Notebook for Business へのチームのオンボーディング
概要
チームでZoho Notebook for Businessの利用を開始するには、単にユーザーを追加するだけでは不十分です。適切に環境を整えることで、情報の保存場所、共同作業の方法、必要なツールへのアクセス方法をチームが最初から把握できます。
このガイドでは、組織の設定やメンバーの招待から、共同作業用スペースの作成、ユーザーの利用開始の支援まで、チームにNotebook for Businessを導入するために必要な手順を管理者向けに説明します。
はじめる前に
チームでNotebook for Businessの利用を開始する前に、次の点を確認してください。
- 組織で有効なNotebook for Businessのサブスクリプションまたは試用版を利用していること。
- 組織の管理者権限があること。
- 招待するユーザーのメールアドレスを用意していること。
- チーム、部門、プロジェクト、共有リソースをどのように整理するかを検討していること。
準備ができたら、組織の設定を開始できます。
手順1：チームメンバーの追加
まず、Notebook組織へのアクセスが必要なメンバーを招待します。
- Zoho NotebookWebアプリにサインインします。
- ［プロフィールアイコン］をクリックします。
- ［ユーザーと権限］を開き、管理コンソールにアクセスします。
- ［ユーザーを追加］をクリックします。
- 招待するユーザーのメールアドレスを入力します。
- 各ユーザーに適切な役割を割り当てます。
- ［招待］をクリックします。
各ユーザーのメールアドレスに招待メールが送信されます。ユーザーが招待を承諾すると、Notebook組織のメンバーになります。
複数ユーザーの追加
大規模なチームで利用を開始する場合は、ユーザーを1人ずつ招待する代わりに、複数のユーザーをまとめて追加できます。
この方法は、部門や組織全体でNotebookを設定する場合に便利です。
手順2：適切な役割の割り当て
ユーザーを追加したら、各ユーザーに必要な管理者権限のレベルを決定します。
Notebook for Businessでは、主に次の役割を利用できます。
管理者
管理者は、ユーザー、組織設定、権限、サブスクリプション、その他の管理機能を管理できます。
メンバー
メンバーは、組織レベルの管理者権限を持たずに、日常業務でNotebookを使用し、共有されたコンテンツで共同作業できます。
組織内の担当業務が変わった場合は、後から管理コンソールでユーザーの役割を変更できます。
ヒント：管理者権限は、Notebook組織を管理する必要があるユーザーのみに付与してください。
手順3：プレミアムアクセスの割り当て
ユーザーが組織に参加したら、要件に応じてプレミアムアクセスを割り当てます。
管理コンソールで、次の手順を実行します。
- ［組織のユーザー］で対象のユーザーを見つけます。
- ユーザーの横にある［その他のオプション］アイコンをクリックします。
- ［プレミアムに設定］を選択します。
組織の要件に応じて、Notebook AIへのアクセスも管理できます。
各メンバーのNotebookの利用方法に応じてライセンスを割り当て、ユーザーが適切なBusiness機能とAI機能を利用できるようにします。
手順4：チームの設定
チームを使用して、組織内の部門、プロジェクト、グループ専用の共同作業スペースを作成します。
たとえば、次のようにチームを分けて作成できます。
- マーケティング
- 製品
- 人事
- 営業
- カスタマーサポート
- 個別のプロジェクト
各チームには複数のノートブックを作成でき、関連情報を共通のワークスペース内にまとめておくことができます。
メモ：チーム機能は現在、Zoho NotebookのWebアプリでのみ利用できます。
ステップ5：チーム用ノートブックの作成と整理
チームを作成したら、メンバーが使用する情報を整理するため、各チーム内にノートブックを作成します。
チームの部門、プロジェクト、業務フロー、情報の種類に応じて、ノートブックを分けて作成します。各ノートブックの用途を明確にすることで、メンバーはコンテンツを追加する場所や探す場所を把握しやすくなります。
例：
マーケティングチーム
- キャンペーン計画
- コンテンツカレンダー
- 会議メモ
- ブランド資料
人事チーム
- 従業員のオンボーディング
- 社内規定
- 研修資料
- 社内のお知らせ
製品チーム
- 製品アイデア
- 調査
- リリース計画
- 会議メモ
その後、メンバーは適切なノートブック内でノートカードを作成し、整理できます。
まず、チームで最も必要なノートブックを作成し、業務フローの拡大に応じて追加します。ノートブック名を明確かつ統一することで、メンバーは共有ワークスペース内を簡単に移動できます。
ステップ6：メンバーの追加とチーム権限の割り当て
チームを設定し、必要なノートブックを整理したら、チームへのアクセスが必要なメンバーを追加し、それぞれの担当業務に応じて適切な権限を割り当てます。
ノートブックやノートカードなど、チーム内で作成されたコンテンツは、初期設定でチームメンバーに共有されます。ノートブックやノートカードを個別に共有する必要はありません。
チームにメンバーを追加する際は、次のいずれかの権限を割り当てることができます。
閲覧者
チーム内のコンテンツを表示できます。情報の閲覧や参照のみが必要なメンバーに、この役割を割り当てます。
編集者
チーム内のコンテンツを表示、編集できます。この役割は、チームのコンテンツを積極的に作成、更新するメンバーに適しています。
管理担当者
チーム内のコンテンツを整理、管理するための追加権限が付与されます。チームのノートブックやコンテンツの整理を担当するメンバーに適しています。
管理者
メンバーやチーム設定の管理など、チーム全体を管理できます。チームの管理を担当するメンバーに、この役割を割り当てます。
各メンバーがチームとそのコンテンツに適切なレベルでアクセスできるよう、担当業務に応じて権限を割り当てます。
メモ：チーム内で作成されたノートブックとノートカードは、割り当てられたチーム権限に応じて、そのチームのメンバーが利用できます。
ステップ7：メンバーの利用開始をサポート
ワークスペースの準備ができたら、チームメンバーにNotebookにサインインし、ワークスペースに慣れるよう促します。
オンボーディングの一環として、ユーザーは次の操作を行えます。
- ノートカードを作成、整理する。
- 共有されたノートブックを利用する。
- 他のチームメンバーと共同作業する。
- メモや共有情報を検索する。
- 重要なタスクにリマインダーを追加する。
- 文書、画像、音声、その他の資料を添付する。
- アカウントで利用可能なNotebook AIの機能を使用する。
- 対応デバイスからNotebookにアクセスする。
初回導入時には、共有の「はじめに」ノートブックを作成し、組織におけるNotebookの利用ガイドラインを掲載することをおすすめします。
このノートブックには、次の内容を含めることができます。
- ワークスペースの構成
- 命名規則
- 情報の種類ごとの保存場所
- 共有に関するガイドライン
- 一般的なワークフロー
- 質問がある場合の社内問い合わせ先
ステップ8：Notebook AIの導入
Notebook for Businessには、Notebook AIが含まれています。チームメンバーは、メモをより効率的に活用できます。
利用可能な機能と付与されたアクセス権に応じて、チームメンバーはNotebook AIで次の操作を実行できます。
- メモを要約する。
- コンテンツを生成する。
- 既存のコンテンツを改善または書き換える。
- メモの内容について質問する。
- マインドマップを生成する。
- 対応する音声や動画の内容を文字起こしする。
- 文字起こしから要約を生成する。
管理者は、組織の要件に応じてAIへのアクセスを管理できます。
ステップ9：Notebookとチームのワークフローの連携
チームが基本操作に慣れたら、既存のワークフローにNotebookをさらに組み込むことができます。
NotebookはZoho製品や外部アプリケーションとの連携に対応しているため、チームは普段使用しているツールを通じて情報を収集したり、情報にアクセスしたりできます。
利用可能な連携をすべて一度に有効にするのではなく、チームが最も頻繁に使用するアプリケーションから始め、必要に応じて設定を拡張してください。
推奨されるオンボーディング方法
初期のワークスペースはシンプルに保ちます。ユーザーがワークスペースの構成を理解するまでは、チーム、ノートブック、管理階層を増やしすぎないようにしてください。
メンバーが用途をすぐに把握できるように、共有ノートブックの命名規則を定めます。
変更しない情報には閲覧権限を使用し、共同作業が必要な場合にのみ編集権限を付与します。
手順、ポリシー、役立つリンク、よく参照される情報をまとめた、オンボーディング専用のノートブックを作成します。
組織の変化に合わせて、ユーザー、役割、サブスクリプション、チーム、共有権限を定期的に見直します。
よくある質問
はい。組織に新しいメンバーが加わった場合、管理者はいつでも管理コンソールからユーザーを追加できます。
はい。管理者は、管理コンソールからユーザーの役割を管理者またはメンバーに変更できます。
はい。チームを使用して、部門、プロジェクト、グループ専用の共同作業スペースを作成し、各ワークスペース内で複数のノートブックを整理できます。
はい。閲覧、編集、共有の管理など、ユーザーがノートブックで行う操作に応じて共有権限を設定できます。
現在、チーム機能はZoho NotebookのWebアプリで利用できます。そのため、モバイルアプリやデスクトップアプリが対応するまでは、チームのワークスペースが表示されない場合があります。
はい。Notebook AIはNotebook for Businessで利用できます。管理者は、組織の要件に応じてアクセスを管理できます。
管理者はユーザーのアクセス権を確認し、必要に応じて組織からユーザーを削除してください。ユーザーを削除する前に、チームの他のメンバーが引き続き業務を行えるよう、関連する組織のコンテンツやアクセス要件を確認してください。
さらにサポートが必要な場合
組織の設定、ユーザーのオンボーディング、権限の管理、チームのワークフローに合わせたNotebook for Businessの設定についてサポートが必要な場合は、Zoho Notebookサポートチームまでお問い合わせください（support@zohonotebook.com）。