特別規定と猶予期間

特別規定と猶予期間

特別規定機能とは

Zoho Peopleでは、特定の従業員または特定のシフトで働く従業員に対して、出退勤に関する設定をカスタマイズすることができます。

特別規定の設定

  1. ［設定］→［出退勤］→［設定］→［特別規定］の順に移動します。［特別規定を追加する］をクリックします。
  2. 特別規定の設定名を入力します。
  3. 適用対象を選択します（ユーザー、従業員の種類、部署、役職、シフト）。



情報
特別規定で設定できる内容の一部は、出退勤規定の設定、出勤／退勤と顔認証の設定、Zoho Peopleのモバイルアプリを使用した位置情報の追跡で設定できる内容と同じです。ただし、猶予期間の追加設定などの相違点もあります。猶予期間の追加設定については、以下をご参照ください。
情報ある従業員が複数の出退勤規定の適用対象である場合、適用される規定の優先順位は、ユーザーごとの規定、雇用の種類ごとの規定、部署ごとの規定、役職ごとの規定、シフトごとの規定、全体に共通の出退勤規定、という順になります。

猶予期間 

メモ
猶予期間は、特別規定からのみ設定できる機能です。

出退勤サービスの猶予期間とは

猶予期間とは、従業員が遅刻したり、早退／短時間勤務を行ったりする場合に、遅刻・早退として認められる時間です。
コアタイムとの差を個別に確認することもできます。遅刻・早退として認められる時間を超過した場合に、どの種類の休暇を控除するかを指定できます。

猶予期間の設定

  1. ［設定］→［出退勤］→［設定］→［特別規定］の順に移動します。［特別規定を追加する］をクリックして、［猶予期間の規定］までスクロールします。

  2. 遅刻・早退とみなす基準となる最初の出勤時刻、最後の退勤時刻、労働時間、コアタイムを必要に応じて入力します。
  3. 次に、所定の期間（週、月、給与期間）ごとに許容する遅刻・早退の回数を設定します。
  4. また、任意の倍数を基準値として設定することも可能です。たとえば、倍数を「2」、期間を「月」と指定した場合、1か月あたりの遅刻・早退が2回、4回、6回といった2の倍数に達したとき、その回数に応じた日数だけ休暇残数が控除されます。
  5. 遅刻・早退として認められる上限を超過した場合に、控除される休暇の日数を0.25、0.5、1日から選択します。
  6. 控除する休暇の種類を選択します。
  7. 同日に遅刻・早退が複数回発生した場合に、最も重い欠勤のペナルティのみ適用するには、［複数件の遅刻・早退の発生時に最も高い欠勤控除を適用する］を有効にします。
    情報
    同日に従業員の遅刻・早退が複数回あり、その結果、厳密モードでは0.5日の欠勤、猶予期間の規定では0.25日の欠勤とみなされる場合、0.5日の欠勤のみが控除されます。
    出退勤の規定：欠勤のペナルティが最も重くなる例
    シフトの時間： 9:00 AM – 6:00 PM

    猶予期間：従業員は、月に1度限り、1時間までの遅刻が認められる。

    厳密モード（実際の勤務時間に基づく）

    • 全日：実際の勤務時間が9時間以上
    • 半日：実際の勤務時間が4時間30分以上9時間未満
    • 欠勤：実際の勤務時間が4時間30分未満
    1日目
    • 出勤： 10:15 AM
    • 退勤： 04:00 PM
    • 実際の勤務時間：5時間45分
    • 遅刻：1回目の遅刻・早退 
    • 猶予期間のペナルティ：なし
    • 厳密モードのペナルティ：0.5日の欠勤
    • 最も重いペナルティ：0.5日の欠勤
    • 出退勤の状況：0.5日出勤、0.5日欠勤
    2日目
    • 出勤： 10:30 AM
    • 退勤： 05:00 PM
    • 実際の勤務時間：6時間30分
    • 遅刻：2回目の遅刻・早退（猶予期間を超過）
    • 猶予期間のペナルティ：0.25日の欠勤
    • 厳密モードのペナルティ：0.5日の欠勤
    • 適用される最も重いペナルティ：0.5日の欠勤
    • 出退勤の状況：0.5日出勤、0.5日欠勤

  8. ［メールで通知する］を有効にすると、休暇が控除されたり欠勤が記録されたりした際に、従業員へ自動的にメール通知が送信されます。通知メールは、必要に応じてカスタマイズできます。
猶予期間の設定に関する動画：

猶予期間の設定の利用例

例1：

A社では、猶予期間を次のように設定しました。 



上記の設定に基づいて、遅刻／早退が2回に達すると、休暇が控除されます。

曜日 出退勤データ 適用ルール
月曜日 15分遅刻 1回目の遅刻／早退
火曜日 30分早退 2回目の遅刻／早退
水曜日 総労働時間が6時間未満 特別休暇を0.25日控除
金曜日  20分早退 欠勤（特別休暇の残数から0.5日分失効）
例2：

B社では、猶予期間を次のように設定しました。



上記の設定に基づいて、ルール1とルール2は、それぞれ独立して適用されます。 

ルール1：
曜日 出退勤データ 適用ルール
月曜日 15分遅刻 1回目の遅刻／早退
火曜日  30分遅刻 特別休暇を0.5日控除

ルール2：
曜日 出退勤データ 適用ルール
月曜日 労働時間15分不足 1回目の遅刻／早退
火曜日 労働時間30分不足 2回目の遅刻／早退
水曜日 労働時間20分不足 特別休暇を0.5日控除
例3：

C社では、猶予期間を次のように設定しました。



ルール1：
曜日 出退勤データ 適用ルール
月曜日 15分遅刻 1回目の遅刻／早退
火曜日 30分早退 特別休暇を0.5日控除
木曜日 20分遅刻 有給休暇を0.5日控除（特別休暇の失効）

ルール2：
曜日 出退勤データ 適用ルール
月曜日 労働時間25分不足 1回目の遅刻／早退
火曜日 労働時間30分不足 2回目の遅刻／早退
水曜日 労働時間20分不足 特別休暇を1日控除

設定した猶予期間を適用するタイミング：
従業員の出退勤データをインポートしたとき
管理者が手動で出退勤データを追加したとき

出退勤データを修正する際の注意事項：
従業員が1日の前半、1日の最初の4分の1、あるいは猶予期間の設定範囲内で時間単位の休暇を申請した場合、猶予期間の出勤規定は適用されません。
従業員が1日の後半、1日の最後の4分の1、あるいは猶予期間の設定範囲内で時間単位の休暇を申請した場合、猶予期間の退勤規定は適用されません。