組織内でのフォーム共有
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Zoho Forms では、組織内のクローズドグループのメンバーとフォームを共有できます。
クローズドグループ内でフォームを非公開共有するには、事前に Zoho Forms アカウントにユーザーを追加しておく必要があります。
Sharing a form with specific users
このオプションでは、組織内の特定ユーザーに対して、権限を指定してフォームを共有できます。デフォルトでは、非公開で共有されたフォームは、共有先ユーザーのフォーム一覧に表示されます。フォームへのリンクを含むメールをユーザーに送信することもできます。
組織内の特定ユーザーとフォームを共有するには、次の操作を行います：
- フォームビルダーで、Shareタブをクリックします。
- Share With で、Specific Users をクリックします。
- Share With に、フォームを共有したいユーザーのメールアドレスを入力します。メールアドレスが Zoho Forms アカウントのユーザーである場合、ドロップダウンにユーザー名が表示され、選択できます。
- Allow users to ドロップダウンで、そのユーザーに付与するフォームの権限を選択します。権限の詳細についてはこちらをご覧ください。
- 共有したフォームについてメールでユーザーに通知するには、Notify Users オプションを選択します。共有フォームへのリンクが含まれたデフォルトメッセージは、任意で編集できます。ユーザーには、次のようなメール通知が送信されます。
- Share（メールで通知する場合は Share & Notify）をクリックします。
フォームの共有先ユーザー一覧を表示するには、Shared Users をクリックします。この一覧には、Submit Form、Modify Form、Modify Form, Entries, Reports の各権限を持つユーザーが表示されます。
特定ユーザーと共有したフォームの権限
組織内の特定ユーザーに対して、権限を指定してフォームを共有できます。Zoho Forms では、フォームを非公開共有する際に、次の権限を付与できます。
- Submit Form：この権限を持つユーザーは、フォームにアクセスして入力し、送信できます。
- Modify Form：この権限を持つユーザーは、フォームを編集し、アクセスして入力・送信できます。
- Modify Form, Entries, Reports：この権限を持つユーザーは、Modify Form 権限を持つユーザーのすべての権限に加えて、すべての回答の管理およびレポートの作成・編集ができます。
Modify Form 権限、または Modify Form, Entries, Reports 権限を持つユーザーは、フォーム共同編集者（form collaborator） となります。
次の表は、ユーザーに付与された権限に応じて実行できる操作を示しています。
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許可される操作
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フォーム所有者
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フォーム送信モード
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フォーム編集モード（フォーム共同編集者）
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フォーム、入力データ、レポート編集モード （フォーム共同編集者
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| アクセスと送信 |
Yes
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Yes | Yes |
Yes
|
| ビルダー |
Yes
|
Yes
( 決済フィールドとCRMフィールドを除く) |
Yes ( 決済フィールドとCRMフィールドを除く) |
|
| ルール |
Yes
|
Yes
|
Yes
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| テーマ |
Yes
|
Yes
(保存済みテーマを除く)
|
Yes
(保存済みテーマを除く)
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|
| 設定 |
Yes
|
Yes
(ドキュメントマージとフォーム添付ファイルの管理を除く) |
Yes
(ドキュメントマージとフォーム添付ファイルの管理を除く) |
|
| 共有オプション |
Yes
|
Yes
|
Yes
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| 承認 |
Yes
|
Yes |
Yes
|
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| 連携 |
Yes
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|||
| すべての入力データ |
Yes
|
Yes
(自分の入力データで自分の入力データのみ閲覧可能) |
Yes
(すべての入力データで自分の入力データの閲覧と編集が可能) |
|
| レポート |
Yes
(レポートの作成と編集が可能)
|
共同編集者の権限を削除する
共同編集者（共有ユーザー）の一覧からユーザーを削除するには、表示されている共有ユーザーリンクをクリックします。
ユーザーのメールアドレスにカーソルを合わせ、
アイコンをクリックします。
フォーム編集/フォーム、入力データ、レポート編集の権限を持つユーザーとのグループチャットを開始するには、フォームビルダー右上の
アイコンをクリックし、チャットをクリックします。フォーム名が付いたチャットウィンドウがポップアップし、フォーム編集/フォーム、入力データ、レポート編集の権限を持つすべてのユーザーが含まれます。
メモ:
- フォーム編集/フォーム、入力データ、レポート編集の権限を持つユーザーは、同じ権限を持つ新しいユーザーを追加したり、既存のユーザーを削除したりすることはできません。
- 回答者や、確認メールを承認していないユーザーには、フォーム編集またはフォーム、入力データ、レポート編集の権限を付与できません。
- 最大10ユーザーまでに、フォーム編集またはフォーム、入力データ、レポート編集、もしくはその両方の権限を付与できます。
フォームをすべてのユーザーと共有する
このオプションを使用すると、組織内のすべてのユーザーとフォームを共有できます。
組織内のすべてのユーザーとフォームを共有するには、
- フォームビルダーで共有タブをクリックします。
- 共有先ですべてのユーザーをクリックします。
- 共有フォームについてユーザーにメールで通知する場合は、ユーザーに通知オプションを選択します。
- 通知したいユーザーのメールアドレスを入力します。共有フォームへのリンクを含む既定のメッセージは、必要に応じて変更できます。
-
共有/共有して通知（ユーザーへのメール通知を選択している場合）をクリックします。