特別規定と猶予期間
特別規定機能とは
Zoho Peopleでは、特定の従業員または特定のシフトで働く従業員に対して、出退勤に関する設定をカスタマイズすることができます。
特別規定の設定
-
［設定］→［出退勤］→［設定］→［特別規定］の順に移動します。［特別規定を追加する］をクリックします。
- 特別規定の設定名を入力します。
- 適用対象を選択します（ユーザー、従業員の種類、部署、シフト）。
特別規定として設定できるのは、［出退勤］メニューのほかのタブで設定できる内容と同じです。ただし、猶予期間を設定できるのは、特別規定タブのみです。
猶予期間
猶予期間は、特別規定からのみ設定できる機能です。
猶予期間とは
猶予期間とは、許容する遅刻／早退の回数です。その回数を超えると休暇残数が控除されます。猶予期間の設定では、従業員の遅刻／早退に関するルールや許容する遅刻／早退の上限を決めることができます。
猶予期間の設定
［設定］→［出退勤］→［設定］→［特別規定］の順に移動します。［特別規定を追加する］をクリックして、 ［猶予期間の規定］までスクロールします。
- 遅刻／早退とみなす基準となる最初の出勤または最後の退勤時刻からの時間幅を設定します。勤務時間の長さを設定して、これを満たさない場合は遅刻／早退として処理することも可能です。
- 次に、所定の期間（週、月、給与期間）ごとに許容する遅刻／早退の回数を設定します。
- また、任意の倍数を基準値として設定することも可能です。たとえば、倍数を「2」、期間を「月」と指定した場合、1か月あたりの遅刻／早退が2回、4回、6回といった2の倍数に達したとき、その回数に応じた日数だけ休暇残数が控除されます。
- 遅刻／早退が所定の回数を超えた場合に休暇から控除する日数を選択します（0.25日／0.5日／1日）。
- 控除する休暇の種類を選択します。
- 必要に応じて［メールで通知する］を有効にします。メールテンプレートをカスタマイズすることもできます。
猶予期間の設定の利用例
例1：
A社では、猶予期間を次のように設定しました。
上記の設定に基づいて、遅刻／早退が2回に達すると、休暇が控除されます。
| 曜日 | 出退勤データ | 適用ルール |
| 月曜日 | 15分遅刻 | 1回目の遅刻／早退 |
| 火曜日 | 30分早退 | 2回目の遅刻／早退 |
| 水曜日 | 総労働時間が6時間未満 | 特別休暇を0.25日控除 |
| 金曜日 | 20分早退 | 欠勤（特別休暇の残数から0.5日分失効） |
例2：
B社では、猶予期間を次のように設定しました。
上記の設定に基づいて、ルール1とルール2は、それぞれ独立して適用されます。
ルール1：
| 曜日 | 出退勤データ | 適用ルール |
| 月曜日 | 15分遅刻 | 1回目の遅刻／早退 |
| 火曜日 | 30分遅刻 | 特別休暇を0.5日控除 |
ルール2：
| 曜日 | 出退勤データ | 適用ルール |
| 月曜日 | 労働時間15分不足 | 1回目の遅刻／早退 |
| 火曜日 | 労働時間30分不足 | 2回目の遅刻／早退 |
| 水曜日 | 労働時間20分不足 | 特別休暇を0.5日控除 |
例3：
C社では、猶予期間を次のように設定しました。
ルール1：
| 曜日 | 出退勤データ | 適用ルール |
| 月曜日 | 15分遅刻 | 1回目の遅刻／早退 |
| 火曜日 | 30分早退 | 特別休暇を0.5日控除 |
| 木曜日 | 20分遅刻 | 有給休暇を0.5日控除（特別休暇の失効） |
ルール2：
| 曜日 | 出退勤データ | 適用ルール |
| 月曜日 | 労働時間25分不足 | 1回目の遅刻／早退 |
| 火曜日 | 労働時間30分不足 | 2回目の遅刻／早退 |
| 水曜日 | 労働時間20分不足 | 特別休暇を1日控除 |
→設定した猶予期間を適用するタイミング：
従業員の出退勤データをインポートしたとき
管理者が手動で出退勤データを追加したとき
→出退勤データを修正する際の注意事項：
従業員が1日の前半、1日の最初の4分の1、あるいは猶予期間の設定範囲内で時間単位の休暇を申請した場合、猶予期間の出勤規定は適用されません。
従業員が1日の後半、1日の最後の4分の1、あるいは猶予期間の設定範囲内で時間単位の休暇を申請した場合、猶予期間の退勤規定は適用されません。
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