Collect Filesによるファイルのリクエストと収集

Collect Filesによるファイルのリクエストと収集

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Collect Files を使用すると、安全な収集リンクを使って、チームメンバーや外部ユーザーからファイルを依頼・収集できます。メールやチャットでファイルを依頼する代わりに、ユーザーが直接 WorkDrive 内のフォルダーにファイルをアップロードできる単一のリンクを共有できます。

これにより、プロジェクトファイルの収集、提出物の回収、クライアントからの書類依頼などの作業におけるファイル収集を効率化できます。アップロードされたファイルは、指定したフォルダーに自動的に保存され、1 か所に整理して管理できます。
Info
WorkDrive の Team プランおよび Business プランでのみ利用できます。WorkDrive のプランを比較。

前提条件

Collect Files 機能は、管理コンソールからチーム単位で有効にしておく必要があります。設定された権限に応じて、管理者のみ、または任意のチームメンバーがコレクションを作成・管理できます。
コレクションリンクの設定について詳しく見る

チームメンバーからファイルを収集する

WorkDrive チーム内のチームメンバーからファイルを依頼するためのコレクションリンクを作成できます。複数ユーザーからドキュメント、レポート、プロジェクトの提出物などを体系的に収集する際に便利です。

内部向けコレクションリンクを作成するには：
  1. 左ペインから Collect Files に移動します。Collect Files ページが開きます。
  2. 右上の Create Collection をクリックします。
    Create Collection ダイアログが表示されます。デフォルトで Internal タブが選択されています。
  3. 後から識別しやすいように、コレクション名を入力します。
  4. Collection details for internal users の欄に、ユーザーがファイル依頼の目的や背景を理解できるよう、コレクションに関する説明を入力します。この情報はユーザーに表示されます。
  5. 必要に応じて、自分用のメモを追加します。これらのメモは他のユーザーには表示されません。
  6. アップロードされたファイルを保存するフォルダーの場所を選択します。
    自分の My Folders または、Organizer 以上の権限を持つ任意の Team フォルダーを選択できます。
  7. 各アップローダーごとに個別のフォルダーを作成する場合は、該当のチェックボックスを選択します。
    アップローダーの名前が、デフォルトのフォルダー名として使用されます。
  8. ファイルのサイズ上限を設定するには、該当のチェックボックスを選択し、必要な上限を指定します。
    1. 設定可能な上限は次のとおりです：
      1 MB、10 MB、100 MB、1 GB、5 GB、10 GB、25 GB、50 GB、100 GB、150 GB、200 GB、250 GB。
    2. 最大アップロードサイズは、利用中の WorkDrive プランにも依存します。
      • Starter プラン：最大 10 GB
      • Team プラン：最大 50 GB
      • Business プラン：最大 250 GB
  1. リンクの有効期限を設定するには、該当のチェックボックスを選択し、日付を指定します。
    指定した日付を過ぎると、コレクションリンクは自動的に無効化されます。
  2. 同じ名前のファイルを別ファイルとしてではなくバージョンとしてアップロードするには、該当のチェックボックスを選択します。
    有効にすると、ユーザーが同じ名前で複数のファイルをアップロードした場合、既存ファイルに新しいバージョンとして追加されます。
  3. ファイルが送信されたときに通知を受け取るには、該当のチェックボックスを選択します。
    通知が不要な場合は、チェックボックスをオフにします。
  4. 設定が完了したら、［Create］をクリックします。新しいコレクションリンクが生成され、ダイアログボックスに表示されます。
  5. ［Copy］をクリックして、リンクをチームメンバーと共有します。
  6. リンクをメールで送信するには：
    • ［Email collection link］をクリックします。
    • メールアドレスとメッセージを入力します。
    • ［Send Email］をクリックします。
  7. 後からコレクションの設定を変更するには、［Link settings］をクリックします。



外部ユーザーからファイルを収集する

WorkDrive チーム外のユーザーからファイルを依頼するためのコレクションリンクを作成できます。クライアントやベンダーからの書類収集、応募者や参加者からの提出物の回収、フリーランサーや外部協力者からの成果物の受領などに役立ちます。

外部コレクションを作成するには:
  1. 左側のペインでファイル収集に移動します。ファイル収集ページが開きます。
  2. 右上隅のコレクションを作成をクリックします。
    コレクションを作成ダイアログが表示されます。デフォルトで内部タブが選択されています。
  3. [外部]タブをクリックします。
  4. コレクションの詳細を追加します。ユーザーがコレクションについて理解できるよう、必要な情報を入力してください。これにより、ユーザーは必要なファイルを正しくアップロードできます。
  5. 必要に応じて、自分用のメモを追加します。この情報は他のユーザーには表示されません。
  6. ユーザーがアップロードしたファイルを保存するフォルダーの場所を選択します。
    「マイフォルダー」内のフォルダー、または自分が少なくとも「管理者」ロールを持つチームフォルダーを選択できます。
  7. ［ユーザーデータを要求］の項目で、「名前」はデフォルトで選択されています。必要に応じて、電話番号やメールアドレスも要求できます。
    コレクションリンクは、必須のユーザー情報が入力された後にのみアクセスできます。
  8. ユーザーごとに個別のフォルダーを作成するには、該当するチェックボックスをオンにします。
    アップロード者の名前がデフォルトのフォルダー名になります。［ユーザーデータを要求］項目でメールアドレスや電話番号を有効にしている場合は、それらをフォルダー名として選択することもできます。
  9. ユーザーごとのアップロード可能なファイル数に制限を設定するには、該当するチェックボックスをオンにし、ドロップダウンから上限を選択します。カスタムの上限を設定する場合は、ドロップダウンからカスタムを選択し、上限値を入力します。
  10. アップロードファイルサイズの上限を設定するには、該当するチェックボックスをオンにし、必要な上限を選択します。
    デフォルトでは、アップロードファイルサイズは 100 MB に設定されています。
    1. 設定可能なアップロードサイズの上限:1 MB、10 MB、100 MB、1 GB、5 GB、10 GB、25 GB、50 GB、100 GB、150 GB、200 GB、250 GB です。
    2. アップロード可能なファイルサイズは、ユーザーが利用している WorkDrive プランにも依存します。
    3. 最大ファイルサイズは、スタータープランで 10 GB、チームプランで 50 GB、ビジネスプランで 250 GB です。
  11. 有効期限を設定するには、該当するチェックボックスをオンにし、日付を選択します。
    有効にすると、有効期限を過ぎた時点でコレクションリンクは無効になります。
  12. ユーザーがファイルを送信するたびに通知を受け取るには、該当するチェックボックスをオンにします。送信時の通知が不要な場合は、チェックを外します。
  13. ［作成］をクリックします。新しいコレクションリンクが生成され、ダイアログボックスに表示されます。
  14. ［コピー］をクリックして、コレクションリンクを外部ユーザーと共有します。
  15. コレクションリンクをメールで送信するには、［メールでコレクションリンクを送信］でメールアドレスとメッセージを入力し、［メールを送信］を選択します。
  16. コレクションリンクの設定を変更するには、［リンク設定］をクリックします。
Info
コレクションリンク画面での表示名
チームのコレクション設定に基づき、識別しやすくするために、コレクションリンク画面にはチーム名またはコレクション作成者の名前が表示されます。詳細は、コレクション設定ヘルプ記事のこのセクションを参照してください。
Alert
コレクションリンクを対象ユーザーと共有する前に、リンクをコピーして新しいタブに貼り付け、自分でテストしてください。コレクション名、詳細、設定が正しいか確認します。

コレクションを表示する

  1. 左側のパネルでファイル収集タブに移動します。ファイル収集タブが開きます。
    デフォルトで有効タブが選択され、現在有効なコレクションの一覧が表示されます。
  2. 各コレクションについて、次の情報を確認できます。
    1. コレクション名
    2. 作成日
    3. 送信したユーザー数
    4. アップロードされたファイル数
  3. コレクションをクリックすると、アップロードされたファイルが保存されているフォルダーの場所に移動します。



コレクションを管理する

  1. 左側のパネルでファイル収集タブに移動します。ファイル収集タブが開きます。
  2. 有効なコレクションにカーソルを合わせ、設定アイコンをクリックします。
    次のオプションが表示されます。
    1. リンクをコピー - コレクションリンクをコピーして、必要なチャットやサイトに貼り付けます。
    2. リンクをメールで送信 - コレクションリンクを直接メールで送信します
    3. 送信内容を表示 - 送信したユーザーの一覧、その詳細、およびアップロードされたファイルを表示します。
    4. 設定を変更 - コレクションの設定を変更します
    5. コレクションを無効化 - コレクションを無効にすると、完了状態に移動します。
      後でコレクションを再度有効にするか、完全に削除することができます。


同様に、完了したコレクションを表示するには、［ファイル収集］の［完了］タブをクリックします。
完了したコレクションにカーソルを合わせて［設定］アイコンをクリックします。次のオプションが表示されます。
  1. 送信内容を表示
  2. コレクションを有効化
  3. コレクションを削除

コレクションレポートをエクスポートする

  1. 左側のパネルでファイル収集タブに移動します。ファイル収集タブが開きます。
  2. 有効なコレクションにカーソルを合わせ、設定アイコンをクリックして送信内容を表示を選択します。
    送信レポートが表示されます。
  3. 右上隅のエクスポートボタンをクリックします。確認ダイアログが表示されます。
  4. エクスポートをクリックして確定します。
    エクスポートファイルは .xlsx 形式で保存されます。

Notes
コレクションを削除すると、後から復元することはできません。コレクションリンク経由でアップロードされたファイルは、それぞれのフォルダー内にそのまま保持されます。
コレクションリンクをユーザーと共有すると、ユーザーは必要なファイルを正しくアップロードするために、以下の手順に従う必要があります。
  1. メールやその他のオンライン手段で受け取ったコレクションリンクをクリックします。
    新しいアップロード画面が開きます。指定されたコレクションに対して、誰からファイルの提出依頼が来ているかを確認できます。
  2. 表示されている詳細をよく読み、指示に従って必要なファイルを正しくアップロードします。
  3. ファイルをドラッグ＆ドロップするか、Choose files をクリックしてパソコンからファイルを選択します。
アップロード画面では、アップロード可能なファイルサイズやアップロードできるファイル数の上限など、制限事項がある場合は確認できます。

外部コレクションの場合、ユーザーはファイルをアップロードする前に、名前、電話番号、メールアドレスなどの必要なユーザーデータを入力する必要があります。

よくある質問（FAQ）

コレクション作成者向け

コレクションリンクを作成できるのは誰ですか？
コレクション設定（管理コンソール > 設定 > 共有）の権限に基づき、チーム管理者のみ、またはチーム内のすべてのメンバーがコレクションを作成および管理できます。

コレクション作成後にアップロード先フォルダーの場所を変更できますか？
有効なコレクションについては、アップロード先フォルダーの場所を変更することはできません。無効になっているコレクションを再度有効にする際、以前のフォルダーが利用できない場合は、新しい場所を選択できます。

コレクションを他のチームメンバーと共有できますか？
いいえ。

コレクションフォルダーにアクセスできるのは誰ですか？
コレクションフォルダーの場所が自分の「マイフォルダー」内にある場合、他のチームメンバーはそのコレクションフォルダーにアクセスできません。他のユーザーにもアクセスさせたい場合は、そのコレクションフォルダーを共有する必要があります。

コレクションフォルダーの場所がチームフォルダー内にある場合は、そのチームフォルダーのメンバーがアクセスできます。

メモ: チーム管理者は、「チームのアクティビティ」でコレクションのアクティビティログを確認できます。コレクション名、種類、フォルダーの場所を確認できます。

作成できるコレクションリンクの数に上限はありますか？
いいえ、ありません。

1つのコレクションリンクで収集できるファイル数に上限はありますか？
はい。1つのコレクションリンクにつき、最大 50,000 件のファイルを収集できます。

リンク作成後に有効期限を変更できますか？
有効なコレクションについては、いつでも有効期限を変更できます。コレクションリンクの有効期限が切れている、または無効になっている場合でも、コレクションを再度有効にすれば、有効期限を変更できます。

コレクションの保存先フォルダー内で、ユーザーごとのアップロードファイルを見分けるにはどうすればよいですか？
コレクションリンク経由でアップロードされた各ファイルの先頭には、アップロードしたユーザー名が付加されます。これにより、保存先フォルダー内で、どのユーザーがアップロードしたファイルかを区別できます。

クライアントユーザーはコレクションを作成できますか？
いいえ、クライアントユーザーはコレクションを作成できませんが、内部コレクションリンクにアクセスしてファイルをアップロードすることはできます。

トライアルアカウントでの制限はありますか？
作成可能なコレクションの最大数: 2（内部コレクションと外部コレクションの合計）
メールでコレクションリンクを送信できる一意のユーザー数の上限: 5

コレクションフォルダーが削除された場合、または自分がそのフォルダーにアクセスできなくなった場合はどうなりますか？
コレクションフォルダーに対応するコレクションリンクは利用できなくなります。また、コレクションの所有者がチーム内で無効な状態になっている場合も、そのユーザーのコレクションリンクは機能しません。

コレクションフォルダーの名前を変更したり、別の場所に移動した場合でも、コレクションリンクは有効ですか？
はい。コレクションフォルダーへのアクセス権がある限り、コレクションリンクは引き続き有効です。

コレクションリンクからファイルをアップロードするユーザー向け
すでに提出したファイルに対して、新しいバージョンをアップロードできますか？
はい。内部コレクションリンクの場合、同じユーザーが同じ名前のファイルを複数回アップロードすると、バージョンとしてアップロードされます。

最初の提出後も、ユーザーはファイルをアップロードできますか？
これは、アップロード可能なファイル数の上限設定によって異なります。許可されている最大ファイル数に達していない場合、ユーザーは複数回に分けてファイルをアップロードできます。

ユーザーはアップロード後に自分のファイルを閲覧できますか？
いいえ。ユーザーは自分がアップロードしたファイルを閲覧できません。

ユーザーは後からアップロード済みファイルを削除できますか？
いいえ。

ユーザーは他のユーザーの提出内容を閲覧できますか？
いいえ、できません。