Collect Filesを使用したファイルの収集依頼

Collect Filesを使用したファイルの収集依頼

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ファイルの収集では、安全な収集リンクを使用して、チームメンバーや外部ユーザーにファイルを要求し、集めることができます。メールやチャットでファイルを依頼する代わりに、ユーザーがWorkDrive内のフォルダーに直接ファイルをアップロードできる単一のリンクを共有できます。

これにより、プロジェクトファイルの収集、提出物の回収、クライアントへの書類要求などの作業を効率化できます。アップロードされたすべてのファイルは、選択したフォルダーに自動的に保存されるため、1か所で整理して管理できます。
Info
WorkDriveのTeamプランおよびBusinessプランでのみ利用できます。WorkDriveプランを比較。

前提条件

ファイルの収集機能は、管理コンソールからチーム単位で有効にする必要があります。設定された権限に応じて、管理者のみ、またはどのチームメンバーでも収集を作成、管理できます。
収集リンクの設定の詳細

チームメンバーからのファイルの収集

WorkDriveチーム内のチームメンバーにファイルを要求するための収集リンクを作成できます。複数のユーザーから書類、レポート、プロジェクトの提出物、その他のファイルを体系的に収集する場合に役立ちます。

内部用の収集リンクの作成手順。
  1. 左側のペインで［ファイルの収集］に移動します。［ファイルの収集］ページが開きます。
  2. 右上にある［収集の作成］をクリックします。
    収集の作成ダイアログが表示されます。［内部］タブが初期設定で選択されています。
  3. 後で参照しやすいように、［収集名］を入力します。
  4. 内部ユーザー向けの［収集の詳細］に、ユーザーがファイル要求の目的や背景を理解できるよう、収集に関する情報を入力します。この情報はユーザーに表示されます。
  5. 必要に応じて、［メモ］を追加します。これらのメモは他のユーザーには表示されません。
  6. アップロードされたファイルの保存先として、［フォルダーの場所］を選択します。
    自分のフォルダーまたは任意のチームフォルダーのうち、オーガナイザー以上の権限を持つフォルダーを選択できます。
  7. アップロードするユーザーごとに［個別のフォルダー］を作成するには、該当するチェックボックスを選択します。
    アップロードしたユーザーの名前が、初期設定のフォルダー名として使用されます。
  8. ［ファイルサイズの上限］を設定するには、該当するチェックボックスを選択し、必要な上限を選択します。
    1. 選択できる上限は次のとおりです。
      1MB、10MB、100MB、1GB、5GB、10GB、25GB、50GB、100GB、150GB、200GB、250GB。
    2. ファイルアップロードの最大サイズは、WorkDriveプランによっても異なります。
      • Starterプラン：最大10GB
      • Teamプラン：最大50GB
      • Businessプラン：最大250GB
  1. ［有効期限］を設定するには、該当するチェックボックスを選択して日付を選択します。
    指定した日付になると、収集リンクは自動的に無効になります。
  2. 同じ名前のファイルを［個別のファイルではなくバージョンとしてアップロード］するには、該当するチェックボックスを選択します。
    有効にすると、ユーザーが同じ名前のファイルを複数アップロードした場合、既存のファイルに新しいバージョンとして追加されます。
  3. ［ファイルが送信されたときに通知を受信］するには、該当するチェックボックスを選択します。
    通知を受信しない場合は、チェックボックスの選択を解除します。
  4. 設定が完了したら、［作成］をクリックします。新しい収集リンクが生成され、ダイアログボックスに表示されます。
  5. チームメンバーとリンクを共有するには、［コピー］をクリックします。
  6. リンクをメールで送信するには、次の手順を実行します。
    • ［収集リンクをメールで送信］をクリックします
    • メールアドレスとメッセージを入力します
    • ［メールを送信］をクリックします
  7. 後で収集設定を変更するには、［リンク設定］をクリックします。



外部ユーザーからのファイルの収集

WorkDriveチーム外のユーザーにファイルを要求するための収集リンクを作成できます。クライアントや取引先から書類を集める場合、応募者や参加者から提出物を回収する場合、フリーランサーや外部協力者から納品物を受け取る場合に役立ちます。

外部コレクションを作成するには。
  1. 左側のペインから［ファイルの収集］に移動します。ファイルの収集ページが開きます。
  2. 右上にある［コレクションを作成］をクリックします。
    ［コレクションを作成］ダイアログが表示されます。［内部］タブがデフォルトで選択されています。
  3. ［外部］タブをクリックします。
  4. コレクションの詳細を追加します。コレクションについてユーザーが知る必要のある情報をすべて入力します。これにより、ユーザーが必要なファイルを正しくアップロードできます。
  5. 必要に応じて、参照用のメモを追加します。この情報は他のユーザーには表示されません。
  6. ユーザーがアップロードしたすべてのファイルを保存するフォルダーの場所を選択します。
    自分のマイフォルダー内のフォルダー、または少なくともオーガナイザー権限があるチームフォルダー内のフォルダーを選択できます。
  7. ［ユーザーデータの要求］で、名前はデフォルトで選択されています。必要に応じて、電話番号とメールアドレスも要求できます。
    コレクションリンクには、必要なユーザー情報を入力した後にのみアクセスできます。
  8. 各ユーザー用に個別のフォルダーを作成するには、該当するチェックボックスをオンにします。
    アップロードしたユーザーの名前が、デフォルトのフォルダー名になります。［ユーザーデータの要求］項目で該当するオプションを有効にしている場合は、アップロードしたユーザーのメールアドレスまたは電話番号をフォルダー名として選択することもできます。
  9. 各ユーザーがアップロードできるファイル数に上限を設定するには、該当するチェックボックスをオンにし、ドロップダウンから上限を選択します。カスタムの上限を設定する場合は、ドロップダウンから［カスタム］を選択し、上限を入力します。
  10. アップロードファイルサイズに上限を設定するには、該当するチェックボックスをオンにし、必要な上限を選択します。
    デフォルトでは、アップロードファイルサイズは100MBに設定されています。
    1. 利用可能なアップロードサイズの上限：1MB、10MB、100MB、1GB、5GB、10GB、25GB、50GB、100GB、150GB、200GB、250GB。
    2. アップロードファイルサイズは、ユーザーが属するWorkDriveプランによっても異なります。
    3. ファイルの最大アップロードサイズは、Starterプランでは10GB、Teamプランでは50GB、Businessプランでは250GBです。
  11. 有効期限を設定するには、該当するチェックボックスをオンにし、必要な日付を選択します。
    有効にすると、有効期限後にコレクションリンクが無効化されます。
  12. ユーザーがファイルを送信するたびに通知を受け取るには、該当するチェックボックスをオンにします。送信時に通知を受け取りたくない場合は、チェックを外します。
  13. ［作成］をクリックします。新しいコレクションリンクが生成され、ダイアログボックスに表示されます。
  14. ［コピー］をクリックして、外部ユーザーにコレクションリンクを共有します。
  15. コレクションリンクをメールで送信するには、［コレクションリンクをメールで送信］で、メールアドレスと個別メッセージを追加し、［メールを送信］を選択します。
  16. ［リンク設定］をクリックして、コレクションリンクの設定を変更します。
Info
コレクションリンクビューでの表示名
チームのコレクション設定に基づき、識別しやすいように、コレクションリンクビューにチーム名またはコレクション作成者の名前が表示されます。詳しくは、「コレクション設定」ヘルプ記事のこちらのセクションを参照してください。
Alert
対象ユーザーにコレクションリンクを共有する前に、コレクションリンクをコピーして新しいタブに貼り付け、自分でテストしてください。コレクション名、詳細、設定が正しいか確認します。

コレクションの表示

  1. 左側のパネルで［ファイルの収集］タブに移動します。［ファイルの収集］タブが開きます。
    ［有効］タブがデフォルトで選択され、有効なコレクションの一覧が表示されます。
  2. 各コレクションでは、次の情報を確認できます。
    1. コレクション名
    2. 作成日
    3. 提出したユーザー数
    4. アップロードされたファイル数
  3. コレクションをクリックすると、アップロードされたファイルが保存されているフォルダーの場所に移動します。



コレクションの管理

  1. 左側のパネルで［ファイルの収集］タブに移動します。［ファイルの収集］タブが開きます。
  2. 有効なコレクションにカーソルを合わせ、［設定］アイコンをクリックします。
    次のオプションを利用できます。
    1. ［リンクをコピー］：コレクションリンクをコピーし、必要なチャットやサイトに貼り付けます。
    2. ［リンクをメールで送信］：コレクションリンクをメールで直接送信します。
    3. ［提出内容を表示］：提出したユーザーの一覧、詳細、アップロードされたファイルを表示します。
    4. ［設定を変更］：コレクション設定を変更します。
    5. ［コレクションを無効化］：コレクションを無効化すると、完了状態に移動します。
      後でコレクションを有効にするか、完全に削除できます。


同様に、完了したコレクションを表示するには、［ファイルの収集］の［完了］タブをクリックします。
完了したコレクションにカーソルを合わせ、［設定］アイコンをクリックします。次のオプションを利用できます。
  1. ［提出内容を表示］
  2. ［コレクションを有効化］
  3. ［コレクションを削除］

コレクションレポートのエクスポート

  1. 左側のパネルで［ファイルの収集］タブに移動します。［ファイルの収集］タブが開きます。
  2. 有効なコレクションにカーソルを合わせ、［設定］アイコンをクリックして、［提出内容を表示］を選択します。
    提出レポートが表示されます。
  3. 右上にある［エクスポート］ボタンをクリックします。確認ダイアログが開きます。
  4. 確定するには、［エクスポート］をクリックします。
    エクスポートファイルは.xlsx形式で保存されます。

Notes
コレクションを削除すると、後で復元することはできません。コレクションリンクからアップロードされたすべてのファイルは、それぞれのフォルダーにそのまま残ります。
コレクションリンクをユーザーと共有すると、ユーザーは必要なファイルを正しくアップロードするために、以下の手順に従う必要があります。
  1. メールまたはその他のオンライン手段で受け取ったコレクションリンクをクリックします。
    新しいアップロード画面が開きます。指定されたコレクションに対して、ファイルの提出を依頼したユーザーを確認できます。
  2. 必要なファイルを正しくアップロードするために、表示されている詳細をよく確認します。
  3. ファイルをドラッグ＆ドロップするか、［ファイルを選択］をクリックしてコンピューターからファイルを選択します。
アップロード画面では、アップロード可能なファイルサイズやアップロードできる最大ファイル数など、制限がある場合はその内容を確認できます。

外部コレクションの場合、ユーザーがファイルをアップロードするには、名前、電話番号、メールアドレスなど、必要なユーザー情報を入力する必要があります。

よくある質問（FAQ）

コレクション作成者向け

コレクションリンクを作成できるユーザー
コレクション設定（［管理コンソール］→［設定］→［共有］）の権限に基づき、チーム管理者のみ、またはチーム内のすべてのユーザーがコレクションを作成、管理できます。

コレクションの作成後にアップロード先フォルダーの場所を変更できますか？
有効なコレクションでは、アップロード先フォルダーの場所を変更することはできません。無効なコレクションを有効にしようとしたときに、以前のフォルダーが利用できなくなっている場合は、新しい場所を選択できます。

コレクションを別のチームメンバーと共有できますか？
いいえ。

コレクションフォルダーにアクセスできるユーザー
コレクションフォルダーの場所が自分のマイフォルダー内にある場合、他のチームメンバーはそのコレクションフォルダーにアクセスできません。アクセスできるようにするには、コレクションフォルダーを他のユーザーと共有する必要があります。

コレクションフォルダーの場所がチームフォルダー内にある場合、チームフォルダーのメンバーはアクセスできます。

メモ：チーム管理者は、チーム活動でコレクションの活動ログを表示できます。コレクション名、種類、フォルダーの場所を確認できます。

作成できるコレクションリンク数に上限はありますか？
いいえ。

コレクションリンクごとに収集できるファイル数に上限はありますか？
はい。コレクションリンクごとに最大50,000件のファイルを収集できます。

リンクの作成後に有効期限を変更できますか？
有効なコレクションでは、有効期限をいつでも変更できます。コレクションリンクの有効期限が切れた場合や無効になった場合は、コレクションを再度有効にすると有効期限を変更できます。

コレクションの保存先フォルダーで、ユーザーがアップロードしたファイルを区別する方法
コレクションリンクからアップロードされた各ファイルには、ユーザー名が先頭に追加されます。これにより、保存先フォルダー内で、さまざまなユーザーがアップロードしたファイルを区別できます。

クライアントユーザーはコレクションを作成できますか？
いいえ。クライアントユーザーはコレクションを作成できませんが、内部コレクションリンクにアクセスしてファイルをアップロードできます。

試用アカウントに制限はありますか？
許可されるコレクションの最大数：2件（内部と外部の両方の種類を含む）
メールでコレクションリンクを送信できる重複しないユーザーの最大数：5人

コレクションフォルダーが削除された場合、またはアクセスできなくなった場合はどうなりますか？
該当するコレクションフォルダーのコレクションリンクは機能しなくなります。また、コレクションの所有者がチーム内で有効でない場合、そのコレクションリンクは機能しません。

コレクションフォルダーの名前を変更した場合や別の場所に移動した場合でも、コレクションリンクは機能しますか？
はい。コレクションフォルダーにアクセスできる限り、コレクションリンクは機能します。

コレクションリンクを使用してファイルをアップロードするユーザー向け
すでに提出したファイルに新しいバージョンをアップロードできますか？
はい。内部コレクションリンクの場合、同じユーザーが同じ名前で複数のファイルをアップロードすると、バージョンとしてアップロードされます。

初回提出後もユーザーはファイルをアップロードできますか？
これは、アップロードできるファイル数に設定された制限によって異なります。許可される最大ファイル数に達していない場合、ユーザーは複数回に分けてファイルをアップロードできます。

ユーザーはアップロード後に自分のファイルを表示できますか？
いいえ。ユーザーはアップロードしたファイルを表示できません。

ユーザーは後でアップロード済みファイルを削除できますか？
いいえ。

ユーザーは他のユーザーの提出内容を表示できますか？
いいえ。