署名用の文書の送信
文書に電子署名を行うには
署名用の文書を送信する手順
- ［処理］→［ファイル］→［文書に電子署名を行う］の順に移動します。
- ［署名用に送信する］をクリックします。テンプレートアイコンをクリックすると、組織ファイルで作成した電子署名テンプレートを利用して署名用の文書を送信できます。
- 電子署名用に送信する文書をデスクトップからアップロードします。
- ［フォルダー］のドロップダウンから署名済み文書を関連付けるフォルダーを選択します。
- ［文書の詳細］で［文書名］を入力します。次に、指定したすべての受信者に表示される説明を［メッセージ］に入力します。
- ［受信者を追加する］をクリックし、次の操作を実行します。文書を順番に送信するには、［順番に送信する］のチェックボックスにチェックを入れます。たとえば、受信者を上司から従業員の順で指定した場合、部下よりも先に上司が文書に署名する必要があります。a. 受信者に直属の上司を含めたい場合、［特定のユーザー］を選択します。
b. ［選択する］のドロップダウンを使用して、上司の名前を指定してください。
c. 次の選択肢から電子承認の種類を選択します。［署名］：ユーザーは、文書に電子署名することができます。
［表示する］：ユーザーは、文書を一度だけ表示できます。
［承認する］：ユーザーは、文書に承認することができます。
d.電子メールおよび電子署名インターフェースで使用する言語を選択します。e. 受信者への個別メッセージを入力するには、［個別メッセージ］アイコンをクリックしてください。
f. ［認証］アイコンをクリックして［メールを使用したワンタイムパスワード認証］を有効にすると、従業員はワンタイムパスワード認証を使用して、文書にアクセスできます。［保存する］をクリックします。
手順のd／e／fは、Zoho Sign との連携においてのみ適用されます。 DocuSignおよびAdobe Signには適用されません。 - ［詳細設定を表示する］セクションでは、文書の署名に期限を設定したり、文書の受信者にリマインダーを送信できます。
- ［Webサイトへの自動誘導］セクションにURLを入力すると、受信者を特定のWebサイトに誘導できます。
- ［送信する］をクリックします。
- Zoho Peopleと連携した電子署名プラットフォームに基づいて、 Zoho Sign、Adobe Sign、DocuSignの画面が表示されます。文書内に署名の項目をドラッグ＆ドロップして配置します。
- 必要に応じて署名の項目を追加して、［送信する］をクリックします。指定した受信者に対して、文書がメールで送信されます。
こちらのタブでは、署名済みの文書をダウンロードすることもできます。
電子署名に対応しているファイル形式
Zoho Signで電子署名に対応しているファイル形式は、 以下のとおりです。
- jpg
- jpeg
- doc
- docx
- png
- off
- rtf
- dots
- txt
- tex
- saw
上記の形式の文書ファイルをアップロードする必要があります。
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