自動化の概要と利用例

自動化とは

この機能を使用すると、人事プロセスの合理化／手作業の削減／効率の向上が可能になります。ワークフロー／メール通知／チェックリスト／独自の関数の自動化によって、無駄を省き、データの正確性を保ちます。さらに、一度設定するだけで人の手をかけずにタスクが完了します。リマインダーの送信のようなデータベースに基づくかんたんな処理から、従業員の問い合わせ管理用の多段階で複雑なワークフローまで、さまざまな処理に対応できます。

Zoho Peopleにおける自動化可能な処理

ワークフロー
手作業による管理作業のほとんどを削減し、人事プロセスを自動化できます。ワークフローの処理を事前に設定してカスタマイズできます。
詳細は、こちらをご参照ください。

業務フロー
Zoho Peopleでデジタル作成された、人事プロセスの体系的な業務フローを自動化できます。業務フローは、オフラインで実施される人事プロセスのあらゆる段階を網羅しています。
詳細は、こちらをご参照ください。

操作

メール通知
自動メール通知を使用してワークフローを改善し、常に最新の状況を把握できます。申請／ステータスの更新／編集／承認などの特定の操作が実行されると、通知が送信されます。詳細はこちらをご参照ください。
チェックリストとタスク
必要なすべての操作が効率的かつ時間どおりに完了します。チェックリストを使用すると、ユーザーはタスクや対応事項を表示／管理して、達成すべきことを把握できます。タスクは、特定の担当者に割り当てられた個々の対応事項で、責任と進捗状況をかんたんに追跡できます。タスクを作成し、担当者に割り当てることで、組織はワークフローの管理を合理化し、完了した活動の記録を保持し、全体的な生産性と効率を向上させることが可能です。詳細は、チェックリストとタスクの自動化をご参照ください。
項目の更新
ワークフロー／業務フロー／独自の処理の一環として、関連する操作を通じてフォームの項目を自動的に更新するために使用されます。フォームで特定のルックアップ値を選択／入力すると、関連するフォームの項目が自動的に更新されます。この機能は、関連するフォームに手動で値を入力する手間を省き、業務の省力化に役立ちます。詳細はこちらをご参照ください。
Webhook
ユーザーがZoho Peopleアカウントで操作を行うたびに、外部アプリに対して通知を送信できます。Webhookは、便利で、柔軟性があり、カスタマイズ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
独自の関数
Zoho People内のどこでも再使用可能な独自の関数を作成できます。独自の関数は管理／編集可能で、スクリプトは一元管理されます。これらの関数は主に、データの操作／外部サービスや社内アプリとの連携／Zoho Peopleでのレスポンスの更新を目的として作成されます。詳細はこちらをご参照ください。
電子署名フロー
複数の受信者による、文書への電子署名のフローを設定できます。この機能を使用するには、Zoho Signとの連携が必要です。詳細はこちらをご参照ください。
Zoho Connectへの投稿
Zoho People／People Plusのワークフローを使用して、Zoho Connectで自動投稿を予約し、投稿できます。この機能を使用するには、People PlusまたはZoho Connectとの連携が必要です。これにより、Zoho Connect内のウォールや公開グループに定期的なお知らせやリマインダー、通知などのメッセージを自動的に投稿できるようになります。詳細はこちらをご参照ください。

スケジュール処理

欠勤データのスケジュール処理（出退勤管理でのみ利用可能）
スケジュール処理を設定することで、出勤の処理をし忘れた従業員に対して通知を自動で送信したり、欠勤として記録したりできます。
振替休日のスケジュール処理（休暇管理でのみ利用可能）
従業員が週末や休日に行った作業を自動的に記録します。
工数表のスケジュール処理（工数管理でのみ利用可能）
工数表のスケジュール処理を追加し、工数の記録をまとめて工数表を作成し、承認用に自動で送信できます。
独自のスケジュール処理（従業員情報サービスのみ）
独自の関数により、好みに合わせてタスクをカスタマイズでき、指定した時間に独自のスケジュール処理を自動的に実行します。詳細は、こちらをご参照ください。
メールのスケジュール処理（従業員情報サービスのみ）
メールのスケジュール処理は、指定した時間にリマインダーを従業員に自動送信し、タスクや期限の管理を容易にします。詳細は、こちらをご参照ください。

テンプレート

メールテンプレート
ワークフロー、業務フロー、独自の処理などの自動化機能で使用できるメール通知の処理に使用できます。
書類テンプレート
特定の目的のために標準化された公的書類を作成するために使用され、公的文書の作成を効率化します。
差し込み文書テンプレート
契約書や合意書などの人事業務に関する書類を、複数の従業員に対して一括で送信できます。

リマインダー（工数表管理でのみ利用可能）
従業員に対して工数の記録や工数表の送信についての通知を送信できます。
標準出勤（出退勤管理でのみ利用可能）
選択した従業員を出勤として自動的に記録します。
シフトのローテーション（シフト管理でのみ利用可能）
指定した頻度で従業員のシフトの割り当てを自動的に変更します。
通知（評価管理／入社手続き／お問い合わせ／オフィスの利用可否／従業員満足度でのみ利用可能）
標準の通知を有効／無効にして、カスタマイズします（該当する場合）。

「サービス」によって、一部対応していない自動化機能があります。任意のサービスを選択して、［自動化］タブに移動すると、サポートされている自動化機能の一覧が表示されます。一部の「サービス」には、編集可能な自動化機能があらかじめ設定されている場合があります。

利用例

利用例1）チームに対する従業員の休暇の通知（休暇管理）

［設定］→［休暇管理］→［自動化］→［ワークフロー］の順に移動して、［ワークフローを追加する］をクリックします。
基本情報を入力します。［Action Based Events］（操作に応じて実行）内のラジオボタンを使用して、［New or existing record is approved］（新規または既存のデータが更新されたとき）を選択します。
［操作］に移動して、［メール通知］を選択します。［開始］には［この操作を実行する人］、［終了］には［この操作を実行する人のチーム用メールアドレス］を選択します。設定するには、［］（一覧）アイコンをクリックしてください。
標準の項目を使用すると、［件名］の入力も自動化が可能になります。
メール通知の本文は、独自のテキストを挿入し、［利用可能な差し込み項目］／［項目を選択する］を使用して作成されます。使用される最終的なテキストは、以下のとおりです。
チーム各位、
${Employee_ID.FullName}さんの休暇の情報
従業員の情報：
従業員番号：${Employee ID.EmployeelD}
休暇の種類：${Leavetype}
開始：${From}
終了：${To}
休暇の理由： ${Reasonforleave}
最後に、［追加する］をクリックします。
ワークフローが追加され、従業員が休暇を取ると自動的にチームメンバーに通知されます。

誕生日のお祝いメッセージ

目的

従業員の誕生日にお祝いのメッセージを自動送信するワークフローを作成します。

ワークフローの処理

従業員の誕生日を祝うメールを自動送信するワークフローを設定できます。

従業員に誕生日のお祝いメッセージを自動送信するには

手順1：誕生日のお祝いメールのテンプレートを作成します。

［設定］→［従業員情報］→［自動化］→［テンプレート］→［メールテンプレート］の順に移動します。
誕生日のお祝いメッセージのメールテンプレートを作成します。詳細については、メール通知の自動化：Zoho Peopleについてのヘルプページ（英語）をご参照ください。

手順2：誕生日のお祝いメールを送信するワークフローを設定します。

［設定］→［従業員情報］→［自動化］→［ワークフロー］の順に移動します。
［ワークフローを追加する］をクリックします。
「フォーム名」ドロップダウンから従業員フォームを選択します。
ワークフロー名に「誕生日のお祝いメッセージ」と入力します。
「実行条件とする処理」で、［日付基準のイベント］を選択します。
［予定の日付の項目］を選択すると、従業員フォームの日付項目が一覧表示されるので、［生年月日］を選択します。
「実行日」に［予定日当日に］を選択します。
ワークフローの実行時間を選択します。
頻度に［毎年実行］を選択します。
週末や休日にメールを送信しないようにするには、［選択した曜日に予定の実行をスキップする］を有効にします。スキップする曜日として土曜日と日曜日を選択し、代わりの処理として［翌日に実行］を選択します。これにより、従業員が月曜日に出勤してサインインしたときに、誕生日のお祝いのメッセージを届けることができます。
タイムゾーンを選択します。
［操作］→［メール通知］で、誕生日のお祝いメッセージ用に作成したメールテンプレートを選択します。
［保存する］をクリックします。

誕生日のお祝いメールが従業員に自動送信されます。

勤続記念日のお祝いメール

目的

従業員の勤続記念日を祝うメールを従業員に自動送信します。

ワークフローの処理

勤続年数が1年を超えた際に、通知メールが従業員に自動送信されるワークフローを設定できます。

手順1：勤続記念日のお祝いメールのテンプレートを作成します。

［設定］→［従業員情報］→［自動化］→［テンプレート］→［メールテンプレート］の順に移動します。
勤続記念日用のメールテンプレートを作成します。詳細については、メール通知の自動化：Zoho Peopleについてのヘルプページ（英語）をご参照ください。

手順2：勤続記念日のお祝いメールを送信するワークフローを設定します。

［設定］→［従業員情報］→［自動化］→［ワークフロー］の順に移動します。
［ワークフローを追加する］をクリックします。
「フォーム名」ドロップダウンから従業員フォームを選択します。
ワークフロー名に「勤続記念日」と入力します。
「実行条件とする処理」で、［日付基準のイベント］を選択します。
［予定の日付の項目］を選択すると、従業員フォームの日付項目が一覧表示されるので、［入社日］を選択します。
「実行日」に［予定日当日に］を選択します。
ワークフローの実行時間を選択します。
頻度に［毎年実行］を選択します。
タイムゾーンを選択します。
［条件］セクションで、［現在の勤務先の勤続年数］を1以上に設定します。
［操作］→［メール通知］で、勤続記念日用に作成したメールテンプレートを選択します。
［保存する］をクリックします。

勤続記念日のお祝いメールが従業員に自動送信されます。

契約満了日の自動通知

契約満了日の1か月前にメールで従業員に通知するワークフローの設定方法について説明します。

［ホーム］から、［設定］→［従業員情報］→［自動化］→［ワークフロー］→［ワークフローを追加する］の順に移動します。
「基本詳細」セクションで、［従業員］フォームを選択します。
ワークフロー名と説明を入力し、ワークフローの「ステータス」が有効になっていることを確認します。
「実行条件とする処理」セクションで、［日付基準のイベント］を選択します。
「予定の日付の項目」で、［契約満了日］を選択します。
「契約満了日」は従業員フォームの標準項目ではないため、この項目をカスタマイズして追加する必要があります。追加したら、契約社員の契約満了日が指定されていることを確認してください。
「実行日」に「予定日の前」を選択し、従業員への通知が必要となるまでの月数または日数を選択します。
実行時間を選択します。
適用対象のタイムゾーンを選択します。
特定の従業員のみにワークフローを実行する条件を設定します。
「操作」セクションで、「+」アイコンを使用して従業員フォームに新しいメール通知を追加するか、「+」アイコンの右隣にあるアイコンを使用して契約満了通知用に作成した既存のメール通知を選択します。
［保存する］をクリックします。
従業員には、契約満了日の1か月前に自動的に通知されます。

入社6か月後に雇用確認書を自動送付

入社日から6か月が経過した従業員に雇用確認書を送付します。入社日から6か月が経過した全従業員に対して、雇用確認書を添付してメール通知を送信するワークフローを設定できます。

手順1：雇用確認書のメールテンプレートを作成します。

従業員に送信する雇用確認書のメールテンプレートを作成します。このメールテンプレートは、メール通知で使用されます。メールテンプレートを追加するには、メールテンプレートをご参照ください。

手順2：従業員フォームの書類テンプレート／差し込み文書テンプレートとして雇用確認書を作成します。

シンプルな書類テンプレート形式（テキストとフォームの差し込み項目のみ）で雇用確認書を作成するには、［設定］→［従業員情報］→［自動化］→［テンプレート］→［書類テンプレート］の順に移動します。
または
差し込み文書テンプレートを使用して、高度な書式とデザインで雇用確認書を作成するには、差し込み文書テンプレート：Zoho Peopleについてのヘルプページをご参照ください。

手順3：雇用確認書のメール通知を追加します。

［設定］→［従業員情報］→［自動化］→［操作］→［メール通知］の順に移動します。
［メール通知を追加する］をクリックします。
「フォーム名」に［従業員］を選択し、「メール通知名」に「雇用確認書」と入力します。
「メッセージ」セクションで、［差出人］と［宛先］を選択し、件名を指定します。
「本文」に「雇用確認書」を選択します。これは、雇用確認書用に作成したメールテンプレートです。
「添付ファイル」でテンプレートを選択します。雇用確認書を作成した［書類テンプレート］または［差し込み文書テンプレート］を選択します。
［保存する］をクリックします。

手順4：入社6か月後に雇用確認書を発行するワークフローを作成します。

［設定］→［従業員情報］→［自動化］→［ワークフロー］の順に移動します。
［ワークフローを追加する］をクリックします。
「フォーム名」に［従業員］フォームを選択します。
ワークフロー名と説明を入力します。
ワークフローの「ステータス」が有効になっていることを確認します。
「実行条件とする処理」セクションで、［日付基準のイベント］を選択します。
［予定の日付の項目］で［入社日］を選択します。
［実行日］に［予定日の後］を選択し、「6か月」と「0日」と入力します。
「実行時間」と「実行頻度」を指定します。
「適用対象のタイムゾーン」を選択します。
従業員に雇用確認書を送信する条件（特定の部署、役職、役割など）を設定します。
「操作」セクションの「メール通知」で、作成した雇用確認書のメール通知を選択します。
［保存する］をクリックします。

入社日から6か月が経過した該当する従業員に対して、雇用確認書がメールで自動送付されます。

同様の手順で、入社日に歓迎メールを自動送信するワークフローを作成できます。

手順1：従業員フォーム用の歓迎メールテンプレートを作成します。［設定］→［従業員情報］→［自動化］→［テンプレート］→［メールテンプレート］の順に移動します。

手順2：従業員フォーム用のメール通知を作成し、上記のメールテンプレートを関連付けます。［設定］→［従業員情報］→［自動化］→［操作］→［メール通知］の順に移動します。

手順3：日付を基に開始するワークフローを作成します。「入社日」を予定の日付として選択し、実行時間を選択します。必要な条件を設定し、「操作」で歓迎メールの通知を選択します。最後に、［追加する］をクリックします。
該当する従業員には、入社日に歓迎メールが送信されます。

ビザの有効期限前に従業員に通知

ビザの有効期限が切れる前に従業員にリマインドを送信します。

手順1：ビザの有効期限に関するメール通知を作成します。

［設定］→［従業員情報］→［自動化］→［操作］→［メール通知］の順に移動します。
［メール通知を追加する］をクリックします。
新しいメールテンプレートを追加するには、「本文」ドロップダウンで［新しいメールテンプレートを追加する］を選択します。
［保存する］をクリックします。

手順2：ビザの有効期限が切れる前に従業員に自動的に通知するワークフローを作成します。

ワークフローを設定するには：

［設定］→［従業員情報］→［自動化］→［ワークフロー］の順に移動します。
［ワークフローを追加する］をクリックします。
「フォーム名」で［従業員］を選択します。
［日付基準のイベント］を選択します。
「予定の日付の項目」で、［ビザ有効期限］を選択します。
「実行日」で［予定日の前］を選択し、従業員への通知が必要となるまでの月数または日数を選択します。
実行時間を選択します。
実行頻度を選択します。
「操作」セクションの「メール通知」で、［ビザ有効期限のメール通知］を選択します。
［追加する］をクリックします。
ワークフローが追加され、ビザ有効期限の2か月前に従業員に通知されます。