Zoho Notebook for Business
概要
Zoho Notebook for Businessは、強力なメモ作成、チームコラボレーション、プロジェクト管理、外部サービス連携を1つの統合ワークスペースにまとめた、ビジネス向けの生産性向上プラットフォームです。個人用のメモ帳以上の機能を必要とするチーム向けに設計されており、組織の拡大に合わせて利用できるエンタープライズレベルのストレージ、管理者向け機能、リアルタイム共同作業ツールを備えています。
チームがZoho Notebookを選ぶ理由
- すべてのメモは保存時に暗号化され、許可されたユーザーのみがアクセスできます。
- モバイル、タブレット、デスクトップ間で即座に同期されます。
- 幅広いZohoエコシステムの一部として、Zoho CRM、Zoho Meetingなどと標準で連携できます。
利用開始
ビジネスプランへの登録
チームでZoho Notebook for Businessを利用できるようにするには、次の手順を実行します。
- ZohoのWebサイトにアクセスし、既存のZohoアカウントでサインインするか、無料アカウントを作成します。
- チームに必要なシート数／ユーザー数を選択します。
- 購入手続きを完了するか、クレジットカード不要の無料トライアルを開始します。
- 登録が完了したら、Zoho Notebookアプリを開き、メモ作成を開始します。
無料トライアルの開始
サブスクリプションを購入する前にZoho Notebook Businessを試したい場合は、NotebookのWebアプリから直接無料トライアルを開始できます。
- Zoho Notebook Webアプリケーションを開きます。
- 左上にある［プロフィール］アイコンをクリックします。
- ［アップグレード］を選択します。
- ［トライアルを開始］をクリックします。
- 画面の指示に従って、無料トライアルを有効にします。
メモ：無料トライアルでは、Zoho Notebook Businessプランに含まれるすべてのプレミアム機能を利用できます。サブスクリプションを選択する前に、トライアル期間中に各機能を試すことができます。
組織の設定
登録後、アカウント所有者が組織管理者になります。管理者コントロールパネルを使用して、チームを構成します。
- Zoho Notebook Webアプリを開き、［設定］→［管理者と権限］に移動します。
- チームメンバーのZohoアカウントのメールアドレスを入力して追加します。
- 役割と作業量に応じて、購入済みライセンス／Notebook AIライセンスを割り当てます。
- 組織内の任意のユーザーに、管理者またはメンバーの役割を割り当てることができます。
ストレージとファイル管理
ビジネスプランでは、チームの成長に合わせて拡張できる十分かつ柔軟なストレージを利用できます。ストレージ容量が個人ごとに固定される一般向けプランとは異なり、ビジネス向けストレージは共有プールとして管理者が管理します。そのため、利用頻度の高いユーザーには多くの容量を、たまに利用するメンバーには少ない容量を割り当てることができます。
1TBのチームストレージ
基本プランには、最大10ユーザーで共有できる1TBのストレージが含まれます。何千ものメモ、音声録音、スキャン済みドキュメント、大容量の添付ファイルを長期間保存できます。
ストレージは管理者コントロールパネルから一元管理でき、管理者はチーム全体での容量の使用状況を詳しく把握できます。
追加シートごとに100GB
1GBの添付ファイル
PDF、プレゼンテーション、スプレッドシート、高解像度画像、デザインファイルなどをメモカード内に直接添付できます。ファイルごとの上限が1GBのため、Notebookをメモと関連ドキュメントの一元的な保管場所として利用できます。
コラボレーションと共有
効果的なチームワークは、適切なアクセス制御から始まります。Zoho Notebook for Businessでは、閲覧専用の参考資料から、チーム全体で共同編集できるノートブックまで、細かな共有オプションを利用できます。
閲覧権限でのノートブック共有
内容の閲覧のみを許可し、変更は許可しない同僚と、任意のノートブックを共有できます。公開済みのSOP、社内Wiki、オンボーディングガイド、参考資料に適しています。
- すべての組織アカウントで追加費用なしで利用できます。
- 読み取り専用／表示専用権限を持つ共同編集者は、編集、削除、メモの追加を行えません。
- 誤編集のリスクを避けながら、大人数に情報を共有する場合に最適です。
編集権限でのノートブック共有
複数のチームメンバーが共同で作業する必要があるノートブックでは、書き込み権限と削除権限を付与して共同編集者を招待します。これにより、共有ノートブックでリアルタイムに共同編集できます。
- 書き込み権限を持つ共同編集者は、メモの追加、編集、並べ替えを行えます。
- 削除権限を持つ共同編集者は、共有ノートブックからメモを削除できます。
- 権限は、ノートブックの所有者がいつでも更新または取り消しできます。
- 共同編集者は、ノートカードの表示、作成、編集、並べ替えを行えます。
- 共同編集者は、ノートブックを他のユーザーと共有し、共同編集者のアクセス権限を管理できます。
- 既存の共同編集者とその権限は、ノートブックの所有者を介さずに管理できます。
- チーム全体の共同作業を調整する必要があるプロジェクトマネージャー、部門長、チームリーダーに最適です。
Notebook AI
Notebook AIは、チームが情報をより効率的に作成、改善、整理、取得できるよう支援する、インテリジェントなメモ作成アシスタントです。Zoho Notebook Businessで利用でき、組織の管理者が管理者用コントロールから有効にできます。
Notebook AIには、次のようなさまざまな機能があります。
既存メモの改善
AIによる支援で、メモを改善、調整できます。次のことができます。
- メモの要約
- 未完成の内容の補完
- 文章と文法の改善
- 表現の簡略化
- 文章トーンの変更
- 内容の翻訳
- 関連タグの提案
- メモの内容に基づく質問
新しい内容の生成
Notebook AIを使用すると、簡単なプロンプトから新しい内容を作成できます。次のものを生成できます。
- メモ
- チェックリスト
- コードスニペット
- 表
- テンプレート
- マインドマップ
利用可能なプロンプトが目的に合わない場合は、［何でも質問］オプションを使用すると、自然言語でNotebook AIにメモ作成に関する支援を依頼できます。
音声と動画の文字起こし
Notebook AIでは、音声録音や対応している動画コンテンツを、編集および検索可能なテキストに文字起こしできます。会議、講義、インタビュー、ディスカッションの内容を簡単に記録できます。
ヒント：Notebook AIはメモとシームレスに連携し、よりすばやい文章作成、より効率的な整理、必要な情報の迅速な検索を支援します。
チームの共同作業用に専用ワークスペースが必要な組織向けに、Zoho Notebook for Businessにはチームが含まれています。
- 部門、プロジェクト、チームごとに共有ワークスペースを作成できます。
- 1つの共同作業スペース内で複数のノートブックを整理できます。
- チームのナレッジ、ドキュメント、リソースを一元管理できます。
- コンテンツを整理してアクセスしやすく保ちながら、スムーズな共同作業を可能にします。
- プロジェクトチーム、ナレッジベース、オンボーディング資料、部門別ドキュメントに最適です。
Teamsは、Zoho Notebook Businessユーザーが利用でき、現在はNotebookのWebアプリケーションでサポートされています。
共有のベストプラクティス
閲覧のみ：会社ハンドブック、SOP、ポリシー文書、会議の議題、研修資料。
編集権限：進行中のプロジェクト用ノートブック、コンテンツの下書き、チーム全体で作成する会議メモ。
組織共有：お知らせ、経営層からの更新情報、全社向けリソース、アイデアボード。
プレミアム機能
次の機能はBusinessプラン専用で、Zoho Notebookで利用できる最も強力なツールです。プロフェッショナルチームに求められる責任の所在の明確化、規模への対応、連携のニーズを満たすように設計されています。
メモカードに対して実行されたすべての操作は、タイムスタンプと実行した共同作業者の名前とともに自動的に記録されます。これにより、組織内の各メモについて、作成時から最新の変更まで、完全で変更不可の監査証跡が作成されます。
アクティビティ履歴の使用例
コンプライアンスと監査：ドキュメントが特定の日付に最後に変更されたことを示せます。
責任の所在の明確化：共有ノートブックに変更を加えたチームメンバーを特定できます。
復元：バージョン機能で以前の状態に戻す前に、変更内容を確認できます。
メモカードが保存または変更されるたびに、Zoho Notebookは新しいバージョンを自動的に保存します。Businessプランでは、任意のメモカードの直近1,000件のバージョンにアクセスでき、単純なCtrl+Zを大きく超える詳細な取り消し履歴を利用できます。
これは、複数の共同作業者が同じカードを編集する可能性がある共有メモで特に役立ちます。チームメンバーが誤ってセクションを削除したり、コンテンツを上書きしたり、意図しない変更を加えたりした場合でも、バージョンのタイムラインを参照して、過去の任意の時点の状態にメモを正確に復元できます。
ヒント：バージョンを復元しても現在のバージョンは削除されません。履歴の先頭に新しいバージョンが作成されるため、いつでも元に戻せます。
Businessプランの利用者は、ライブチャットと直通電話の2つの専用窓口を通じて、Zoho Notebookサポートチームに優先的に問い合わせることができます。一般の待ち行列で待つことなく、質問や問題にすぐに対応してもらえます。
Businessプランのユーザーは、1回のセッションで最大60分間の音声を録音できます。チーム会議、顧客インタビュー、講義、ブレインストーミングには十分な長さです。録音は独立した音声メモカードとして作成することも、文脈を補足するためにテキストメモ内に直接埋め込むこともできます。
生産性向上ツール
Zoho Notebook for Businessには、ストレージと共同作業に加えて、反復作業を自動化し、情報の取り込みを高速化し、チームが必要な情報をすばやく見つけられるようにする生産性向上ツールが含まれています。
受信トレイをナレッジベースに変えられます。任意のメールをadd@notebook.appに転送すると、Zoho Notebookが件名、本文、添付ファイルなどのメール内容を自動的に解析し、アカウント内にメモとして保存します。コピー＆ペーストや手入力は不要です。
予約確認メールは情報が多く、見づらくなりがちです。フライト予約メールをadd@notebook.appに転送すると、Notebookがチケットを自動的に解析し、便名、出発時刻と到着時刻、ターミナル情報、予約番号を抽出して、見やすいフライトカードとして表示します。
旅程の詳細を一目で確認でき、スマートフォンでオフラインでも利用できます。
一部のタスクや予定には、1回限りのリマインダーでは不十分な場合があります。カスタム繰り返しリマインダーでは、毎日、毎週、毎月の特定の日、毎年など、通知を受け取るタイミングを正確に指定できるため、見落としを防げます。
利用例：週次のプロジェクト確認リマインダー、月次レポートの期限通知、年次の契約更新アラート、毎日のスタンドアップ準備リマインダー。
スキャン、OCR、ドキュメントインテリジェンス
モバイル端末のカメラが、強力なドキュメント取り込みツールになります。Zoho Notebookのスキャン機能を使用すると、紙のドキュメントをデジタル化し、テキストを抽出し、表データも取り込めます。追加した時点でインデックス化され、検索可能になります。
印刷されたドキュメント、名刺、表にカメラを向けます。Notebookは関連する項目を解析し、ドキュメントカードや連絡先カードを自動で作成します。
印刷されたスプレッドシート、在庫リスト、フォームからスキャンした表データは、ノートカード内の編集可能な表セルに変換されます。
OCRによるテキスト抽出
スキャンしたドキュメントは、OCR技術によって編集および検索可能なテキストに変換されます。複数の言語に対応しています。抽出されたテキストはすべてのデバイス間で同期され、完全に検索可能になるため、スキャンした契約や印刷されたレポートも、入力したメモと同じように見つけられます。
Zoho Notebookの詳細検索は、メモのタイトルや本文だけにとどまりません。埋め込まれた画像内のオブジェクトやテキストを検索し、PDF内のテキストを抽出して検索対象にし、キーワードに基づいて関連するノートブックやメモを表示します。
スキャンした名刺に記載された顧客名でも、添付PDFの中に埋もれた用語でも、スマート検索で見つけられます。
Noteboardを使用すると、Zoho Notebookを手軽なプロジェクト管理ツールとして活用できます。To Do、進行中、レビュー、完了など、ワークフローの段階を表す列を持つカンバン形式のボードでノートカードを整理できます。
- ボード上の各ノートカードには、チェックリスト、添付ファイル、音声、共同編集者を含めることができます。
- Noteboardをチームと共有すると、全員がプロジェクトの状況をリアルタイムで確認できます。
- コンテンツカレンダー、製品リリース、オンボーディング用チェックリスト、スプリント計画に最適です。
Whiteboard — 共同ブレインストーミング用キャンバス
インタラクティブなデジタルWhiteboardは、アイデア出しのための共有キャンバスをチームに提供します。チームメンバーの場所を問わず、コンセプトの図解、図の作成、ワークフローのマッピング、アイデアへの注釈をリアルタイムで共同作業できます。
- 複数の共同編集者が同時に描画や注釈を行えます。
- 付箋メモ、図形、フリーハンドの描画を追加できます。
- Whiteboardのセッションはノートカードとして保存され、セッション終了後もアクセスできます
Zoho Notebook Businessには、メモの共有、アーカイブ、バックアップに役立つ複数のエクスポートオプションがあります。個々のノートカードやノートブック全体を対応形式でエクスポートしたり、クラウドストレージサービスにコンテンツをアップロードしたり、メモを印刷したり、他のZohoアプリケーションにコピーしたりできます。必要な場所で情報を簡単に活用できます。
Notebookはメモの内容を分析し、関連するタグを自動で提案します。提案されたタグはタップするだけで確認して適用でき、手動でタグ付けする必要はありません。タグを使用すると、ノートブックやプロジェクトをまたいでメモを簡単に絞り込み、見つけられます。
重要なメモをホーム画面に直接固定して、アプリを開かずにすぐアクセスできます。
Zohoの社内アーティストがデザインした美しいプレミアムカバーでノートブックをカスタマイズできます。また、独自の画像をアップロードして、チームの個性、プロジェクト、個人のスタイルを反映したワークスペースを作成することもできます。
実際の利用例
以下のシナリオは、さまざまな種類のチームがZoho Notebook for Businessを実際にどのように使用しているかを示しています。それぞれ、特定の機能を実際のワークフロー上の課題に対応付けています。
編集チーム — コンテンツ制作ワークフロー
役割：編集責任者、ライター、コピーエディター
デジタルメディアの編集チームは、号やトピックごとに整理した共有ノートブックを使用しています。ライターは個別のメモカードで記事の下書きを作成し、コピーエディターは書き込み権限で共同作業して注釈や推敲を行います。編集長は公開前に、メモのアクティビティ履歴を使用して、誰が何をいつ変更したかを確認します。バージョン履歴により、修正の方向性が適切でなかった場合でも以前の下書きを復元できます。完成した記事は、参照やコンプライアンスのために完全なバージョン履歴とともにアーカイブされます。
使用している機能：ノートブック共有（書き込み権限）、メモのアクティビティ履歴、バージョン履歴（1,000件のバージョン）、組織全体での共有
営業チーム—顧客管理と出張
役割：セールスリード、アカウントマネージャー、営業担当者
アカウントマネージャーは、顧客との通話要約やフォローアップメールを add@notebook.app に転送します。これらは顧客ごとに整理されたメモとして自動的に保存されます。すべての出張予約に対してフライトカードが生成されます。セールスリードは、パイプライン用ノートブックを書き込み権限で共有し、チーム全体が商談状況をリアルタイムで更新できるようにします。Slack 連携により、アプリを開かなくてもメモの変更をチームに通知できます。
使用している機能：メールインメモ、フライトカード、ノートブック共有（書き込み権限）、Slack 連携、カスタム繰り返しリマインダー
人事部門—ポリシーとオンボーディングのハブ
役割：人事マネージャー、人事ビジネスパートナー、新入社員
人事チームは、会社規程、従業員ハンドブック、オンボーディングチェックリスト、福利厚生ガイドを含む、組織全体で共有される読み取り専用ノートブックを管理しています。スキャンした規程文書は OCR 処理され、全文検索できます。スマートタグにより、従業員はトピック別に簡単に絞り込めます。規程が更新された場合、メモのアクティビティ履歴によって何がいつ変更されたかを明確に確認でき、監査やコンプライアンス要件に対応できます。
使用している機能：ノートブック共有（読み取り専用）、OCR テキスト抽出、スマートタグ、メモのアクティビティ履歴、組織全体での共有
個人講師—授業計画と受講者とのコミュニケーション
役割：講師、スタジオまたはスクールのオーナー
ヨガ講師は、各クラスセッションを Notebook で計画し、セッション概要、ポーズの流れ、時間配分のメモを 1 つのカードにまとめます。クラスの音声録音で参加者のフィードバックを記録します。繰り返しリマインダーにより、クラス前の準備チェックリストを毎回確認できます。代行講師と共有する読み取り専用ノートブックにより、担当講師が不在の場合でも継続性を確保できます。
使用している機能：音声録音（1時間）、カスタム繰り返しリマインダー、ノートブック共有（読み取り専用）、メモウィジェット、PDF としてエクスポート
よくある質問
1. Business プランの基本プランには何人のユーザーが含まれますか？
2. 無料トライアルはありますか？また、何が含まれますか？
3. 組織外のユーザーとノートブックを共有できますか？
4. メールインはどのように機能しますか？複数のメールアドレスを使用できますか？
5. Business プランからダウングレードすると、データはどうなりますか？
6. Zoho Notebook は安全ですか？誰が自分のメモを閲覧できますか？
7. Zoho Notebook はオフラインで使用できますか？
8. Noteboard とは何ですか？通常のノートブックと何が違いますか？
9. スキャンした複数言語の文書に OCR を使用できますか？
無料トライアルの開始
Zoho Notebook for Business は無料で試用でき、すべての機能にアクセスできます。クレジットカードは不要です。多くのチームが毎日利用し、アイデアの記録、リアルタイムの共同作業、業務の管理に役立てています。
さらにサポートが必要ですか？
Zoho Notebook Business についてご不明な点がある場合やサポートが必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。サポートチーム（support@zohonotebook.com）までご連絡いただければ、喜んでお手伝いいたします。