SMSやメールからの文書への署名
受信者は、Zoho Signダッシュボードから直接文書に署名できるだけでなく、メールの受信トレイやSMSの受信トレイから文書にアクセスして署名することもできます。
メールからの文書への署名
-
メールの受信トレイで、署名用リンクが含まれているメールをクリックします。
- 送信者のメールアドレス、文書の有効期限、全員に対するメッセージ、非公開メモ（送信者が設定している場合）などの文書の詳細を確認できます。
- ［署名を開始する］をクリックします。
- 文書の情報ページにリダイレクトされます。
- 送信者が認証方法を有効にしている場合は、文書にアクセスする前に本人確認を行う必要があります。
- メール、SMS、オフラインのいずれかで提供されたワンタイムパスワードを入力し、［文書に進む］をクリックします。
- 利用規約を確認し、［同意して続ける］をクリックします。
- フォームの項目に入力し、［完了する］をクリックして署名プロセスを完了します。
- 署名済み文書を印刷またはダウンロードすることもできます。
SMSからの文書への署名
SMS（モバイル経由）からの文書への署名機能を活用すると、外出先でもより迅速かつ簡単に認証と署名を行うことができます。
- 受信者は、SMS経由で署名依頼を受信します。
- 署名前に受信者の本人確認が必要な場合、受信者にはメール、SMS、オフライン（この場合は送信者から直接コードを受け取ります）、KBA（知識ベース認証）のいずれかでワンタイムパスワードが送信されます。
- 認証に成功すると、受信者は文書ビューアーページにリダイレクトされます。
- 利用規約を確認したら、［同意して続ける］をクリックします。
- 署名者用の項目に入力し、［完了する］をクリックして署名プロセスを完了します。
- 受信者は、署名済み文書を印刷またはダウンロードすることもできます。
その他の署名者の操作
文書にアクセスした後、受信者は次の操作を行うこともできます。
- 文書を要約する
- 他のユーザーに割り当てる
- 印刷して手書きで署名する
- 署名を却下する
- 署名をスキップする
文書の要約
Zoho Signでは現在、AI搭載アシスタントであるZiaを介してChatGPTと連携し、長文の文書についてコンテキストに応じた要約をすばやく提供できるようになりました。この連携により、ZiaはZoho Sign内の文書からデータを取得し、そのデータをChatGPTと共有して、さまざまな状況で利用できる適切な回答を生成できます。こちらをクリックして、ZiaとChatGPTを使用した文書内のテキスト要約の有効化方法をご確認ください。
他のユーザーへの割り当て
- 自分の代わりに別のユーザーに文書へ署名してもらいたい場合は、［他のユーザーに割り当てる］を選択します。
- 続いて、［メール］、［名前］、［理由］を入力し、［他のユーザーに割り当てる］をクリックします。
- 文書は、割り当てたユーザーに転送されます。
- 割り当てられたユーザーは文書の署名依頼を受信し、署名プロセスを完了できます。
- 文書が他のユーザーに転送されると、元の受信者は文書を閲覧することのみ可能で、署名操作は行えなくなります。署名操作が完了した後はエンベロープを閲覧でき、転送した操作は元の受信者のZoho Signアカウントおよび完了証明書内で監査されます。
印刷して手書きで署名
- 文書を印刷して手書きで署名したい場合は、［印刷して手書き署名する］を選択します。
- 文書をダウンロードして印刷します。
- 文書に手書きで署名し、スキャンしたコピーをアップロードします。
- ［完了する］をクリックします。
こちらをクリックして、受信者が文書を印刷して署名する方法をご確認ください。
却下
- 文書に署名したくない場合は、［却下する］を選択します。
- 文書への署名を却下する理由を入力します。
- ［却下する］をクリックします。
署名のスキップ
- 今は署名をスキップして、後で文書への署名を続行したい場合は、［署名をスキップする］を選択します。
- 表示されるポップアップで、［はい］をクリックします。