プロジェクト管理において、コミュニケーションは重要な役割を果たします。ビジネスにおいて効率的にコミュニケーションをとるには、メールが便利です。 Zoho Projects では、この点を踏まえて、要件に応じて自動化メールをカスタマイズできる メールテンプレート 機能を提供しています。 メールテンプレート を使用して、課題の作成/更新/削除時などの様々なイベントに応じて、通知メールの設定をカスタマイズできます。メールテンプレートを通知イベントやSLAに関連付けることができます。 

この機能を利用できるプラン： エンタープライズ プラン

新しいメールテンプレートの作成

1. 画面右上にある  アイコンをクリックし、 ［課題管理］ をクリックします。
   
2. ［メールテンプレート］ を選択します。
   
3. ドロップダウンから対象のプロジェクトを選択し、 ［メールテンプレート の追加］ をクリックします。
   
4. ［メールテンプレートの追加］ページで、すべての項目を入力します。
   
5. ［名前］ と ［件名］ は必須入力です。 ［件名］ は通知メールの件名となり、編集画面に入力したメッセージはメールの本文になります。
   
   
   
   
   
   
   
6. ［差し込み項目の挿入］ をクリックして、 ［課題のキー］、［課題の件名］、［担当者］、［エスカレーションレベル］ など、課題に関する主要情報用の差し込み項目を挿入します。
   
7. 必要に応じて、 ［件名］ 項目やメール本文のテキスト欄に、本文と一緒に差し込み項目を挿入できます。
   
8. 差し込み項目を挿入する際、標準項目またはカスタム項目のどちらも使用できます。
   
9. ［保存］ をクリックして続けます。
   

課題の通知へのメールテンプレートの関連付け

1.  アイコン >  ［課題管理］ > ［通知］ に移動します。
   
2. ドロップダウンから、対象のプロジェクトを選択します。
   
3. 通知の条件を選択し、ドロップダウンから既存のメールテンプレートを選択するか、 ［新しいメールテンプレートの作成］ リンクをクリックしてイベント用の新しいメールテンプレートを作成します。
   
4. ［通知先］ 項目に必要な値を入力します。
   
   • 通知先として、複数のユーザーを選択できます。担当者、報告者、プロジェクトの所有者、 ［ユーザー］ セクションのプロジェクトユーザー、 ［ユーザーの選択リスト］ セクションのユーザーから選択できます。
     
5. ［保存］ をクリックして続けます。課題の通知についての 詳細はこちら をご参照ください。
   

SLAにメールテンプレートを関連付けることもできます。 詳細はこちら をご参照ください。 

メールテンプレートの編集または削除

1.  アイコン →［課題］→［課題管理］→［メールテンプレート］ の順に移動します。
   
2. ドロップダウンから、対象のプロジェクトを選択します。
   
3. 対象のメールテンプレートにカーソルを合わせ、 アイコンをクリックします。
   
4. ［編集］ または ［削除］ を選択します。
   
5. 必要な項目を更新して、［保存］をクリックするか、削除を確定します。 
   
   

• メールテンプレートのメール本文は、 32,000文字 まで入力可能です。
  
• 画像をメール本文内にアップロードできますが、動画をメールテンプレートに埋め込むことはできません。ただし、メールテンプレート内に動画のリンクを挿入することはできます。
  
• 関連付けられているメールテンプレートが削除された場合、 初期設定のメールテンプレート が、課題の通知とSLAに使用されます。
  
• メールテンプレート内のカスタム項目の差し込み項目が削除されても、他の標準項目に置き換わることはありません。
  
• ［処理実行者］ の差し込み項目は、処理を実行するユーザーを表します。すなわち、課題を報告し、課題のステータスを更新するユーザーのことです。
  
• SLAエスカレーションメールでは、 ［処理実行者］ の差し込み項目が、プロジェクトの所有者の名前に置き換わります。