Zoho Payroll エラー処理と解決マニュアル 第1部

Zoho Payroll エラー処理と解決マニュアル 第1部

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

概要:

このガイドでは、Zoho Payroll でよく発生するエラーについて、詳細な説明と段階的な解決方法を紹介します。管理者や給与担当者が、同期エラー、連携時の不整合、項目の検証エラーなどを簡単にトラブルシュートし、解決できるようにすることを目的としています。
メモ:

この記事は、Zoho Payroll で頻発するエラーとその解決策を扱う 2 回構成シリーズの Part 1 です。Part 1 では、従業員ステータス、給与計算（ペイラン）の制約、ドメイン不一致などに関連する 12 個の代表的なエラーについて解説します。

Part 2 では、項目の検証エラー、連携時の不整合、給与設定エラーなど、追加のエラー（13〜25）について説明しています。詳細は Part 2 を参照してください。

Zoho Payroll でよくあるエラーと解決方法:


1. この従業員は退職済みのため、操作を行うことはできません:


原因: Zoho Payroll で退職処理を行った後に、Zoho People 側で従業員プロファイルが更新されています。
解決方法: Zoho People と Zoho Payroll 間のデータを一致させます。エラーを解消するには、Zoho People 側で行った変更を元に戻してください。

2. 最終清算の給与計算が完了しているため、退職処理を取り消すことはできません。



原因:
このエラーは、Zoho Payroll で従業員の最終清算（退職用ペイラン）がすでに処理された後に、退職を取り消そうとした場合に発生します。退職用ペイランが完了すると、給与計算上のコンプライアンスおよびデータ確定の観点から、退職を直接取り消すことはできません。

解決方法:


オプション 2: 「従業員を再入社させる」機能を使用する（最終清算がすでに処理済みの場合）


最終清算の給与計算が完了しており、従業員が再度組織に戻ってくる場合:

* Zoho Payroll の「従業員を再入社させる」オプションを使用します。
* これにより新しい雇用サイクルが作成され、過去データを変更することなく、新たな給与計算を行うことができます。


Zoho Payroll で従業員を再雇用する

退職用ペイランがすでに処理されている場合、退職を取り消すにはどうすればよいですか？

メモ: 該当の Zoho Payroll 組織で再雇用機能を利用できるようにするには、対象の Zoho Payroll インスタンスの Org ID を共有いただいた後、弊社側で有効化します。

3. この従業員の給与計算がすでに作成されているため、入社日は変更できません。
原因: このエラーは、対象の従業員を含む給与計算（ペイラン）がすでに処理された後に、その従業員の入社日（DOJ）を変更しようとした場合に発生します。給与計算は元の入社日に基づいて行われるため、給与データの整合性を保つ目的で入社日はロックされます。

従業員の入社日（DOJ）を変更するには:

1. 当該従業員が含まれているペイランを特定します。
2. 対象のペイランを取り消し、入社日項目を編集できる状態にします。
3. ペイランを取り消したら、従業員の入社日を正しい日付に編集します。
4. 日付を更新した後、再度給与計算を実行します。

ペイランを取り消す: ペイランの取り消し方法

4. ユーザーは別のデータセンターに存在します:



この問題は通常、従業員のメールアドレスが、Zoho Payroll 組織がホストされているデータセンター（DC）またはドメインとは異なるデータセンター／ドメインに属している場合に発生します。この問題を解決するには、従業員のアカウントを現在のドメインから、Zoho Payroll インスタンスと同じドメインへ移行する必要があります。

たとえば、従業員のメールアドレスが .com ドメインに紐づいている一方で、Zoho Payroll 組織が .in ドメインでホストされている場合、従業員は .com から .in へ移行する必要があります。

以下の手順に従って移行を完了してください:

1. .com ドメイン側の既存アカウントを閉鎖する

* ブラウザーを開き、accounts.zoho.com にアクセスします。

* メールアドレスとパスワードでログインします。

* [Settings] → [Close Account] に移動します。

* 必要事項を入力し、アカウントの閉鎖を確定します。


2. 正しい Zoho Payroll 組織からの新しい招待を承諾する

* Zoho Payroll 組織から届いている招待メールを受信トレイで確認します。

* 招待メールが見つからない場合は、Zoho Payroll 管理者に依頼して招待を再送してもらってください。

* 招待リンクをクリックすると、認証情報の作成ページにリダイレクトされます。


3. 正しいドメイン用の認証情報を作成する

* 新しい認証情報を設定します。

* 設定後、自動的に正しいドメインの Zoho Payroll 組織にリダイレクトされます。


メモ: .com ドメイン側の Zoho アカウントを閉鎖すると、そのアカウントに紐づくすべての Zoho アプリケーションへのアクセスが失われます。

5. この従業員の最終清算の給与計算がすでに処理されているため、最終出勤日は編集できません。



Zoho Payroll と Zoho People で従業員の退職日（DOE）が異なっており、Zoho Payroll 側ではすでにフル＆ファイナル清算（FNF）が完了している状態です。

Zoho Payroll で設定されている退職日（DOE）を確認し、同じ日付になるよう Zoho People 側の退職日も更新して、両アプリケーション間の整合性を保ってください。

6. 最終出勤日は当月内の日付である必要があります。

従業員の退職日（DOE）は、通常ペイランを処理する前に更新しておく必要があります。
例
従業員の退職日が2023 年 10 月 14 日の場合、その従業員は、10 月分の通常ペイランを処理する前に退職処理を行う必要があります。

10月の給与計算（ペイラン）がすでに処理済みの状態で、後から退職日を10月14日に更新した場合、通常ペイランを実行済みの月内に退職日が含まれるため、その従業員を退職処理することはできません。
解決方法

この問題を解決するには、入力する最終出社日（退職日）が、その従業員についてまだ給与計算が行われていない月になるようにしてください。

言い換えると、退職日は、完了済みのいずれのペイランにも含まれていない月である必要があります。
詳細については、次のヘルプドキュメントを参照してください。

問題を修正する手順
  1. 処理済みのペイランを削除します。
  2. Zoho Peopleで従業員を退職／辞職としてマークします。
  3. 次に、Zoho Payrollで次の場所に移動します。
    ［設定］→［Zoho アプリ］→［Zoho People］→［詳細を表示］→［即時同期］
    そして、退職情報を反映させるために    即時同期を実行します。
  4. 同期が完了したら、通常ペイランと退職ペイランを別々に処理できます。
重要なメモ:
ペイランを元に戻す前に、必ず既存のペイランデータのバックアップを取得してください。
  • ［Zoho Payroll → ペイラン → 給与履歴］に移動します。
  • 対象のペイランを選択します。
  • ［データをエクスポート → 給与データ → 従業員ペイランの詳細 → エクスポート］をクリックします。
ペイランを元に戻す手順の詳細については、次のヘルプ記事を参照してください。 Zoho Payroll: ペイランを元に戻す手順

7. この従業員番号はすでにユーザー ID に関連付けられています。従業員は次のサービスに存在します［Expense］。


従業員のメールアドレスがすでに Zoho Expense に登録されていないか確認してください。登録されている場合は、Zoho Expense からそのメールアドレスを削除し、先に Zoho Payroll に追加してください。

メールアドレスを Zoho Payroll に追加したら、同期を実行して Zoho Expense 側の情報を更新します。

8. この従業員の銀行情報を削除してください。この支払方法では銀行口座情報はサポートされていません。


支払方法に関連するエラーが表示される場合は、現在の設定を確認してください。

>> 支払方法が「Cheque（小切手）」になっていないか確認します。

「Cheque」の場合は、支払方法を「Manual Bank Transfer（手動銀行振込）」に更新してエラーを解消してください。

9. この従業員番号はすでに無効なユーザーに関連付けられています。新しい従業員番号、またはこのユーザーの既存のメールアドレスを入力してください。

同じ従業員に対して、Zoho People側で新しいプロフィールが作成されている可能性があり、そのためにこのエラーが発生しています。該当するプロフィールに紐づく新しい従業員 ID、またはその従業員のメールアドレスを入力し、再度同期を実行してください。これでエラーは解消されます。

10. Zoho People に勤務地が追加されていません。Zoho People で勤務地を設定してから、もう一度お試しください。


エラーのとおり、Zoho People側で勤務地を更新する必要があります。次の手順に従ってください。
  1. まず、スーパー管理者権限を持つアカウントでZoho Peopleにログインします。
  2. ［設定 → マーケットプレイス → Zoho］に移動します。
  3. ［Zoho Payroll］の下にある［詳細を表示 → 表示］をクリックします。
  4. ［連携設定］セクションで、勤務地を更新し、［保存］をクリックします。

11. この勤務ロケーションの州は変更できません。


この勤務ロケーションについて、Zoho People 側で州が変更されている一方で、同じロケーションがすでに Zoho Payroll と同期されています。この不整合が原因で、記載のエラーが発生しています。

Zoho Payroll で勤務ロケーションを作成した後は、その州は変更できません。州情報は、プロフェッショナルタックスおよび労働福祉基金の計算に使用されるためです。

解決手順
  1. Zoho Payroll で州を確認する
  2. Zoho Payroll で、該当の勤務ロケーションに設定されている州を確認します。
  3. Zoho People 側でも、同じ州が設定されていることを確認・更新します。
  4. または、州を変更したい場合は次の手順を実行します。
  5. Zoho People で新しいロケーションを作成する
  6. Zoho People にスーパー管理者権限でログインします。
  7. ［Settings（設定）］→［Locations（ロケーション）］→［Add Location（ロケーションを追加）］に移動します。
  8. 新しい州を含め、必要な情報を入力します。
  9. 同期設定に新しいロケーションを追加する
Zoho People で、［Settings（設定）］→［Zoho］→［Show Details（詳細を表示）］（Zoho Payroll セクション）に移動します。

［View（表示）→ Edit Location（ロケーションを編集）→ 新しいロケーションを追加 → Update（更新）］をクリックします。

ロケーションを Zoho Payroll と同期する

Zoho Payroll にログインします。

［Settings（設定）］→［Zoho Apps］→ Zoho People セクションの［View Details（詳細を表示）］に移動します。
［Instant Sync（即時同期）］をクリックして、新しいロケーション情報を反映します。
元の州を再割り当てする（該当する場合）

すでに同期済みのロケーションについては、整合性を保つため、Zoho Payroll に設定されている州と一致していることを必ず確認してください。


12. 80 文字以内の有効な銀行名を入力してください。

エラーメッセージ 「80 文字以内の有効な銀行名を入力してください」は、通常、従業員プロフィールに入力された銀行名が、システムの文字数上限を超えている場合に表示されます。
この問題を解決するには、次の手順に従ってください。
  1. 確認：従業員プロフィールに入力されている銀行名を確認します。
  2. 確認：内容が正確であり、かつ80 文字を超えていないことを必ず確認してください。80 文字が上限です。
銀行名を上記の条件に合わせて更新すると、エラーは解消されます。

以上で、「Zoho Payroll エラー対応・解決マニュアル」パート 1 は終了です。
パート 2では、次のような追加のエラーについて解説しています。
  • 入社日／給与期間の不一致
  • 退職データ同期の問題
  • 無効なルーティングコード、PAN の重複
  • 給与改定および CTC 構成のエラー
  • その他多数
カスタムソリューション作成者：Balaji | Zoho Partner Support

ご不明点がありましたら、遠慮なく次のアドレスまでお問い合わせください： partner-support@zohocorp.com。

また、「欧州および英国のパートナー」の皆さまには、次のアドレスまでご連絡いただきますようお願いいたします：partner-support@eu.zohocorp.com。