントへエクスポートします。
Zoho DataPrep で処理済みのデータを CRM タブへエクスポートできます。
Zoho DataPrep から Zoho CRM タブへ処理済みデータをエクスポートする際、ターゲットマッチングを利用できます。これにより、CRM タブをターゲットとして設定し、エクスポート前にデータセットをターゲットタブに合わせて調整できます。ターゲット CRM タブを添付することで、項目構造、フォーマット、データ型を既存データセットと照合できます。DataPrep スタジオでは、各列の上部にエラーと修正提案が表示され、提案をクリックするだけで素早く修正可能です。ターゲットマッチングの詳細をご覧いただき、高品質なデータをシームレスに Zoho CRM へエクスポートしましょう。
対象のマッチングが成功すると、つまりデータセットのモデルがZoho CRMタブのデータモデルと一致した場合、Zoho CRMへのデータエクスポートが可能になります。処理済みデータをZoho CRMへエクスポートする際には、新規データのみ追加、既存データの更新、または両方の実行を選択できます。エクスポート中に一部失敗やその他の問題が発生した場合は、エクスポートのロールバックも可能です。Zoho CRMへのデータエクスポートについての詳細はこちらをご覧ください。
データクリーンアップ
DataPrepを使ってCRMデータをクリーンアップ
高いデータ整合性を維持することは、あらゆる組織にとって不可欠です。データ整合性を損なう最大の要因の一つが、データ内の重複データです。多くの場合、重複した連絡先は人的ミスによって発生します。例えば、チームメンバーが連絡先の名前を間違って入力し、同じ連絡先が2度追加される場合があります。また、連絡先自身が異なるメールアドレスや電話番号でフォームに入力することでも発生します。
とはいえ、信頼性が高く、正確で、完全なデータが必要です。Zoho DataPrepを活用することで、Zoho CRMアカウント内の重複データを排除し、クリーンなデータを維持できます。下記のステップに従って、Zoho DataPrepでデータの接続、クレンジング、準備、モデリング、変換、強化を行いましょう。
Zoho CRM → Zoho DataPrep → Zoho CRM
- Zoho CRMコネクターを利用し、タブレベルでZoho DataPrepから営業データへ接続します。
外部ソースからZoho CRMへデータをインポートすることは、どの法人においても重要なリード作成活動の一つです。クリーンなデータのインポートが、その理由で非常に重要です。Zoho DataPrepを使えば、高品質なデータのみをZoho CRMへインポートできます。これにより、顧客データを常に同期させ、新規エントリーや過去データの処理もDataPrepで簡単に行えます。
- CRMデータのクレンジング、準備、モデリング、変換、強化を実施します。
- 処理済みデータをZoho CRMコネクターを使ってZoho CRMアカウントへエクスポートします。
Zoho DataPrepから処理済みデータをCRMタブへエクスポートすることができます。
Zoho DataPrepからZoho CRMタブへ処理済みデータをエクスポートする際は、ターゲットマッチングを利用できます。これにより、CRMタブをターゲットとして設定し、データセットをターゲットタブに合わせて調整した上でエクスポートできます。既存データ元データセットの項目構成、フォーマット、データ型に照合するようターゲットCRMタブを添付できます。エラーや修正の提案はDataPrepスタジオ内の各列の上部に表示されます。修正案をクリックするだけで、素早くエラーを修正できます。ターゲットマッチングの利用方法や、高品質なデータをZoho CRMへシームレスにエクスポートする方法についての詳細はこちらをご覧ください。
ターゲットマッチングが成功すると、つまりデータセットのモデルがZoho CRMタブのデータモデルと一致した場合、データをZoho CRMへエクスポートできます。処理済みデータをZoho CRMにエクスポートする際には、新規データのみを追加、既存データの更新、または両方を実行することが可能です。エクスポート時に一部失敗やその他の問題が発生した場合は、エクスポートをロールバックすることもできます。Zoho CRMへのデータエクスポートの詳細はこちらをご覧ください。
データ準備プロセス中に、結合およびユニオン（追加）変換を使って、異なるソースからデータをマージ・統合できます。こうしたクロスデータソースの統合により、データに幅広い意味を持たせ、コンテキストを設定し、より有用なインサイトの導出に役立ちます。
データ移行
Zoho DataPrepを利用して、他のCRMソリューションからZoho CRMへのデータ移行が可能です。
他CRMプラットフォーム → Zoho DataPrep → Zoho CRM
Zoho DataPrepを活用して、他のCRMシステムからデータを移行し、準備したうえでZoho CRMへ反映できます。
- Zoho DataPrepで営業データに接続します。他のCRMソリューションからファイルとしてデータをDataPrepにインポートします。
- CRMデータのクリーニング、準備、モデリング、変換、拡充を行います。
- 処理済みデータをZoho CRMコネクターを使ってZoho CRMアカウントへエクスポートします。
Zoho DataPrepからCRMタブへ処理済みデータをエクスポートできます。
Zoho DataPrepからZoho CRMタブに処理済みデータをエクスポートする際は、ターゲットマッチング機能が利用可能です。これにより、CRMタブをターゲットとして設定し、データセットをターゲットタブに合わせて調整できます。ターゲットCRMタブを添付することで、項目構成やフォーマット、データ型を既存データセットと照合できます。エラーや修正案はDataPrepスタジオの各列上部に表示されます。修正案をクリックするだけで迅速にエラーを解消できます。ターゲットマッチングの使い方について詳細はこちらをご覧いただき、高品質なデータをスムーズにZoho CRMへエクスポートしてください。
データバックアップとレプリケーション
Zoho CRMからのデータ抽出
データのレプリケーションおよびバックアップにより、参照や障害対策に役立つCRMデータのコピーを保持できます。
データレプリケーションは、同じデータを複数の場所に保存してデータの可用性とアクセス性を向上させる仕組みです。レプリカを保持することで、特に拠点が多い組織やネットワーク負荷が高い場合でも、データアクセスがより迅速になります。
レプリケートされたデータは、サーバーのパフォーマンス向上や最適化にも役立ちます。例えば、すべての読み取り操作をレプリカに振り分けることで、管理者は主サーバー上の処理回数を他のリソース集約的な書き込み操作のために確保できます。
また、データ分析の場合でも、データドリブンな組織は複数のソースからデータをレプリケートし、データの宛先でBIや分析ツールの強化に活用しています。
DataPrepのZoho CRMコネクターを利用すると、必要に応じてZoho CRMデータのバックアップやデータレプリケーションを行うことができます。例えば、CRMデータのインポートや一括更新の前に、データのバックアップやレプリカ作成をスケジュールして実施することが可能です。一度設定すれば、データ損失の心配はありません。
Zoho CRM → データ送信先
- Zoho DataPrepのタブレベルでZoho CRM コネクターを利用し、営業データに接続します。
外部ソースからZoho CRMへデータをインポートすることは、どの法人にとっても最も重要なリード作成活動の一つです。クリーンなデータのインポートは非常に重要です。Zoho DataPrepを使用すれば、Zoho CRMに高品質なデータのみをインポートできます。これにより顧客データの同期が保たれ、新規エントリーや過去データの処理もDataPrepで簡単に行えます。 - インポート設定を行い、過去の日付からデータをバックアップとして取り込めます。CRMデータを先月から、または初めから取り込むことも可能です。カスタムオプションを利用すれば、日付範囲を指定してデータをインポートすることもできます。
- 30以上のデータ送信先へ、Zoho DataPrepから処理済みデータをエクスポートできます。BIや分析プラットフォームも含まれます。
- 「セット＆忘れる」：コネクターを使ってスケジュールを設定すれば、CRMデータをデータ倉庫に自動同期できます。
様々なソースから異なるタイミングでデータを複製すると、一部のデータセットが他と同期していない状態になる場合があります。これによりデータセット間で不整合が生じることがあります。DataPrepを活用することで、すべての複製データが一貫して更新され、データリネージも維持できます。ルールセットテンプレートを作成・設定し、CRMデータを保存前に自動でクリーンアップ・準備・変換できます。また、データのモデリングや変換、下流での分析に向けたデータの強化も可能です。
関連情報
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
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