Zoho Notebook for Business

Zoho Notebook for Business

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

概要

Zoho Notebook for Businessは、高度なメモ作成、チームでの共同作業、プロジェクト管理、外部サービス連携を1つのワークスペースに統合した、業務向けの生産性向上プラットフォームです。個人用のメモ帳では対応しきれないチームのニーズに応え、組織の成長に合わせて拡張できる企業向けのストレージ、管理機能、リアルタイムの共同作業ツールを提供します。

チームにZoho Notebookが選ばれる理由

  • すべてのメモは保存時に暗号化され、アクセスできるのは権限を持つユーザーのみです。
  • モバイル、タブレット、デスクトップ間で即座に同期されます。
  • Zohoの幅広い製品群の一部として、Zoho CRMやZoho Meetingなどと標準で連携できます。

利用開始

ビジネスプランの契約

次の手順で、チームでZoho Notebook for Businessを利用する準備を進めます：

  • 公式のWebサイトにアクセスし、既存のZohoアカウントでサインインするか、無料のアカウントを作成します。
  • チームに必要なライセンス数（ユーザー数）を選択します。
  • 購入手続きを完了するか、クレジットカード不要の無料試用を開始します。
  • 契約が完了したら、Zoho Notebookアプリを開き、メモの作成を始めましょう。

無料試用の開始

サブスクリプションを購入する前にZoho Notebook Businessを試したい場合は、NotebookのWebアプリから直接、無料試用を開始できます。

  1. Zoho NotebookのWebアプリを開きます。
  2. 左上の［プロフィール］アイコンをクリックします。
  3. ［アップグレード］を選択します。
  4. ［無料試用を開始］をクリックします。
  5. 画面の指示に従って、無料試用を有効にします。
メモメモ：無料試用では、Zoho Notebookのビジネスプランに含まれるすべてのプレミアム機能を利用できます。サブスクリプションを選ぶ前に、試用期間中に各機能をお試しいただけます。

組織の設定

契約が完了すると、アカウントの所有者が組織の管理者になります。管理者用コントロールパネルを使用して、チームを設定します：

  • Zoho NotebookのWebアプリを開き、［設定］→［管理者と権限］に移動します。
  • チームメンバーのZohoアカウントのメールアドレスを入力して、メンバーを追加します。
  • 各メンバーの役割や業務量に応じて、購入したライセンスやNotebook AIのライセンスを割り当てます。
  • 組織内のどのユーザーにも、管理者またはメンバーの役割を割り当てることができます。

ストレージとファイルの管理

ビジネスプランでは、チームの成長に合わせて拡張できる、大容量で柔軟なストレージを利用できます。ユーザーごとに容量が固定されている個人向けプランとは異なり、ビジネスプランのストレージは共有され、管理者が管理します。そのため、頻繁に利用するユーザーには多く、たまに利用するユーザーには少なく容量を割り当てることができます。

チーム用ストレージ1TB

基本プランには、最大10ユーザーで利用できる1TBの共有ストレージが含まれています。数千件のメモ、音声録音、スキャンした文書、大容量の添付ファイルを長年にわたって保存できる容量です。

ストレージは管理者用コントロールパネルで一元管理され、管理者はチーム全体の容量の使用状況を詳しく確認できます。

追加ライセンス1件につき100GB

組織はチームの成長に合わせてストレージを拡張できます。最初の10ユーザーを超えてユーザーライセンスを1件購入するごとに、共有ストレージが100GB追加されます。これにより、組織の規模に合わせてストレージも拡張できます。

最大1GBのファイル添付

PDF、プレゼンテーション、表計算シート、高解像度の画像、デザインファイルなどを、メモカードに直接添付できます。1ファイルあたり最大1GBまで添付できるため、Notebookでメモと関連資料をまとめて保管できます。

共同作業と共有

効果的なチームワークには、適切なアクセス制御が欠かせません。Zoho Notebook for Businessでは、閲覧専用の参考資料から、チーム全員が編集に参加できるノートまで、共有方法を細かく設定できます。

閲覧権限でのノートの共有

内容の閲覧のみを許可し、変更は許可しない形で、任意のノートを同僚と共有できます。公開済みの標準業務手順書、社内Wiki、新入社員向けガイド、参考資料の共有に適しています。

  • すべての組織アカウントで、追加料金なしで利用できます。
  • 読み取り専用／表示専用のアクセス権を持つ共同作業者は、メモを編集、削除、追加することはできません。
  • 誤って編集される心配なく、大人数に情報を配信するのに最適です。

編集権限でのノートの共有

複数のチームメンバーが共同で作業するノートには、書き込みと削除の権限を付与して共同作業者を招待します。これにより、共有ノートをリアルタイムで共同編集できます。

  • 書き込み権限を持つ共同作業者は、メモを追加、編集、並べ替えることができます。
  • 削除権限を持つ共同作業者は、共有ノートからメモを削除できます。
  • ノートの所有者は、いつでも権限を変更または取り消すことができます。

共有権限でのノートの共有

特定の共同作業者にノートの共有管理も任せる場合は、表示、編集、共有の権限を付与して招待します。ノートの内容の編集に加え、新しい共同作業者の招待や共有権限の管理もできるため、所有者やプロジェクトリーダーが複数いるチームに最適です。
  • 共同作業者は、カードを表示、作成、編集、並べ替えることができます。
  • 共同作業者は、他のユーザーとノートを共有し、共同作業者のアクセス権を管理できます。
  • ノートの所有者に依頼せずに、既存の共同作業者とその権限を管理できます。
  • チーム全体の共同作業を調整する必要があるプロジェクトマネージャー、部門責任者、チームリーダーに最適です。

Notebook AI

Notebook AIは、チームによる情報の作成、改善、整理、検索を効率化する、メモ作成用のインテリジェントなアシスタントです。Zoho Notebook Businessで利用でき、組織の管理者が管理者向け設定から有効にできます。

Notebook AIには、次のようなさまざまな機能があります：

既存のメモの改善

AIの支援でメモを改善し、内容を洗練させることができます。次の操作が可能です：

  • メモを要約する
  • 未完成の内容を補完する
  • 文章を改善し、文法を修正する
  • 分かりやすく書き換える
  • 文章のトーンを変更する
  • 内容を翻訳する
  • 関連するタグを提案する
  • メモの内容に基づいて質問する

新しいコンテンツの生成

Notebook AIを使用して、簡単なプロンプトから新しいコンテンツを作成できます。次のコンテンツを生成できます：

  • メモ
  • チェックリスト
  • コードスニペット
  • 表
  • テンプレート
  • マインドマップ

用意されているプロンプトがニーズに合わない場合は、［何でも質問する］オプションを使用すると、普段の言葉でNotebook AIにメモ作成に関するさまざまな支援を要求できます。

音声と動画の文字起こし

Notebook AIは、録音した音声や対応する動画コンテンツを、編集・検索可能なテキストに文字起こしすることもできます。会議、講義、インタビュー、話し合いの内容を簡単に記録できます。

アイデアヒント：Notebook AIはメモとシームレスに連携し、執筆の効率化、情報の整理、必要な情報のすばやい検索を支援します。

チームでの共有

Zoho Notebook for Businessには、チームでの共同作業に専用のワークスペースを必要とする組織向けに、チーム機能が用意されています。

  • 部門、プロジェクト、チームごとに共有ワークスペースを作成します。
  • 1つの共同作業スペース内で複数のノートブックを整理します。
  • チームのナレッジ、ドキュメント、リソースを一元管理します。
  • コンテンツを整理してアクセスしやすい状態に保ちながら、スムーズに共同作業を進められます。
  • プロジェクトチームでの利用や、ナレッジベース、新入社員向け資料、部門のドキュメントの管理に最適です。

TeamsはZoho Notebook Businessのユーザーが利用でき、現在はNotebookのWebアプリに対応しています。

共有のベストプラクティス

閲覧のみ：社内ハンドブック、標準作業手順書、方針に関する文書、会議の議題、研修資料。

書き込み権限：進行中のプロジェクトのノートブック、コンテンツの下書き、チーム全員が執筆する会議メモ。

組織内共有：お知らせ、経営陣からの最新情報、全社向けリソース、アイデアボード。

プレミアム機能

以下はBusinessプラン限定の機能で、Zoho Notebookで利用できる中でも特に強力なツールです。プロフェッショナルなチームに求められる、説明責任への対応、規模の拡大、外部サービスとの連携を支援します。

メモの活動履歴

カードに対して行われたすべての操作は、日時と操作した共同編集者の名前とともに自動的に記録されます。これにより、組織内のすべてのメモについて、作成時から最新の変更まで、改変できない完全な監査証跡が残ります。


活動履歴の活用場面

コンプライアンスと監査：ドキュメントが特定の日付に最終更新されたことを証明します。

説明責任：共有ノートブックを変更したチームメンバーを特定します。

復元：バージョン機能で以前の状態に戻す前に、変更内容を確認します。

メモのバージョン履歴

カードを保存または変更するたびに、Zoho Notebookはバックグラウンドで新しいバージョンを保存します。Businessプランでは、どのカードでも直近1,000件のバージョンにアクセスできるため、単純なCtrl+Zでは対応できない細かな履歴の確認や取り消しが可能です。

この機能は、複数の共同編集者が同じカードを編集する共有メモで特に役立ちます。チームメンバーが誤ってセクションを削除したり、コンテンツを上書きしたり、意図しない変更を加えたりした場合でも、バージョンのタイムラインを確認し、メモを過去の任意の時点の状態に正確に復元できます。
アイデアヒント：以前のバージョンを復元しても、現在のバージョンは削除されません。履歴の先頭に新しいバージョンが作成されるため、いつでも元に戻せます。

優先サポート

Businessプランをご契約の方は、ライブチャットと専用電話の2つの窓口から、Zoho Notebookのサポートチームによる優先サポートを受けられます。通常の問い合わせの順番を待つことなく、質問や問題に迅速に対応してもらえます。
Zoho Notebook Businessはさまざまな業務アプリと連携し、複数のツールを切り替えることなくチームの生産性を維持できます。NotebookをMicrosoft Teams、Slack、Zoho Flow、Zapier、Google Workspace、Zoho Cliqやその他のZohoアプリと連携することで、共同作業の効率化やワークフローの自動化を実現し、チームがどこで作業していてもメモにアクセスできるようになります。

音声録音（最長1時間）

Businessプランのユーザーは、1回につき最長60分の音声を録音できます。チーム会議、顧客へのインタビュー、講義、ブレインストーミングを最初から最後まで録音するのに十分な長さです。録音した音声は、独立した音声カードとして作成することも、関連情報としてテキストメモに直接埋め込むこともできます。

生産性向上ツール

Zoho Notebook for Businessには、保存や共同作業の機能に加えて、一連の生産性向上ツールが用意されています。繰り返し作業を自動化し、情報をすばやく取り込み、チームが必要な情報をすぐに見つけられるよう支援します。

メールからのメモ作成

受信トレイをナレッジベースとして活用できます。メールをadd@notebook.appに転送すると、Zoho Notebookがメールの内容、件名、本文、添付ファイルを自動的に解析し、アカウント内にメモとして保存します。コピー＆ペーストや手入力は不要です。

フライトカード

予約確認メールは情報が多く、必要な情報を見つけにくいことがあります。航空券の予約メールをadd@notebook.appに転送すると、Notebookが航空券を自動的に解析し、便名、出発・到着時刻、ターミナル情報、予約番号を抽出して、見やすく整ったフライトカードとして表示します。

旅程の詳細を一目で把握でき、スマートフォンでオフラインでも確認できます。

繰り返しリマインダーのカスタマイズ

タスクや予定によっては、1回限りのリマインダーでは不十分な場合があります。繰り返しリマインダーをカスタマイズすると、毎日、毎週、毎月の特定の日、毎年など、通知のタイミングを細かく設定でき、対応漏れを防げます。

活用例：週次のプロジェクト進捗確認リマインダー、月次レポートの提出期限、年次の契約更新通知、毎日の朝会に向けた準備の通知。

スキャン、OCR、文書のインテリジェント処理

モバイル端末のカメラが、高性能な文書取り込みツールになります。Zoho Notebookのスキャン機能では、紙の文書のデジタル化、テキストの抽出、表データの取り込みが可能です。取り込んだデータはすべて、追加された時点でインデックスに登録され、検索できるようになります。

表と文書のスキャン

印刷された文書、名刺、表にカメラを向けます。Notebookが関連する項目を解析し、ドキュメントカードや連絡先カードを自動で作成します。

印刷されたスプレッドシート、在庫一覧、帳票からスキャンした表データは、カード内で編集可能な表のセルに変換されます。

OCRによるテキスト抽出

スキャンした文書は、OCR技術によって編集や検索が可能なテキストに変換されます。複数の言語に対応しています。抽出されたテキストはすべての端末間で同期され、全文検索が可能です。スキャンした契約書や印刷されたレポートも、入力したメモと同じように簡単に見つけられます。

スマート検索

Zoho Notebookの高度な検索機能は、メモのタイトルや本文だけでなく、埋め込まれた画像内の物体やテキストも検索します。PDF内のテキストを抽出して検索し、キーワードに関連するノートやメモを表示します。

スキャンした名刺に記載された顧客名も、添付PDFの中に埋もれた用語も、スマート検索で見つけられます。

ノートボード—カンバン方式のプロジェクト管理

ノートボードを使うと、Zoho Notebookを手軽なプロジェクト管理ツールとして活用できます。「未着手」「進行中」「レビュー」「完了」など、ワークフローの各段階を列で表すカンバン形式のボードでカードを整理できます。

  • ボード上の各カードには、チェックリスト、添付ファイル、音声、共同作業者を追加できます。
  • ノートボードをチームで共有すると、全員がプロジェクトの最新状況を確認できます。
  • コンテンツカレンダー、製品リリース、オンボーディング用チェックリスト、スプリント計画に最適です。

ホワイトボード—共同でブレインストーミングできるキャンバス

双方向で使えるデジタルホワイトボードは、チームでアイデアを生み出すための共有キャンバスです。メンバーの所在地に関係なく、概念の図解、図の描画、ワークフローの可視化、アイデアへの注釈の追加を、リアルタイムで一緒に行えます。

  • 複数のメンバーが同時に描画したり、注釈を追加したりできます。
  • 付箋、図形、フリーハンドの描画を追加できます。
  • ホワイトボードのセッションはカードとして保存され、セッション終了後もアクセスできます。


エクスポートのオプション

Zoho Notebook Businessには、メモの共有、アーカイブ、バックアップに役立つ複数のエクスポートオプションがあります。個々のカードやノート全体を対応形式でエクスポートできるほか、クラウドストレージサービスへのコンテンツのアップロード、メモの印刷、他のZohoアプリへのコピーも可能です。必要な場所で情報を簡単に活用できます。

スマートタグ

Notebookはメモの内容を分析し、関連するタグを自動で提案します。提案されたタグを確認し、タップするだけで適用できるため、手動でタグを付ける必要はありません。タグを使うと、ノートやプロジェクトを横断してメモを簡単に絞り込み、見つけられます。

メモウィジェット（AndroidおよびiOS）

特に重要なメモをホーム画面に直接固定すると、アプリを開かずにすぐにアクセスできます。

プレミアムカバー

Zohoの社内アーティストがデザインした美しいプレミアムカバーで、ノートをカスタマイズできます。独自の画像をアップロードして、チームの個性やプロジェクト、自分のスタイルを反映したワークスペースを作成することもできます。

実務での活用例

さまざまなチームがZoho Notebook for Businessを実務でどのように活用しているかを紹介します。各例では、実際のワークフローの課題に対して、どの機能を活用できるかを示します。

編集チーム—コンテンツ制作のワークフロー

担当者：編集長、執筆者、校正担当者

デジタル出版物の編集チームでは、号やテーマごとに整理した共有ノートを使用しています。執筆者は個別のカードで記事を下書きし、校正担当者は書き込み権限を使って共同で注釈の追加や推敲を行います。編集長は公開前にメモの活動履歴で、誰が、いつ、何を変更したかを確認します。修正が意図しない方向に進んだ場合は、バージョン履歴から以前の下書きを復元できます。完了した記事は、参照やコンプライアンス対応のために、すべてのバージョン履歴とともにアーカイブされます。

使用する機能：ノートの共有（書き込み権限）、メモの活動履歴、バージョン履歴（1,000バージョン）、組織全体での共有

営業チーム—顧客管理と出張

担当者：営業リーダー、顧客担当者、外勤営業担当者

顧客担当者が通話の要約やフォローアップのメールをadd@notebook.appに転送すると、顧客別に整理されたメモとして自動保存されます。すべての出張予約に対してフライトカードが生成されます。営業リーダーが商談パイプラインのノートを書き込み権限付きで共有することで、チーム全員が商談の状況をリアルタイムで更新できます。Slack連携により、アプリを開かなくてもメモの変更通知を受け取れます。

使用する機能：メールからのメモ作成、フライトカード、ノートの共有（書き込み権限）、Slack連携、カスタム繰り返しリマインダー

人事部門 — 社内規定と入社手続きの情報拠点

役割：人事マネージャー、HRビジネスパートナー、新入社員

人事チームは、社内規定、従業員ハンドブック、入社手続きのチェックリスト、福利厚生ガイドをまとめた読み取り専用のノートを管理し、組織全体に共有します。スキャンした規定文書はOCRで処理され、全文検索が可能になります。スマートタグを使うと、従業員はトピック別に簡単に絞り込めます。規定の更新時には、メモの活動履歴で変更内容と日時の記録を明確に確認でき、監査やコンプライアンスの要件に対応できます。

使用する機能：ノートの共有（読み取り専用）、OCRによるテキスト抽出、スマートタグ、メモの活動履歴、組織全体への共有

個人で活動する講師 — レッスン計画と受講者とのコミュニケーション

役割：講師、スタジオやスクールのオーナー

ヨガの講師は、Notebookで各レッスンを計画し、概要、ポーズの順序、時間配分のメモを1枚のカードにまとめます。レッスン中の音声を録音して、参加者のフィードバックを残せます。繰り返しリマインダーを設定すれば、毎回、レッスン前の準備チェックリストを忘れずに確認できます。代行講師に読み取り専用のノートを共有することで、担当講師が不在の場合も一貫した内容でレッスンを続けられます。

使用する機能：音声録音（1時間）、カスタム繰り返しリマインダー、ノートの共有（読み取り専用）、メモウィジェット、PDF形式でのエクスポート

よくある質問

1. Businessプランの基本契約には何人のユーザーが含まれますか？

      Businessプランの基本契約には最大10人のユーザーが含まれ、1TBのストレージを共有できます。追加のユーザーライセンスを購入すると、ユーザー数を増やせます。ライセンス1件につき、共有ストレージの容量が100GB増えます。ユーザーライセンスの追加と削除は、管理者用コントロールパネルで行います。

2. 無料試用はありますか？どの機能を利用できますか？

      はい。Zoho Notebook for Businessの無料試用では、バージョン履歴、活動履歴、優先サポート、外部サービス連携など、すべてのプレミアム機能を利用できます。試用を開始する際にクレジットカードは必要ありません。

3. 組織外のユーザーとノートを共有できますか？

      現在、ノートの共有は組織内のユーザーを対象としています。組織外のユーザーとの共同作業には、メモをPDF形式でエクスポートするか、メール取り込み機能を使ってメールで内容を共有する方法が便利です。外部共有に関する最新情報は、Zoho Notebookのロードマップをご確認ください。

4. メール取り込み機能はどのように動作しますか？複数のメールアドレスを使用できますか？

      Zohoアカウントに関連付けられたメールアドレスから、任意のメールをadd@notebook.appに転送します。Notebookが内容を解析し、すぐにメモとして保存します。他の送信元アドレスも使用するには、アプリ内でそのアドレスをZohoアカウントに関連付けます。それらのアドレスから転送したメールは、すべて自分のアカウントに保存されます。

5. Businessプランからダウングレードすると、データはどうなりますか？

      メモやデータはそのまま保持されます。ただし、1,000件のバージョン履歴、1時間の音声録音、優先サポート、外部サービス連携など、Businessプラン限定の機能には、変更後のプランの制限が適用されます。変更後のプランのストレージ上限を超えている場合、使用量を上限内に減らすまで読み取り専用になります。

6. Zoho Notebookは安全ですか？自分のメモは誰が閲覧できますか？

      すべてのメモは保存時に暗号化されるため、データを閲覧できるのは自分と明示的に許可したユーザーのみです。Zohoは広告を配信せず、メモの内容を広告のターゲティングに使用することもありません。管理者向けの設定で、組織内の各ノートにアクセスできるユーザーを細かく管理できます。

7. Zoho Notebookはオフラインで使用できますか？

      はい。以前にアクセスしたメモは端末内にキャッシュされ、オフラインでも利用できます。オフラインで編集した内容は、接続が復旧すると、サーバーや他の端末に自動的に同期されます。

8. ノートボードとは何ですか？通常のノートとどう違いますか？

      ノートボードは、カードをかんばん形式で表示する機能です。通常のノートではメモを一覧やグリッドで表示しますが、ノートボードでは、ワークフローの段階（未着手、進行中、完了など）を表す列にメモを整理します。メモの保存だけでなく、プロジェクトの進捗確認やタスク管理にも役立ちます。

9. 複数の言語で書かれた文書をスキャンしてOCRを使用できますか？

      はい。Zoho NotebookのOCRは、複数の言語のテキスト抽出に対応しています。文書をスキャンした後、［OCR］をタップしてテキストを抽出します。抽出した内容は編集や検索が可能で、すべての端末に同期されます。

無料試用の開始

Zoho Notebook for Businessは、クレジットカード不要で、すべての機能を無料でお試しいただけます。日々活用している数千ものチームと同じように、アイデアの記録、リアルタイムでの共同作業、業務の進捗管理にぜひお役立てください。

サポートへのお問い合わせ

Zoho Notebook Businessについてご質問やお困りのことがございましたら、サポートチームが対応いたします。お気軽にsupport@zohonotebook.comまでお問い合わせください。