Zoho CRMデータソリューション
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Zoho DataPrep 搭載
Zoho DataPrep は、CRM 営業データのクレンジング、準備、倉庫化を多彩な方法でサポートします。DataPrep を CRM ソリューションと組み合わせて利用することで、データクリーンアップ（重複データの削除、空データの検索と置換、その他）、データ移行などを実現できます。また、DataPrep を活用して CRM データのレプリケーションやバックアップも可能です。
Zoho DataPrep を活用し、CRM の利便性を高めるための 4 つの方法をご紹介します：
1. データ同期
2. データクリーンアップ
3. データ移行
4. データのバックアップとレプリケーション
データ同期
多様なソースからデータを Zoho CRM へ取り込む
CRM データは、データベースからの取得や、展示会での収集、共同マーケティング、キャンペーンなど、さまざまなソースから集めることができます。データソースは Excel や CSV ファイル、データベース、キャンペーンツール、マーケティングツールなど多岐にわたります。ここでは、DataPrep を活用してデータをクリーンアップし、Zoho CRM アカウントに転送する方法をご紹介します。
外部データソース → Zoho DataPrep → Zoho CRM
外部ソースから Zoho CRM へのデータインポートは、あらゆる企業において最も重要なリード生成活動のひとつです。そのため、クリーンなデータのインポートが不可欠となります。Zoho DataPrep は、高品質なデータのみを Zoho CRM にインポートできるようサポートします。これにより、顧客データを常に同期し、新規エントリーや過去データの処理も DataPrep で簡単に行うことができます。
- Zoho DataPrep を使い、50 以上のデータソースからデータを収集できます。
- ニーズに応じて、250 以上の変換機能を活用し、データのモデリング・クレンジング・変換・強化が可能です。
- Zoho CRM コネクターを利用して、処理済みデータを Zoho CRM アカウントへエクスポートできます。
Zoho DataPrep から CRM タブへ処理済みデータをエクスポートすることができます。
Zoho DataPrep から Zoho CRM タブに処理済みデータをエクスポートする際には、ターゲットマッチング機能が利用可能です。これにより、CRM タブをターゲットとして設定し、データセットをターゲットタブに合わせて調整した上でデータをエクスポートできます。ターゲット CRM タブを添付して、項目構成・形式・データ型を既存データ元データセットと照合できます。エラーや修正提案は DataPrep Studio の各列上部に表示され、提案をクリックするだけで迅速にエラー修正が行えます。ターゲットマッチングの詳細はこちらをご参照いただき、高品質なデータを Zoho CRM へシームレスにエクスポートしましょう。
ターゲットマッチングが成功すると、つまりご自身のデータセットのモデルがZoho CRMタブのデータモデルと一致した場合、データをZoho CRMへエクスポートできます。処理済みデータをZoho CRMにエクスポートする際は、新規データのみを追加、既存データを更新、または両方を実行することが可能です。エクスポート中に一部失敗やその他の問題が発生した場合は、ロールバックを行うこともできます。Zoho CRMへのデータエクスポートに関する詳細は、こちらをご参照ください。
データクリーンアップ
DataPrepを使用してCRMデータをクリーンアップする
高いデータ整合性を維持することは、あらゆる組織にとって不可欠です。データ整合性への最大の脅威の一つは、データ内に複製データが存在することです。多くの場合、複製された連絡先は人的ミスによって発生します。例えば、チームメンバーの一人が連絡先の名前を誤って入力した場合、同じ連絡先が2回登録されることがあります。また、連絡先自身が異なるメールアドレスや電話番号でフォームに入力した場合にも発生します。
それでも、信頼性が高く、正確で、完全なデータが必要です。Zoho DataPrepを利用すれば、Zoho CRMアカウント内の重複データを排除し、クリーンなデータを保つことができます。以下の手順に従い、Zoho DataPrepを使用して、Zoho CRM内のデータを接続、クレンジング、準備、モデリング、変換、強化できます。
Zoho CRM → Zoho DataPrep → Zoho CRM
- タブレベルでZoho DataPrepを使い、Zoho CRMコネクターにより営業データへ接続します。
外部ソースからZoho CRMへデータをインポートすることは、あらゆる企業にとって重要なリード作成活動です。このため、クリーンなデータのインポートが不可欠です。Zoho DataPrepを活用すれば、品質の高いデータのみをZoho CRMへインポートできます。これにより、顧客データを同期しやすくなり、新規エントリーや過去データの処理もDataPrepを使って簡単に行えます。
- CRMデータのクレンジング、準備、モデリング、変換、強化を行います。
- 処理済みデータをZoho CRMコネクターを利用してZoho CRMアカウントへエクスポートします。
Zoho DataPrepからCRMタブへ処理済みデータをエクスポートできます。
Zoho DataPrepからZoho CRMタブへ処理済みデータをエクスポートする際、ターゲットマッチングを利用可能です。これにより、CRMタブをターゲットとして設定し、データセットをエクスポート前にターゲットタブへ合わせることができます。ターゲットCRMタブを添付し、既存データ元データセット内の項目構成・形式・データ型と照合させることが可能です。DataPrepスタジオ内では、各列の上部にエラーや修正案が表示されます。提案をクリックするだけで、すぐにエラーを修正できます。ターゲットマッチングの利用方法もご参照いただき、高品質なデータをシームレスにZoho CRMへエクスポートしてください。
ターゲットマッチングが成功し、データセットのモデルがZoho CRMタブのデータモデルと一致したら、データをZoho CRMへエクスポートできます。処理済みデータをZoho CRMへエクスポートする際、「新規データのみ追加」「既存データの更新」「両方の実行」から選択できます。エクスポート中に一部失敗やその他の問題が発生した場合、エクスポートをロールバックすることも可能です。Zoho CRMへのデータエクスポートについての詳細は、こちらをご参照ください。
データ準備プロセス中、結合およびユニオン（追加）変換を使って、異なるソースからのデータをマージ・ブレンドできます。このクロスデータソースのブレンディングにより、データに広がりを持たせ、文脈を設定し、これまで得られなかったビジネスインサイトの抽出が可能となります。
データ移行
Zoho DataPrepを利用して、他のCRMソリューションからZoho CRMへのデータ移行が可能です。
他のCRMプラットフォーム → Zoho DataPrep → Zoho CRM
Zoho DataPrepを使用して、他のCRMシステムからデータを移行・準備し、Zoho CRMへ送信できます。
- Zoho DataPrepで営業データに接続します。他のCRMソリューションからファイルとしてデータをDataPrepにインポートします。
- CRMデータをクリーンアップ、準備、モデリング、変換、強化します。
- 処理済みデータをZoho CRMコネクターを使ってZoho CRMアカウントへエクスポートします。
Zoho DataPrepからCRMタブへ処理済みデータをエクスポートできます。
Zoho DataPrepからZoho CRMタブへ処理済みデータをエクスポートする際、ターゲットマッチング機能を活用できます。これにより、CRMタブをターゲットとして設定し、エクスポート前にデータセットをターゲットタブと照合できます。ターゲットCRMタブを添付して、項目構成・フォーマット・データ型などを既存データソースのデータセットと照合可能です。DataPrepスタジオの各列上部にエラーや修正提案が表示されます。提案をクリックするだけで、迅速にエラーを修正できます。ターゲットマッチングの利用方法もご参照いただき、高品質なデータをスムーズにZoho CRMへエクスポートしましょう。
データのバックアップとレプリケーション
Zoho CRM からのデータ抽出
データレプリケーションとバックアップにより、CRMデータのコピーを保持でき、参照や障害対策に役立ちます。
データレプリケーションは、同じデータを複数の場所に保存し、データの可用性とアクセス性を向上させます。複製を持つことで、特に拠点数の多い組織ではデータアクセスが速くなり、ネットワーク負荷のバランス調整にも有効です。
複製データはサーバーパフォーマンスの向上や最適化にも貢献します。例えば、すべての読み取り操作を複製に振り分けることで、管理者はプライマリサーバーの処理回数を節約し、リソースを多く消費する書き込み操作に集中できます。
同様に、データ分析の場面でも、データドリブンな組織は複数のソースからデータを複製し、データの保存先でBIや分析ツールの強化に活用しています。
DataPrepのZoho CRMコネクターを利用すると、Zoho CRMデータのバックアップや、必要に応じてデータレプリケーションが可能です。たとえば、データインポートや一括更新操作の前に、CRMデータのバックアップまたは複製作成をスケジューリングすることもできます。一度設定すれば、データ損失を心配する必要がありません。
Zoho CRM → データ送信先
- Zoho CRM コネクターを利用して、Zoho DataPrepのタブレベルで営業データに接続できます。
外部ソースからZoho CRMへデータをインポートすることは、あらゆる企業においてリード作成の最も重要な活動の一つです。そのため、クリーンなデータのインポートは非常に重要です。Zoho DataPrepを使用すれば、高品質なデータのみをZoho CRMにインポートすることができます。これにより顧客データを常に同期させ、新規エントリや過去データの処理もDataPrepで簡単になります。 - インポートするデータのバックアップ期間を過去の日付から設定可能です。CRMデータのインポートは、先月からや初めから開始することもできます。また、カスタムオプションを使用し、特定の日付範囲内のデータのみをインポートすることも可能です。
- 処理済みデータをZoho DataPrepから30以上のデータ送信先へエクスポートできます。BIや分析プラットフォームも含まれます。
- セット＆忘れる：コネクターを使用してスケジュールを設定し、CRMデータをデータウェアハウスへ自動同期できます。
異なるタイミングで複数のソースからデータを複製すると、一部のデータセットが他と同期していない場合があります。このような場合、データセット間で不整合が発生する可能性があります。DataPrepを活用すれば、すべてのレプリカが一貫して更新され、データの系統も維持されます。ルールセットテンプレートを作成・設定することで、CRMデータを保存前に自動でクリーンアップ・準備・変換できます。さらに、データのモデリング・変換・強化を行い、下流の分析にも対応できます。
関連情報
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。
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