課題の通知用メールテンプレート

課題の通知用メールテンプレート

プロジェクト管理において、コミュニケーションは重要な役割を果たします。ビジネスにおいて効率的にコミュニケーションをとるには、メールが便利です。 Zoho Projects では、この点を踏まえて、要件に応じて自動化メールをカスタマイズできる メールテンプレート 機能を提供しています。 メールテンプレート を使用して、課題の作成/更新/削除時などの様々なイベントに応じて、通知メールの設定をカスタマイズできます。メールテンプレートを通知イベントやSLAに関連付けることができます。 

この機能を利用できるプラン: エンタープライズ プラン

新しいメールテンプレートの作成

  1. 画面右上にある  アイコンをクリックし、 [課題管理] をクリックします。
  2. [メールテンプレート] を選択します。
  3. ドロップダウンから対象のプロジェクトを選択し、 [メールテンプレート の追加] をクリックします。
  4. [メールテンプレートの追加]ページで、すべての項目を入力します。
  5. [名前] [件名] は必須入力です。 [件名] は通知メールの件名となり、編集画面に入力したメッセージはメールの本文になります。



  6. [差し込み項目の挿入] をクリックして、 [課題のキー]、[課題の件名]、[担当者]、[エスカレーションレベル] など、課題に関する主要情報用の差し込み項目を挿入します。
  7. 必要に応じて、 [件名] 項目やメール本文のテキスト欄に、本文と一緒に差し込み項目を挿入できます。
  8. 差し込み項目を挿入する際、標準項目またはカスタム項目のどちらも使用できます。
  9. [保存] をクリックして続けます。

課題の通知へのメールテンプレートの関連付け

  1.  アイコン >  [課題管理] > [通知] に移動します。
  2. ドロップダウンから、対象のプロジェクトを選択します。
  3. 通知の条件を選択し、ドロップダウンから既存のメールテンプレートを選択するか、 [新しいメールテンプレートの作成] リンクをクリックしてイベント用の新しいメールテンプレートを作成します。
  4. [通知先] 項目に必要な値を入力します。
    • 通知先として、複数のユーザーを選択できます。担当者、報告者、プロジェクトの所有者、 [ユーザー] セクションのプロジェクトユーザー、 [ユーザーの選択リスト] セクションのユーザーから選択できます。
  5. [保存] をクリックして続けます。課題の通知についての 詳細はこちら をご参照ください。

SLAにメールテンプレートを関連付けることもできます。 詳細はこちら をご参照ください。 


メールテンプレートの編集または削除

  1.  アイコン →[課題]→[課題管理]→[メールテンプレート] の順に移動します。
  2. ドロップダウンから、対象のプロジェクトを選択します。
  3. 対象のメールテンプレートにカーソルを合わせ、 アイコンをクリックします。
  4. [編集] または [削除] を選択します。
  5. 必要な項目を更新して、[保存]をクリックするか、削除を確定します。 

  • メールテンプレートのメール本文は、 32,000文字 まで入力可能です。
  • 画像をメール本文内にアップロードできますが、動画をメールテンプレートに埋め込むことはできません。ただし、メールテンプレート内に動画のリンクを挿入することはできます。
  • 関連付けられているメールテンプレートが削除された場合、 初期設定のメールテンプレート が、課題の通知とSLAに使用されます。
  • メールテンプレート内のカスタム項目の差し込み項目が削除されても、他の標準項目に置き換わることはありません。
  • [処理実行者] の差し込み項目は、処理を実行するユーザーを表します。すなわち、課題を報告し、課題のステータスを更新するユーザーのことです。
  • SLAエスカレーションメールでは、 [処理実行者] の差し込み項目が、プロジェクトの所有者の名前に置き換わります。



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