Zoho BooksでWriterの差し込み印刷を使用したワークフローの設定

Zoho BooksでWriterの差し込み印刷を使用したワークフローの設定

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概要   

Zoho WriterをZoho Booksと連携して使用すると、ブランド仕様のPDFを作成し、Booksのデータからドキュメント生成を自動化できます。 Zoho BooksのZoho Writer Templates 拡張機能を使用してワンクリックでドキュメントを生成することも、Writerの差し込み機能を呼び出すカスタム関数のワークフローを設定して高度な自動化を行うこともできます。

 前提条件   

  • Zoho BooksにZoho Writer Templates 拡張機能がインストールされていること（［Writerテンプレートで印刷］を使用する場合）。

  • ワークフローによる自動化の場合。

    • Zoho Booksでカスタム関数と接続を作成できること。

    • データソースとしてZoho Booksを使用するZoho Writerの差し込みテンプレートがあること。

 手順   

 A. Zoho Writer Templates 拡張機能の使用（簡単設定）   

  1. Zoho Booksでのインストールと設定

    • Zoho Books MarketplaceからZoho Writer Templates 拡張機能をインストールし、請求書、見積書、発注書などのタブ用にテンプレートを設定します。

  1. ドキュメントの生成

    • Zoho Booksでデータを開き、［Writerテンプレートで印刷］をクリックすると、設定済みのテンプレートを使用してWriterベースのPDFが生成されます。

詳細な設定方法については、Zoho Booksのヘルプ記事を参照してください。

 B. カスタム関数とワークフローによる差し込みの自動化   

  1. Writerでの差し込みテンプレートの作成

    • Zoho Writerでドキュメントを作成またはインポートし、差し込みテンプレートに変換して、顧客の詳細、日付、金額などのデータ用の差し込み項目を追加します。

  1. Zoho Booksでのカスタム関数の追加

    • Zoho Booksで、記事に記載されているサンプルのDelugeコードを使用して、WriterのMerge APIを呼び出すカスタム関数を作成します。

  1. 接続とワークフローの設定

    • ガイド／動画に示されているとおりに、Zoho Writerに必要な接続を設定します。

    • カスタム関数をワークフロールール（たとえば、請求書が作成されたとき、またはステータスが変更されたとき）に関連付け、ドキュメントが自動生成されるようにします。

  1. Writer Merge APIによる拡張（任意）

    • 高度な自動化シナリオでは、Writer Merge APIでサポートされている追加の差し込みアクションを使用します。