ファイル管理(概要)

ファイル管理(概要)

ファイル管理とは

この機能を利用すると、組織内で共有するファイルの保存やアクセス権の設定を一元的に管理できます。Zoho Peopleでは、組織のファイルを次のように分類することができます。
  1. 組織用ファイル:運用ルール/休暇規定/行動規範/法的文書といった一般的なファイルを保存することができます。
  2. 従業員用ファイル:セキュリティを強化した「従業員用ファイル」では、機密情報を含む文書や従業員の個人情報を含むファイルを安全に保存できます。
  3. 個人用ファイルのアップロード:従業員の個人用のファイルをアップロードできます。個人用ファイルのアップロードは、従業員のみがアクセスできます。管理者は、従業員の個人用ファイルにアクセスできません。

この機能を実行できるユーザーと実行可能な操作

  1. すべての従業員(一般的な使用)
    従業員は、個人用のファイルのアップロードや、自分の役割/部署/組織に共有されたファイルの表示や受取確認を行うことができます。
  2. 上司
    従業員が可能なすべての操作を行うことができます。また、必要な権限を持つ場合、直属の部下とその部下が共有したファイルを表示できます。
  3. 部署長
    必要な権限を持つ部署長は、自分が管理する部署に組織用ファイルを追加できます。
  4. 理者
    従業員と上司が可能なすべての操作を行うことができます。さらに、ファイル機能の設定、IPアドレスや地域による制限の追加、電子署名サービスとの連携、組織用ファイルや従業員用ファイルの追加、人事用のフォームやテンプレートの管理、電子署名用の文書の送信や受取確認、フォルダーの作成といった操作を行うことができます。
組織には1GBの個人アップロード容量が与えられます。このスペースは、従業員の間で共有して使用され、運転免許証やパスポートのコピーなど、個人的な文書やファイルを保管できます。

ファイル管理のメリット

  1. 組織のすべてのファイルの一元化/簡単かつ安全なアクセス
  2. 文書の迅速な取得を強化/データ損失のリスクを低減/データ管理規制へのコンプライアンスを簡素化
  3. 権限を持つ担当者のみが機密情報を表示/変更可能なアクセス制御
  4. 組織内で電子署名用の文書を送信/従業員の署名/承認を得るための電子署名テンプレートの作成
  5. Zoho WorkDriveや、以下のクラウドサービスからのアップロード
    1. Zoho WorkDrive
    2. Google ドライブ
    3. Dropbox
    4. OneDrive
    5. Box
    6. Evernote
上記のクラウドサービスに初めてアクセスし、Zoho Peopleに文書をアップロードするには、対象サービスのアカウント情報でログインし、認証を行ってください。

ショートカット:


ファイルの設定

ファイルのレポート

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