電子署名フローの自動化

電子署名フローの自動化

ワークフローに電子署名フローを連携すると、文書の電子署名を自動化できます。Zoho Peopleで電子署名テンプレートを作成してワークフローに関連付けると、Zoho Signを使用することでかんたんに文書を送信して、受信者の署名を取得できます。フォームのデータが追加／編集／削除／承認／却下されるたびに、ワークフローの設定に基づいて自動的に電子署名の処理を実行します。

電子署名フローを設定するには、以下の手順に従ってください。
  1. ［設定］→任意のサービス→［自動化］→［操作］→［電子署名フロー］の順に移動します。
    Idea
    電子署名フローの自動化に対応している任意の「サービス」を選択できます。
  2. ［電子署名フローを追加する］をクリックして、対象のサービスの特定のフォーム用に新しい電子署名フローを設定します。

初期設定

  1. ［初期設定］セクションで、電子署名フローを実行するフォームを選択します。 
  2. ［フロー名］を入力します。



  3. ［ファイルを選択してください］で、電子署名を行うファイルの種類やアップロード方法といった詳細を設定します。
    文書のアップロード
    1. ［ファイルのアップロード項目］：選択したフォームで利用できるファイルのアップロード項目が表示されます。設定するファイルのアップロード項目を選択します。
    2. ［差し込み文書テンプレート］：お使いの「サービス」で利用できる差し込み文書テンプレートが表示されます。電子署名用に送信するテンプレートを選択します。
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      差し込み文書テンプレートで設定した署名の項目数が、電子署名フローの受信者の数と一致していることをご確認ください。項目数が不足すると、処理の実行に失敗します。 
    3. ［デスクトップ］：デスクトップまたはローカルフォルダーから電子署名用の文書をアップロードして、送信します。
    4. ［クラウド］：電子署名用の文書を保存しているクラウドサービスから文書をアップロードします。サポートされているクラウドサービスは、上の画像をご参照ください。
      Idea
      Zoho Peopleで初めてアクセスする場合は、クラウドサービスの認証情報を使用して認証する必要があります。
             ［Zoho Signのテンプレート］
                  Zoho Signで設定された電子署名テンプレートを選択します。Zoho Signのテンプレートを作成するには、テンプレートの作成をご参照ください。     
  1. 文書を選択すると、［アップロードされたファイル］セクションに表示されます。
  2. 受信者が電子署名した文書を保存するためのZoho People内のフォルダーを選択します。
  3. 続けるには、［次へ］をクリックします。

受信者

［受信者］のセクションで、電子署名用の文書を送信する相手（受信者）を選択します。設定した条件で実行されるフォームのデータに基づいて、表示される受信者が選択されます。
Info
文書を順番に送信するには、［順番に送信する］のチェックボックスにチェックを入れます。たとえば、受信者を上司から従業員の順で指定した場合、部下よりも先に上司が文書に署名する必要があります。
  1. ドロップダウンをクリックして、受信者を追加するための検索条件を設定します。
    1. フォームのメールアドレスの項目を設定するには、［メールアドレスの項目］を選択します。
    2. フォームのルックアップの項目を設定するには、［ルックアップ項目］を選択します。
    3. Zoho People内のユーザーを設定するには、［特定のユーザー］を選択します。
    4. フォームの［ルックアップ項目の上司］を設定するには、［Manager］（上司）を選択します。
  2. ドロップダウンをクリックして、文書の受取確認の種類を選択します。
    1. 署名：ユーザーは、文書に電子署名できます。
    2. 表示する：ユーザーは、文書を一度だけ表示できます。
    3. 承認／却下する：ユーザーは、文書を承認または却下できます。
  3. ドロップダウンをクリックして、電子署名の依頼メールおよび電子署名の操作画面で使用する言語を選択します。



  4. ［個別メッセージ］アイコンをクリックすると、受信者への個別メッセージを入力できます。
  5. ［認証］アイコンをクリックして［メールを使用したワンタイムパスワード認証］を有効にすると、従業員はワンタイムパスワード認証を使用して、文書にアクセスできます。［保存する］をクリックします。
  6. 受信者を追加するには、［受信者を追加する］をクリックします。［次へ］をクリックして、移動します。
    Idea
    必要に応じて、受信者をドラッグ＆ドロップして順番を並べ替えます。

文書の詳細

  1. ［文書の詳細］セクションで、［文書名］を入力します。入力した文書名が受信者に送信される電子署名用文書の名前になります。
    Idea
    文書名にフォームの項目を挿入すると、文書を個別に識別するのに役立ちます。


  2. ［メッセージ］のドロップダウンを使用して、利用可能なメールテンプレートを選択します。選択したテンプレートは、電子署名の依頼メール［message to all］（すべての受信者）セクションに表示されます。
    Info
    電子署名の実行の失敗を避けるには、メールテンプレートに必要なメッセージが含まれ、画像ファイルが含まれていない必要があります。
    Idea
    新しいメールテンプレートを追加するには、［設定］→任意のサービス→［自動化］→［テンプレート］→［メールテンプレート］の順に移動します。


  3. 続けるには、［次へ］をクリックします。

詳細設定

  1. ［詳細設定］セクションでは、文書の署名に期限を設定できます。
  2. 文書の受信者にリマインダーを設定できます。

  3. 署名された文書のコピーの保存先を選択します。
    メインのルックアップ項目：署名された文書のコピーをデータの担当者宛にアップロードします。
    従業員のルックアップ項目：署名された文書のコピーを選択したデータのルックアップ項目にアップロードします。
  4. ファイルのアップロード項目にコピーを追加します。
  5. ［Webサイトへの自動誘導］セクションにURLを入力すると、文書に署名した受信者を特定のWebサイトに誘導できます。
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    この機能は、Zoho Signのエンタープライズプランでのみ利用可能です。


  6. 作成した新しい電子署名フローを保存するには、［保存する］をクリックます。

電子署名フローとワークフローの関連付け

電子署名フローを設定すると、電子署名処理を必要とするワークフローに関連付けして、電子署名用の文書を自動的に送信できます。

電子署名フローをワークフローに関連付けるには、以下の手順に従ってください。
  1. ［設定］→任意のサービス→［自動化］→［ワークフロー］の順に移動します。
  2. 電子署名フローを関連付けるワークフロー名をクリックします。
    Idea
    新しいワークフローを作成して、電子署名フローに関連付ける場合は、自動化の概要と利用例をご参照ください。
  1. ワークフローの［操作］のセクションまで下にスクロールします。
  2. ［電子署名フロー］の欄で、［一覧］アイコンをクリックします。

  3. 一覧から利用可能な電子署名フローを選択します。
    Idea新しい電子署名フローを作成するには、［＋］をクリックします。
  4. ［保存する］をクリックします。
    電子署名フローがワークフローに正しく関連付けられ、設定した実行条件に該当する場合に、電子署名の処理が実行されます。
詳細はこちらをご参照ください。

よくある質問：ワークフローの操作で電子署名が実行されないのはなぜですか？