電子署名フォームの送信

電子署名フォームの送信

試用期間同意書やリファレンスレターといった一部の人事文書は、特定の従業員向けのものです。Zoho Peopleでは、このような文書を従業員フォームに保存したり、カスタマイズ可能なテンプレートを作成して電子署名フォームとして送信したりすることができます。 

電子署名フォームは、以下の方法で送信することができます。
  1. ファイルのアップロード項目を使用
  2. 差し込み文書テンプレートを使用
  3. Zoho Signのテンプレートを使用
Info
以下は、 「従業員情報」の「従業員」フォームを使用した操作手順です。電子署名を利用できる他のフォームでも、同様の手順で実行することが可能です。

ファイルのアップロード項目を使用した電子署名フォームの送信

ファイルのアップロード項目を使用して電子署名フォームを送信するには
  1. ［処理］→［すべて表示する］→［従業員情報］の順に移動します。
Info
フォームにファイルのアップロード項目が設定されていない場合は、アップロード用のセクションを作成してアップロード機能を拡張してください。詳細については、Zoho Peopleの拡張機能をご参照ください。
  1. 従業員のデータをクリックし、対象の従業員に特有のファイルを［ファイルのアップロード］に追加後、［閉じる］をクリックします。



  2. 従業員のデータのチェックボックスにチェックを入れて選択し、［署名用に送信する］をクリックします。
  3. ［ファイルの詳細］で、［文書をアップロードする］を選択して、［ファイルのアップロード項目］のドロップダウンから［ファイルアップロード］を選択します。
    Zoho Peopleのサービスに含まれるファイルのアップロード項目のいずれかを選択することもできます。
  4. 署名済みの文書を保存するフォルダーを選択します。
  5. ［文書の詳細］に必要事項を入力します。
        
  6. ［受信者を追加する］をクリックし、次の操作を実行します。 
    Info
    文書を順番に送信するには、［順番に送信する］のチェックボックスにチェックを入れます。たとえば、受信者を上司から従業員の順で指定した場合、部下よりも先に上司が文書に署名する必要があります。
                a. 受信者に直属の上司を含めたい場合、［マネージャー］を選択します。
                b. ドロップダウンを使用して［特定のユーザー］を選択し、ユーザーを検索して追加します。
                c. 電子承認の種類を選択します。
                     ［署名］：ユーザーは、文書に電子署名することができます。
                     ［表示する］：ユーザーは、文書を一度だけ表示できます。
                     ［承認する］：ユーザーは、文書を承認できます。
                d. ドロップダウンから電子メールおよび電子署名画面で使用する言語を選択します。
                e. 受信者への個別メッセージを入力するには、［個別メッセージ］アイコンをクリックします。 
                f.  ［認証］アイコンをクリックして、［メールを使用したワンタイムパスワード認証］を有効化すると、ワンタイムパスワード認証後に文書を開くよう設定されます。
    Info
    手順のd、e、fは、Zoho Signとの連携においてのみ適用されます。DocuSignおよびAdobe Signには適用されません。
  7. ［詳細設定］セクションでは、署名に期限を設定したり、受信者にリマインダーを送信したりできます。（任意）
  8. ［Webサイトへの自動誘導］セクションにURLを入力すると、受信者を特定のWebサイトに誘導できます。（任意）      
  9. ［送信する］をクリックします。
  10. Zoho Peopleと連携した電子署名サービスに基づいて、 Zoho Sign、Adobe Sign、DocuSignの画面が表示されます。署名の項目をフォームにドラッグ＆ドロップして配置します。
  11. 必要に応じて項目を追加して、［送信する］をクリックします。
    電子署名用にメールで文書が送信されます。

差し込み文書テンプレート使用した電子署名フォームの送信

Info
この機能を利用するには、Zoho Signとの連携が必要です。
差し込み文書テンプレート使用して電子署名フォームを送信するには
  1. サービス内のフォームに差し込み文書テンプレートを設定します。
Info
差し込み文書テンプレートを設定するには、［設定］→［すべて表示する］→［従業員情報］→［自動化］→［テンプレート］→［差し込み文書テンプレート］の順に移動します。詳細については、 こちらをご参照ください（英文）。
  1. ［処理］→［すべて表示する］→［従業員情報］の順に移動した後にチェックボックスにチェックを入れて従業員を選択して、［署名用に送信する］をクリックします。


  2. ［ファイルの詳細］で、［文書をアップロードする］を選択し、［差し込み文書テンプレート］をクリックします。電子署名用に送信する差し込み文書テンプレートをドロップダウンから選択します。
  3. 署名済みの文書を保存するフォルダーを選択します。
  4. ［文書の詳細］に必要事項を入力します。
  5. ［受信者を追加する］をクリックし、次の操作を実行します。 
    Info
    文書を順番に送信するには、［順番に送信する］のチェックボックスにチェックを入れます。たとえば、受信者を上司から従業員の順で指定した場合、部下よりも先に上司が文書に署名する必要があります。
                a. 受信者に直属の上司を含めたい場合、［マネージャー］を選択します。
                b. ドロップダウンを使用して［特定のユーザー］を選択し、ユーザーを検索して追加します。
                c. 電子承認の種類を選択します。
                     ［署名］：ユーザーは、文書に電子署名することができます。
                     ［表示する］：ユーザーは、文書を一度だけ表示できます。
                     ［承認する］：ユーザーは、文書を承認できます。
                d. ドロップダウンから電子メールおよび電子署名画面で使用する言語を選択します。
                e. 受信者への個別メッセージを入力するには、［個別メッセージ］アイコンをクリックします。
                f.  ［認証］アイコンをクリックして、［メールを使用したワンタイムパスワード認証］を有効化すると、ワンタイムパスワード認証後に文書を開くよう設定されます。
    Info手順のd、e、fは、Zoho Signとの連携においてのみ適用されます。DocuSign およびAdobe Signには適用されません。
  6. ［詳細設定］セクションでは、署名に期限を設定したり、受信者にリマインダーを送信したりできます。（任意）
  7. ［Webサイトへの自動誘導］セクションにURLを入力すると、受信者を特定のWebサイトに誘導できます。（任意）       
  8. ［送信する］をクリックします。
    差し込み文書テンプレートで設定した署名項目を使用した電子署名フォームが受信者に送信されます。

Zoho Signのテンプレート使用した電子署名フォームの送信

管理者は、組織用ファイルやZoho Signで設定されたテンプレートを使用して、電子署名フォームを送信できます。テンプレートを使用すると、あらかじめ署名の項目を設定した電子署名フォームを送信できます。
Info
テンプレートの作成と使用には、Zoho Signとの連携が必要です。
Zoho Signのテンプレートを使用した電子署名フォームの送信
  1. 電子署名テンプレートを設定するには、電子署名テンプレートをご参照ください。
  2. ［処理］→［すべて表示する］→［従業員情報］の順に移動した後にチェックボックスにチェックを入れて従業員を選択して、［署名用に送信する］をクリックします。
  3. ［ファイルの詳細］で、［Zoho Signのテンプレート］を選択し、あらかじめ設定されたテンプレートをドロップダウンから選択します。



  4. 署名済みの文書を保存するフォルダーを選択します。
  5. ［文書の詳細］に必要事項を入力します。
  6. ［受信者を追加する］をクリックし、次の操作を実行します。 
    Info
    文書を順番に送信するには、［順番に送信する］のチェックボックスにチェックを入れます。たとえば、受信者を上司から従業員の順で指定した場合、部下よりも先に上司が文書に署名する必要があります。
                a. 受信者に直属の上司を含めたい場合、［マネージャー］を選択します。
                b. ドロップダウンを使用して［特定のユーザー］を選択し、ユーザーを検索して追加します。
                c. 電子承認の種類を選択します。
                     ［署名］：ユーザーは、文書に電子署名することができます。
                     ［表示する］：ユーザーは、文書を一度だけ表示できます。
                     ［承認する］：ユーザーは、文書を承認できます。
                d. ドロップダウンから電子メールおよび電子署名画面で使用する言語を選択します。
                e. 受信者への個別メッセージを入力するには、［個別メッセージ］アイコンをクリックしてください。
                f.  ［認証］アイコンをクリックして、［メールを使用したワンタイムパスワード認証］を有効化すると、ワンタイムパスワード認証後に文書を開くよう設定されます。
  7. ［詳細設定］セクションでは、署名に期限を設定したり、受信者にリマインダーを送信したりできます。（任意）
  8. ［Webサイトへの自動誘導］セクションにURLを入力すると、受信者を特定のWebサイトに誘導できます。（任意）       
  9. ［送信する］をクリックします。
    電子署名用にメールで文書が送信されます。