概要

Zoho Notebook for Businessは、高度なメモ作成、チームでの共同作業、プロジェクト管理、外部サービス連携を1つの統合ワークスペースにまとめた生産性向上プラットフォームです。個人用メモ帳以上の機能を必要とするチーム向けに設計されており、組織の規模に合わせて拡張できるエンタープライズレベルのストレージ、管理者向けの管理機能、リアルタイム共同作業ツールを備えています。

チームがZoho Notebookを選ぶ理由

• すべてのメモは保存時に暗号化され、承認されたユーザーのみがアクセスできます。
• モバイル、タブレット、デスクトップ間で即時に同期されます。
• より広範なZohoエコシステムの一部として、Zoho CRM、Zoho Meetingなどと標準で連携します。
  
  

はじめに

Businessプランのサブスクリプション登録

Zoho Notebook for Businessでチームを設定するには、次の手順を実行します。

• 弊社Webサイトにアクセスし、既存のZohoアカウントでサインインするか、無料アカウントを作成します。
• チームに必要なシート数／ユーザー数を選択します。
• 購入手続きを完了するか、クレジットカード不要の無料トライアルを開始します。
• サブスクリプション登録が完了したら、Zoho Notebookアプリを開き、メモの作成を開始します。
  

無料トライアルの開始

サブスクリプションを購入する前にZoho Notebook Businessを試したい場合は、Notebook Webアプリから直接無料トライアルを開始できます。

1. Zoho Notebook Webアプリケーションを開きます。
2. 左上にある［プロフィール］アイコンをクリックします。
3. ［アップグレード］を選択します。
4. ［トライアルを開始］をクリックします。
5. 画面の指示に従って、無料トライアルを有効にします。

組織の設定

サブスクリプション登録後、アカウント所有者が組織管理者になります。管理コントロールパネルを使用して、チームを構築します。

• Zoho Notebook Webアプリを開き、［設定］→［管理者と権限］に移動します。
• チームメンバーのZohoアカウントのメールアドレスを入力して追加します。
• 役割と作業量に基づいて、購入済みライセンス／Notebook AIライセンスを割り当てます。
• 組織内の任意のユーザーに、管理者またはメンバーの役割を割り当てることができます。
  
  

ストレージとファイル管理

Businessプランでは、チームの成長に合わせて拡張できる十分で柔軟なストレージを利用できます。個人ごとにストレージが固定される一般向けプランとは異なり、Businessのストレージは共有プールとして管理者が管理します。そのため、ヘビーユーザーには多めに、利用頻度の低い共同編集者には少なめに容量を割り当てられます。

1TBのチームストレージ

基本プランには、最大10ユーザーで共有できる1TBのストレージが含まれています。数千件のメモ、音声録音、スキャンした文書、大容量の添付ファイルを長期間保存するのに十分な容量です。

ストレージは管理コントロールパネルから一元管理でき、管理者はチーム全体で容量がどのように使用されているかを完全に把握できます。

追加シートごとに100GB

1GBのファイル添付

PDF、プレゼンテーション、スプレッドシート、高解像度画像、デザインファイルなどを、メモカード内に直接添付できます。ファイルごとの上限が1GBのため、Notebookをメモと関連文書の両方を保管する中央リポジトリとして利用できます。

共同作業と共有

効果的なチームワークは、適切なアクセス制御から始まります。Zoho Notebook for Businessでは、読み取り専用の参考資料からチーム全員が参加できる共同作業用ノートブックまで、きめ細かな共有オプションを利用できます。

表示アクセス権でのノートブック共有

内容は表示できるが変更はできないようにする必要がある同僚と、任意のノートブックを共有できます。公開済みの標準業務手順書、社内Wiki、オンボーディングガイド、参考資料に適しています。

• すべての組織アカウントで追加費用なしで利用できます。
• 読み取り専用／表示専用権限を持つ共同編集者は、メモの編集、削除、追加はできません。
• 誤編集のリスクなく、大人数のグループに情報を共有する場合に適しています。
  
  

編集権限によるノートブックの共有

複数のチームメンバーが共同で作業する必要があるノートブックでは、書き込み権限と削除権限を付与して共同編集者を招待します。これにより、共有ノートブックでリアルタイムの共同作成が可能になります。

• 書き込み権限を持つ共同編集者は、メモの追加、編集、再整理ができます。
• 削除権限を持つ共同編集者は、共有ノートブックからメモを削除できます。
• 権限は、ノートブックの所有者がいつでも更新または取り消すことができます。
  
  

• 共同編集者は、ノートカードの表示、作成、編集、再整理ができます。
• 共同編集者は、ノートブックを他のユーザーと共有し、共同編集者のアクセス権限を管理できます。
• ノートブックの所有者を介さずに、既存の共同編集者とその権限を管理できます。
• チーム全体の共同作業を調整する必要があるプロジェクトマネージャー、部門長、チームリーダーに適しています。

Notebook AI

Notebook AIは、チームが情報をより効率的に作成、改善、整理、検索できるように設計された、インテリジェントなメモ作成アシスタントです。Zoho Notebook Businessで利用でき、組織の管理者が管理者コントロールから有効にできます。

Notebook AIには、次のような幅広い機能があります。

既存のメモの強化

AIによる支援でメモを改善、洗練できます。次のことができます。

• メモの要約
• 未完成の内容の補完
• 文章と文法の改善
• 表現の簡潔化
• 文章のトーンの変更
• 内容の翻訳
• 関連タグの提案
• メモの内容に基づく質問

新しい内容の生成

Notebook AIを使用すると、簡単なプロンプトから新しい内容を作成できます。生成できるものは次のとおりです。

• メモ
• チェックリスト
• コードスニペット
• 表
• テンプレート
• マインドマップ

利用可能なプロンプトがニーズに合わない場合は、［何でも質問］オプションを使用して、Notebook AIに自然言語で任意のメモ作成支援を要求できます。

音声と動画の文字起こし

Notebook AIでは、音声録音や対応している動画コンテンツを編集可能で検索可能なテキストに文字起こしすることもできるため、会議、講義、インタビュー、ディスカッションの内容を簡単に記録できます。

共有用のチーム

チームでの共同作業に専用のワークスペースが必要な組織向けに、Zoho Notebook for Businessにはチームが含まれています。

• 部門、プロジェクト、チーム向けの共有ワークスペースを作成します。
• 1つの共同作業スペース内で複数のノートブックを整理できます。
• チームのナレッジ、ドキュメント、リソースを一元管理できます。
• コンテンツを整理し、アクセスしやすい状態に保ちながら、スムーズな共同作業を実現します。
• プロジェクトチーム、ナレッジベース、オンボーディング資料、部門ドキュメントに最適です。

TeamsはZoho Notebook Businessのユーザーが利用でき、現在はNotebookのWebアプリケーションでサポートされています。

共有のベストプラクティス

閲覧のみ：社内ハンドブック、SOP、ポリシー文書、会議の議題、研修資料。

編集権限：進行中のプロジェクトノートブック、コンテンツの下書き、チーム全員で作成する会議メモ。

組織共有：お知らせ、経営陣からの更新情報、全社向けリソース、アイデアボード。

プレミアム機能

以下の機能はBusinessプラン専用で、Zoho Notebookで利用できる最も強力なツールです。プロフェッショナルなチームに求められる説明責任、規模、連携に関するニーズに対応するよう設計されています。

メモのアクティビティ履歴

メモカードに対して行われたすべての操作は、実行日時と操作した共同編集者の名前とともに自動で記録されます。これにより、組織内の各メモについて、作成時点から最新の変更まで、完全で改変不可の監査証跡が作成されます。

アクティビティ履歴を使用するタイミング

コンプライアンスと監査：ドキュメントが特定の日付に最後に変更されたことを示します。

責任の所在：共有ノートブックに変更を加えたチームメンバーを特定します。

復元：バージョンを使用して以前の状態に戻す前に、変更内容を確認します。

メモのバージョン履歴

メモカードが保存または変更されるたびに、Zoho Notebookは新しいバージョンを自動で保存します。Businessプランでは、任意のメモカードの最新1,000件のバージョンにアクセスでき、単純なCtrl+Zを大きく超える詳細な取り消し履歴を利用できます。

これは、複数の共同編集者が同じカードを編集する可能性がある共有メモで特に役立ちます。チームメンバーが誤ってセクションを削除したり、コンテンツを上書きしたり、意図しない変更を加えたりした場合でも、バージョンのタイムラインを参照して、過去の任意の時点の状態にメモを正確に復元できます。

優先サポート

Businessプランのユーザーは、ライブチャットと専用電話回線の2つの専用チャネルを通じて、Zoho Notebookのサポートチームに優先的にアクセスできます。一般の待ち行列で待つことなく、質問や問題にすぐに対応してもらえます。

Businessプランのユーザーは、1回のセッションで最大60分間の音声を録音できます。チーム会議、顧客インタビュー、講義、ブレインストーミングには十分な長さです。録音は単独の音声メモカードとして作成することも、文脈を補足するためにテキストメモ内に直接埋め込むこともできます。

生産性向上ツール

Zoho Notebook for Businessには、ストレージや共同作業に加えて、反復作業の自動化、情報のすばやい取り込み、必要な情報の即時検索を支援する生産性向上ツール一式が含まれています。

メール取り込みメモ

受信トレイをナレッジベースに変換できます。任意のメールをadd@notebook.appに転送すると、Zoho Notebookがメールの内容、件名、本文、添付ファイルを自動的に解析し、アカウント内のメモとして保存します。コピー＆ペーストや手入力は不要です。

フライトカード

予約確認メールは情報が多く見づらくなりがちです。航空券予約メールをadd@notebook.appに転送すると、Notebookがチケットを自動的に解析し、便名、出発時刻と到着時刻、ターミナル情報、予約番号を抽出して、見やすく美しいフライトカードとして表示します。

旅程の詳細を一目で確認でき、スマートフォンではオフラインでも利用できます。

カスタム定期リマインダー

一部のタスクや約束には、1回限りのリマインダーでは不十分な場合があります。カスタム定期リマインダーでは、毎日、毎週、毎月の特定の日、毎年など、通知を受け取るタイミングを正確に設定でき、抜け漏れを防げます。

利用例：毎週のプロジェクト確認リマインダー、月次レポートの締め切り、年次契約更新アラート、毎日のスタンドアップ準備通知。

スキャン、OCR、ドキュメントインテリジェンス

モバイルカメラを強力なドキュメント取り込みツールとして使用できます。Zoho Notebookのスキャン機能を使用すると、紙のドキュメントのデジタル化、テキストの抽出、表形式データの取り込みが可能です。追加した時点でインデックス化され、検索できるようになります。

表とドキュメントのスキャン

印刷されたドキュメント、名刺、表にカメラを向けます。Notebookが関連する項目を解析し、ドキュメントカードや連絡先カードを自動で作成します。

印刷されたスプレッドシート、在庫リスト、フォームからスキャンした表形式データは、メモカード内の編集可能な表セルに変換されます。

OCRによるテキスト抽出

スキャンしたドキュメントは、OCR技術により編集可能で検索可能なテキストに変換されます。複数の言語に対応しています。抽出されたテキストはすべてのデバイス間で同期され、全文検索の対象になります。そのため、スキャンした契約や印刷されたレポートも、入力したメモと同じように見つけることができます。

スマート検索

Zoho Notebookの詳細検索は、メモのタイトルや本文の検索にとどまりません。埋め込まれた画像内のオブジェクトやテキスト、PDF内のテキストを抽出して検索し、キーワードに基づいて関連するノートブックやメモを表示します。

スキャンした名刺に記載された顧客名でも、添付PDF内に埋もれた用語でも、スマート検索で見つけることができます。

Noteboard—カンバン方式のプロジェクト管理

Noteboardを使用すると、Zoho Notebookを軽量なプロジェクト管理ツールとして活用できます。タスク、進行中、レビュー、完了など、ワークフローの段階を表す列を持つカンバン形式のボード上でメモカードを整理できます。

• ボード上の各メモカードには、チェックリスト、添付ファイル、音声、共同編集者を含めることができます。
• Noteboardをチームと共有すると、全員がプロジェクトの状況をリアルタイムで確認できます。
• コンテンツカレンダー、製品リリース、オンボーディングチェックリスト、スプリント計画に最適です。
  
  

ホワイトボード—共同ブレインストーミング用キャンバス

インタラクティブなデジタルホワイトボードにより、チームはアイデア出しのための共有キャンバスを利用できます。チームメンバーの場所に関係なく、コンセプトの図示、図の作成、ワークフローのマッピング、アイデアへの注釈をリアルタイムで共同で行えます。

• 複数の共同編集者が同時に描画や注釈を行えます。
• 付箋、図形、フリーハンドの描画を追加できます。
• ホワイトボードのセッションはメモカードとして保存され、セッション終了後もアクセスできます
  

エクスポートオプション

Zoho Notebook Businessには、メモの共有、アーカイブ、バックアップに役立つ複数のエクスポートオプションが用意されています。個別のメモカードやノートブック全体を対応形式でエクスポートしたり、コンテンツをクラウドストレージサービスにアップロードしたり、メモを印刷したり、他のZohoアプリケーションにコピーしたりできます。必要な場所で情報を簡単に活用できます。

スマートタグ

Notebookはメモの内容を分析し、関連するタグを自動で提案します。手動でタグ付けする必要はなく、提案されたタグを確認してタップするだけで適用できます。タグを使用すると、ノートブックやプロジェクト全体でメモを簡単に絞り込み、見つけることができます。

メモウィジェット（AndroidとiOS）

重要なメモをホーム画面に直接固定すると、アプリを開かずにすぐアクセスできます。

プレミアムカバー

Zohoの社内アーティストがデザインした美しいプレミアムカバーでノートブックをカスタマイズできます。また、独自の画像をアップロードして、チームの個性、プロジェクト、個人のスタイルを反映したワークスペースを作成できます。

実際の利用例

以下のシナリオでは、さまざまな種類のチームがZoho Notebook for Businessを実際にどのように使用しているかを示します。それぞれのシナリオで、具体的な機能を実際のワークフロー上の課題に対応付けています。

編集チーム—コンテンツ制作ワークフロー

役割：編集責任者、ライター、コピーエディター

デジタル媒体の編集チームは、号やトピック別に整理された共有ノートブックを使用します。ライターは個別のメモカードで記事の下書きを作成し、コピーエディターは書き込み権限で共同作業して注釈や修正を行います。編集責任者は、公開前にメモの活動履歴を使用して、誰がいつ何を変更したかを追跡します。バージョン履歴を使用すると、修正の方向性がずれた場合に以前の下書きを復元できます。完成した記事は、参照やコンプライアンス対応のため、完全なバージョン履歴とともにアーカイブされます。

使用する機能：ノートブックの共有（書き込み権限）、メモの活動履歴、バージョン履歴（1,000件のバージョン）、組織全体での共有

営業チーム—顧客管理と出張

役割：営業リーダー、アカウントマネージャー、フィールド担当者

日本語

アカウントマネージャーは、クライアントとの通話の要約やフォローアップメールをadd@notebook.appに転送します。これらはクライアント別に整理されたメモとして自動保存されます。すべての旅行予約に対してフライトカードが生成されます。セールスリードは、チーム全体がリアルタイムで商談状況を更新できるよう、パイプラインのノートブックを書き込みアクセスで共有します。Slack連携により、チームはアプリを開かなくてもメモの変更通知を受け取れます。

使用した機能：メール取り込みメモ、フライトカード、ノートブック共有（書き込みアクセス）、Slack連携、カスタム繰り返しリマインダー

人事部門—ポリシー＆オンボーディングハブ

役割：人事マネージャー、人事ビジネスパートナー、新入社員

人事チームは、会社のポリシー、従業員ハンドブック、オンボーディングチェックリスト、福利厚生ガイドを含む読み取り専用のノートブックを管理し、組織全体で共有しています。スキャンしたポリシー文書はOCR処理され、全文検索できます。スマートタグにより、従業員はトピック別に簡単に絞り込めます。ポリシーが更新されると、メモの活動履歴で変更内容と日時を明確な履歴データとして確認でき、監査やコンプライアンス要件への対応に役立ちます。

使用した機能：ノートブック共有（読み取り専用）、OCRテキスト抽出、スマートタグ、メモの活動履歴、組織全体での共有

独立系教育者—授業計画＆受講生とのコミュニケーション

役割：講師、スタジオまたはスクールのオーナー

ヨガ講師は、各クラスのセッションをNotebookで計画します。セッションの概要、ポーズの流れ、時間配分のメモを1枚のカードにまとめます。クラスの録音で参加者のフィードバックを記録します。繰り返しリマインダーにより、クラス前の準備チェックリストを毎回確認できます。代行講師と共有する読み取り専用のノートブックにより、メインの講師が不在の場合でも継続性を確保できます。

使用した機能：音声録音（1時間）、カスタム繰り返しリマインダー、ノートブック共有（読み取り専用）、メモウィジェット、PDFとしてエクスポート

よくある質問

1. 基本のBusinessプランには何人のユーザーが含まれますか？

2. 無料トライアルはありますか？また、何が含まれますか？

3. 組織外のユーザーとノートブックを共有できますか？

4. メール取り込みはどのように機能しますか？複数のメールアドレスを使用できますか？

5. Businessプランからダウングレードすると、データはどうなりますか？

6. Zoho Notebookは安全ですか？誰が自分のメモを閲覧できますか？

7. Zoho Notebookはオフラインで利用できますか？

8. Noteboardとは何ですか？通常のノートブックとどう違いますか？

9. 複数の言語のスキャン文書にOCRを使用できますか？

無料トライアルの開始

Zoho Notebook for Businessは、すべての機能を利用できる無料トライアルを提供しており、クレジットカードは不要です。アイデアの記録、リアルタイムでの共同作業、業務の管理に毎日活用している多くのチームに加わりましょう。

さらにサポートが必要な場合

ご質問がある場合やZoho Notebook Businessについてサポートが必要な場合は、お手伝いします。サポートチーム（support@zohonotebook.com）までお気軽にお問い合わせください。喜んでサポートいたします。

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