「メール管理」

「メール管理」

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採用担当者として、メールは候補者やコンタクトとのやり取りに不可欠です。Zoho Recruitは、よりパワフルでパーソナライズされたメールを書いたり、必要に応じて自動化するのに役立ちます。
候補者、接触者、クライアント、ベンダーとの電子メールコミュニケーションを送受信し、必要に応じて簡単にアクセスできるように、すべての会話を記録します。

利用可能性

必要なエディション: Zoho Recruitのスタッフィングおよび法人HRエディションの両方で利用可能です
サポートされるモジュール:  候補者、ベンダー、クライアント、コンタクト、アプリケーション、メールフィールドを持つカスタムモジュール。

電子メールの送信

候補者またはコンタクトモジュールを介して

  1. モジュールに移動し、電子メールを送信したいレコードを選択します。
  1. 「送信」アイコンをクリックします。
    または、関連リストの「メール」セクションへ移動し、「送信」ボタンをクリックしてください。

  2. 「送信」ウィンドウで、必要に応じて「CC」および「BCC」をクリックします。
  3. メールを作成し、「送信」をクリックします。

メールタブを介して

Zoho Recruit アカウントにPOP3プロトコルを使用してメールサービスを構成すると、Emailsモジュールが追加されます。 ここからアカウント内のレコードにメールを送信できます。関連リスト＞レコードの「E-mails」に表示されます。IMAPプロトコルを使用する場合は、Emailsモジュールは利用できません。 参照 Zoho Recruit の IMAP を参照してください。

 

メールモジュールからメールを送信するには
  1. メールを開くには、メールタブをクリックし、新規メールをクリックします。
  2. 「宛先」テキストボックスにメールアドレスを入力します。
  3. レコード名の後に「@」を入力することで、レコード宛にメールを送信することもできます。
  4. メールを作成し、送信をクリックします。
    メールは、レコードの関連リストの「メール」セクションに表示されます。
注意：  添付されたメールは10MBを超えてはいけません。 参照 添付ファイルの制限

 メールのスケジューリング 

メールの送信とフォローアップは、採用担当者の仕事の大切な部分です。いつそれを行うかは個人の好みによります。一部の採用担当者は仕事に着いたらすぐにメールを確認して返信しますが、一部の採用担当者は昼食後に行うのを好みます。また、仕事に行く途中でも行う人もいます。すべてのメールに最高の注意を払うために共通の時間を探している場合、一つの時間はありません。そして、それぞれのメールが最も注目される時間に従って待って送信することは不可能です。

メールを適切にタイミングをつけることは、そのコンテンツを書くことと同じくらい重要です。メールは、送信者が便利な時間に書かれ、受信者にとって最適な時間に読まれるように意図されています。これは、採用担当者が時間を持て余している時にメールを書くことを許し、受信者にとって適切な時間に送信するようにするためです。Zoho Recruitから送信されるメールをスケジュールするには、いつ送信したいかを指定するだけで、システムが正しい時間に送信するようにします。

メールをスケジュールするには：
  1. サポートされているモジュールからレコードを選択し、詳細ページ内のメール送信アイコンをクリックしてください。
  2. メールを書き終えたら、スケジュールをクリックしてください。
  3. メールのスケジュールをどのように、いつ設定したいかを選択し、スケジュールをクリックしてください。
    1. メールを何時間後にスケジュールするかを選択してください。
    2. 一般的なシフト時間に基づいて、メールをスケジュールする時間を選択してください。
    3. 特定の日時にメールをスケジュールするかどうかを選択してください。
  4. クリックして後で送信.
  5. 今、スケジュールされたメールを関連リスト > メール で閲覧できます。送信前に編集したい場合は。

メールのプレビュー

メールプレビューを使用すると、送信するメールの内容を確認できます。メール内のマージフィールドは、プレビュー内の元の値に置き換えられます。これにより、Zoho Recruitからエラーなしのメールを送信することができます。
  1. 黄色でマークされたマージフィールドには値がありません。つまり、マージフィールドに置き換えられるレコードからの値が空です。
  2. 一斉メール送信時は、メールプレビューは利用できません。
メール送信時のメールプレビュー


クライアントへの送信時のメールプレビュー


手動トリガー時のメールプレビュー


返信時のメールプレビュー

添付文書

メールを2つの方法で送信できます：「メール」タブから、またはレコード（モジュール内）から直接送信します。メールを送信する際に、ローカルドライブ、Zoho Docs、Google Docsからドキュメントを添付できます。
文書を添付する
  1. モジュールをクリックし、レコードを選択します。
    モジュールとは、候補者、連絡先、ベンダーなどを指します。
  2. 「関連リスト」の「メール」セクションで、メールを送信 ボタンをクリックします。
  3. 「メールを送信」ウィンドウで、添付ファイルをアップロードするオプションを選択します。
注：
  1. Zoho Docsから添付は、「Zoho Mail Add-on」を設定した後に利用できます。
  2. 「Free plan」では、最大 3MBのファイルを添付できます。
  3. 「Professional」および「Enterprise」プランでは、最大 10MBのファイルを添付できます。
  4. 「Zoho Mail Add-on」を使用している場合は、最大 10MBのファイルを添付できます。
  5. 単一のメールで、「Zoho Docs」から最大 5個の添付ファイルを添付できます。

メールの制限

Zoho Recruitでは、バルクメールまたは個々のメールを送信できます。 アカウントのエディションに応じて、メールの送信に制限があります。 組織のタイムゾーンに基づいて、メールの制限が設定されることに注意してください。

Zoho Recruitで設定された組織のメールアドレスから送信される一括メールやメールは、Zohoのサーバーから送信されます。

個々のメールに関する制限

組織のメール制限は、アカウント内の確認済みおよびアクティブなユーザーの合計数に基づいて計算されます。
  1. 無料プランでは、3人のユーザーに対して1日あたり50件の確認済み・有効なユーザーのメール/受信者が可能です。
    例えば、組織のアカウントに2人の有効かつ確認済みのユーザーがいるとします。1人あたりの上限が50件/日なので、1日あたりの組織全体のメール数は最大100件（50 x 2）になります。
  2. 有料プランでは、1日あたり300件の確認済み・有効なユーザーのメール/受信者が可能です。
    例えば、組織のアカウントに5人の有効かつ確認済みのユーザーがいるとします。1人あたりの上限が300件/日なので、1日あたりの組織全体のメール数は最大1500件（300 x 5）になります。

大量のメールの限度

  1. Zoho Recruitの料金プランに基づいて一斉メールを送信できます。
    1. スタンダード – 1日あたり/組織250件
    2. プロフェッショナル – 1日あたり/組織500件
    3. エンタープライズ – 1日あたり/組織750件
  2. 組織の時間帯において、12時から11時59分までを1日としてメール数を計算します。
  3. 1日あたりの組織に関する一斉メールには、自動応答、アクティブなメール スケジューラー、マクロ、一斉メールを含みます。
  4. 追加料金を支払うことで、組織あたりの一斉メールの上限を 1日あたり2500件まで増やすことができます。一斉メールの上限を増やすには、support@zohorecruit.comまでお問い合わせください。