従業員用ファイル

従業員用ファイル

人事担当者が扱う従業員に関する情報には、機密情報として扱うべきものがあります。セキュリティを強化した「従業員用ファイル」では、機密情報を含む文書や従業員の個人情報を含むファイルを安全に保存できます。

Info
「従業員用ファイル」を管理するには、従業員用ファイルの操作をご参照ください。

従業員用ファイルの追加

従業員用ファイルを追加するには
  1. ［ホーム］から［処理］→［すべて表示する］［ファイル］→［従業員用ファイル］の順に移動して、［従業員用ファイルを追加する］をクリックします。
  1. 追加するファイルを選択します。デスクトップから選択するか、Zoho WorkDrive、または、その他のクラウドサービスから選択します。
  2. Google ドライブ
  3. Dropbox
  4. OneDrive
  5. Box
  6. Evernote
Info
.pdf、.docx、.xlsといった一般的な種類のファイルをアップロードできます。ファイルのサイズの上限は、5MBです
  1. ファイルの名前を入力します。
  2. ファイルへのアクセス権限を以下から選択します。
    ［有効な従業員］：有効にして［従業員］を指定すると、特定の従業員に対してファイルへのアクセス権限を付与できます。
    ［役割］：有効にした後にドロップダウンから［役割］を指定すると、複数の役割に対してファイルへのアクセス権限を付与できます。
  3. ファイルに関する［説明］を入力します。


  4. ［フォルダー］のドロップダウンをクリックして、既存のフォルダーを選択するか、新しいフォルダーを追加します。
    選択したフォルダーにファイルが保存されます。

  5. ［文書の受取確認を有効にする］を有効にすると、従業員が文書を表示する際に、文書の受取通知を必須にできます。詳細については、文書の受取確認をご参照ください。
  6. 従業員にファイルのダウンロードを許可するには、［ファイルの権限］で、［従業員］のチェックボックスにチェックを入れてください。 
  7. 新しいファイルが追加／編集された際に従業員に通知する方法を指定します。 
  8. ［保存する］をクリックします。
    アクセス権限を付与した従業員は、［ファイル］→［自分のデータ］の順に移動して、［自分に共有］または［自分の役割に共有］で共有されたファイルを表示できます。
詳細はこちら
  1. 署名用の文書の送信
  2. 文書の受取確認

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                                    従業員用ファイルでは、次の操作を実行できます。 署名用の送信 ファイルのインポート ファイルのエクスポート ファイルの編集／削除 署名用の送信 この機能を使用すると、個別のファイルを従業員に送信して、署名を収集できます。 ［処理］→［ファイル］→［従業員用ファイル］の順に移動します。ファイルにカーソルを合わせると表示される［…］（その他の操作）アイコンをクリックして［署名用に送信する］を選択します。 署名済みの文書を保存するフォルダー名を選択します。 ...

                                  • ファイルの処理

                                    概要 ファイル管理の「処理」では、管理者は、組織用ファイル／従業員用ファイル／人事用のフォームとテンプレート／フォルダーなどの追加や管理を行うことができます。さらに、電子署名サービスとの連携により、電子署名用のファイルの送信／署名テンプレートの設定／署名レポートの表示を行うことができます。 この機能で実行できる操作 データの追加／管理 組織用ファイル 従業員用ファイル 人事用のフォームとテンプレート 電子署名の文書 フォルダー 電子署名に関する操作 電子署名サービスとの連携 ...

                                  • ファイルの設定

                                    概要 ファイル管理の［設定］タブでは、従業員用ファイル／個人用ファイルのアップロード／チーム用ファイル／部下のファイル／組織用ファイルといった機能へのアクセス権を設定できます。また、［権限］タブでは、IPアドレスや地域による制限など、より詳細な設定を行うことができます。 IPアドレスによる制限：IPアドレスの範囲を指定して、範囲外のIPアドレスからのアクセスを制限できます。詳細はこちら 地域による制限：地図上の特定の範囲を指定して、範囲外からのアクセスを制限できます。詳細はこちら 権限の設定 ...

                                  • 文書の電子署名のステータス

                                    管理者は、［文書に電子署名を行う］タブで、電子署名用に送信されたすべての文書の表示／ステータスの確認／署名済みの文書のダウンロードを行うことができます。また、組織用ファイル／従業員用ファイル／人事用のフォームとテンプレートから電子署名用に送信された文書もこの画面に表示されます。 電子署名のステータスを確認する方法 ［処理］→［すべて表示する］→［ファイル］→［文書に電子署名を行う］の順に移動します。 一覧から電子署名のステータスを確認できます。 ...

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                                    ファイル管理とは この機能を利用すると、組織内で共有するファイルの保存やアクセス権の設定を一元的に管理できます。Zoho Peopleでは、組織のファイルを次のように分類することができます。 組織用ファイル：運用ルール／休暇規定／行動規範／法的文書といった一般的なファイルを保存することができます。 従業員用ファイル：セキュリティを強化した「従業員用ファイル」では、機密情報を含む文書や従業員の個人情報を含むファイルを安全に保存できます。 ...

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