署名の委任
すべての有料プランおよびすべてのデータセンターで利用可能
Zoho Signでは、自分が不在の場合に代わりに文書へ署名する代理人を割り当てることができ、文書の処理を迅速に行えます。
たとえば、あなたが会社の承認済みの署名者であり、会議、クライアントとの予定、出張、休暇などで多忙な場合でも、Zoho Signの代理署名機能を使えば、組織内の別のメンバーを指名して承認し、自分の代わりに契約書へ署名してもらうことができます。これにより、重要な契約書の処理が遅れることがなくなり、業務を中断せずに継続できます。
前提条件
代理人は、あなたのZoho Sign組織アカウント内の有効なユーザーである必要があります。
Zoho Signで代理署名を使用する手順
Zoho Signでの代理署名の有効化
あなたがZoho Signアカウントの管理者である場合：
- Zoho Signダッシュボードで［設定］にカーソルを合わせ、［アカウントの設定］→［受信者設定］の順にクリックします。
- ［署名を委任する］に移動し、［署名を委任する］にチェックを入れます。
- ［保存する］をクリックします。
Zoho Signでの代理人の割り当て
- Zoho Signダッシュボードで［設定］にカーソルを合わせ、［プロフィール］をクリックします。
- ［委任］をクリックします。
- ［自分の委任］にユーザーの名前を入力します。
- 委任期間の［開始日］と［終了日］を入力します。開始日と終了日は、現在の日付から6か月以内で選択でき、その期間内で最大30日間まで代理人を割り当てることができます。
- ［保存する］をクリックします。1人のユーザーにつき、有効な代理人は1人のみです。
- 有効または予定済みの代理人を編集する場合は、対象の代理人の横にある［編集］オプションをクリックして行えます。
- 有効または予定済みの代理人を削除する場合は、対象の代理人の横にある［削除］オプションをクリックして行えます。
代理人側の操作
ユーザーが代理人として追加されると、他の署名の依頼と同様に文書を受信します。代理人としての自分のステータスは、次の手順で確認できます。
- Zoho Signダッシュボードで［設定］にカーソルを合わせ、［プロフィール］をクリックします。
- ［委任］をクリックします。
- ［自分宛ての委任］をクリックします。
代理人のステータス
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ステータス
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説明
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操作 |
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有効
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代理人は、文書への署名または却下の操作を行うことができます。
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編集／削除
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予約済み |
代理人は、予定された日付以降に文書への署名または却下の操作を行うことができます。
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編集／削除 |
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期限切れ
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割り当て期間が終了しており、代理人は文書への署名または却下の操作を行うことができなくなっています。
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削除 |
代理署名を使用する際の条件と制限
- 受信者の操作は［署名必須］に設定し、送信方法は代理署名を有効にするために［メール］に設定する必要があります。詳細はこちら
- ［別のユーザーに割り当てる］を有効にする必要があります。詳細はこちら
- 受信者に対して受信者の認証を必須にしないでください。
- 受信者は署名者グループのメンバー以外にしてください。
- Zoho Signをクラウドサービスプロバイダーの1つとして設定しておく必要があります。
- 同じ署名ワークフロー内で、1人のユーザーが受信者と代理人の両方になることはできません。
- 1件の署名依頼が委任されるのは1回のみです。代理人側で代理署名が設定されている場合でも、代理人に割り当てられた署名依頼が、その先の代理人に再度割り当てられることはありません。