Zoho WorkDriveのファイル収集機能

Zoho WorkDriveのファイル収集機能

Zoho WorkDriveのファイル収集機能を使用すると、安全なファイル収集用リンクを通じて、チームメンバーや外部ユーザーにファイルの提出を依頼し、収集できます。この機能では、メールやチャットでファイルを依頼することなく、ファイル収集用リンクを共有するだけで、ユーザーはZoho WorkDrive内の指定したフォルダーにファイルを直接アップロードできます。

これにより、プロジェクトに関するファイルの収集、提出物の取りまとめ、クライアントへの書類提出依頼などを効率化できます。また、この機能によりアップロードされたすべてのファイルは、指定したフォルダーに自動で保存されます。
情報
この機能は、Zoho WorkDriveのチームプランおよびビジネスプランでのみ利用できます。Zoho WorkDriveのプランの比較については、こちらをご参照ください。



前提条件  

ファイル収集機能を使用するには、［管理画面］からチーム単位で有効にする必要があります。また、設定された権限に応じて、管理者のみ、またはすべてのチームメンバーがファイル収集を作成／管理できます。
Zoho WorkDriveにおけるファイル収集用リンクの設定については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。

チームメンバーからのファイル収集

Zoho WorkDriveでは、内部向けのファイル収集用リンクを作成することで、チームメンバーからファイルの提出を依頼できます。複数のユーザーから書類、レポート、プロジェクトに関する提出物などをまとめて収集する場合に役立ちます。

内部向けのファイル収集用リンクを作成するには
  1. 画面左側のメニューで、［ファイル収集］に移動します。ファイル収集画面が表示されます。
  2. 画面右上の［ファイル収集を設定する］をクリックします。
    ファイル収集の設定画面が表示されます。初期設定では、［組織内］タブが選択されています。



  3. ［ファイル収集の設定名］を入力します。
  4. ［ファイル収集の詳細（内部向け）］で、ユーザーがファイル収集の目的や背景を把握できるように、ファイル収集に関する情報を入力します。この情報はユーザーに表示されます。
  5. 必要に応じて、［メモ］を入力します。このメモは、他のユーザーには表示されません。
  6. アップロードされたファイルを保存するフォルダーを選択します。
    自分のフォルダー内の任意のフォルダー、または「副管理者」以上の権限があるチームフォルダーを選択します。
  7. ユーザーごとに別のフォルダーを作成するには、［名前に応じて、各ユーザー専用のフォルダーを個別に作成する］のチェックボックスにチェックを入れて、必要な上限を選択します。
    初期設定では、ファイルをアップロードするユーザーの名前がフォルダー名として使用されます。
  8. ファイルサイズの上限を設定するには、［アップロードできるファイルのサイズの上限を設定する（初期設定：100MB）］のチェックボックスにチェックを入れます。
    1. ファイルサイズの上限は、以下のいずれかの項目から選択できます。
      1MB、10MB、100MB、1GB、5GB、10GB、25GB、50GB、100GB、150GB、200GB、250GB。
    2. ファイルの最大アップロードサイズは、Zoho WorkDriveのプランによっても異なります。
      • スタータープラン：10GB
      • チームプラン：50GB
      • ビジネスプラン：250GB
  1. 有効期限を設定するには、［有効期限を設定する］のチェックボックスにチェックを入れて、日付を選択します。
    有効期限が過ぎると、ファイル収集用リンクは自動的に無効化されます。
  2. 同じ名前のファイルを新しいバージョンとしてアップロードするには、［同じ名前のファイルがアップロードされた場合、既存ファイルの新しいバージョンとして識別する］のチェックボックスにチェックを入れます。
    この設定を有効にすると、同じ名前のファイルがアップロードされた場合、既存ファイルの新しいバージョンとして追加されます。
  3. ファイルが提出されるたびに通知を受け取るには、［ユーザーがファイルを送信するたびに通知する］のチェックボックスにチェックを入れます。
    通知の受信を停止するには、このチェックボックスからチェックを外します。
  4. 設定完了後、［作成する］をクリックします。新しいファイル収集用リンクが生成され、画面に表示されます。



  5. ファイル収集用リンクをチームメンバーに共有するには、［コピーする］をクリックします。
  6. ファイル収集用リンクをメールで送信するには、［メールのファイル収集用リンク］をクリックします。
  7. ファイル収集の設定を後から変更するには、［リンク設定］をクリックします。



外部ユーザーからのファイル収集

Zoho WorkDriveでは、外部向けのファイル収集用リンクを作成することで、チーム外のユーザーからファイルの提出を依頼できます。クライアントや取引先からの書類の受け取り、応募者や参加者からの提出物の収集、フリーランスや外部の共同作業者からの成果物の受け取りなどに役立ちます。

外部向けのファイル収集用リンクを作成するには
  1. 画面左側のメニューで、［ファイル収集］に移動します。ファイル収集画面が表示されます。
  2. 画面右上の［ファイル収集を設定する］をクリックします。
    ファイル収集の設定画面が表示されます。初期設定では、［組織内］タブが選択されています。



  3. ［組織外］タブをクリックします。
  4. ［ファイル収集の詳細（外部向け）］に説明を入力します。ユーザーがファイル収集の目的や背景を把握できるように、必要な情報を入力します。入力した情報は、ユーザーが該当するファイルをアップロードする際に役立ちます。
  5. 必要に応じて、［メモ］を入力します。このメモは他のユーザーには表示されません。
  6. ユーザーがアップロードしたファイルを保存するフォルダーを選択します。
    自分のフォルダー内の任意のフォルダー、または「副管理者」以上の権限があるチームフォルダーを選択します。
  7. 初期設定では、［ユーザー情報の入力を依頼する］セクションで、［名前］が選択されています。必要に応じて、［電話番号］と［メールアドレス］の入力も必須にできます。
    ファイル収集用リンクにアクセスする際、ユーザー情報の入力が必須になります。
  8. ユーザーごとに別のフォルダーを作成するには、［名前に応じて、各ユーザー専用のフォルダーを個別に作成する］のチェックボックスにチェックを入れます。
    初期設定では、ファイルをアップロードするユーザーの名前がフォルダー名として使用されます。［ユーザー情報の入力を依頼する］セクションで、メールアドレスや電話番号を有効にしている場合は、フォルダー名として使用することもできます。
  9. ファイル数の上限を設定するには、［各ユーザーがアップロードできるファイル数の上限を設定する（初期設定：上限なし）］のチェックボックスにチェックを入れ、ドロップダウンから上限を選択します。任意のファイル数を上限として設定するには、ドロップダウンから［個別指定］を選択し、上限値を入力します。
  10. ファイルサイズの上限を設定するには、［アップロードできるファイルのサイズの上限を設定する（初期設定：100MB）］のチェックボックスにチェックを入れ、必要な上限を選択します。
    初期設定では、アップロードできるファイルのサイズの上限は100MBに設定されています。
    1. ファイルサイズの上限は、以下のいずれかの項目から選択できます。1MB、10MB、100MB、1GB、5GB、10GB、25GB、50GB、100GB、150GB、200GB、250GB。
    2. ファイルの最大アップロードサイズは、Zoho WorkDriveのプランによっても異なります。
    3. ファイルの最大アップロードサイズは、スタータープランでは10GB、チームプランでは50GB、ビジネスプランでは250GBです。
  11. 有効期限を設定するには、［有効期限を設定する］のチェックボックスにチェックを入れて、日付を選択します。
    有効にすると、有効期限後にファイル収集用リンクが無効になります。
  12. ファイルが提出されるたびに通知を受け取るには、［ユーザーがファイルを送信するたびに通知する］のチェックボックスにチェックを入れます。通知の受信を停止するには、このチェックボックスからチェックを外します。
  13. ［作成する］をクリックします。新しいファイル収集用リンクが生成され、画面に表示されます。



  14. ファイル収集用リンクを外部ユーザーに共有するには、［コピーする］をクリックします。
  15. ファイル収集用リンクをメールで送信するには、［メールのファイル収集用リンク］をクリックします。
  16. ファイル収集の設定を後から変更するには、［リンク設定］をクリックします。


情報
ファイル収集用リンクの表示名の設定
ファイル収集用リンクの表示名では、リンクの作成者または、チーム名を設定できます。これにより、ファイル収集の依頼先をかんたんに識別できます。ファイル収集用リンクの表示名の設定については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。
ファイル収集用リンクを対象のユーザーに共有する前に、リンクを新しいブラウザータブに貼り付けて、リンクの動作を確認することを推奨します。また、ファイル収集の設定名、詳細、各種設定が正しいことを確認します。

ファイル収集の表示

  1. 画面左側のメニューで、［ファイル収集］に移動します。［ファイル収集］タブが表示されます。
    初期設定では、［有効］タブが選択され、有効なファイル収集の一覧が確認できます。
  2. 各ファイル収集について、以下の項目を確認できます。
    1. ファイル収集の設定名
    2. 作成日
    3. ファイルを提出したユーザー数
    4. アップロードされたファイル数
  3. アップロードしたファイルが保存されているフォルダーに移動するには、ファイル収集をクリックします。



ファイル収集の管理

  1. 画面左側のメニューで、［ファイル収集］に移動します。［ファイル収集］タブが表示されます。
  2. 有効なファイル収集にカーソルを合わせ、［設定］アイコンをクリックします。
    以下の項目が表示されます。
    1. リンクをコピーする：ファイル収集用リンクをクリップボードにコピーして、チャットやサイトで利用できます。 
    2. リンクをメールで送信する：ファイル収集用リンクをメールで直接送信できます。
    3. ファイルを表示する：ファイルを提出したユーザー、ユーザー詳細、アップロードされたファイルの一覧を確認できます。
    4. 設定を変更する：ファイル収集の設定を変更できます。
    5. ファイル収集を無効にする：ファイル収集を無効にすると、［完了］の状態に移動されます。
      無効にしたファイル収集は、後で再び有効にするか、完全に削除できます。


同様に、完了したファイル収集を表示するには、［ファイル収集］の［完了］タブをクリックします。
完了したファイル収集にカーソルを合わせ、［設定］アイコンをクリックします。以下の項目が表示されます。
  1. ファイルを表示する
  2. ファイル収集を有効にする
  3. ファイル収集の設定を削除する

ファイル収集のレポートを出力するには

  1. 画面左側のメニューで、［ファイル収集］に移動します。［ファイル収集］タブが表示されます。
  2. 有効なファイル収集にカーソルを合わせ、［設定］アイコンをクリックして、［ファイルを表示する］を選択します。
    ファイル収集のレポートが表示されます。
  3. 画面右上の［出力する］ボタンをクリックします。確認画面が表示されます。
  4. ［出力する］をクリックして、操作を確定します。 
    出力されたファイルは「.xlsx」形式で保存されます。

メモ
ファイル収集を削除すると、後から復元することはできません。ファイル収集用リンクからアップロードされたファイルは、保存先フォルダーに残り、削除されません。

ファイル収集用リンクからのファイルのアップロード

ファイル収集用リンクをユーザーに共有すると、ユーザーは次の手順に従って、該当するファイルをアップロードする必要があります。
  1. メールやその他の手段で受け取ったファイル収集用リンクをクリックします。
    新しいアップロード画面が表示されます。ファイル収集を依頼したユーザーと、該当するファイル収集の名前が表示されます。
  2. ファイル収集用リンクの画面で、入力した詳細を確認した上で、該当するファイルをアップロードします。
  3. ファイルをドラッグ＆ドロップするか、［ファイルを選択する］をクリックして、パソコンからファイルを選択します。
アップロード画面では、ファイルサイズやファイル数の上限を確認できます。

外部向けファイル収集の場合、ユーザーはファイルをアップロードするために、該当するユーザー情報（名前、電話番号、メールアドレスなど）を入力する必要があります。

よくある質問

ファイル収集の作成者向け

ファイル収集用リンクを作成できるのは誰ですか？
［ファイル収集の設定］（［管理画面］→［設定］→［共有］）で設定された権限に応じて、チーム管理者のみ、またはすべてのチームメンバーがファイル収集を作成／管理できます。

ファイル収集の作成後、アップロードフォルダーを変更できますか？
いいえ。有効なファイル収集のアップロードフォルダーは変更できません。ただし、無効にしたファイル収集を再び有効にするときに、既存のアップロードフォルダーが利用できなくなった場合は、新しいアップロードフォルダーを選択できます。

ファイル収集を他のチームメンバーと共有できますか？
いいえ。共有することはできません。

ファイル収集のフォルダーにアクセスできるのは誰ですか？
ファイル収集のフォルダーが自分のフォルダー内にある場合、他のチームメンバーはアクセスできません。他のユーザーにアクセス権を付与するには、ファイル収集のフォルダーを該当のユーザーと共有する必要があります。

ファイル収集のフォルダーがチームフォルダー内にある場合、そのチームフォルダーのメンバーはアクセスできます。

メモ： チーム管理者は、［チーム内のユーザーの操作履歴］からファイル収集の履歴を確認できます。ファイル収集の設定名、種類、フォルダーの場所を確認できます。

作成できるファイル収集用リンクの数に上限はありますか？
いいえ。上限はありません。

1つのファイル収集用リンクで収集できるファイル数に上限はありますか？
はい。1つのファイル収集用リンクで収集できるファイル数は、最大50,000件です。

ファイル収集用リンクの作成後、有効期限を変更できますか？
はい。有効なファイル収集の場合、有効期限はいつでも変更できます。ファイル収集用リンクの有効期限が切れたり、無効になったりした場合は、ファイル収集を再度有効にすると、有効期限を変更できます。

ファイル収集のアップロードフォルダーで、ユーザーがアップロードしたファイルをどのように識別できますか？
ユーザーがファイル収集用リンクからアップロードするファイルには、ユーザー名がファイル名の先頭に付加されます。これにより、ファイル収集のアップロードフォルダー内で、異なるユーザーがアップロードしたファイルを識別できます。

クライアントユーザーはファイル収集を作成できますか？
いいえ。クライアントユーザーはファイル収集を作成できません。ただし、内部向けのファイル収集用リンクにアクセスして、ファイルをアップロードすることはできます。

Zoho WorkDriveの試用版アカウントで、ファイル収集に関する制限はありますか？
はい。Zoho WorkDriveの試用版のアカウントには、次の制限があります。ファイル収集の最大数：2件（内部と外部をあわせて）

ファイル収集のフォルダーが削除された場合、またはアクセス権を失った場合はどうなりますか？
ファイル収集用のフォルダーが削除されると、該当するファイル収集用のリンクは機能しなくなります。また、ファイル収集の作成者がチームに所属しなくなった場合、作成されたファイル収集用リンクは機能しなくなります。

ファイル収集のフォルダーの名前変更や移動を行った場合、ファイル収集用リンクは引き続き機能しますか？
はい。ファイル収集のフォルダーへのアクセス権がある限り、ファイル収集用リンクは引き続き機能します。

ファイル収集用リンクからファイルをアップロードするユーザー向け

すでに提出したファイルに新しいバージョンをアップロードできますか？
はい。内部向けのファイル収集用リンクの場合、同じユーザーが同じ名前のファイルを複数アップロードすると、既存ファイルの新しいバージョンとして保存されます。

同じファイル収集に対して、ユーザーは何回までファイルをアップロードできますか？
ファイル収集用リンクの作成者が設定したファイル数の上限によって異なります。ファイル数の上限に達していない場合、ユーザーは複数回に分けて、ファイルをアップロードできます。

ユーザーはアップロードしたファイルを後から表示できますか？
いいえ。ユーザーはアップロードしたファイルを表示することはできません。

アップロードしたファイルを後で削除できますか？
いいえ。削除することはできません。

他のユーザーがアップロードしたファイルを表示できますか？
いいえ。他のユーザーがアップロードしたファイルを表示することはできません。