署名者グループ
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エンタープライズ版で利用可能
Zoho Sign では、封筒をグループ宛てに送信し、そのグループの任意のメンバーがグループを代表して文書に署名できるようになりました。
たとえば、組織の法務チームの誰かが契約書に署名する必要があるシナリオを考えてみましょう。特定の担当者にこの契約書を送信しても、その人が不在で文書に署名できない場合、署名グループを利用することで、1人の担当者に依存するのではなく、文書の署名タスクをグループ内で分担できます。
署名グループを作成する方法
この操作を実行できるのは管理者のみです。管理者の場合は、次の手順に従ってください。
- 左側のナビゲーションから設定にカーソルを合わせ、アカウント設定をクリックします。
- 左側のペインで「署名グループ」を選択し、+ グループを作成をクリックします。
- グループ名を入力し、受信者を追加します。文書配信用リンクをSMSで送信したい場合、または認証方法としてSMS OTPを設定したい場合は、受信者の電話番号を入力します。
- 受信者の追加が完了したら、追加をクリックします。
- 現在、署名グループは Zoho Sign のモバイルアプリケーションでは利用できず、対面署名および立会人署名でも利用できません。
- 1つの署名グループに含められるメンバーは最大10人までで、作成できるグループ数は最大10個です。
文書をグループに送信する方法
- 署名用に送信をクリックするか、テンプレートを選択します。テンプレートの作成方法を参照してください。
- ［受信者を追加］セクションの名前テキストボックスに、グループ名の最初の文字を入力します。該当する署名グループが一覧表示されます。
- グループを選択し、必要に応じて、+ 受信者を追加をクリックして文書ワークフローに追加の受信者を追加できます。
- 設定が完了したら、続行をクリックして文書ウィンドウに進みます。
- 署名項目の追加が完了したら、送信 > 確定をクリックします。
署名グループに送信した文書を追跡する方法
- Zoho Sign のダッシュボードで文書にカーソルを合わせ、「進行中」または「完了」をクリックし、対象の文書を選択します。
- 署名グループをクリックすると、誰が文書に署名したかを確認できます。同じ情報は完了証明書にも記載されます。