従業員用ファイル

従業員用ファイル

人事担当者が扱う従業員に関する情報には、機密情報として扱うべきものがあります。セキュリティを強化した「従業員用ファイル」では、機密情報を含む文書や従業員の個人情報を含むファイルを安全に保存できます。

Info
「従業員用ファイル」を管理するには、従業員用ファイルの操作をご参照ください。
従業員用ファイルの追加や管理に関するヘルプ動画：

従業員用ファイルの追加

従業員用ファイルを追加するには
  1. ［ホーム］から［処理］→［すべて表示する］［ファイル］→［従業員用ファイル］の順に移動して、［従業員用ファイルを追加する］をクリックします。
  1. 追加するファイルを選択します。デスクトップから選択するか、Zoho WorkDrive、または、その他のクラウドサービスから選択します。
  2. Google ドライブ
  3. Dropbox
  4. OneDrive
  5. Box
  6. Evernote
.pdf、.docx、.xlsといった一般的な種類のファイルをアップロードできます。ファイルのサイズの上限は、5MBです
  1. ファイルの名前を入力します。
  2. ファイルへのアクセス権限を以下から選択します。
    ［有効な従業員］：有効にして［従業員］を指定すると、特定の従業員に対してファイルへのアクセス権限を付与できます。
    ［役割］：有効にした後にドロップダウンから［役割］を指定すると、複数の役割に対してファイルへのアクセス権限を付与できます。
  3. ファイルに関する［説明］を入力します。


  4. ［フォルダー］のドロップダウンをクリックして、既存のフォルダーを選択するか、新しいフォルダーを追加します。
    選択したフォルダーにファイルが保存されます。

  5. ［文書の受取確認を有効にする］を有効にすると、従業員が文書を表示する際に、文書の受取通知を必須にできます。詳細については、文書の受取確認をご参照ください。
  6. 従業員にファイルのダウンロードを許可するには、［ファイルの権限］で、［従業員］のチェックボックスにチェックを入れてください。 
  7. 新しいファイルが追加／編集された際に従業員に通知する方法を指定します。 
  8. ［保存する］をクリックします。
    アクセス権限を付与した従業員は、［ファイル］→［自分のデータ］の順に移動して、［自分に共有］または［自分の役割に共有］で共有されたファイルを表示できます。
詳細はこちら
  1. 署名用の文書の送信
  2. 文書の受取確認