組織内でのフォーム共有

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Zoho Formsでは、組織内の限定されたユーザーグループとフォームを共有できます。

限定されたグループ内でフォームを非公開で共有するには、Zoho Formsアカウントにユーザーを追加する必要があります。

特定のユーザーとのフォームの共有

この設定では、組織内の特定のユーザーに所定の権限を付与して、フォームを共有できます。初期設定では、非公開で共有したフォームは、共有相手のユーザーのフォーム一覧に表示されます。フォームへのリンクを記載したメールをユーザーに送信することもできます。

組織内の特定のユーザーとフォームを共有するには、次の手順を実行します。

フォームビルダーで、［共有］タブをクリックします。
［共有先］で、［特定のユーザー］をクリックします。
［共有先］に、フォームを共有するユーザーのメールアドレスを入力します。メールアドレスがZoho Formsアカウントに登録されている場合は、ドロップダウンに表示されるユーザー名を選択できます。
［ユーザーに許可する操作］ドロップダウンで、ユーザーに付与するフォーム権限を選択します。権限の詳細はこちらをご参照ください。
共有したフォームについてユーザーにメールで通知するには、［ユーザーに通知］を選択します。共有フォームへのリンクを含む初期設定のメッセージは変更できます。次のようなメールがユーザーに送信されます。
［共有］をクリックします（ユーザーへのメール通知を選択した場合は、［共有して通知］をクリックします）。

フォームの共有相手であるユーザーの一覧を表示するには、［共有ユーザー］をクリックします。この一覧には、フォームを送信、 フォームを変更、フォーム、エントリー、レポートを変更の各権限を持つユーザーが表示されます。

組織内の特定のユーザーに個別の権限を付与して、フォームを共有できます。Zoho Formsでは、フォームを非公開で共有する際に、次の権限を付与できます。

フォームを送信：この権限を持つユーザーは、フォームへのアクセス、入力、送信ができます。
フォームを変更：この権限を持つユーザーは、フォームの編集、フォームへのアクセス、入力、送信ができます。
フォーム、エントリー、レポートを変更：この権限を持つユーザーには、フォームを変更権限を持つユーザーのすべての権限が付与されます。また、すべてのエントリーの管理、およびレポートの作成と変更もできます。

フォームを変更権限またはフォーム、エントリー、レポートを変更権限を持つユーザーは、フォームの共同編集者になります。

次の表は、ユーザーに付与された権限に応じて実行できる操作を示しています。

許可される操作	フォームの所有者	フォームの送信モード	フォームの変更モード（フォームの共同編集者）	フォーム、エントリー、レポートの変更モード（フォームの共同編集者）
アクセスと送信	はい	はい	はい	はい
フォームビルダー	はい		はい（決済項目とCRM項目を除く）	はい（決済項目とCRM項目を除く）
ルール	はい		はい	はい
テーマ	はい		はい（保存済みのテーマを除く）	はい（保存済みのテーマを除く）
設定	はい		はい（文書の差し込みとフォームの添付ファイルの管理を除く）	はい（文書の差し込みとフォームの添付ファイルの管理を除く）
共有オプション	はい		はい（フォームの送信権限のみ）	はい（フォームの送信権限のみ）
承認	はい		はい	はい
連携	はい
すべてのエントリー	はい		はい（［自分のエントリー］で自分のエントリーのみ表示できます）	はい（［すべてのエントリー］で自分のエントリーを表示、編集できます）
レポート	はい			はい（レポートを作成、変更できます）

共同編集者（共有ユーザー）の一覧からユーザーを削除するには、図のように［共有ユーザー］のリンクをクリックします。

ユーザーのメールアドレスにカーソルを合わせ、

アイコンをクリックします。

フォームの変更／フォーム、エントリー、レポートの変更権限を持つユーザーとのグループチャットを開始するには、フォームビルダーの右上にある

アイコンをクリックし、［チャット］をクリックします。フォームの変更／フォーム、エントリー、レポートの変更権限を持つすべてのユーザーが参加する、フォーム名のチャット画面が表示されます。

メモ：

フォームの変更／フォーム、エントリー、レポートの変更権限を持つユーザーは、同じ権限を持つ新しいユーザーを追加したり、既存のユーザーを削除したりすることはできません。
回答者および確認メールで承認を完了していないユーザーには、フォームの変更／フォーム、エントリー、レポートの変更権限を付与できません。
フォームの変更権限、フォーム、エントリー、レポートの変更権限、またはその両方を組み合わせて付与できるユーザーは、最大10人です。

このオプションを使用すると、組織内のすべてのユーザーとフォームを共有できます。

組織内のすべてのユーザーとフォームを共有するには、次の手順を実行します。