この機能は、Zoho WorkDriveのチームプランおよびビジネスプランでのみ利用できます。Zoho WorkDriveのプランの比較については、こちらをご参照ください。

前提条件  

1. 画面左側のメニューで、［ファイル収集］に移動します。ファイル収集画面が表示されます。
   
2. 画面右上の［ファイル収集を設定する］をクリックします。
   ファイル収集の設定画面が表示されます。初期設定では、［組織内］タブが選択されています。
   
   
   
   
3. ［ファイル収集の設定名］を入力します。
4. ［ファイル収集の詳細（内部向け）］で、ユーザーがファイル収集の目的や背景を把握できるように、ファイル収集に関する情報を入力します。この情報はユーザーに表示されます。
5. 必要に応じて、［メモ］を入力します。このメモは、他のユーザーには表示されません。
6. アップロードされたファイルを保存するフォルダーを選択します。
   自分のフォルダー内の任意のフォルダー、または「副管理者」以上の権限があるチームフォルダーを選択します。
7. ユーザーごとに別のフォルダーを作成するには、［名前に応じて、各ユーザー専用のフォルダーを個別に作成する］のチェックボックスにチェックを入れて、必要な上限を選択します。
   初期設定では、ファイルをアップロードするユーザーの名前がフォルダー名として使用されます。
8. ファイルサイズの上限を設定するには、［アップロードできるファイルのサイズの上限を設定する（初期設定：100MB）］のチェックボックスにチェックを入れます。
   
1. ファイルサイズの上限は、以下のいずれかの項目から選択できます。
   1MB、10MB、100MB、1GB、5GB、10GB、25GB、50GB、100GB、150GB、200GB、250GB。
2. ファイルの最大アップロードサイズは、Zoho WorkDriveのプランによっても異なります。
   

• スタータープラン：10GB
• チームプラン：50GB
• ビジネスプラン：250GB
  

9. 有効期限を設定するには、［有効期限を設定する］のチェックボックスにチェックを入れて、日付を選択します。
   有効期限が過ぎると、ファイル収集用リンクは自動的に無効化されます。
10. 同じ名前のファイルを新しいバージョンとしてアップロードするには、［同じ名前のファイルがアップロードされた場合、既存ファイルの新しいバージョンとして識別する］のチェックボックスにチェックを入れます。
    この設定を有効にすると、同じ名前のファイルがアップロードされた場合、既存ファイルの新しいバージョンとして追加されます。
11. ファイルが提出されるたびに通知を受け取るには、［ユーザーがファイルを送信するたびに通知する］のチェックボックスにチェックを入れます。
    通知の受信を停止するには、このチェックボックスからチェックを外します。
12. 設定完了後、［作成する］をクリックします。新しいファイル収集用リンクが生成され、画面に表示されます。
    
    
    
    
13. ファイル収集用リンクをチームメンバーに共有するには、［コピーする］をクリックします。
14. ファイル収集用リンクをメールで送信するには、［メールのファイル収集用リンク］をクリックします。
15. ファイル収集の設定を後から変更するには、［リンク設定］をクリックします。
    
    
    
    

1. 画面左側のメニューで、［ファイル収集］に移動します。ファイル収集画面が表示されます。
   
2. 画面右上の［ファイル収集を設定する］をクリックします。
   ファイル収集の設定画面が表示されます。初期設定では、［組織内］タブが選択されています。
   
   
   
   
3. ［組織外］タブをクリックします。
4. ［ファイル収集の詳細（外部向け）］に説明を入力します。ユーザーがファイル収集の目的や背景を把握できるように、必要な情報を入力します。入力した情報は、ユーザーが該当するファイルをアップロードする際に役立ちます。
5. 必要に応じて、［メモ］を入力します。このメモは他のユーザーには表示されません。
6. ユーザーがアップロードしたファイルを保存するフォルダーを選択します。
   自分のフォルダー内の任意のフォルダー、または「副管理者」以上の権限があるチームフォルダーを選択します。
   
7. 初期設定では、［ユーザー情報の入力を依頼する］セクションで、［名前］が選択されています。必要に応じて、［電話番号］と［メールアドレス］の入力も必須にできます。
   ファイル収集用リンクにアクセスする際、ユーザー情報の入力が必須になります。
   
8. ユーザーごとに別のフォルダーを作成するには、［名前に応じて、各ユーザー専用のフォルダーを個別に作成する］のチェックボックスにチェックを入れます。
   初期設定では、ファイルをアップロードするユーザーの名前がフォルダー名として使用されます。［ユーザー情報の入力を依頼する］セクションで、メールアドレスや電話番号を有効にしている場合は、フォルダー名として使用することもできます。
   
9. ファイル数の上限を設定するには、［各ユーザーがアップロードできるファイル数の上限を設定する（初期設定：上限なし）］のチェックボックスにチェックを入れ、ドロップダウンから上限を選択します。任意のファイル数を上限として設定するには、ドロップダウンから［個別指定］を選択し、上限値を入力します。
   
10. ファイルサイズの上限を設定するには、［アップロードできるファイルのサイズの上限を設定する（初期設定：100MB）］のチェックボックスにチェックを入れ、必要な上限を選択します。
    初期設定では、アップロードできるファイルのサイズの上限は100MBに設定されています。
    
1. ファイルサイズの上限は、以下のいずれかの項目から選択できます。1MB、10MB、100MB、1GB、5GB、10GB、25GB、50GB、100GB、150GB、200GB、250GB。
   
2. ファイルの最大アップロードサイズは、Zoho WorkDriveのプランによっても異なります。
   
3. ファイルの最大アップロードサイズは、スタータープランでは10GB、チームプランでは50GB、ビジネスプランでは250GBです。
   
11. 有効期限を設定するには、［有効期限を設定する］のチェックボックスにチェックを入れて、日付を選択します。
    有効にすると、有効期限後にファイル収集用リンクが無効になります。
    
12. ファイルが提出されるたびに通知を受け取るには、［ユーザーがファイルを送信するたびに通知する］のチェックボックスにチェックを入れます。通知の受信を停止するには、このチェックボックスからチェックを外します。
13. ［作成する］をクリックします。新しいファイル収集用リンクが生成され、画面に表示されます。
    
    
    
    
14. ファイル収集用リンクを外部ユーザーに共有するには、［コピーする］をクリックします。
15. ファイル収集用リンクをメールで送信するには、［メールのファイル収集用リンク］をクリックします。
16. ファイル収集の設定を後から変更するには、［リンク設定］をクリックします。
    
    
    

ファイル収集用リンクの表示名の設定

ファイル収集用リンクの表示名では、リンクの作成者または、チーム名を設定できます。これにより、ファイル収集の依頼先をかんたんに識別できます。ファイル収集用リンクの表示名の設定については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。

ファイル収集の管理

ファイル収集のレポートを出力するには

1. 画面左側のメニューで、［ファイル収集］に移動します。［ファイル収集］タブが表示されます。
   
2. 有効なファイル収集にカーソルを合わせ、［設定］アイコンをクリックして、［ファイルを表示する］を選択します。
   ファイル収集のレポートが表示されます。
3. 画面右上の［出力する］ボタンをクリックします。確認画面が表示されます。
4. ［出力する］をクリックして、操作を確定します。 
   出力されたファイルは「.xlsx」形式で保存されます。