メール管理

メール管理

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採用担当者にとって、メールは候補者や連絡先とのやり取りに欠かせません。Zoho Recruitでは、より効果的で個別化されたメールを作成し、要件に応じて自動化できます。

メールサービスに切り替えることなく、候補者、連絡先、クライアント、紹介会社とのメールでのやり取りを行い、管理できます。すべての会話をデータとして保持し、必要なときにすぐにアクセスできます。

利用条件

必要なプラン：Zoho RecruitのStaffing版とCorporate HR版の両方で利用できます
利用できるタブ：［候補者］、［紹介会社］、［クライアント］、［連絡先］、［応募］、およびメール項目を含むカスタムタブ。

メールの送信

［候補者］または［連絡先］タブから

  1. 対象のタブに移動し、メールを送信するデータを選択します。
  1. ［メールを送信する］アイコンをクリックします。
    または、関連リストの［メール］セクションに移動し、    ［メールを送信する］ボタンをクリックすることもできます。

  2. ［メールを送信する］画面で、必要に応じて［CC］と［BCC］をクリックし、適切なメールアドレスを指定します。
  3. メールを作成し、［送信］をクリックします。

［メール］タブから

POP3 プロトコルを使用してメールサービスを設定済みの場合、Zoho Recruitのアカウントに［メール］タブが追加されます。こちらからアカウント内のデータにメールを送信できます。送信したメールは、該当データの［関連リスト］→［メール］に表示されます。IMAPプロトコルを使用している場合、［メール］タブは利用できません。関連情報 IMAP（Zoho Recruit向け）

 

［メール］タブからメールを送信するには
  1. ［メール］タブに移動し、［新しいメール］をクリックします。
  2. ［宛先］テキストボックスにメールアドレスを入力します。
  3. @に続けてデータ名を入力すると、そのデータにメールを送信することもできます。
  4. メールを作成し、［送信］をクリックします。
    メールは、該当データの関連リストの［メール］セクションに表示されます。
メモ：メールに追加する添付ファイルは10MBを超えないようにしてください。 関連情報 添付ファイルの制限

メール送信日時の設定

メールの送信とフォローアップは、採用担当者の仕事の重要な一部です。いつ行うかは、各自の好みによって異なります。仕事を始めたらすぐにメールを確認して返信する採用担当者もいれば、昼食後に行う人や、通勤中に行う人もいます。すべてのメールに最も注意を向けてもらえる共通の時間を探しても、そのような時間はありません。また、各メールが最も読まれやすい時間に合わせて待機し、1通ずつ送信することは不可能です。

メールの送信タイミングを最適にすることは、内容を下書きすることと同じくらい重要です。メールは、送信者の都合のよい時間に下書きし、受信者にとって最適な時間に読まれるべきものです。そのため、採用担当者が時間のあるときにメールを下書きし、受信者にとって適切なタイミングで送信されるように予約できます。Zoho Recruitから送信するメールは、送信したい日時を指定するだけで予約でき、システムが適切な時間に送信します。

メールの送信を予約するには
  1. 利用できるタブのいずれかからデータを選択し、詳細ページで［メール送信］アイコンをクリックします。
  2. メールの下書きが完了したら、［予約］をクリックします。
  3. メールを予約する方法とタイミングを選択し、［予約］をクリックします。
    1. メールを何時間後に予約するかを選択します。
    2. 一般的な勤務時間に基づいて、メールを予約するタイミングを選択します。
    3. 指定した日時にメールを予約するかどうかを選択します。
  4. ［後で送信する］をクリックします。
  5. 送信前に編集する場合、予約済みのメールは［関連リスト］→［メール］で確認できます。

メールのプレビュー

メールのプレビューでは、送信しようとしているメールの内容を確認できます。メール内の差し込み項目は、プレビューで元の値に置換済みの状態で表示されます。これにより、Zoho Recruitからエラーのないメール送信を行えます。
  1. 黄色で表示されている差し込み項目には値が含まれていません。つまり、差し込み項目に置換される値の取得元であるデータ内の項目が空です。
  2. 一括メール送信では、メールのプレビューは利用できません。
メール送信時のメールプレビュー


クライアントへの送信時のメールプレビュー


手動実行時のメールプレビュー


返信送信時のメールプレビュー

ドキュメントの添付

メールは、［メール］タブから、またはデータ（タブ内）から直接送信できます。メールを送信する際に、ローカルドライブ、Zoho Docs、Google ドキュメントからドキュメントを添付できます。

ドキュメントを添付するには
  1. 対象の［タブ］をクリックし、データを選択します。
    タブとは、    ［候補者］、［連絡先］、［紹介会社］などを指します。
  2. メールセクション（関連リスト）で、［メールを送信］ボタンをクリックします。
  3. メールを送信ウィンドウで、添付ファイルのアップロード方法を選択します。
メモ：
  1. Zoho Docsから添付は、Zoho Mailアドオンの設定後にのみ利用できます。
  2. 無料プランでは、最大3MBまでのファイルを添付できます。
  3. プロフェッショナルプランとエンタープライズプランでは、最大10MBまでのファイルを添付できます。
  4. Zoho Mailアドオンのユーザーは、どのプランでも最大10MBまでのファイルを添付できます。
  5. 1通のメールに、最大5件の添付ファイルをZoho Docsから添付できます。

メール送信数の上限

Zoho Recruitでは、一括メールまたは個別メールを送信できます。アカウントのプランに基づくメール送信数の上限は以下のとおりです。注意：メール送信数の上限は、組織のタイムゾーンに基づいて設定されます。

一括メール、およびZoho Recruitで設定した組織のメールアドレスから送信されるメールは、Zohoのサーバーから送信されます。

個別メールの上限

組織のメール送信数の上限は、アカウント内の認証済みかつ有効なユーザーの合計数に基づいて計算されます。
  1. 無料プランでは、最大3ユーザーまで、認証済みかつ有効なユーザーの合計数 × 50通のメール／受信者を1日あたり送信できます。
    たとえば、組織のアカウントに有効かつ認証済みのユーザーが2人いるとします。各ユーザーの上限は50通／日のため、1組織あたり1日に送信できるメールの合計数は最大100通（50 × 2）です。
  2. 有料プランでは、認証済みかつ有効なユーザーの合計数 × 300通のメール／受信者を1日あたり送信できます。
    たとえば、組織のアカウントに有効かつ認証済みのユーザーが5人いるとします。各ユーザーの上限は300通／日のため、1組織あたり1日に送信できるメールの合計数は最大1,500通（300 × 5）です。

一括メール送信の上限

  1. Zoho Recruitの価格プランに基づいて、一括メール送信を利用できます。
    1. スタンダード– 250件／日／組織
    2. プロフェッショナル– 500件／日／組織
    3. エンタープライズ– 750件／日／組織
  2. メール数の計算では、組織のタイムゾーンの午前0時から午後11時59分までを1日とみなします。
  3. 1日あたり、会社ごとの一括メール送信数には、自動返信、有効なメールスケジュール処理、マクロ、一括メール送信が含まれます。
  4. 追加費用により、一括メール送信の上限を1日あたり、1組織あたり2,500件まで増やすこともできます。一括メール送信の上限の引き上げをご希望の場合は、support@zohorecruit.comまでお問い合わせください。