Zoho Meetingを利用したWebセミナーの開催手順

Webセミナーの開催を成功させるには、開催の前・中・後の各段階で、おさえるべきポイントがあります。こちらのガイドでは、Zoho Meetingを利用してWebセミナーを開催するために必要となる手順を確認できます。

Webセミナー開催の流れは、次のとおりです：

Webセミナーの開催前

Webセミナーを予約する

Webセミナーのテーマ、日付、所要時間を設定します：

Webセミナーの内容を双方向の形式にすると、参加者をより惹きつけることができます。参加者の好奇心を刺激する、具体的なテーマを選択します。
Webセミナーの予約日時は、組織のタイムゾーンで設定されますが、参加者に対しては参加者のタイムゾーンに応じて表示されます。

このWebセミナーを再度開催する場合

繰り返しのWebセミナーを予約します：

連続したWebセミナーを開催する場合、Webセミナーの詳細を入力して、Webセミナーの繰り返しの頻度（毎日、毎週、毎月、指定した間隔）を設定します。繰り返しのWebセミナーの予約方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。

参加者を管理する

参加者の招待と登録：

見込み客が登録する気になるように、Webセミナーの対象者のニーズを理解して、Webセミナーに参加するメリットを伝えます。
他の担当者やゲストスピーカーを共同主催者として招待します。共同主催者は、マイク（音声送信）、カメラ（ビデオ送信）、画面共有の機能を利用できます。また、Webセミナー中に、質疑応答の表示や管理が可能です。
参加申し込み（登録）用のフォームを作成します。参加者について必要な情報のみを集めるようにし、不要な項目は入れないようにします。
登録の承認方法（自動または手動）を選択します。
参加者がWebセミナーに参加できるように、参加者に登録用URLを送信します。

参加者とやりとりする

アンケート、質疑応答、手を挙げる、発言を許可する：

アンケート： アンケートによる質問は、参加者の興味を引くのに最適な方法です。 Webセミナー中にアンケートを実施して、参加者からの回答を収集できます。

質疑応答： Webセミナーの参加者は、［質疑応答］タブから質問したり、回答を受け取ったりできます。

手を挙げる： 参加者は、手を挙げる機能を使用できます。これにより、Webセミナー中に主催者の注意を引くことができます。

発言を許可する： 主催者は、発言を許可する機能を使用して、Webセミナー中に参加者に発言してもらうことができます。
また、映像付きで発言を許可する機能を使用して、参加者にWebカメラを通じた映像とともに発言してもらうことができます。

参加者は、画面の共有機能は使用できません。参加者が画面と映像を共有できるようにするには、発表者にする機能を使用してください。

メールの送信を設定する

登録、リマインダー、フォローアップ：

登録メール：登録の確認メールです。Webセミナーに参加するための詳細を記載します。
リマインダーメール： Webセミナーの開始前に、リマインダーメールを登録者に送信します（最大3段階）。
参加者、欠席者向けのフォローアップメール：必要に応じて、各フォローアップメールの送信タイミングや内容を設定します。Webセミナーの録画の視聴用リンクを、メールで案内することで、参加者や欠席者の興味を改めて引くことができます。

Webセミナーの詳細を設定する

Webセミナーの設定では、Webセミナーの録画方法、参加者の一覧の表示有無、質疑応答の有無など、さまざまな設定を行うことが可能です。また、Webセミナーの終了時に表示するURLを設定し、参加者を指定したWebページに誘導することもできます。詳細はこちら

Webセミナーをプロモーションする

Webセミナーの登録用リンクを共有したり、WebサイトやソーシャルメディアにWebセミナーを埋め込んだり、Webセミナーに関するメールを一括配信したりすることで、対象者にWebセミナーをプロモーションします。
ソーシャルメディアやメールなど、複数のコミュニケーション経路（チャネル）でプロモーションする場合、Zoho Meetingの経路追跡用URL機能をお試しください。Webセミナーの登録経路の追跡機能については、こちらのヘルプページをご参照ください。
WebセミナーをYouTubeでライブ配信できます。こちらの機能を使用すると、参加者はZoho Meetingを通じてWebセミナーに参加し、YouTubeを通じて視聴やコメントが可能になります。

Webセミナーの事前準備

Webセミナーを事前に準備する

事前に準備を行うことで、品質の高いWebセミナーを実施できます。Webセミナーの開催を成功させるためのポイントは、次のとおりです：

前提条件：Zoho Meetingは、主要なWebブラウザー、OS、モバイルデバイスで利用できます。対応しているWebブラウザー、OS、インターネット回線速度などについては、システム要件に関するヘルプページをご参照ください。
インターネット接続を確認します：有線接続を利用すると、Wi-Fi（無線）接続による通信の速度や不安定性から発生する問題を回避できます。
Webセミナーの開始前に音声／映像の送信をテストします： Webセミナーの開始前に、テスト用セッションを開始して、マイクやスピーカー、カメラの接続に問題がないことを確認します。音声／映像の接続テストの方法については、以下の画像をご参照ください。

音声デバイスで、コンピューターの音声を選択します。音声を選択した後、選択画面の下部に緑色の線が表示され、マイクが正常に機能していることを確認します。
同様に、一覧から映像デバイスを選択して、映像が表示されたことを確認します。
スピーカーを使用する場合は、再生ボタンをクリックすると、通知音が聞こえます。これにより、スピーカーが正常に機能していることを確認できます。
上記のすべての手順を実行しても問題が継続する場合は、システムの音声設定をご確認ください。利用中のアプリに対して、システムにおける権限を許可する必要があります。

画面共有のステータスを確認します：画面共有の開始用アイコンが有効になっていることを確認します。これにより、他の共同主催者が画面を共有していないことを確認できます。

画面共有を開始すると、上記のアイコンが以下の画像のように表示されます。

画像の共有ができない場合、WebブラウザーのURL入力欄の隣に、以下のようなエラー画像が表示されていないかどうかをご確認ください。また、参加者に対する画面共有を許可していることを合わせてご確認ください。

参加者に対して、全画面表示でアプリケーション全体を表示するには、共有対象の選択画面で［ウィンドウ］を選択して、アプリケーションの画面を共有することをお勧めします。

Webセミナーの開催中

時間通りに開始し、技術的な課題を解決する

時間通りに開始する：

時間通りにセッションを開始できるように、開始時刻の5分前にはWebセミナーを開始して、参加者が事前に参加できるようにすることをお勧めします。主催者は、いつWebセミナーが開始するのか、Webセミナーの録画が後で共有されるのかどうかを、参加者に知らせることをお勧めします。
開始後の冒頭で、質疑応答の手順を案内する時間を設けて、Webセミナー中に参加者が質問や反応をする方法を説明します。

技術的な課題を解決する：

音声：参加者が音声に関する問題を報告した場合、すぐに電話の音声に切り替えるよう参加者に依頼します。ダイヤル番号は設定画面で確認できます。複数の参加者が音声の品質について報告している場合、［設定］タブでネットワークの接続状況を確認します。送信した音声のパケットロスがあると、主催者側から参加者に送信した音声が途切れて聞こえます。音声のパケットロスの数値が「6%」より大きい場合は、音声の品質を確保するために、電話の音声に切り替えてください。
映像：参加者が映像に関する問題（乱れや途切れ等）を報告した場合、すぐに映像の受信を停止するよう参加者に依頼します。これは、［設定］タブで設定できます。複数の参加者が映像の品質について報告している場合、［設定］タブでネットワークの接続状況を確認します。送信した映像のパケットロスがあると、主催者側から参加者に送信した映像が乱れたり、途切れたりして表示されます。映像のパケットロスの数値が「6%」より大きい場合は、しばらくの間、映像を無効に切り替えてパケットロスが改善するのをお待ちください。ネットワーク接続が正常に動作するように戻った後、映像を再度有効に切り替えます。

Webセミナーの開催後

レポートを分析する

Webセミナーの終了後、時間を取って振り返りを行い、成果を確認します。 Webセミナーのレポートについては、こちらをクリックしてご参照ください。

登録者数や参加率を分析し、どの程度、登録者の興味を引くことができたか、参加者の満足を得られたかなどを見直すことで、次回のWebセミナーの改善に役立てることができます。

Webセミナーの録画を公開し、参加者や欠席者にフォローアップメールを送信して案内します。上記の手順は、できるだけ早く行います。参加者を迅速にフォローアップすることで、商談化や継続的なやりとりにつなげることができます。