書類テンプレート
書類テンプレートを使用することで、内定通知書、採用通知書、在職証明書といった人事業務でよく使用される書類をかんたんに作成／カスタマイズできます。メールテンプレートと同様に、事前に準備したテンプレートを使用することで、作成時のミスを防止し、業務効率と文書の一貫性を向上させることができます。書類テンプレートでは、差し込み項目を使用することで、毎回従業員の個人情報を入力することなく、各従業員の情報が反映された書類をかんたんに作成できます。
Zoho Peopleの書類テンプレートは、以下の機能で利用できます。
書類テンプレートの作成に関するヘルプ動画：
書類テンプレートの作成
フォームに新しい書類テンプレートを追加するには、以下の手順を実行します。
- ホーム画面から、［設定］→対象のサービス→［自動化］→［書類テンプレート］の順に移動します。
- ［書類テンプレートを使用する］をクリックします。
- 該当するフォームを選択します。
- 書類テンプレートの名前を入力します。
- メッセージセクションには、書類テンプレートの内容を入力します。利用可能なフォーム項目を選択して、テンプレートに差し込み項目として挿入することができます。
必要に応じて、利用可能な書式設定を使用します。 - ［保存する］をクリックします。
上記の設定を完了すると、フォームの書類テンプレートが保存され、利用可能になります。
フォームデータの書類テンプレートのダウンロード
フォームデータの書類テンプレートをダウンロードするには、以下の手順を実行します。
- ［処理］→対象のサービス（例：従業員情報）の順に移動します。
- 書類テンプレートをダウンロードするデータのフォームに移動します。
- 該当するデータをクリックします。
- 画面右上の［詳細］アイコンをクリックして、［書類テンプレートをダウンロードする］をクリックします。
- ［テンプレートを選択する］セクションで、ドロップダウンをクリックします。
フォーム用に作成された書類テンプレートの一覧が表示されます。 - 一覧から該当するテンプレートを選択します。
- 必要に応じて、印刷の設定で［縦表示］または［横表示］を選択します。
- ［ダウンロードする］をクリックします。
書類テンプレートは、ローカルフォルダーにダウンロードされます。
書類テンプレートの編集
書類テンプレートを編集するには、以下の手順を実行します。
編集できるのは、書類テンプレートの内容のみです。書類テンプレートに関連付けられているフォームを変更することはできません。
- 設定画面に移動し、書類テンプレートを作成したサービスを選択します。
- ［自動化］→［テンプレート］→［書類テンプレート］の順に移動します。
- 編集するテンプレートをクリックします。
- テンプレートを編集し、［保存する］をクリックします。
書類テンプレートの複製
テンプレートを複製すると、既存のテンプレートをもとに新しいテンプレートを作成できます。また、複製したテンプレートは編集して保存できます。
書類テンプレートを複製するには、以下の手順を実行します。
書類テンプレートは、同じフォーム内でのみ複製できます。複製したテンプレートを別のフォームで使用することはできません。その場合は、該当するフォームで新しいテンプレートを作成する必要があります。
- ［設定］→対象のサービス→［自動化］→［書類テンプレート］の順に移動します。
- テンプレートにカーソルを合わせ、［複製する］をクリックします。
- 表示される編集画面で、テンプレートを編集し、新しいテンプレートとして保存します。