Zoho Flowとは

Zoho Flowは、クラウドアプリケーションを連携するためのプラットフォームです。アプリケーション間でのデータの交換を自動化するのに役立ちます。Zoho Flowを使用して、コーディングに不慣れの方や、一般のユーザーでも、障害なく外部アプリと連携することができます。

フローとは、実行条件と一連の処理を組み合わせたものです。実行条件とは、フローを起動するための条件で、処理とはフロー内で実行されるタスクです。

実行条件では、データが更新される際や特定のスケジュールに応じて、フローを実行するように設定できます。

たとえば、Zoho Formsで新しい記載が入力される際に、Zoho CRMで対象の連絡先を作成または更新するようにフローを作成することができます。

また、条件に応じてフローを分岐する実行処理も取り入れることが可能です。これにより複雑で高度なフローを作成することができます。

たとえば、Zoho Formsを通じた入力フォームが送信されると、15分後にメールを送信するようなフローを設定できます。このフローには、２つの処理があります：メールの送信を15分間に待機するという処理と、メールを送信するとの処理です。

Zoho Flowの仕組み

Zoho Flowでは、クラウド上のアプリケーション間におけるデータや情報の交換を自動化させる一連の処理や「フロー」を作成するためのプラットフォームです。これにより効率的に業務をすすめることができます。アプリケーション間のデータ交換を自動化することで、適切な情報が適切なタイミングで得られることができます。

たとえば、Zoho Formsを通じた入力フォームが送信されるたびに、Zoho CRMで連絡先を作成または更新するフローを作成することができます。この例におけるフローの実行条件は、入力フォームの送信で、フローの処理は、連絡先の作成または更新となります。

フローには、複数の処理を組み合わせて実行することもできます。下記画像の例では、Zoho Formsで連絡先情報の入力があった際に、CRMから該当な詳細を取得して、特定のSlackチャンネルへ自動的に送信する処理が記載されています。

Zoho Flowを使用することで、複数のアプリケーションにまたがった処理を実行できます。また、下記画像の例では、商談の金額に応じて、特定のSlackチャネルにメッセージを送信する分岐の条件処理をワークフローに取り入れていることが分かります。

Zoho Flowでよく使用する用語

フロー

ワークフローでは、さまざまなクラウドアプリケーションを連携できます。フローは、実行条件と複数の処理を組み合わせて作成します。

たとえば、Zoho Formsを通じた入力フォームが送信されるたびに、Zoho CRMで顧客情報を確認し、新しい連絡先の作成、または既存の連絡先を更新するように、実行条件と複数の処理を組み合わせて、ワークフローを作成できます。

実行条件

実行条件では、ワークフローを実行するための条件です。外部アプリケーションでのデータ更新、時間の指定などはフローの実行条件として設定できます。指定した条件に一致する場合に、ワークフローが起動します。

たとえば、Zoho Formsを通じた入力フォームが送信されるたびにCRMに連絡先が作成されるフローを設定したとします。その場合、Zoho Formでの記載は、フローを実行するための条件となります。また、毎日午前10時にタスクや業務のリストをメールで自動送信するように実行条件を設定することもできます。

処理

処理は、ワークフローが実行するタスクや業務です。待機、メールの送信、カスタム関数の実行などが処理の例です。
たとえば、Zoho Formsで商談や取引先の情報が入力さると、CRMで該当する連絡先の情報を作成または更新したり、商談の金額に基づいて特定のSlackチャンネルにメッセージを送信したりすることなどの処理ができます。

Zoho Flowのワークフローには複数の処理を取り入れることができます。たとえば、Zoho Formsを通じた入力フォームが送信されるたびに、15分待機し、その後メールを送信するように、ワークフローに複数の処理を設定できます。

外部連携

外部連携とは、Zoho Flowと外部アプリケーションの間にデータを交換するための連携です。
たとえば、あなたのTrelloアカウントやチームのGmailアカウントをZoho Flowと連携することができます。

Zoho Flowの使い方

自分のフロー

Zoho Flowアカウントにログインすると最初に表示される画面です。ここでは、以下の操作ができます。

• 組織内のフローのコレクションを表示する。
  
• フローのオン／オフを切り替える。
  
• フローを削除する。
  
• フローをコピーする。
  

フローは、編集や実行の詳細を表示できます。 各フローは［編集］、［概要］、［履歴］の3つのタブから構成されています。

編集

フローを構築、設定、編集できます。  編集ツールで、アプリケーションの処理と条件実行の要素を組み合わせて、独自のワークフローを作成できます。

概要

成功率、最近の実行状況、外部連携されているアプリケーションなど、すべての詳細を表示できます。フローの名前や説明文を編集することもできます。

履歴

フローの各実行の詳細は、履歴タブで確認できます。 フィルターを使用すると特定の時間枠における履歴を確認できます。確認する実行をクリックして、各処理の入力や出力などの詳細を確認することができます。実行が失敗したデータ詳細では、エラーが発生した箇所を確認し、失敗の原因を特定するのに役立ちます。

フローの管理

ダッシュボード

フローに関する主要なパフォーマンス指標を一目で確認できます。ダッシュボードには、フローの合計数とその内訳（実行中、一時停止中ー、下書き）のフローが確認できます。 詳細はこちら。

設定

［設定］セクションで、フローの履歴、外部連携、ユーザーなど、すべての組織情報を管理できます。権限や役割に応じて、特定のデータを編集できます。詳細はこちら。